Κύκλοι ελέγχου και έγκρισης - Ένας πρακτικός οδηγός

Ο Paul Sherfield μας δίνει πρακτικές συμβουλές για το πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα τους κύκλους διόρθωσης και έγκρισης

“Δεν φαινόταν έτσι στην οθόνη μου!”
“Δεν ήξερα ότι έπρεπε να τα ελέγξω όλα ξανά”
“Το αφεντικό μου δεν καταλαβαίνει αυτά τα πράγματα”
“Χρησιμοποιήσατε λάθος αρχείο!”
“Τι ελέγχω;”

Αν κάποιο ή όλα αυτά τα σχόλια των πελατών σας είναι οικεία, παρακαλούμε διαβάστε παρακάτω.

Έχετε τεκμηριωμένη διαδικασία έγκρισης αποδείξεων;

Αυτοί οι περίεργοι καιροί θα μας δώσουν χρόνο να εξετάσουμε όλες τις μεθόδους εργασίας, τα συστήματα και τις πρακτικές μας. Ήταν κατάλληλες για το μείγμα των προϊόντων σας και τις ανάγκες των πελατών σας; Θα εξακολουθούν να αποτελούν “βέλτιστες πρακτικές” όταν η τρέχουσα κρίση τελειώσει και επιστρέψουμε όλοι στην κανονικότητα που ίσως δυσκολευόμαστε να αναγνωρίσουμε;

Ένας τομέας που οι ομάδες παραγωγής και πωλήσεων θα πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να εξετάσουν είναι η διόρθωση και ο σχετικός κύκλος έγκρισης. Θα ήταν επίσης χρήσιμο να μιλήσετε με τους πελάτες σας και να λάβετε τις απόψεις τους σχετικά με το σύστημά σας σε αυτόν τον τομέα.

Για ποιον σκοπό προορίζεται η απόδειξη και ποιους τομείς πρέπει να ελέγξει ο πελάτης; Εάν αυτό δεν ανακοινώνεται με σαφήνεια από τον εκτυπωτή, μπορεί να παρεξηγηθεί από τον πελάτη, ο οποίος δεν γνωρίζει τι αναμένεται από αυτόν. Είναι τα συστήματα δοκιμίων και οι κύκλοι έγκρισης κατάλληλα για την αγορά και τα προϊόντα σας και είναι κατανοητά από τους πελάτες σας.

Ο κύκλος διόρθωσης και έγκρισης θα πρέπει να είναι κατάλληλος για την αγορά, τους πελάτες και το προϊόν σας. Πολλοί τομείς της αγοράς προϊόντων και εκτυπώσεων, όπως το online web to print, χρησιμοποιούν soft proofing, συχνά μόνο για το περιεχόμενο. Άλλες αγορές, όπως η συσκευασία, οι ετικέτες και οι εμπορικές εκτυπώσεις υψηλών προδιαγραφών, μπορεί να χρειάζονται πολλές επαναλήψεις ελέγχου και έγκρισης χρώματος και περιεχομένου.

Έτσι, οι λύσεις και τα συστήματά σας χρειάζονται πολλή σκέψη και προσοχή για να διασφαλιστεί ότι ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών σας και της αγοράς.

Αυτός ο τομέας μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, λάθη, ακόμη και επανεπεξεργασία και επανεκτυπώσεις, ενώ τα οικονομικά αποτελέσματα μπορεί να είναι αμφισβητήσιμα. Δεν είναι ο κατάλληλος τρόπος για τη δημιουργία καλών σχέσεων με τους πελάτες!

Είστε λοιπόν σίγουροι ότι η διαδικασία απόδειξης και έγκρισης που εφαρμόζετε δεν συμβάλλει στα παραπάνω ζητήματα;

Ας δούμε για ποιο λόγο χρησιμοποιούνται τα proofs, στην προκειμένη περίπτωση καλύπτοντας τόσο το soft, on-screen proofing όσο και το hard physical proofing- τα inkjet και τα on-press proofs με χρήση του πιεστηρίου παραγωγής.

1. Έγκριση χρώματος. Τα δοκίμια, τόσο τα σκληρά όσο και τα μαλακά, σε αυτόν τον τομέα αποκαλούνται συχνά “δοκίμια συμβολαίου”, καθώς θεωρούνται ως ένα πρότυπο χρώματος με το οποίο πρέπει να συμφωνεί το εκτυπωμένο προϊόν. Ορισμένοι τομείς που πρέπει να εξεταστούν πρώτα:
   • Επαληθεύονται τα έγχρωμα δοκίμια των συμβολαίων σας με τη σωστή ροή εργασίας χρώματος; Υπάρχει “αυτοκόλλητο” επικύρωσης ISO 12647-7 τυπωμένο ή προσαρτημένο σε κάθε απόδειξη που να παρέχει αυτές τις πληροφορίες στον πελάτη;
   • Δίνετε στον πελάτη οδηγίες για το πώς να δει αυτό το απόδειγμα χρησιμοποιώντας τις σωστές συνθήκες φωτισμού με βάση το D50 ή την εναλλακτική λύση, όπως το TL84 για το κατάστημα;
   • Πώς διασφαλίζετε ότι τα soft proofs έγχρωμης επαφής, προβάλλονται από τον πελάτη σας σε οθόνες ευρείας γκάμας, με προφίλ, με ακρίβεια χρώματος και με τις σωστές ρυθμίσεις διαχείρισης χρωμάτων;
   • Στέλνετε ένα εξώφυλλο με αυτά τα μαλακά δοκίμια που να δίνει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο προβολής και έγκρισης αυτών των αρχείων, συχνά PDF;
   • Διαθέτουν οι πελάτες σας το κατάλληλο λογισμικό για την προβολή και τον σχολιασμό των δοκιμίων PDF;
   • Θα γίνουν κατανοητά τα παραπάνω αν τα αποδεικτικά αυτά τα δουν ή τα δουν άλλοι στον οργανισμό του πελάτη σας;
2. Έγκριση περιεχομένου, τόσο σε soft όσο και σε hard proof:
   • Κατανοούν οι πελάτες σας ότι αυτά τα δοκίμια είναι μόνο για το περιεχόμενο και όχι για την ακριβή έγκριση των χρωμάτων;
   • Θα γίνει αυτό κατανοητό εάν τα αποδεικτικά αυτά στοιχεία τα δουν ή τα δουν άλλοι εντός του οργανισμού του πελάτη σας;
   • Διαθέτουν οι πελάτες σας το κατάλληλο λογισμικό για την προβολή και τον σχολιασμό δοκιμίων PDF;
3. Αναθεωρημένες αποδείξεις
   • Είναι για το χρώμα, το περιεχόμενο ή και τα δύο;
   • Πρέπει να ελέγχονται μόνο οι διορθωμένες περιοχές ή όλα τα στοιχεία; Αυτό θα εξαρτηθεί από την έκταση της διόρθωσης και από το ποιος την πραγματοποίησε, και οι απαιτήσεις θα πρέπει να είναι σαφείς.
   • Επισυνάπτεται συνοδευτική σελίδα που τεκμηριώνει τη διαδικασία έγκρισης και το στάδιο στο οποίο έχει φθάσει;

Η διαδικασία έγκρισης

Ας υποθέσουμε τώρα ότι οι τεχνικοί τομείς των αποδείξεων, τόσο οι σκληρές όσο και οι μαλακές, έχουν αντιμετωπιστεί και διορθωθεί και ότι:

1. Όλα τα φυσικά έγχρωμα συμβατικά δοκίμια έχουν ετικέτα επικύρωσης που δείχνει τη συμμόρφωση με το πρότυπο ISO 12647-7 και τη ροή εργασίας και τα προφίλ που χρησιμοποιήθηκαν και παρέχονται συμβουλές σχετικά με τις συνθήκες προβολής.
2. Το σύστημα έγκρισης αποδείξεων σε ισχύ.
3. Τα μαλακά δοκίμια φέρουν σαφή σήμανση ως προς τον σκοπό, το χρώμα, συμπεριλαμβανομένων των προειδοποιήσεων για το χρώμα της οθόνης, ή μόνο ως προς το περιεχόμενο.
4. Οι αναθεωρημένες αποδείξεις έχουν οδηγίες σχετικά με το τι πρέπει να ελέγξει ο πελάτης.

Τι έχει απομείνει λοιπόν;

Διαχείριση του σημείου στο οποίο βρίσκεστε εσείς και ο πελάτης σας στο πλαίσιο της διαδικασίας έγκρισης:

• Είναι ο πρώτος, δεύτερος, τρίτος κ.λπ. γύρος αποδείξεων; Πώς καταγράφεται και διαχειρίζεται αυτό, σε ένα δελτίο αποδείξεων, στην τσάντα εργασίας;
• Ποιος πραγματοποιεί τις διορθώσεις, εσείς ή ο πελάτης σας παρέχει νέα διορθωμένα αρχεία;
• Αν ναι, τι είδους επανόρθωση απαιτούν, ξεκινάει η διαδικασία έγκρισης από την αρχή;
• Οι παλαιότερες εκδόσεις των αρχείων των πελατών πρέπει να διαχειρίζονται για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχει σύγχυση, οπότε απαιτείται έλεγχος εκδόσεων.
• Η τελική έγκριση από τον πελάτη πρέπει να είναι σαφής και τεκμηριωμένη.
• Εάν αυτή η τελική έγκριση εξαρτάται από τη διενέργεια περαιτέρω διορθώσεων, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο περαιτέρω υποβολής δοκιμίου, παρά τις οδηγίες του πελάτη σας.
• Πώς υπολογίζεται και καταγράφεται το κόστος των διορθώσεων των συγγραφέων;
• Ενημερώνονται οι πελάτες για το κόστος αυτό πριν από τη λήψη μέτρων;
• Ζητείται από τους πελάτες να εγκρίνουν εγγράφως το κόστος διόρθωσης;

Θυμηθείτε αυτό το παλιό ρητό: “Πάντα υπάρχει χρόνος για μια επανεκτύπωση!”.

Ορισμένες ενέργειες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Τοποθετήστε αυτοκόλλητο D50 στα έγχρωμα δοκίμια της φυσικής σύμβασης για να υποδείξετε τις λανθασμένες συνθήκες προβολής, τα οποία μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν. Τα αυτοκόλλητα, όταν προβάλλονται υπό λανθασμένο φωτισμό, εμφανίζουν λωρίδες χρώματος όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Κατά την προβολή υπό τους σωστούς φωτισμούς D50, οι λωρίδες θα πρέπει να είναι ελάχιστα ορατές.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Χρήση αυτοκόλλητων ετικετών έγκρισης/διαδραστικών εγγράφων PDF/word για έγκριση/σχόλια/διορθώσεις και περαιτέρω ενέργειες/επαναβεβαιώσεις κ.λπ.

Αυτή η διαδραστική φόρμα μπορεί να μεταφορτωθεί για να την προσαρμόσετε και να την αλλάξετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Θα μπορούσε να συμπεριληφθεί ως εξώφυλλο για αποδείξεις PDF ή ως έντυπο σε χαρτί για φυσικές αποδείξεις. Ωστόσο, ένα ηλεκτρονικό σύστημα έγκρισης δοκιμίων θα ήταν πολύ πιο διαφανές και ανιχνεύσιμο, ακόμη και για τα φυσικά δοκίμια.

Πολλά δωρεάν προγράμματα προβολής PDF δεν θα εμφανίσουν ένα σύνθετο PDF γραφικών τεχνών σωστά ως προς το χρώμα ή το περιεχόμενο! Το Acrobat Professional είναι το “χρυσό πρότυπο”. Έτσι, συμβουλεύετε πάντα τους πελάτες σχετικά με τα ζητήματα προβολής με άλλα λογισμικά PDF.