Ο Graeme Richardson-Locke αναλύει τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης της ροής εργασιών.

 

Παρά τα όσα συμβαίνουν αυτή τη στιγμή στον κόσμο με την αναστάτωση που προκάλεσε το COVID-19, και, εσείς ως ιδιοκτήτες ή διευθυντές επιχειρήσεων επεξεργάζεστε τις καθημερινές εργασίες επιβίωσης των επιχειρήσεων, ίσως βρείτε λίγο χρόνο για να εξετάσετε τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης της ροής εργασιών καθώς βγαίνετε από την άλλη πλευρά αυτής της κρίσης.

Ως Διευθυντής Τεχνικής Υποστήριξης της FESPA, σκοπεύω να προσφέρω πληροφορίες για το πώς τα μέλη μας που ασχολούνται με τις εκτυπώσεις μπορούν να αξιοποιήσουν όλα τα διαθέσιμα εργαλεία για να επιταχύνουν την επεξεργασία των παραγγελιών και να μειώσουν τον κίνδυνο εκτύπωσης εργασιών που δεν ανταποκρίνονται στις ποιοτικές προσδοκίες των πελατών τους κάθε φορά. Αυτό μπορεί να είναι αποθαρρυντικό όταν πρόκειται για ένα ευρύ φάσμα τεχνικών εκτύπωσης και περιβαλλόντων παραγωγής.

Ωστόσο, είναι σαφές ότι η αυξανόμενη χρήση της αυτοματοποίησης των μηχανών στην ψηφιακή εκτύπωση μέσω συστημάτων όπως η ρομποτική στο χειρισμό υλικών και τα εξελισσόμενα συστήματα MIS επιφέρουν ουσιαστική αποτελεσματικότητα. Η επόμενη αλλαγή φάσης για πολλούς είναι η σύνδεση του λογισμικού και η καθιέρωση βελτιωμένων ροών εργασίας.

Ο προσδιορισμός των τομέων στους οποίους πρέπει να δοθεί έμφαση απαιτεί σαφώς συντονισμένη και προβλέψιμη παραγωγή εκτυπώσεων. Αυτή η προσέγγιση θέτει ορισμένους περιορισμούς στην προσφορά προϊόντων σε σύγκριση με τα πιο παραδοσιακά επιχειρηματικά μοντέλα εκτύπωσης κατά παραγγελία. Γνωρίζω από τη δική μου εμπειρία ως αγοραστής ότι η απλούστευση της διαδικασίας προμηθειών είναι τόσο γρήγορη και σαφής με τους καλούς παρόχους web 2 print που μόνο οι πολύ δημιουργικές ή εξειδικευμένες εργασίες ακολουθούν μια παραδοσιακή πιο αργή πορεία παραγγελίας.

Προκειμένου να αποκτήσω περισσότερες πληροφορίες, επικοινώνησα με τον Malcolm McKenzie της Colour Engine, μιας τεχνικής συμβουλευτικής εταιρείας με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο που προσφέρει υπηρεσίες ολοκλήρωσης αυτοματισμού για εκτυπωτές από τη διαχείριση χρωμάτων έως την ανάπτυξη λογισμικού και σεναρίων.

Ένα από τα πολλά προϊόντα λογισμικού που υποστηρίζουν είναι το Enfocus Switch, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αυτοματοποιημένες ροές εργασίας παραγωγής. Συνδέοντας διαφορετικές εφαρμογές λογισμικού μεταξύ τους μέσω προσαρμοσμένων σεναρίων, καθίσταται δυνατή, για παράδειγμα, η μετακίνηση αρχείων από την εφαρμογή Adobe CC χρησιμοποιώντας τη διεπαφή JavaScript σε μια άλλη εφαρμογή, όπως το Microsoft Outlook, μέσω της χρήσης της Applescript για Mac OS-X και της VBscript για Microsoft Windows.

Ένα παράδειγμα είναι η δυνατότητα προσγείωσης των εισερχόμενων αρχείων πελατών σε ένα θερμό φάκελο που συνδέεται με το PitstopPro, όπου γίνεται έλεγχος πριν από την πτήση για να διασφαλιστεί ότι το έργο τέχνης ανταποκρίνεται στις ανάγκες της διαδικασίας. Αυτό μπορεί με τη σειρά του να προκαλέσει ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τον πελάτη για να τον ενημερώσει ότι το αρχείο περνάει τον πρώτο του έλεγχο και ότι θα λάβετε σύντομα ένα δοκίμιο. Εάν το αρχείο περάσει αυτόν τον έλεγχο πριν από τη μάχη, το επόμενο βήμα είναι να το ανοίξετε και να ενσωματώσετε το έργο τέχνης με το κατάλληλο προφίλ διαχείρισης χρωμάτων σε ένα απόδειγμα PDF για έγκριση. Εάν, φυσικά, το αρχείο δεν πληροί τις απαιτήσεις, τότε ρυθμίζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφει λεπτομερώς τι πρέπει να κάνει ο πελάτης για να το υποβάλει εκ νέου.

Λεζάντα: Ένα παράδειγμα αυτοματοποιημένου σχεδιασμού ροής εργασίας στο Switch.

Αυτή η προσέγγιση της αυτοματοποίησης αποτελεί μια ευέλικτη εναλλακτική λύση σε σχέση με την αγορά ενός οικοσυστήματος που φιλοξενείται, όπου η δυνατότητα προσαρμογής μπορεί να είναι πιο περιοριστική. Μερικές φορές είναι δύσκολο να επιτύχετε τη βέλτιστη ροή εργασίας, εκτός αν μπορείτε να τη δημιουργήσετε ειδικά για το μείγμα των εκτυπωμένων προϊόντων σας. Η επιλογή εξαρτάται από το πόσο βαθιά θέλετε να εμπλακείτε και από το επίπεδο ευελιξίας που χρειάζεστε.

Ο Malcolm McKenzie είναι πιστοποιημένος εμπειρογνώμονας της Enfocus και μέλος της επιτροπής ISO TC-130 (Τεχνολογίες εκτύπωσης και γραφικών) και έχει μεγάλη εμπειρία στις τεχνικές απαιτήσεις της αυτοματοποίησης της ροής εργασιών.

Καθώς ξεκινούσαμε την ημέρα της εκπαίδευσής μου, προσέφερε την πρώτη του σοφή συμβουλή: “Ξεκινήστε με την αυτοματοποίηση μιας απλής διαδικασίας και αναπτύξτε την από εκεί”.” Μπορεί να συμβαίνει ότι η οργάνωση μιας παράδοσης περιλαμβάνει, κλείσιμο της παραγγελίας, δημιουργία και εκτύπωση δελτίων αποστολής και ετικετών δεμάτων και αποστολή του τιμολογίου ή λήψη της πληρωμής.

Λεζάντα: Αυτό το διάγραμμα δείχνει ότι το EnFocus Switch μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάπτυξη αυτοματοποιημένων ροών εργασίας σε πολλά σενάρια.

Συνήθως, τα συστήματα MIS θα αναλάβουν ένα μεγάλο μέρος αυτών των εργασιών, αλλά μπορεί να μην ενσωματώνονται απευθείας στο σύστημα κρατήσεων του επιλεγμένου ταχυμεταφορέα. Καταγράφοντας τις εργασίες και την αλληλουχία της διαδικασίας, αυτό σας επιτρέπει να καταλάβετε πώς να συνδέσετε τα πάντα μεταξύ τους. Μπορεί να χρειαστείτε API, κώδικα SQL, μεταδεδομένα XML που πρέπει να αξιοποιηθούν για να μεταφέρουν τις σωστές πληροφορίες στον προορισμό τους, και σε αυτό το σημείο υπεισέρχεται το Enfocus Switch και λίγη τεχνογνωσία. Περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα “widgets” ή API που μπορούν να διασυνδεθούν μεταξύ τους και οπτικό σχεδιασμό ροής εργασιών που συνδέει τις “ενέργειες” μεταξύ τους για να απαλλάξει τον εκτυπωτή από κουραστικές επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Εξάλλου, ο στόχος είναι να μειωθούν όσο το δυνατόν περισσότερο τα σημεία επαφής με τον άνθρωπο, ώστε να αυξηθεί η ταχύτητα και να μειωθεί το κόστος, ανοίγοντας τη δυνατότητα επεξεργασίας πολύ περισσότερων παραγγελιών.

Αν εσείς, με την καθοδηγητική γνώση κάποιου σαν τον Malcolm, μπορούσατε να σχεδιάσετε τα πάντα, από τις αυτοματοποιημένες προσφορές, την επιβεβαίωση της παραγγελίας, την ταχεία μαλακή διόρθωση, την πληρωμή και την κράτηση, θα φτάνατε γρήγορα σε ένα στάδιο στο οποίο τα σημεία ανθρώπινης επαφής θα μειώνονταν σημαντικά και θα απελευθερώνατε το προσωπικό για να εργαστεί πιο παραγωγικά.

Είτε διαθέτετε λειτουργία Web2print είτε Storefront, η τεχνολογία εκτύπωσης λογισμικού Enfocus Switch έχει αξιοποιηθεί για να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών σε βαθμό που να μπορείτε να χειριστείτε μια εκθετική αύξηση σε αυτό που συνήθως γίνεται μια ανταγωνιστική αγορά με κόστος μικρής διάρκειας και γρήγορης ανακύκλωσης.

Μιλώντας με ακροατήρια, επιχειρήσεις, εκτυπωτές, ειδικούς, υπάρχει ένα ανώτατο όριο ως προς το πόσους υπαλλήλους μπορείς να “ρίξεις” σε ένα πρόβλημα. Με ασυνεχείς χειροκίνητες λειτουργίες, οι πολλοί μάγειρες όχι μόνο μπορούν να χαλάσουν τον ζωμό, αλλά και να εμποδίσουν την ανάπτυξη και την επέκταση της επιχείρησης.

Υπάρχει πλέον απόλυτη ανάγκη για τους εκτυπωτές να εντοπίσουν καλύτερους τρόπους εργασίας. Η αμεσότητα είναι πλέον πανταχού παρούσα, όπου τόσο οι άμεσοι τελικοί χρήστες όσο και τα τυπογραφεία πρέπει να στέλνουν γρήγορα τα αντίγραφα στους πελάτες. Με τη γρήγορη παραλαβή και τον έλεγχο των εισερχόμενων αρχείων, οι έξυπνες επιχειρήσεις βλέπουν, διορθώνουν και προχωρούν σε λύσεις, επιταχύνοντας τη λήψη εσωτερικών αποφάσεων και παρέχοντας καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες.

Ο όμιλος Bluetree Group, ο οποίος εμπορεύεται με την επωνυμία Route 1 Print και Instantprint, δεν θα μπορούσε να επιτύχει τέτοια πρόοδο χωρίς ένα τόσο υψηλό επίπεδο αυτοματοποίησης λογισμικού. Το μάντρα της ομαδικής εργασίας 23:17 είναι προφητικό, υποστηρίζοντας το τελευταίο ρεκόρ ελάχιστου χρόνου επεξεργασίας μιας εργασίας από την αρχή έως το τέλος (23 λεπτά και 17 δευτερόλεπτα). Η εξυπηρέτηση είναι το παν σε 25.000 παραγγελίες την εβδομάδα.

Με την τυποποίηση των προϊόντων, η εμπορευματοποίηση για απλές (φυλλάδια, πανό, φυλλάδια) ή ολοένα και πιο σύνθετες εργασίες είναι στη μόδα, αλλά αυτό μπορεί να απαιτεί υψηλά επίπεδα τεχνογνωσίας για την εφαρμογή του, με χειρωνακτικές δεξιότητες χειροτεχνίας που εξακολουθούν να απαιτούνται σε εξειδικευμένους τομείς όπως το μπλοκάρισμα με φύλλο αλουμινίου, η εκτύπωση σε ειδικά υλικά κ.λπ.

 

Περίληψη

Το Enfocus Switch είναι μια ενδιαφέρουσα, εντυπωσιακή πλατφόρμα ροών, συμπεριφορών ενεργοποίησης, διασυνδέσεων, ροών, σημείων αναθεώρησης, Pitstop, σεναρίων … που βασίζεται σε “κάτι” που απλά προσγειώνεται σε έναν φάκελο ή σε άλλες μεθόδους πιο υψηλής τεχνολογίας.

Η συνεργασία με τον Malcolm McKenzie στο Colour Engine ήταν μια χρήσιμη και ξεκάθαρη εκπαιδευτική άσκηση, θα μπορούσα να περάσω μερικές μαζί του, αλλά τουλάχιστον πήρα μια αξιοπρεπή εκτίμηση σε μια μέρα εκεί.

Ενώ το Enfocus Switch δεν είναι το μοναδικό παιχνίδι αυτοματισμού στην πόλη με άλλους προμηθευτές όπως οι OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi και Heidelberg, οι οποίοι ανταγωνίζονται με τα συστήματα και τις προσεγγίσεις τους, αυτό που είναι ξεκάθαρο είναι ότι η αυτοματοποίηση του λογισμικού είναι απαραίτητη για να παραμείνουμε μπροστά.