Ο Marshall Atkinson τονίζει τη σημασία της δημιουργίας και κατανόησης αποτελεσματικών KPIS για την επιχείρησή σας. Αναφέρει επίσης λεπτομερώς ποια KPIs είναι σημαντικό να μετράτε και πώς να εφαρμόζετε αυτά τα KPIs.

Κάπου στην πορεία της καριέρας σας, πιθανόν να έχετε διαβάσει, παρακολουθήσει ή ακούσει κάποιον να αναλύει λεπτομερώς τη σημασία των KPIs ή “Βασικών Δεικτών Απόδοσης”. Μετά από περίπου δέκα λεπτά σε ό,τι κι αν μιλούσαν, αρχίσατε να ελέγχετε το τηλέφωνό σας, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή οτιδήποτε άλλο εκτός από το να συντονιστείτε με αυτό που προσπαθούσε να επικοινωνήσει το άτομο.

KPIs; Αριθμοί; Μαθηματικά;

Βαρετό! Εννοώ… έλα τώρα. Η επιχείρησή μας πάει καλά. Είχαμε επιτυχία χωρίς αυτές τις ανοησίες με τους KPI. Γιατί να ξεκινήσουμε τώρα;

Επειδή ο ήχος αναρρόφησης που ακούτε είναι τα κέρδη που πετάγονται από το παράθυρο. Ακόμη και αν είχατε επιτυχία χωρίς να ανησυχείτε για τις μετρήσεις των KPI σας, αυτό δεν εγγυάται μελλοντική επιτυχία. Και ας μην ξεχνάμε ότι μπορεί να αφήνετε στην επιχείρησή σας έναν σάκο με άπιαστα μετρητά, επειδή δεν κάνετε την απαραίτητη δουλειά για να τα μαζέψετε.

Ακούστε τι εννοώ. Ένας “Βασικός Δείκτης Απόδοσης” είναι οτιδήποτε σημαντικό στην επιχείρησή σας. Θέλετε να το παρακολουθείτε, διότι αν κάτι είναι σημαντικό, θέλετε να διασφαλίσετε ότι έχετε πάντα το μέγιστο επίπεδο αποτελεσματικότητας. Ωστόσο, αν αυτό δεν έχει καθοριστεί ακόμη, πώς ξέρετε ότι λειτουργείτε με πλήρη δυναμικότητα και δεν έχετε μη αξιοποιημένες δυνατότητες;

Αυτό το άρθρο αφορά τον ορισμό αυτών των ευκαιριών, την εφαρμογή ενός συστήματος και τη διασφάλιση της λειτουργίας του.

Κατανόηση των καλύτερων μετρήσεων

Ποια είναι τα πιο σημαντικά πράγματα που παρακολουθείτε συνεχώς στην επιχείρησή σας; Πωλήσεις; Την παραγωγή; Την ικανοποίηση των πελατών; Ακρίβεια παραγγελιών; Πόσα λεπτά περνάει ο τύπος στην παραγωγή στο μπάνιο κάθε μέρα;

Υπάρχουν εκατοντάδες, αν όχι χιλιάδες, πράγματα που θα μπορούσαμε να μετρήσουμε σε κάθε επιχείρηση. Αλλά μόνο μερικά από αυτά ταιριάζουν στη θέση τους και κάνουν τη διαφορά επόμενου επιπέδου. Όταν εξετάζετε κάτι τόσο σημαντικό, τι το ωθεί είτε στην επιτυχία είτε στην αποτυχία;

Για παράδειγμα, ας πάρουμε ίσως το πιο συνηθισμένο, τις πωλήσεις. Σίγουρα, μπορείτε να θέσετε έναν στόχο για τα έσοδα. Αλλά τι οδηγεί σε αυτό; Μπορείτε να το αναλύσετε σε εύκολα κατανοητά μαθηματικά για να ξέρετε καθημερινά αν θα πετύχετε αυτόν τον στόχο πωλήσεων;

Ας πούμε ότι θέλετε να πετύχετε έναν στόχο πωλήσεων ύψους 1.000.000 δολαρίων. Εάν το μέσο μέγεθος της παραγγελίας σας είναι 1.500 δολάρια, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε έναν εύκολο στην ανάγνωση δείκτη KPI.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 παραγγελίες ανά έτος. Ας το στρογγυλοποιήσουμε και ας το πούμε 667.

667/12 μήνες = 55,58 παραγγελίες ανά μήνα. Ας το στρογγυλοποιήσουμε και ας το πούμε 56.

56/4 εβδομάδες = 14 παραγγελίες ανά εβδομάδα.

14/5 = 2,8 παραγγελίες ανά ημέρα. Ας το στρογγυλοποιήσουμε και ας το πούμε 3.

Επομένως, αν η επιχείρησή σας κλείνει 3 παραγγελίες ημερησίως με μέση αξία πωλήσεων 1.500 δολάρια, θα πετύχετε εύκολα τον στόχο σας για έσοδα 1.000.000 δολαρίων.

Κοιτάξτε πίσω στη χθεσινή σας προσπάθεια πωλήσεων. Κλείσατε τουλάχιστον τρεις παραγγελίες αξίας 1.500 δολαρίων; Αν όχι, ποιες αλλαγές κάνετε για να πετύχετε αυτόν τον μικρό ημερήσιο στόχο;

Άλλα παραδείγματα

Φυσικά, αυτό είναι ένα παράδειγμα. Ο KPI που έχει μεγαλύτερη σημασία για εσάς μπορεί να αφορά το χρόνο παραγωγής, την εκπαίδευση των εργαζομένων, τα ποσοστά ελαττωμάτων ή οποιαδήποτε σημαντικά σημεία δεδομένων που σηματοδοτούν εύκολα την επιτυχία ή την αποτυχία.

Περισσότερο από οτιδήποτε άλλο, θέλετε οι KPIs σας να είναι σχετικοί. Δεν έχει νόημα να παρακολουθείτε και να μετράτε δεδομένα αν δεν κάνετε τίποτα με τις πληροφορίες. Μόλις έχετε τις πληροφορίες, αρχίστε να τις χρησιμοποιείτε ως σήμα για αλλαγή. Όπως λέει ο καλός μου φίλος Mark Coudray, “Μόνο τρία πράγματα μπορούν να συμβούν και τα δύο από αυτά είναι κακά. Τα πράγματα θα γίνουν καλύτερα. Τα πράγματα θα γίνουν χειρότερα. Ή, τα πράγματα θα παραμείνουν τα ίδια”.

Όταν αρχίσετε να εξετάζετε τους αριθμούς των KPI, μπορεί να σας υποδείξει την ευκαιρία να βελτιώσετε άλλους επιχειρηματικούς τομείς.

Ευκαιρίες μπροστά σας

Ας πούμε ότι αρχίζετε να μετράτε τον χρόνο διακοπής της παραγωγής σας. Αυτό είναι το κομμάτι του χρόνου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας που δεν δαπανάται για εκτύπωση. Όταν εκτυπώνετε, βγάζετε χρήματα. Όταν δεν εκτυπώνετε, ξοδεύετε χρήματα. Ο χρόνος διακοπής λειτουργίας μπορεί να κοστίσει ακριβά, οπότε είναι ένας φανταστικός δείκτης μέτρησης KPI για να τον παρακολουθείτε.

Λόγω του νέου ενδιαφέροντος για τον KPI για τον χρόνο διακοπής λειτουργίας, η ομάδα σας άρχισε να αναζητά τη βασική αιτία του χρόνου διακοπής λειτουργίας της παραγωγής. Ως επί το πλείστον περιμένει πράγματα. Περιμένει να αναμειχθεί το μελάνι. Αναμονή για την προετοιμασία των οθονών. Αναμονή για την καταμέτρηση και την τοποθέτηση των αποθεμάτων. Αναμονή για την έγκριση του διευθυντή για την εκτέλεση μιας εργασίας.

Τα μαθηματικά πίσω από την υπόθεσή τους τους αποδεικνύουν ότι έχουν δίκιο, καθώς δείχνουν ότι πάνω από το 60% του χρόνου διακοπής λειτουργίας του καταστήματος είναι η αναμονή για κάτι. Για να το διορθώσουν αυτό, η ομάδα αρχίζει να κάνει “κυνήγι θησαυρού” για όλα όσα χρειάζονται για την αυριανή παραγωγή, σήμερα. Αυτό απαιτεί κάποια αναδιοργάνωση, εκπαίδευση και αλλαγές στις διαδικασίες, αλλά τα καταφέρνουν.

Λόγω αυτής της προσπάθειας, η παραγωγή αυξάνεται, το κόστος μειώνεται και αυξάνεται η ικανοποίηση τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών.

Επειδή συνέβησαν δύο πράγματα: κάτι μετρήθηκε και αυτό οδήγησε σε αλλαγή. Οι βελτιώσεις επικυρώθηκαν επειδή οι δείκτες KPI απέδειξαν ότι η ιδέα λειτούργησε.

Τι KPIs να μετρήσετε;

Ακόμα πιστεύετε ότι οι Δείκτες ΚΡΙ είναι βαρετοί και χάσιμο χρόνου; Αν το πιστεύετε, είμαι σίγουρος ότι ο ανταγωνισμός σας θα είναι ευχαριστημένος.

Αλλά, αν θέλετε να εμβαθύνετε περισσότερο σε αυτό, ας εξερευνήσουμε πώς να καθορίσετε ποιους KPI θα θέλατε να μετρήσετε.

Κατ’ αρχάς, ας το εξετάσουμε αυτό από δύο οπτικές γωνίες. Τι έχει χαλάσει ή πρέπει να βελτιωθεί; Και, τι είναι σημαντικό και πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί με επιτυχία; Μπορείτε να δημιουργήσετε μετρήσεις KPI γύρω από οποιαδήποτε από αυτές τις ιδέες, αλλά πιθανώς και οι δύο θα ήταν σημαντικές.

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να συγκεντρώσετε την ομάδα σας και να συζητήσετε. Έχω μάθει με τα χρόνια ότι αν θέλετε να μάθετε την πραγματική πραγματικότητα μιας επιχείρησης, πρέπει να βγείτε από το γραφείο σας και να ρωτήσετε τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά. Πιστέψτε με, έχουν άποψη.

Καθώς ο στόχος σας είναι να διευκολύνετε τη δουλειά τους, να βελτιώσετε το προϊόν σας, να μειώσετε το κόστος και να αυξήσετε τα κέρδη… πρόκειται για μια πολύτιμη δραστηριότητα. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ή ένα μεγάλο καβαλέτο με ένα μπλοκ. Κάντε καταιγισμό ιδεών με την ομάδα σας για τις σημαντικές μετρήσεις και αναλύσεις και για το τι τις τροφοδοτεί.

Στο τέλος της άσκησης, θέλετε να απαριθμήσετε σημαντικά σημεία σχετικά με την επιχείρηση που διατηρούν την εταιρεία υγιή. “Αν αυτά τα πράγματα δεν λειτουργούν σωστά, είμαστε καταδικασμένοι”.

Και για κάθε ένα από αυτά, καθορίστε πώς μπορεί να μετρηθεί η επιτυχία. Τι και πώς θα μετρήσετε κάτι, και ποιος είναι ένας επιτυχημένος αριθμός;

Ορίστε τα σημαντικά πράγματα στη μορφή OKR

Ένας εύκολος τρόπος για να βοηθήσετε στον ορισμό της επιτυχίας είναι να καταγράψετε κάθε κρίσιμο σημείο του OKR Format. OKR σημαίνει “Στόχος, Βασικό Αποτέλεσμα”. Δηλαδή, “Να τι θέλουμε και να το θετικό αποτέλεσμα που θα προκύψει”.

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα των πωλήσεών μας από προηγουμένως, εάν ο στόχος είναι να έχουμε κατά μέσο όρο τρεις πωλήσεις την ημέρα, με σύνολο πωλήσεων τουλάχιστον 1.500 δολάρια, τότε θα επιτευχθεί ο στόχος των εσόδων ύψους 1.000.000 δολαρίων.

Το επόμενο βήμα είναι να δείτε αν μπορείτε να καταλάβετε τι τροφοδοτεί αυτή την επιτυχία. Πόσα ημερήσια αποσπάσματα πρέπει να στείλετε για να κλείσετε τρεις πωλήσεις; Αν η μέση αξία παραγγελίας είναι 1.500 δολάρια, ποιος τύπος πελάτη ξοδεύει αυτό το ποσό; Κλείνετε περισσότερες πωλήσεις μέσω παραπομπών ή μέσω ψυχρών κλήσεων;

Εδώ αρχίζει η πραγματική δουλειά. Δηλώστε τους στόχους σας, ορίστε τι είναι σημαντικό, ορίστε έναν αριθμό-στόχο KPI και μετρήστε και δοκιμάστε τα αποτελέσματα.

Μην ξεχνάτε ότι πρέπει να εμπλέξετε την ομάδα σας σε όλες τις πτυχές αυτού του ταξιδιού. Εξάλλου, είναι αυτοί που θα σπάσουν τα νώτα τους προσπαθώντας να το πραγματοποιήσουν.

Εφαρμογή KPIs

Ας υποθέσουμε ότι εσείς και η ομάδα σας έχετε συναντηθεί και έχετε διαμορφώσει το πρώτο σετ δεικτών απόδοσης που θα χρησιμοποιήσετε. Το επόμενο βήμα είναι η πραγματική εφαρμογή του βήματος συλλογής δεδομένων για τη μέτρηση της επιτυχίας.

Θέλετε να το κάνετε αυτό όσο το δυνατόν πιο εύκολο. Εάν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων χωρίς να χρειάζεται να κάνει κάποιος τη δουλειά, αυτό είναι το καλύτερο. Ωστόσο, αυτό δεν είναι πάντα εφικτό. Εάν ένα μέλος της ομάδας πρόκειται να ξοδέψει χρόνο και προσπάθεια για να παρακολουθεί κάτι, διευκολύνετέ το να συλλέγει τα δεδομένα. Απλοποιήστε τα πράγματα όσο το δυνατόν περισσότερο και δώστε τους τα εργαλεία για να είναι επιτυχημένοι.

Θα πρέπει να παρακολουθείτε συχνά με εκπαίδευση και υποστήριξη για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα συλλέγονται με ακρίβεια και εγκαίρως. Η εμπειρία μου έχει δείξει ότι αν ένα φύλλο εργασίας έχει αριθμούς που στη συντριπτική τους πλειοψηφία καταλήγουν σε 5 ή 0, το μέλος της ομάδας τους επινοεί.

Η δημιουργία καλών συνηθειών είναι ο τρόπος με τον οποίο συλλέγονται αυτά τα δεδομένα. Θα πρέπει να μοιάζει με φυσικό μέρος της διαδικασίας και να συμβαίνει κάθε φορά χωρίς αποτυχία.

Συμπέρασμα

Όλοι οι βετεράνοι ηγέτες των επιχειρήσεων θα σας πουν ότι“δεν μπορείτε να διαχειριστείτε αυτό που δεν μετράτε”. Αυτό είναι 100% ακριβές.

Το να αφιερώσετε χρόνο για τη συλλογή, ταξινόμηση, γραφική παράσταση και ανάλυση των βασικών σημείων δεδομένων για την επιχείρησή σας είναι ένα κρίσιμο βήμα για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας υγιή και αναπτυσσόμενη.

Τα δεδομένα απόδοσης βοηθούν έναν ηγέτη να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις. Διαφορετικά, απλώς μαντεύετε.