Ποια τμήματα των εκτυπωτικών σας επιχειρήσεων θα πρέπει να αυτοματοποιηθούν;

Η Nessan Cleary μοιράζεται τα οφέλη και τις προκλήσεις για τις επιχειρήσεις εκτυπώσεων που χρησιμοποιούν την αυτοματοποίηση στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και στις ροές εργασίας παραγωγής.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές διαδικασίες που εμπλέκονται στην παραγωγή γραφικών μεγάλου μεγέθους, από τις πωλήσεις μέχρι την παραγωγή, καθώς και τη συνολική διαχείριση της επιχείρησης. Η αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερων από αυτά τα βήματα θα πρέπει να οδηγήσει σε μεγαλύτερη αποδοτικότητα και λιγότερα λάθη. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση διακριτών στοιχείων θα σας οδηγήσει μόνο μέχρις ενός σημείου- το πραγματικό όφελος έγκειται στην ομαδοποίηση ολόκληρων διαδικασιών μαζί, ώστε να μειωθεί σημαντικά η ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση.

Φυσικά, μια τέτοια αυτοματοποίηση θα έχει κάποιο κόστος, οπότε το κόλπο είναι να σχεδιάσετε τους διάφορους τομείς από κοινού για να δείτε αν το συνολικό όφελος αξίζει το κόστος ή αν υπάρχουν μικρές αλλαγές που μπορούν να έχουν δυσανάλογη ανταμοιβή. Τούτου λεχθέντος, πολλά τυπογραφεία μπορεί να αισθάνονται ότι απλώς δεν έχουν άλλη επιλογή λόγω των συνεχών απαιτήσεων των πελατών για ταχύτερη παράδοση των εργασιών και με χαμηλότερο κόστος. Εδώ, η αυτοματοποίηση είναι πραγματικά ο μόνος τρόπος για να μειωθούν τα σημεία επαφής με τον άνθρωπο και να προωθηθούν οι εργασίες από τη μία διαδικασία στην επόμενη.

Το επιχείρημα υπέρ ή κατά της αυτοματοποίησης θα εξαρτηθεί επίσης από τα εργασιακά ζητήματα, καθώς η αυτοματοποίηση μπορεί να μειώσει τον αριθμό του απαιτούμενου προσωπικού, αλλά μπορεί να κοστίσει περισσότερο από το προσωπικό που αντικαθιστάτε. Η αυτοματοποίηση μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη μείωση της απαιτούμενης εξειδίκευσης για ορισμένες διαδικασίες, γεγονός που μπορεί επίσης να συμβάλει στη μείωση του μισθολογικού κόστους με λιγότερο ακριβούς χειριστές. Το πιο σημαντικό είναι ότι η μείωση της εξάρτησης από προσωπικό με συγκεκριμένες δεξιότητες μπορεί να βοηθήσει να ξεπεραστεί η έλλειψη τέτοιων δεξιοτήτων σε ορισμένες περιοχές. Αλλά αντί να χρησιμοποιείται η αυτοματοποίηση ως δικαιολογία για τη μείωση του εργατικού δυναμικού, θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί για την επέκταση της επιχείρησης – ίσως με την προσθήκη μιας επιπλέον βάρδιας – χωρίς να χρειάζεται να αυξηθεί το εργατικό κόστος.

Οι περισσότεροι αυτοματισμοί μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριους τομείς – επιχειρησιακή διαδικασία και ροή εργασιών παραγωγής – αλλά η πιο αποτελεσματική προσέγγιση είναι να συνδυάσετε και τους δύο αυτούς τομείς, ώστε να διασφαλίσετε ότι θα ολοκληρώσετε κάθε εργασία και θα αποκομίσετε κέρδος από αυτήν.

Στο παρελθόν οι άνθρωποι μπορεί να θεωρούσαν ότι η ροή εργασίας παραγωγής είναι απλώς το RIP που κατευθύνει τα αρχεία στον εκτυπωτή. Όμως, είναι πιο αποτελεσματικό να το βλέπουμε ως ολόκληρη τη διαδικασία παραγωγής, από την παραλαβή των αρχείων, την εκτύπωση και το φινίρισμα. Αυτό συνήθως σημαίνει συνδυασμό διαφόρων συστημάτων, όπως το web-to-print και το λογισμικό RIP, αλλά υπάρχουν αρκετοί συγκεκριμένοι τομείς που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα.

Το μεγαλύτερο πρόβλημα για τα περισσότερα τυπογραφεία είναι η κακή ποιότητα των αρχείων των πελατών, οι οποίοι συχνά δεν έχουν ιδέα για το τι είναι έτοιμο για εκτύπωση και απλώς ελπίζουν ότι το τυπογραφείο μπορεί να τα “τακτοποιήσει” όλα με κάποιο τρόπο. Ένα αξιοπρεπές πρόγραμμα ελέγχου πτήσης μπορεί να εντοπίσει και να διορθώσει τα περισσότερα προβλήματα. Αλλά θα πρέπει να ορίσετε ένα κατώφλι για να καθορίσετε σε ποιο σημείο χρειάζεστε μια ανθρώπινη αξιολόγηση ενός αρχείου. Είναι επίσης καλύτερο να έχετε μια σαφή πολιτική όρων και προϋποθέσεων και να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες κατανοούν τους κινδύνους και τις ευθύνες τους.

Ένας άλλος τομέας που πρέπει να σκεφτείτε είναι η εξισορρόπηση φορτίου, διασφαλίζοντας ότι οι σωστές εργασίες δρομολογούνται στον καταλληλότερο εκτυπωτή. Αυτό μπορεί να σημαίνει αλλαγή εκτυπωτή την τελευταία στιγμή, οπότε θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι το προφίλ του εκτυπωτή, μαζί με τη διαχείριση των μέσων και τυχόν φωλιασμό ή ομαδοποίηση, καθώς και τη διαχείριση χρωμάτων, μπορούν να ενημερωθούν.

Ένας άλλος τομέας που θα πρέπει να αυτοματοποιηθεί είναι ο σχεδιασμός της εμφύτευσης, με εργασίες ομαδοποιημένες ή διαφορετικά σχήματα τοποθετημένα μεταξύ τους για τη βελτιστοποίηση της χρήσης των μέσων. Είναι σχετικά εύκολο να γίνει αυτό για έναν εκτυπωτή, δεδομένου ότι τα περισσότερα RIP περιλαμβάνουν αυτή τη λειτουργία, αλλά είναι πιο δύσκολο να γίνει σε ένα στόλο εκτυπωτών χωρίς ένα ειδικό σύστημα εκτύπωσης.

Τα περισσότερα μηχανήματα μεγάλου μεγέθους περιλαμβάνουν πλέον κάποιο επίπεδο απομακρυσμένης παρακολούθησης, το οποίο επιτρέπει σε μεμονωμένους χειριστές να λειτουργούν πολλά μηχανήματα ταυτόχρονα. Αυτοί οι χειριστές θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να ελέγχουν τα επίπεδα μελανιού και να προγραμματίζουν τυχόν καθαρισμό κεφαλών ή άλλες εργασίες κατά τη διάρκεια μιας βάρδιας, έτσι ώστε μόνο ένα μηχάνημα να είναι σταματημένο κάθε φορά.

Ένας άλλος τομέας ώριμος για αυτοματοποίηση είναι η φόρτωση και εκφόρτωση υποστρωμάτων από εκτυπωτές και τραπέζια κοπής. Καθώς ο εξοπλισμός αυτός γίνεται ταχύτερος, η ανάγκη μετακίνησης των πλακών κινδυνεύει να γίνει σημείο συμφόρησης. Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος αυτή η σωματική εργασία να γίνει ζήτημα υγείας και ασφάλειας λόγω του μεγέθους και του βάρους αυτών των υλικών.

Οι περισσότεροι πωλητές που πωλούν γρήγορους εκτυπωτές επίπεδης επιφάνειας ή υβριδικούς εκτυπωτές προσφέρουν επίσης διάφορους βαθμούς αυτοματοποιημένης φόρτωσης και εκφόρτωσης, αλλά τα συστήματα αυτά συνήθως ασχολούνται μόνο με τη μετακίνηση των υλικών πάνω και κάτω από ένα συγκεκριμένο μηχάνημα. Είναι πιο αποτελεσματικό να εξετάσετε πώς θα μετακινήσετε τις πλακέτες μέσα από τη διαδικασία παραγωγής, η οποία θα πρέπει να περιλαμβάνει επίσης τη μεταφορά τους από τον εκτυπωτή σε οποιαδήποτε μεταγενέστερη επεξεργασία, όπως ένα τραπέζι κοπής. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει έναν ρομποτικό βραχίονα που τοποθετείται ώστε να φτάνει μεταξύ του πίσω μέρους του εκτυπωτή και του τραπεζιού κοπής. Ή μπορεί να είναι ευκολότερο να μεταφέρει ένα σύστημα μεταφορέα ή ένα αυτόνομο καθοδηγούμενο όχημα τις παλέτες από έναν αυτόματο φορτωτή σε έναν άλλο.

Ένας άλλος τομέας που συχνά παραβλέπεται είναι οι εργασίες του back office, όπως η διαχείριση των αποθεμάτων και η συνολική διαχείριση, συμπεριλαμβανομένων των μισθών του προσωπικού και των τιμολογίων πελατών. Όλες αυτές οι εργασίες μπορούν εύκολα να αυτοματοποιηθούν μέσω λογισμικού. Ένα Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης ή MIS μπορεί να συγκεντρώσει όλες αυτές τις εργασίες. Το πιο σημαντικό είναι ότι ένα MIS μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την επίβλεψη της ροής εργασιών παραγωγής, προωθώντας κάθε εργασία από το ένα στάδιο παραγωγής στο επόμενο και δημιουργώντας ένα τιμολόγιο στην πορεία.

Μια προειδοποίηση που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι η αυτοματοποίηση λειτουργεί καλύτερα με τυποποίηση. Εάν μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κατάλογο τυποποιημένων προϊόντων, όπως πανό ή αναδυόμενες οθόνες, τότε θα είναι πολύ πιο εύκολο να προωθήσετε αυτόματα αυτές τις εργασίες μέσω της παραγωγής. Αλλά πολλές επιχειρήσεις μεγάλου μεγέθους εξυπηρετούν εργασίες κατά παραγγελία που απαιτούν ένα βαθμό δημιουργικότητας για το σχεδιασμό και την εκτέλεση, και αυτού του είδους τα πράγματα θα είναι δύσκολο να αυτοματοποιηθούν. Από την άλλη πλευρά, αυτού του είδους οι εργασίες βοηθούν πραγματικά τα τυπογραφεία να διαφοροποιηθούν και να προσθέσουν αξία στη συνολική προσφορά.

Τέλος, αξίζει να εξετάσετε τα πράγματα που αποτρέπουν πολλούς ανθρώπους να επενδύσουν στην αυτοματοποίηση. Συχνά αυτό οφείλεται στο κόστος και στις ανησυχίες για την απόδοση αυτής της επένδυσης. Αλλά πολλές επιχειρήσεις ανησυχούν επίσης για την αναστάτωση της επιχείρησης που προκαλείται από την εισαγωγή νέων συστημάτων, η οποία μπορεί εν μέρει να μετριαστεί με το σπάσιμο αυτής της επένδυσης σε τμήματα και την ολοκλήρωσή τους ένα προς ένα. Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν πολυάριθμες έρευνες των τελευταίων ετών που δείχνουν ότι τα περισσότερα τυπογραφεία γνωρίζουν ότι τελικά πρέπει να εισάγουν περισσότερους αυτοματισμούς για να επιταχύνουν την παραγωγή τους, αν θέλουν να επιβιώσουν.