Επιλογή ενός MIS

Η Nessan Cleary αναλύει πώς το λογισμικό του Συστήματος Πληροφοριών Διαχείρισης έχει γίνει βασικό συστατικό για τη λειτουργία ενός σύγχρονου τυπογραφείου, αλλά η εφαρμογή του θα καθορίσει την επιτυχία του.

Ένα Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης, ή MIS, είναι ίσως ένα από τα πιο σύνθετα κομμάτια λογισμικού που θα συναντήσουν οι περισσότερες επιχειρήσεις εκτυπώσεων. Και όπως ακριβώς μπορεί να υπάρχουν τεράστιες διαφορές στον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν τα διάφορα τυπογραφεία και οι πελάτες που εξυπηρετούν, έτσι δεν υπάρχει ένα MIS που να ταιριάζει σε όλους και να λειτουργεί για όλους. Αυτό καθιστά δύσκολο να καταλάβετε τι ακριβώς μπορεί να κάνει ένα MIS για εσάς και πόσο μπορεί να κοστίσει. Αλλά ίσως ένα καλύτερο σημείο εκκίνησης είναι να ρωτήσετε τι μπορεί να σας εξοικονομήσει ένα σωστά εφαρμοσμένο MIS;

Ένα MIS αφορά δύο ξεχωριστά πράγματα – επιχειρηματικές πληροφορίες και αυτοματοποίηση ροής εργασιών – και η σύνδεση αυτών των πραγμάτων μεταξύ τους θα πρέπει να οδηγήσει σε λιγότερη σπατάλη και, συνεπώς, σε περισσότερα κέρδη. Αυτό ισχύει τόσο για τις μικρές εταιρείες όσο και για τις μεγάλες επιχειρήσεις.

Λεζάντα: Ιδανικά, οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση στα περισσότερα χαρακτηριστικά ενός MIS από φορητές συσκευές, συμπεριλαμβανομένων φορητών υπολογιστών, ταμπλετών και smartphones, όπως δείχνει εδώ η PrintIQ.

Η αρχική προϋπόθεση πίσω από το λογισμικό MIS ήταν να δώσει στη διοίκηση μια πλήρη κατανόηση όλων των δαπανών και των προβλημάτων μιας επιχείρησης, ώστε να λάβει τις σωστές αποφάσεις. Ο μόνος τρόπος για να κατανοήσετε πραγματικά όλα τα έσοδα και τα έξοδά σας είναι να χρησιμοποιήσετε ένα κεντρικό σύστημα που συνδέεται με τα πάντα, από τις παραγγελίες που έρχονται μέχρι τον αριθμό των συνδετήρων που περνάει το λογιστήριο. Αυτό σημαίνει ότι το σημαντικότερο σημείο πώλησης ενός MIS δεν είναι τόσο η λειτουργικότητα του ίδιου του λογισμικού, όσο η ικανότητα της ομάδας στην ενσωμάτωση με το λογισμικό άλλων προμηθευτών.

Αυτό οδήγησε λογικά στο να τρέχει το MIS αυτόματα ορισμένα από αυτά τα άλλα συστήματα και να καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι διάφορες εργασίες προωθούνται μέσω των διαφόρων τμημάτων παραγωγής. Αυτό σημαίνει κυρίως ροές εργασίας παραγωγής και θεωρητικά, η δημιουργία ενός συστήματος βασισμένου σε θερμούς φακέλους θα μπορούσε επίσης να επιτρέψει την αυτόματη μετάβαση των εργασιών από τη μία διαδικασία στην άλλη. Αλλά ένα MIS κάνει πολύ περισσότερα από αυτό. Εφαρμόζει αυτόματα όλες τις πληροφορίες από το δελτίο εργασίας, όπου χρειάζεται, για εκτύπωση, φινίρισμα ή τιμολόγηση, χωρίς λάθη ή επικαλύψεις. Επιπλέον, συλλέγει δεδομένα για την παραγωγή αναφορών σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης και μπορεί να ενεργοποιεί ενέργειες αλλού, όπως η παραγγελία περισσότερων υποστρωμάτων όταν χρειάζεται, καθώς και να υποδεικνύει πού υπάρχουν προβλήματα, όπως αν ένα συγκεκριμένο μηχάνημα χρειάζεται συντήρηση περισσότερο από το αναμενόμενο ή αν οι εργασίες καθυστερούν σε κάποια διαδικασία.

Λεζάντα: όπως σε αυτή την εικόνα από την PrintIQ.

Αρθρωτή αρχιτεκτονική

Τα περισσότερα MIS προσφέρουν ένα βασικό σύνολο λειτουργιών και έναν αριθμό προαιρετικών ενοτήτων, έτσι ώστε τα τυπογραφεία να μπορούν να προσαρμόσουν το MIS στις δικές τους ανάγκες. Παρόλο που τα περισσότερα MIS λειτουργούν σε διάφορους κλάδους εκτύπωσης, οι περισσότεροι χρήστες μεγάλου μεγέθους έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις, ακόμη περισσότερο αν εκτυπώνουν και σε υφάσματα. Τουλάχιστον, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα μεγάλα μεγέθη υποστρώματος που χρησιμοποιούνται, τόσο για ρολά όσο και για άκαμπτα μέσα. Το MIS θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει τους διάφορους τύπους φινιρίσματος που συναντώνται συνήθως στην εκτύπωση μεγάλου μεγέθους, συμπεριλαμβανομένης της κοπής μέσω ψηφιακού τραπεζιού κοπής ή δρομολογητή, καθώς και της κοπής με κούμπωμα, συγκόλληση, κολλήσεις και ούτω καθεξής.

Ένα θεμελιώδες χαρακτηριστικό κάθε MIS είναι η δυνατότητα εκτίμησης των εργασιών και αποστολής προσφορών για εργασίες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι σε θέση να λαμβάνει υπόψη όλα τα σχετικά κόστη, συμπεριλαμβανομένων των πρώτων υλών και της εργασίας του προσωπικού, καθώς και τα λειτουργικά κόστη και την απόσβεση του χρησιμοποιούμενου εξοπλισμού και να καθορίζει ένα εύλογο περιθώριο κέρδους για κάθε εργασία. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να υπάρχει επιλογή τρόπων παραγωγής μιας εργασίας με διαφορετικές επιπτώσεις στην εκτίμηση.

Λεζάντα: όπως φαίνεται εδώ στο Tharstern MIS

Η ενότητα εκτίμησης θα πρέπει να είναι στενά συνδεδεμένη με τη λειτουργία προγραμματισμού και σχεδιασμού, επειδή θέλετε το MIS να επιλέξει την πιο αποδοτική μέθοδο παραγωγής κατά τον προγραμματισμό των εργασιών για τη συγκεκριμένη βάρδια, αλλά θα χάσετε χρήματα αν η εκτίμηση υποθέσει μια φθηνότερη μορφή παραγωγής. Ιδανικά, ο προγραμματισμός θα πρέπει να είναι δυναμικός, ικανός να ενημερώνεται αυτόματα για να λαμβάνει υπόψη του τις νέες εργασίες που έρχονται, με βάση τις απαιτούμενες ημερομηνίες παράδοσης και τις συνέργειες με άλλες εργασίες.

Αυτό με τη σειρά του προϋποθέτει ότι το MIS είτε περιλαμβάνει τη δική του μονάδα εισαγωγής και ομαδοποίησης είτε είναι στενά συνδεδεμένο με το λογισμικό που διαθέτετε για το σκοπό αυτό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις εργασίες μεγάλου μεγέθους, όπου είναι αρκετά συνηθισμένο να υπάρχουν πολλαπλές εργασίες που συνδέονται μαζί στις ίδιες πλάκες για εξοικονόμηση κόστους και πολλές από αυτές τις εργασίες έχουν ακανόνιστα σχήματα που πρέπει να συνδεθούν μεταξύ τους. Είναι αυτονόητο ότι το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να κάνει διάκριση μεταξύ εργασιών για διαφορετικούς πελάτες. Είναι εξίσου σημαντικό οι εργασίες για τον ίδιο πελάτη να μπορούν να διαχωρίζονται στα διάφορα μέρη τους, για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να θέλει τον ίδιο τύπο βιτρίνας, αλλά διαχωρισμένο σε διαφορετικές μονάδες λιανικής πώλησης που μπορεί να έχουν διαφορετικές απαιτήσεις μεγέθους. Η ανάμειξη αυτών των εργασιών μαζί θα εξοικονομήσει χρόνο και κόστος πρώτων υλών, αλλά το σύστημα πρέπει να είναι σε θέση να τις διαχωρίζει για την παράδοση και την τιμολόγηση.

Η ενότητα CRM θα πρέπει να επιτρέπει στο προσωπικό πωλήσεων να επικοινωνεί με τους πελάτες, να μετατρέπει τις προσφορές σε παραγγελίες και να παρακολουθεί την πρόοδο των παραγγελιών αυτών. Στο ελάχιστο, αυτό θα πρέπει να σημαίνει ότι θα πρέπει να παρακολουθούν τα σχέδια για την παράδοση και να διασφαλίζουν ότι όλοι οι συμμετέχοντες στο κύκλωμα έγκρισης έχουν υπογράψει τις αποδείξεις.

Τα περισσότερα MIS περιλαμβάνουν μια ενότητα ηλεκτρονικού εμπορίου, αν και υπάρχει κάποιο επιχείρημα ότι ένα ειδικό πρόγραμμα Web-to-Print μπορεί να είναι πιο κατάλληλο. Εξαρτάται πραγματικά από την κλίμακα της κάθε επιχείρησης και το είδος των πελατών που εξυπηρετείτε. Ορισμένα τμήματα ευρείας μορφής αποτελούν μέρος ενός ευρύτερου ομίλου εμπορικών εκτυπώσεων ή μπορεί να βασίζονται σε πελάτες που κάνουν εφάπαξ παραγγελίες και πληρώνουν με πιστωτικές κάρτες, ενώ άλλοι μπορεί απλώς να θέλουν να δώσουν τη δυνατότητα σε τακτικούς πελάτες να κάνουν επαναλαμβανόμενες παραγγελίες επί πιστώσει. Υπάρχουν τόσες πολλές παραλλαγές που το Web-to-Print χρειάζεται πραγματικά ένα ξεχωριστό άρθρο.

Λεζάντα: Το MultiPress της Dataline είναι ένα λογισμικό MIS/ERP για εταιρείες παραγωγής γραφικών. Ενσωματώνει όλες τις διοικητικές, εμπορικές, οικονομικές και υλικοτεχνικές επιχειρηματικές διαδικασίες, μαζί με την παραγωγή και την υποβολή εκθέσεων σε ένα ισχυρό σύστημα MIS/ERP.

Το MIS θα πρέπει να περιλαμβάνει κάποιο είδος διαχείρισης αποθεμάτων, ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν θα ξεμείνετε από οτιδήποτε χρειάζεστε για επερχόμενες εργασίες, όπως ένα συγκεκριμένο υπόστρωμα, καθώς και για την έγκαιρη αγορά τακτικών ειδών, συμπεριλαμβανομένων των ανταλλακτικών συντήρησης του εξοπλισμού, ώστε να αποφεύγονται πανικοί της τελευταίας στιγμής. Ιδανικά αυτό θα πρέπει να επεκτείνεται και στη διαχείριση της δικής σας αλυσίδας εφοδιασμού, ώστε να κατανοείτε το κόστος των υποστρωμάτων και να μπορείτε να επωφεληθείτε από μαζικές αγορές ή άλλες προσφορές.

Όσον αφορά την εκπλήρωση, τουλάχιστον το MIS θα πρέπει να είναι σε θέση να παράγει ειδοποίηση παράδοσης. Ορισμένα θα κάνουν επίσης κράτηση για την παράδοση σε μια εταιρεία ταχυμεταφορών ή ταχυδρομείου, ενώ ορισμένα θα προχωρήσουν ακόμη περισσότερο και θα συνδεθούν απευθείας με τα συστήματα διαφόρων εταιρειών ταχυμεταφορών για να υπολογίσουν την πιο αποδοτική μορφή παράδοσης με βάση τις απαιτήσεις του πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων που διαφορετικά μέρη μιας εργασίας πρέπει να αποσταλούν σε διαφορετικές τοποθεσίες.
Τέλος, τα περισσότερα MIS θα διαθέτουν μια λογιστική ενότητα, αλλά είναι μάλλον πιο συνηθισμένο να ενσωματώνονται με ειδικό λογιστικό λογισμικό, ιδίως δεδομένου ότι τα περισσότερα λογιστικά λογισμικά είναι αρκετά καθιερωμένα.

Εν κατακλείδι, παρόλο που οι περισσότεροι προμηθευτές MIS προωθούν σήμερα το λογισμικό τους ως μέρος μιας ροής εργασίας παραγωγής, η πραγματική αξία ενός MIS έγκειται στην ικανότητα εντοπισμού των δυνατών και αδύνατων σημείων μιας επιχείρησης. Τελικά, ένα MIS θα πρέπει να αποπληρώνει τον εαυτό του βοηθώντας στην εξάλειψη της σπατάλης και στην αποτελεσματικότερη παραγωγή εργασιών.