Ένας γρήγορος οδηγός για εκτυπωτές – εργασία εξ αποστάσεως

Το COVID-19 ανάγκασε τους περισσότερους ανθρώπους να εργάζονται από το σπίτι τους αντί για τα γραφεία τους. Για τους εκτυπωτές αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να συνηθίσουν να έχουν ένα πιο απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Πώς επηρεάζει αυτό τις ροές εργασίας τους;

Πρόσφατα, οι εργαζόμενοι της Apple έστειλαν στον Tim Cook μια επιστολή με την οποία ζητούσαν να συνεχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεως από το σπίτι τους ακόμη και μετά τον Σεπτέμβριο του 2021, όταν η Apple τους ζήτησε να επιστρέψουν στο γραφείο 3 ημέρες την εβδομάδα.

Όσον αφορά τις επιχειρήσεις μεταποιητικών προϊόντων, ορισμένοι άνθρωποι έπρεπε να παραμείνουν στις εγκαταστάσεις των επιχειρήσεων, ακόμη και κατά τις χειρότερες περιόδους της πανδημίας. Αλλά πολλές ομάδες μάρκετινγκ, διοίκησης, διαχείρισης και πωλήσεων εργάζονταν εξ αποστάσεως, κάτι που συχνά επιβαλλόταν από την κυβέρνηση. Πολυάριθμο προσωπικό ανυπομονεί να επιστρέψει ή έχει ήδη επιστρέψει στα γραφεία του. Ωστόσο, φαίνεται πολύ πιθανό ότι πολλοί από αυτούς τους υπαλλήλους θα ζητήσουν πιο ευέλικτο ωράριο, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας εργασίας από το σπίτι.

Αυτό θα δημιουργήσει αρκετές προκλήσεις για τους εκτυπωτές, ιδίως στους τομείς:

• Διαχείριση
• Εξοπλισμός
• Ροή εργασιών και λογισμικό
• Ασφάλεια και υγεία στην εργασία.

Απομακρυσμένη διαχείριση

Το 2021, θα πίστευε κανείς ότι δεν θα υπήρχαν προβλήματα όσον αφορά την καθιέρωση παγκόσμιας επικοινωνίας. Σήμερα, το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού χρησιμοποιεί τακτικά smartphones, οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν messengers και email. Συνδεόμαστε σε διάφορα κανάλια ανταλλαγής μηνυμάτων για την καθημερινή επικοινωνία. Αυτά τα εργαλεία ήταν χρήσιμα για την οργάνωση της επιχείρησης κατά τη διάρκεια του COVID-19. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα.

Το ζήτημα της ιδιωτικής ζωής και της προστασίας των δεδομένων είναι ένα τεράστιο θέμα από μόνο του. Ωστόσο, θα ήταν σκόπιμο οι εκτυπωτές να διαβάσουν τους όρους και τις προϋποθέσεις της Apple, της Google και της Microsoft. Οι δωρεάν προσωπικοί λογαριασμοί αποκλείουν οποιαδήποτε εκτεταμένη επαγγελματική χρήση. Τόσο η Google όσο και η Microsoft προσφέρουν επί πληρωμή εταιρικά μοντέλα cloud, συμπεριλαμβανομένων συνδρομών λογισμικού παραγωγικότητας για εταιρείες όλων των μεγεθών.

Η διαχείριση μιας ομάδας είναι κάτι περισσότερο από το να διαβάζεις και να απαντάς σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις να έχουν μέσα στη σύμβαση κάθε εργαζομένου σαφές ωράριο εργασίας, ώρες εργασίας καθώς και επαγγελματική συμπεριφορά κατά την εργασία από το σπίτι.

Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι ποικίλλουν σε ηλικία, φύλο και υπόβαθρο, είναι επίσης σημαντικό να θυμόμαστε ότι δεν αισθάνονται όλοι άνετα να εργάζονται εξ αποστάσεως και να χρησιμοποιούν μόνο διαδικτυακή επικοινωνία. Οι διευθυντές θα πρέπει να το λάβουν αυτό υπόψη τους, διαφορετικά θα αντιμετωπίσουν τον κίνδυνο να διαλυθούν οι ομάδες τους.

Επιλογή του σωστού εξοπλισμού

18 μήνες μετά την εμφάνιση του COVID-19, όλοι μάθαμε ότι ο εξοπλισμός γραφείου, όπως οι φορητοί υπολογιστές και τα tablet, διευκολύνει την εργασία από απόσταση. Ορισμένοι μικρότεροι εκτυπωτές ενθάρρυναν τους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν τον δικό τους εξοπλισμό ενώ εργάζονται από το σπίτι. Ενώ το “BYOD” (Bring Your Own Device) και το COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) είναι γνωστές έννοιες που διασφαλίζουν ότι τα προσωπικά και τα επαγγελματικά δεδομένα δεν αναμειγνύονται σε αυτές τις συσκευές, το λογισμικό ανάπτυξης όπως το Miradore πρέπει να είναι προεγκατεστημένο.

Το κύριο εργατικό δυναμικό ενός τυπογραφείου βρίσκεται πιθανότατα στο τμήμα παραγωγής. Παρόλο που δεν έχει βρεθεί ακόμη λύση για την πλήρη αυτοματοποίηση των πολύπλοκων αναγκών μιας επιχείρησης ψηφιακής εκτύπωσης και φινιρίσματος, πολλοί κατασκευαστές παρέχουν εδώ και χρόνια εύκολες λύσεις για την παρακολούθηση των εκτυπωτών τους από απόσταση. Το πιο χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι το PrintOs της HP. Οι νέες σειρές HP Latex 700 και 800 διαθέτουν μια σύνδεση εφαρμογής που παρέχει πληροφορίες για την παραγωγή σε οποιαδήποτε κινητή συσκευή Android ή Apple.

Το λογισμικό και η ροή εργασιών είναι οι δύο όψεις ενός νομίσματος

Εδώ και χρόνια, οι περισσότερες λύσεις RIP βιομηχανικής κλίμακας στην ψηφιακή εκτύπωση προσφέρουν απομακρυσμένη πρόσβαση μέσω εφαρμογής ή διαδικτυακής πύλης. Ωστόσο, αυτές οι λύσεις είναι λογικές μόνο εάν η ροή εργασίας έχει εξορθολογιστεί. Ο αποκλειστικός προγραμματισμός πόρων επιτρέπει τον απομακρυσμένο έλεγχο μεγάλων εργασιών κατά τη διάρκεια νυχτερινών βάρδιας, αφήνοντας μικρότερες εργασίες για την ημέρα. Η φόρτωση και εκφόρτωση μέσων/εκτυπώσεων και το φινίρισμα των εφαρμογών εξακολουθούν να απαιτούν σημαντική χειρωνακτική εργασία στο χώρο, επομένως φαίνεται λογικό να διατηρούνται οι βασικές ώρες εργασίας γι’ αυτό.

Στο μέλλον, οι διοικητικές εργασίες όπως οι πωλήσεις, η υποβολή προσφορών και το μάρκετινγκ μπορούν να συνεχίσουν να λειτουργούν εξ αποστάσεως χωρίς προβλήματα. Τα λογισμικά ERP όπως το Gunter advanter 5 elements print +sign είναι ρυθμισμένα ώστε να αναδημιουργούν την τυπική λειτουργία ενός τυπογραφείου σε ένα ειδικό λογισμικό, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση εκτυπωτικών καταστημάτων σε πολλές τοποθεσίες. Η EFI είναι ένα παράδειγμα ενός από τους πολλούς προμηθευτές που ειδικεύονται στο λογισμικό MIS /ERP. Διαθέτουν μια ευρεία γκάμα λογισμικού παραγωγικότητας για ΣΠΠ όλων των μεγεθών και λογισμικού έργου.

Ασφάλεια και υγεία στην εργασία

Πολλά τυπογραφεία έχουν επενδύσει πρόσφατα τους πόρους τους στη δημιουργία όμορφων χώρων διοίκησης, κοινωνικών χώρων και χώρων πωλήσεων. Παρόλο που μπορεί να χρειαστεί να τους επανασχεδιάσουν ώστε να συμπεριλάβουν τις απαιτήσεις υγείας και ασφάλειας COVID.

Πολλές εταιρείες έχασαν πελάτες και χρήματα κατά τη διάρκεια της πανδημίας, επομένως η δαπάνη χρημάτων για τον επανασχεδιασμό των γραφείων μπορεί να αποδειχθεί ζήτημα. Ωστόσο, είναι προφανές ότι οι εργαζόμενοι δεν θα αποδέχονται πλέον τους περιορισμένους χώρους γραφείων. Κάθε εκτυπωτής που ενδιαφέρεται να διατηρήσει εξειδικευμένο προσωπικό και να προσελκύσει νέα ταλέντα θα πρέπει να λάβει υπόψη του τις ανησυχίες των ανθρώπων ακόμη και μετά την πανδημία που θα υποχωρήσει.

Οι περισσότερες ευρωπαϊκές χώρες επιβάλλουν εδώ και πολύ καιρό τους κανονισμούς για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία. Εξαιτίας αυτού, οι περισσότεροι χώροι και ο εξοπλισμός του οικιακού γραφείου δεν επαρκούν για έναν κανονικό χώρο εργασίας. Αν και τα γεγονότα αυτά παραβλέπονταν ευρέως κατά την κορύφωση της κρίσης υγείας, θα αποτελέσουν και πάλι ζήτημα όταν η οικονομία ανακάμψει και αναπτυχθεί. Οι εκτυπωτές πρέπει να γνωρίζουν ότι, ανάλογα με τους τοπικούς κανονισμούς εργασίας, μπορεί να θεωρηθούν υπεύθυνοι για τις συνθήκες εργασίας στο γραφείο στο σπίτι μεταξύ του προσωπικού τους.

Θα εργάζονται οι εκτυπωτές εξ αποστάσεως στο μέλλον;

Στα επόμενα χρόνια, φαίνεται απίθανο ένας τυπικός εκτυπωτής να είναι ένας απομακρυσμένα ελεγχόμενος χώρος παραγωγής με ελάχιστο προσωπικό. Αν και θεωρητικά, αυτό θα μπορούσε να επιτευχθεί σήμερα, η επένδυση φαίνεται πολύ μεγάλη, ιδίως αν αναλογιστεί κανείς τα στενά περιθώρια κέρδους με τις τυπικές εφαρμογές.

Για τους εκτυπωτές, η ευέλικτη και απομακρυσμένη εργασία μπορεί να αποδειχθεί απαραίτητη για το προσωπικό πωλήσεων και το διοικητικό προσωπικό, έστω και μόνο για να προσελκύσει το ενδιαφέρον νέων ταλέντων.