Σε αυτό το διάλειμμα καφέ της FESPA, συγκεντρώσαμε δύο άτομα με τεράστια γνώση και εμπειρία στις ροές εργασίας PDF για να επεκτείνουν τις γνώσεις τους σχετικά με την προεκτύπωση και τον καλύτερο τρόπο εκτέλεσής της για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας.

 

Ο οικοδεσπότης: Graeme Richardson-Locke: Διευθυντής τεχνικής υποστήριξης, FESPA. Με 35 χρόνια εμπειρίας στον κλάδο, ο Graeme ξεκίνησε ως μαθητευόμενος και προχώρησε σε διάφορες διευθυντικές θέσεις προτού ενταχθεί στη FESPA στον σημερινό του ρόλο. Είναι επίσης μέλος της Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Οι ειδικοί:

Malcolm McKenzie: Malcolm εντάχθηκε στην εταιρεία πριν από 15 χρόνια. Έχει εμπειρία με τις PitStop Pro, Enfocus και Switch. Εξειδικεύεται στο να βοηθά εκτυπωτές και δημιουργούς να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους εφαρμόζοντας τη γνώση του λογισμικού στα προβλήματά τους.

Andrew Bailes-Collins: Ο Andrew έχει μεγάλη εμπειρία στη βιομηχανία λογισμικού υπολογιστών και είναι εξειδικευμένος στη διαχείριση εκτυπώσεων, την ψηφιακή εκτύπωση, το PDF, τη ροή εργασιών προεκτύπωσης και τις εφαρμογές για κινητά.

Graeme Richardson-Locke: Αυτό που ξεκίνησε με το σχεδιασμό και την επιτραπέζια έκδοση προχώρησε στα ψηφιακά πιεστήρια και στο φινίρισμα. Παράλληλα με αυτές τις ανατροπές στη συμβατική παραγωγή, ήρθαν οι εξελίξεις στο web-to-print και η ικανότητά του να οδηγεί σε παραγγελίες που είναι σαφώς προσανατολισμένες σε συγκεκριμένα προϊόντα.Με την ευκολία των ηλεκτρονικών παραγγελιών, οι πελάτες μπορούν πλέον να κάνουν τη δουλειά σε κλάσμα του χρόνου που χρειαζόταν παλαιότερα. Τώρα είναι η ώρα να εξετάσετε πώς η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και η δημιουργία ροών εργασίας θα εντυπωσιάσει τους πελάτες, θα αυξήσει την απόδοση και θα μειώσει τη σπατάλη.

Η αυτοματοποίηση λογισμικού αφορά τόσο τους μικρούς εκτυπωτές όσο και τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις;

Malcolm: Αν εξετάσουμε πρώτα τους μικρότερους πελάτες – όλοι έχουν παρόμοια προβλήματα, τα οποία είναι η εξεύρεση προσωπικού και δεξιοτήτων και η δυνατότητα έγκαιρης αντίδρασης στους πελάτες. Όλοι γνωρίζουν στον κόσμο των εκτυπώσεων ότι στις τέσσερις το απόγευμα της Παρασκευής συνήθως έρχονται όλες οι εργασίες.

Για να μπορέσουμε να επεκταθούμε αρκετά γρήγορα, όταν οι εκτυπώσεις μικραίνουν και οι προσδοκίες των πελατών μεγαλώνουν, η αυτοματοποίηση είναι ο δρόμος προς τα εμπρός – για να απελευθερώσουμε τους εργαζόμενους ώστε να μπορούν να κάνουν περισσότερα από το να ανοίξουν ένα PDF και να το κοιτάξουν και στη συνέχεια να κάνουν ίσως μια μικρή αλλαγή. Αυτά είναι τα πράγματα που μπορούν να ανοίξουν στους εκτυπωτές μια ολόκληρη σειρά από βελτιωμένες εμπειρίες για τους ίδιους και τους πελάτες τους.

Ένα από τα μεγάλα προβλήματα που αντιμετωπίζουν όλοι, ανεξαρτήτως κλίμακας, είναι το πώς έρχονται τα αρχεία και πώς ανταποκρίνεστε σε αυτά εγκαίρως. Δεν μιλάμε για κάτι τρομερά περίπλοκο, αλλά οι περισσότεροι εκτυπωτές ευρείας μορφής βλέπουν να έρχονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα αρχεία ή μέσω WeTransfer, πράγμα που σημαίνει ότι κάποιος πρέπει να το ανοίξει, να πάρει το αρχείο, να το κατεβάσει, να το μετονομάσει και να το τοποθετήσει σε έναν φάκελο. Εάν μια εταιρεία έχει μια εκτύπωση 20.000 τεμαχίων, αλλά αυτά είναι ανακατεμένα σε 10 διαφορετικές παρτίδες, είναι ένα τεράστιο λογιστικό ζήτημα – μετακίνηση αρχείων, τοποθέτηση στους σωστούς φακέλους, διευθέτηση των επικοινωνιών – είναι όλα πολύ χρονοβόρα και δεν έχουν κερδοσκοπικό χαρακτήρα.
Και πάλι, δεν μιλάμε ουσιαστικά για προ-πτήση ή για να κάνουμε κάτι τέτοιο με το PDF. Απλά παίρνουμε το αρχείο και το προϊόν που πρέπει να εκτυπωθεί γρήγορα και ανταποκρινόμαστε στον πελάτη.

Τότε είναι που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πάρα πολλές από τις επαναλαμβανόμενες πτυχές της ροής εργασίας και είναι απλό να ξεκινήσετε. Το πρόβλημα έγκειται στην παράδοση των αρχείων στον Τύπο.

Andrew: Όταν μιλάτε για ροή εργασιών, σκέφτεστε αυτό που όλοι γνωρίζουμε για τις παραδοσιακές ροές εργασιών προεκτύπωσης: βάζετε ένα PDF στο ένα άκρο και μετά παραδίδετε σε ένα πιεστήριο ή σε έναν εκτυπωτή πλάκας ή φιλμ στο τέλος.

Με την αυτοματοποίηση, μιλάμε για την ανάληψη εργασιών και πραγμάτων που συμβαίνουν στην εταιρεία σας. Όχι απαραίτητα μόνο την προεκτύπωση και τα πράγματα που γίνονται χειροκίνητα αυτή τη στιγμή – αυτά είναι επιρρεπή σε λάθη και πρέπει να υπάρχει ένας άνθρωπος εκεί για να τα κάνει. Μιλάμε για την αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών, ώστε να μην χρειάζεται να τις κάνει κάποιος. Αυτό μπορεί να είναι αυτό για το οποίο μόλις μίλησα στο σενάριο της προεκτύπωσης, αλλά μπορεί επίσης να είναι πολλά περισσότερα.

Οι μεγαλύτερες εταιρείες τείνουν να έχουν περισσότερα “παιχνίδια”. Έχουν ένα σύστημα MIS, ένα σύστημα web-to-print, διάφορες μηχανές εκτύπωσης και διαφορετικά RIPS. Το έργο της αυτοματοποίησης δεν είναι μόνο η επεξεργασία και η διαχείριση αρχείων, αλλά και η συνδεσιμότητα. Είναι η κόλλα που μπορεί να βοηθήσει αυτές τις συσκευές να μιλήσουν μεταξύ τους και να αυτοματοποιήσουν την επιχείρηση στο σύνολό της γενικά. Παίρνετε τις πληροφορίες σας από ένα MIS, επεξεργάζεστε το PDF με βάση αυτές τις πληροφορίες και στη συνέχεια τροφοδοτείτε το αποτέλεσμα πίσω στο MIS, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για παράδειγμα για την κοστολόγηση. Είναι η ίδια ιδέα, αλλά σε ευρύτερη κλίμακα.

Ποια εργαλεία είναι διαθέσιμα; Και αξίζει να ξεκινήσετε με τον αυτοματοποιημένο έλεγχο αρχείων πριν προχωρήσετε σε άλλες πτυχές της αυτοματοποίησης.

Μάλκολμ: Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ήδη εμπειρία από τον έλεγχο αρχείων επειδή έχουν πρόσβαση σε άδεια χρήσης του PitStop. Αυτό που κάνουμε ο Andrew και εγώ είναι να το φέρουμε στο προσκήνιο.
Πέρα από τον προ-πτήση μπορείτε να κάνετε και άλλα πράγματα. Αυτό είναι το σημείο όπου οι μικρότερες και οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν, αυτοματοποιώντας, να βρουν πραγματικά νέους δρόμους και νέες ευκαιρίες απασχόλησης που δεν θα μπορούσαν να κάνουν διαφορετικά. Preflighting, διορθώσεις – αυτά τα πράγματα εξακολουθούν να φοβούνται λίγο οι άνθρωποι και γι’ αυτό προσπαθούμε να τους απομυθοποιήσουμε και να τους βοηθήσουμε και να τα διαμορφώσουμε έτσι ώστε να τους εξυπηρετούν.

Andrew: Οι εταιρείες θα πρέπει να επικεντρωθούν στο σημείο όπου θα έχουν τη μεγαλύτερη αξία και να συνεχίσουν από εκεί, διότι μόλις ξεπεράσεις το πρώτο εμπόδιο, χτίζεις εμπιστοσύνη, αρχίζεις να βλέπεις ότι λειτουργεί, αρχίζεις να βλέπεις την αξία.

Όπως είπε ο Malcolm, ο έλεγχος αρχείων είναι ένα μεγάλο πρόβλημα. Τα τελευταία 15 χρόνια, ακούω ένα πρόβλημα όπου ένας πελάτης υποβάλλει ένα αρχείο και δεν απαντούν στον πελάτη για έξι, οκτώ ώρες ή ακόμη και την επόμενη ημέρα. Αυτό είναι κακή εξυπηρέτηση πελατών.

Αν μπορείτε να επιστρέψετε σε λίγα λεπτά, αυτό είναι υπέροχο. Τότε έχετε χρόνο να πάρετε αποφάσεις και να συζητήσετε με τον πελάτη για τα χρονοδιαγράμματα και το κόστος. Το πρόβλημα δεν είναι πόσο χρόνο χρειάζεται η εργασία, το πρόβλημα είναι να βρει κάποιος τον χρόνο να ανοίξει χειροκίνητα το αρχείο και να το ελέγξει. Αν έχετε λογισμικό που μπορεί να έρθει και να το κάνει αυτό, τότε κερδίζετε.

Το δεύτερο μέρος αυτής της εξίσωσης είναι ότι αντί να έχετε μερικούς χειριστές να ανοίγουν κάθε αρχείο, να το ελέγχουν και να κάνουν διορθώσεις, χρησιμοποιήστε ένα προϊόν βασισμένο σε διακομιστή που θα ελέγχει αυτόματα τα αρχεία για εσάς, όπου συνήθως το 80% θα περάσει. Αυτό είναι το 80% των αρχείων σας με τα οποία δεν χρειάζεται να ασχοληθεί η ομάδα προεκτύπωσης.

Ποιες δεξιότητες απαιτούνται για να κινηθεί ένα έργο; Χρειάζονται οι εκτυπωτές να αποκτήσουν δεξιότητες κωδικοποίησης και αν ναι, πόσο από αυτές είναι προσβάσιμες σε αυτούς ως τεχνολόγους εκτύπωσης και πόσο θα χρειαστούν ένα νέο σύνολο δεξιοτήτων;

Malcolm: Το Enfocus and Switch έχει σχεδιαστεί για να είναι οργανικό και αναπτύσσεται καθώς μαθαίνετε. Η μάθηση είναι σημαντική και αν επρόκειτο να προτείνω στους ανθρώπους πώς να μάθουν για το λογισμικό, θα τους συμβούλευα να πάνε στα φόρουμ της Enfocus, επειδή εκεί οι χρήστες μιλούν γι’ αυτό. Μπορείτε να δείτε όλες τις λύσεις και τα καινοτόμα πράγματα που κάνουν οι άνθρωποι με την αυτοματοποίηση.

Αυτό που χρειάζεστε σε κάθε οργανισμό είναι κάποιος που αγαπάει το προϊόν και μπορεί να δει το μέλλον. Εάν βρίσκεστε σε επίπεδο διευθυντή ή ιδιοκτήτη, πρέπει να δώσετε χρόνο στο προσωπικό σας. Δεν μπορείτε απλά να λέτε: “Επειδή πρόκειται για προεκτύπωση, θα το δώσουμε απλά στην προεκτύπωση”. Τότε αυτό το καημένο το άτομο που δεν είχε ποτέ του να ασχοληθεί με τα logistics, πιθανόν να αισθάνεται λίγο έξω από τα νερά του.

Για να αποκτήσετε το λογισμικό, απαιτείται ένας συνδυασμός προεκτύπωσης, ο πρωταθλητής και, ελπίζω, κάποιος με κάποιες δεξιότητες πληροφορικής. Δεν χρειάζεται να προέρχεται από ένα υπόβαθρο κωδικοποίησης για να ξεκινήσετε.

Andrew: Χρειάζεστε έναν πρωταθλητή και πρέπει να του δώσετε χρόνο. Δεν μπορείτε να περιμένετε να κάνουν δουλειά παραγωγής και μετά να κάνουν λίγη αυτοματοποίηση όταν έχουν κάποιο κενό.

Δεν χρειάζεται καν απαραίτητα εμπειρία, αρκεί να ξέρετε τι θέλετε. Γνωρίζω ανθρώπους που αγοράζουν το λογισμικό και όλα λειτουργούν άψογα. Υπάρχουν και άλλοι άνθρωποι που επενδύουν λίγο χρόνο, όχι μόνο στο λογισμικό, αλλά και στη συμβουλευτική. Τότε έχουν κάποιον να τους κρατάει το χέρι στα αρχικά στάδια και μετά από λίγο καιρό, μπορούν να το πάρουν και να το τρέξουν μόνοι τους. Το βασικό μέρος είναι να υπάρχει ένα άτομο που είναι υπεύθυνο και να βεβαιωθείτε ότι είναι πρόθυμο.

Τι είναι το PitStop Pro;

Andrew: Το PitStop Pro είναι ένα πρόσθετο στο Adobe Acrobat. Έχει δύο καθήκοντα – το ένα είναι να ελέγχει ένα PDF σε ένα σύνολο προκαθορισμένων κριτηρίων και επίσης να τα διορθώνει. Το δεύτερο μέρος είναι η χειροκίνητη επεξεργασία τους.
Ξεκίνησε με εκδόσεις, εφημερίδες, περιοδικά και εμπορικές εργασίες, και έχει εξελιχθεί για χρήση σε μεγάλες εκτυπώσεις, συσκευασίες και ετικέτες. Σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε αυτόματα μονοπάτια κοπής, να προσθέτετε bleed και κάθε λογής πράγματα, όπως η εξαγωγή μετατροπών χρώματος.

Το PitStop Pro είναι ουσιαστικά ένα εργαλείο που σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε τη δουλειά σωστά πριν τη μεταφέρετε στην παραγωγή. Υπάρχει επίσης το PitStop Server, το οποίο είναι η αυτοματοποιημένη έκδοση και δεν χρειάζεται κανέναν χειριστή για τον έλεγχό του.

Το Enfocus Switch συνδέει το λογισμικό και τα δεδομένα. Τι κέρδη αποδοτικότητας μπορούν να επιτευχθούν;

Andrew: Το Enfocus Switch ενώνει εφαρμογές καθώς και συστήματα, οπότε μπορεί να συνεργαστεί με πολλές εφαρμογές τρίτων και να τις αυτοματοποιήσει. Αν θέλετε να ανοίξετε ένα αρχείο και να το μετατρέψετε σε PDF, συνήθως θα υπήρχε ένας χειριστής που θα το έκανε αυτό, αλλά το Enfocus Switch μπορεί να το κάνει αυτό για εσάς. Ο χειριστής σας δεν χρειάζεται να ανοίξει ένα αρχείο, να φορτώσει τις γραμματοσειρές και τους συνδέσμους, το λογισμικό μπορεί να το κάνει αυτό για εσάς, καθώς και τη συνδεσιμότητα και την άντληση πληροφοριών από βάσεις δεδομένων.

Τα κέρδη μπορεί να είναι αρκετά τεράστια, αλλά εξαρτάται από το τι θέλετε να κάνει. Για παράδειγμα, αν κοιτάξετε αυτό που κάνετε χειροκίνητα, όπως η παραγωγή σας, πρέπει να καταλάβετε πραγματικά τι συμβαίνει εκεί μέσα για να το αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Με το Switch μπορείτε να το έχετε ως μέρος ενός πλήρως ολοκληρωμένου πλαισίου ηλεκτρονικού εμπορίου. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε από άκρη σε άκρη ή να το χρησιμοποιήσετε μόνο σε μια εσωτερική διαδικασία. Δεν πρόκειται απλώς για την ενεργοποίηση του ηλεκτρονικού εμπορίου, αλλά για την ταχύτερη διεκπεραίωση των πραγμάτων.

Μάλκολμ: Όσοι εκτυπωτές δεν έχουν ασχοληθεί με το Switch, ίσως σκέφτονται αυτές τις αρκετά μεγάλης κλίμακας ροές εργασίας που έρχονται, ιδίως από τους κατασκευαστές, οι οποίες τείνουν να επιβάλλονται στους ανθρώπους. Λένε: “Σωστά, πρέπει να έχετε το front-end μας και τη διαδικτυακή μας πύλη. Πρέπει να έχετε τον δικό μας τρόπο εργασίας και στη συνέχεια πρέπει να έχετε το δικό μας λογισμικό επιβολής”. Αυτό δεν λειτουργεί πια για πάρα πολλούς ανθρώπους, ειδικά στο ευρύ φορμά. Αν έχουν πολλές διαφορετικές συσκευές και μηχανήματα, τότε έχουν διαφορετικές εξόδους.

Τα συστήματα αυτά γίνονται πολύ παλιά και όχι ιδιαίτερα ευέλικτα. Με το Switch, ξεκινάει πολύ φτωχά και το εμπλουτίζετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Αν θέλετε να μιλάει με τη βάση δεδομένων σας, μπορείτε να αγοράσετε μια μονάδα βάσης δεδομένων.

Η Tilia Labs θα είναι επίσης ένα άλλο;

Malcolm: Αυτό είναι ένα τεράστιο πρόγραμμα που έρχεται σε λειτουργία. Μπορείτε να συνδέσετε απρόσκοπτα όλα τα στοιχεία.

Είναι σαν plug-and-play σε ένα βαθμό. Όταν λέμε “future-proofing” δεν σας λέμε πώς να επιβάλλετε τα αρχεία σας. Θα το παραδώσουμε σε ένα πακέτο που μπορεί να το κάνει αυτό. Και πάλι, η εκμάθηση της πραγματικής ροής είναι ευκολότερη, επειδή τις περισσότερες φορές απλώς εισάγουμε γνώσεις από άλλες εφαρμογές. Αυτό επεκτείνεται σε πράγματα όπως το Illustrator και το Photoshop. Οτιδήποτε μπορείτε να κάνετε ως ενέργειες, μπορούμε να το επαναλάβουμε και να το αυτοματοποιήσουμε.

Παίρνουμε τα σύνολα δεξιοτήτων που έχουν ήδη αναπτύξει οι άνθρωποι και τα ενσωματώνουμε ή τα διαμορφώνουμε στο σύστημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι το αγαπούν, επειδή είναι ευέλικτο. Πολλοί άνθρωποι θα έχουν πολύ ακριβές ροές εργασίας και στη συνέχεια θα έχουν και το Switch, επειδή μπορεί να κάνει τα πράγματα που δεν μπορούν να κάνουν οι ακριβές ροές εργασίας τους.

Όσον αφορά τα PitStop Pro, Server και Switch, μπορούμε να αποκτήσουμε κάποια εικόνα για την απαιτούμενη επένδυση; Ποιο είναι το κόστος;

Andrew: Ο PitStop Server αλλάζει αυτή τη στιγμή και αποκτά περισσότερη αυτοματοποίηση, επειδή τον μεταφέρουμε στο Switch. Είναι το ίδιο εδώ και περίπου 20 χρόνια, όπου είναι απλά ο βασικός φάκελος hot μέσα και έξω και συνειδητοποιούμε ότι αυτό δεν είναι αυτό που θέλει ο κόσμος πια.

Αυτή τη στιγμή, η τιμή είναι 3.300 λίρες, αλλά η τιμή αυτή θα αυξηθεί την 1η Ιανουαρίου (2021). Θα έχει πολλές επιπλέον λειτουργίες.

Από εκεί και πέρα, η πορεία αναβάθμισής σας είναι προς ένα πλήρες Switch, όπου μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε τις προαναφερθείσες ενότητες. Ξεκινάτε με τον PitStop Server και σκέφτεστε ότι θα μπορούσατε να τον συνδέσετε με μια βάση δεδομένων, ή να εργαστείτε με XML, ή να εργαστείτε με JDF. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα για να αυξήσετε τη λειτουργικότητά του.

Η επέκταση αυτών των API που θα συνδεθούν με το Switch, θα έχει κάποιο κόστος αδειοδότησης για κάποια από αυτά; Κάποια είναι δωρεάν;

Andrew: Εξαρτάται. Έχουμε ένα κατάστημα εφαρμογών για το Switch, το οποίο είναι επίσης διαθέσιμο για τον PitStop Server. Αυτό είναι μοναδικό, σίγουρα στον κλάδο των εκτυπώσεων, καθώς αξιοποιεί τη βάση χρηστών και τους παγκόσμιους ολοκληρωτές μας. Μπορούν να φτιάξουν αυτές τις μικρές εφαρμογές που μπορούν να τραβηχτούν στον Switch PitStop Server για να εκτελέσουν εργασίες όπως η μετονομασία και άλλα διάφορα πράγματα που δεν κάνει το Switch. Μπορούν να είναι δωρεάν ή να χρεώνονται- αυτό εξαρτάται αποκλειστικά από το άτομο που τις κατασκευάζει, αλλά υπάρχουν πάνω από 100 τέτοιες εφαρμογές τώρα.

Πρόκειται για πραγματικά πράγματα που έχουν κατασκευάσει άνθρωποι για τις ροές εργασίας τους ή για τους πελάτες τους. Είναι πραγματικά πράγματα του πραγματικού κόσμου που έχουν πρακτικές χρήσεις και απλώς επεκτείνουν τη λειτουργικότητα. Ο Malcolm μιλούσε για την ενσωμάτωση της HP. Αυτό είναι ένα παρόμοιο παράδειγμα. Φτιάχνουν μια εφαρμογή και συνδέουν το Switch με το προϊόν τους, ή την υπηρεσία τους, ή το κατάστημά τους, ή τον ιστότοπό τους.

Παρακολουθήστε την πλήρη ηχογράφηση αυτού του διαδικτυακού σεμιναρίου FESPA Coffee Break εδώ.