Βελτιώνει την αποδοτικότητα, μειώνει το κόστος, επιταχύνει την ανάπτυξη προϊόντων και επιτρέπει στις εταιρείες να επικεντρωθούν στις “βασικές τους ικανότητες”.

Για πολλούς ανθρώπους, η εξωτερική ανάθεση είναι μια τρομακτική πρόταση. Ωστόσο, αυτό το νέο επιχειρηματικό μοντέλο, το οποίο έχει υιοθετηθεί παγκοσμίως τόσο στον ιδιωτικό όσο και στον δημόσιο τομέα, παρέχει πολλαπλά οφέλη. Επιτρέπει σε έναν οργανισμό να επιτύχει τους επιχειρηματικούς στόχους, να προσθέσει αξία, να αξιοποιήσει μια βάση πόρων και να μετριάσει τους κινδύνους. Με άλλα λόγια, από μεμονωμένα στοιχεία μέχρι τη διαχείριση συστημάτων, η επιλογή της χρήσης εξωτερικών παρόχων επιτρέπει στην εταιρεία ή τον οργανισμό που αναθέτει μια εργασία σε τρίτους (τον “πελάτη”) να επικεντρωθεί σε αυτό που κάνει καλύτερα.

Τα προβλήματα προκύπτουν από την έλλειψη ή τις κακές πρακτικές διακυβέρνησης.

Ενώ το κοινό στερεότυπο της εξωτερικής ανάθεσης μπορεί να είναι η εξοικονόμηση οικονομικών πόρων με την εκμετάλλευση του χαμηλότερου κόστους εργασίας σε άλλη χώρα (γνωστό ως “offshoring”), η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι τόσο εγχώρια όσο και ξένη. Μπορεί επίσης να δώσει στον πελάτη πρόσβαση σε εμπειρογνωμοσύνη και σε επίπεδο παραγωγικότητας που δεν είναι διαθέσιμο στο εσωτερικό της επιχείρησης. Όταν υπάρχει έλλειμμα δεξιοτήτων ή παραγωγής (συχνά στην τεχνολογία των πληροφοριών) και ο πάροχος υπηρεσιών μπορεί να παράσχει λύση, μια λύση εξωτερικής ανάθεσης μπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες και των δύο μερών.

Τα στατιστικά στοιχεία για το θέμα αυτό ανοίγουν τα μάτια. Η εταιρεία λογιστικών και συμβουλευτικών υπηρεσιών Deloitte δημοσίευσε πρόσφατα τη δωρεάν έρευνα για το 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey, η οποία καλύπτει τις πολιτικές επιπτώσεις, τους κανονισμούς, τους προορισμούς εξωτερικής ανάθεσης, την τεχνολογία και τη διαχείριση των προμηθευτών. Για παράδειγμα, η πλατφόρμα διαδικτυακών μαθημάτων udemy.com δημοσίευσε ορισμένα αποκαλυπτικά στατιστικά στοιχεία για το 2013. Εκείνη τη χρονιά, το 43 % του τομέα της πληροφορικής είχε ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες. Το ποσοστό αυτό εκτινάχθηκε στο 60 % το επόμενο έτος.

Η Deloitte προβλέπει επίσης ότι η εξωτερική ανάθεση θα συνεχίσει να επεκτείνεται με ρυθμούς από 12 % έως 26 % σε όλες τις λειτουργίες που αναλύθηκαν.

Οικονομίες κλίμακας

Αν και ο “πατέρας” της εξωτερικής ανάθεσης μπορεί κάλλιστα να είναι ο Βρετανός οικονομολόγος των αρχών του 19ου αιώνα David Ricardo με την οικονομική του αρχή του “συγκριτικού πλεονεκτήματος”, μόλις το 1989 η εταιρεία λύσεων απεικόνισης Eastman Kodak έκανε το επαναστατικό τότε βήμα της εξωτερικής ανάθεσης των συστημάτων πληροφορικής της.

Μέχρι τότε, το ιδανικό επιχειρηματικό μοντέλο ήταν μια μεγάλη και καλά ενοποιημένη εταιρεία που κατείχε, διαχειριζόταν και έλεγχε άμεσα τα περιουσιακά της στοιχεία. Όμως, οι μεγάλες εταιρείες βρέθηκαν σε αδυναμία να ανταγωνιστούν σε παγκόσμιο επίπεδο, καθώς οι διογκωμένες διοικητικές δομές εμπόδιζαν την ευελιξία. Η διαφοροποίηση έγινε μια κραυγή συσπείρωσης για να διευρυνθούν οι εταιρικές βάσεις και να επωφεληθούν από τις οικονομίες κλίμακας. Για πολλές μεγάλες εταιρείες, αυτό οδήγησε σε μια στρατηγική συγκέντρωσης στις βασικές δραστηριότητες και αρμοδιότητες, προσδιορίζοντας τι ήταν κρίσιμο για τη μελλοντική ανάπτυξη της εταιρείας και τι όχι.

Εκτίμηση κινδύνου και ανταμοιβής

Ενώ η εξωτερική ανάθεση μπορεί να φαίνεται ως ιδανική λύση για τις οντότητες που επιθυμούν να διατηρήσουν τα γενικά έξοδα όσο το δυνατόν χαμηλότερα και να μειώσουν τον καταραμένο αριθμό των εργαζομένων, υπάρχουν επίσης κίνδυνοι που πρέπει να αποφευχθούν.

Έχουν διεξαχθεί πολλές μελέτες για να εξεταστούν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης. Η Booz Allen Hamilton, κορυφαία εταιρεία συμβούλων διαχείρισης και τεχνολογίας, εξέδωσε το 2014 έκθεση στην οποία περιγράφει “ένα μικτό απολογισμό της παραδοσιακής εξωτερικής ανάθεσης”. Παρ’ όλα αυτά, επεσήμανε: “Οι εξοικονομήσεις προκύπτουν συνήθως επειδή ο προμηθευτής εξωτερικής ανάθεσης μπορεί να έχει πρόσβαση σε φθηνότερο, πιο ευέλικτο εργατικό δυναμικό και στην πιο πρόσφατη, πιο αποτελεσματική τεχνολογία. Οι οργανισμοί ισχυρίζονται ότι επιτυγχάνουν, κατά μέσο όρο, μείωση του κόστους κατά 15 % μέσω της εξωτερικής ανάθεσης”.

Η Datamark Incorporated, η οποία παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου σε εταιρείες του Fortune 500, υποστηρίζει αυτούς τους ισχυρισμούς. Στη Λευκή Βίβλο του 2014, πραγματοποίησε μονοετείς και πολυετείς αναλύσεις κόστους για αποφάσεις ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες “μεμονωμένων στοιχείων”. Λαμβάνοντας ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα από τις υπό μελέτη επιχειρήσεις, η Datamark διαπίστωσε εξοικονόμηση κόστους 31 % σε ανάλυση κόστους ενός έτους, ενώ μια τριετής μελέτη της ίδιας επιχείρησης του δείγματος έδειξε εξοικονόμηση 33 %. Αυτό προφανώς αντιπροσωπεύει μια πολύ σημαντική μείωση των δαπανών για ορισμένες επιχειρήσεις και δίνει ώθηση σε άλλες να ακολουθήσουν αυτό το ελκυστικό επιχειρηματικό μοντέλο.

Πώς μπορεί να βοηθήσει το ISO

Το ISO 37500 αντιμετωπίζει θέματα ευελιξίας στις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης.

Ο Adrian Quayle, απερχόμενος πρόεδρος της επιτροπής έργου ISO/PC 259, Outsourcing, και ο Dr. Gargi Keeni της Tata Consultancy Services μίλησαν στο ISOfocus. Ο Quayle εξήγησε ότι είχε καταστεί προφανές ότι οι υπεύθυνοι για τη θέσπιση προτύπων θα έπρεπε να αντιμετωπίσουν τα ζητήματα που προκύπτουν τώρα από αυτή την επιχειρηματική πρακτική. Το ISO/PC 259 δημιουργήθηκε ως απάντηση στο ευρύ φάσμα των μεθοδολογιών που αναπτύχθηκαν κατά την έναρξη της βιομηχανίας εξωτερικής ανάθεσης. Αυτές είχαν σταθερά, με την πάροδο του χρόνου, καταλήξει να καλύπτουν παρόμοιες διαδικασίες και θέματα. Μετά από μια πανευρωπαϊκή έρευνα που διεξήγαγε ο ολλανδικός οργανισμός τυποποίησης NEN, έγινε πρόταση για την ανάπτυξη ενός διεθνούς προτύπου ISO.

Οι επαγγελματίες του τομέα της εξωτερικής ανάθεσης αναζητούσαν ένα κοινό λεξιλόγιο για όλους τους τομείς της βιομηχανίας, συμπεριλαμβανομένων των τυπικών εννοιών της εξωτερικής ανάθεσης, για να βελτιώσουν την κατανόηση όλων των ενδιαφερομένων μερών που εμπλέκονται στη διαχείριση του κύκλου ζωής της εξωτερικής ανάθεσης.

Αυτό οδήγησε τελικά στη σύνταξη και δημοσίευση του προτύπου ISO 37500:2014, Outsourcing, οι συντάκτες του οποίου ήταν έμπειροι επαγγελματίες που ασχολούνται με την εξωτερική ανάθεση και την προμήθεια, οι οποίοι συμμετέχουν σε συμφωνίες παγκοσμίως. Καταβλήθηκε μεγάλη προσπάθεια να διασφαλιστεί ότι το πρότυπο παρέχει μια γενική και ανεξάρτητη από τον κλάδο βάση, ώστε να μπορεί στο μέλλον να συμπληρωθεί και να προσαρμοστεί στις ανάγκες του κλάδου.

Πνεύμα συνεργασίας

Μεταξύ των εμπειρογνωμόνων που κλήθηκαν, ο Dr. Keeni ήταν ένας από τους βασικούς συντελεστές. Όπως μας είπε, “ήταν μια πρόκληση να φιλοξενήσουμε τις απόψεις όλων των ενδιαφερομένων μερών, στον δημόσιο και στον ιδιωτικό τομέα”. Παρ’ όλα αυτά, εξήρε το πνεύμα συνεργασίας όλων, το οποίο ήταν το κλειδί για την επίλυση των αντικρουόμενων απόψεων σχετικά με τις περίπλοκες απαιτήσεις, ιδίως όσον αφορά το κατά πόσον η καινοτομία και η συνεχής βελτίωση θα πρέπει να συνυπολογίζονται στον κύκλο ζωής, ή αν θα πρέπει να υπερισχύει η σημασία της μη παραβίασης των συμβατικών απαιτήσεων.

Ο Quayle, από την πλευρά του, εξήγησε: “Εκτός από την εστίαση στις κοινές διαδικασίες και τις βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχία, η ομάδα έθεσε τη διακυβέρνηση στο επίκεντρο του προτύπου. Η εμπειρία έχει δείξει ότι πολλά από τα προβλήματα προκύπτουν από την έλλειψη ή τις κακές πρακτικές διακυβέρνησης”.

Το ISO 37500 αντιμετωπίζει θέματα ευελιξίας στις συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης, προσαρμόζοντας τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις. Αντιμετωπίζονται οι κίνδυνοι που ενέχει η εξωτερική ανάθεση, ώστε να είναι δυνατή η σύναψη αμοιβαία επωφελών σχέσεων συνεργασίας.

Όλες οι πλευρές του κλάδου της εξωτερικής ανάθεσης κλήθηκαν να συμμετάσχουν στη συγγραφή του προτύπου. Αν και το έγγραφο είναι σε μεγάλο βαθμό κλαδικό και αφορά την εξωτερική ανάθεση ανεξάρτητα από το μέγεθος του οργανισμού, οι εμπειρίες που συγκεντρώθηκαν από εμπειρογνώμονες από μια σειρά κλάδων, συμπεριλαμβανομένης της μεταποίησης και των υπηρεσιών που υποστηρίζονται από την τεχνολογία των πληροφοριών (ITeS), ήταν εξαιρετικά πολύτιμες κατά τη σύνταξη του προτύπου. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι, καθώς το ISO 37500 αποκτά δημοτικότητα και απήχηση, ακόμη περισσότεροι κλάδοι θα σταθμίσουν και θα παράσχουν την τεχνογνωσία τους για την επόμενη αναθεώρηση του προτύπου.

Το μέλλον φαίνεται λαμπρό

Τα τελευταία 25 χρόνια, ο κλάδος της εξωτερικής ανάθεσης έχει εξελιχθεί από το μηδέν σε μια επιχείρηση πολλών τρισεκατομμυρίων δολαρίων παγκοσμίως. Κατά συνέπεια, το ISO θα πρέπει να επεκτείνει τη συμμετοχή του για να καλύψει τους αμέτρητους τρόπους εφαρμογής του outsourcing.

Οι οικονομίες κλίμακας, οι οικονομικές απολαβές, καθώς και η ευελιξία και η αυξημένη παραγωγικότητα που υπόσχεται η εξωτερική ανάθεση, θα είναι ένα καυτό εμπόρευμα για τα επόμενα χρόνια, καθώς τα αλματώδη ποσοστά της αύξησης της εξωτερικής ανάθεσης επηρεάζουν κάθε τμήμα της κοινωνίας.

Η εξωτερική ανάθεση, που αρχικά επικεντρωνόταν σε άκρως συναλλακτικές διεργασίες ή μη κρίσιμες υπηρεσίες, περιλαμβάνει πλέον στρατηγικές λειτουργίες, με ορισμένες εταιρείες να μεταβιβάζουν ολόκληρα τμήματα της αλυσίδας αξίας τους.

Τι επιφυλάσσει λοιπόν το μέλλον; Καθώς η εξωτερική ανάθεση εξαπλώνεται εκθετικά σε όλο τον κόσμο, αναπόφευκτα θα προκύψουν ζητήματα που δεν έχουν ακόμη προκύψει. Η δουλειά του ISO θα είναι τότε να παρακολουθεί τις εξελίξεις και τις τάσεις και να δημιουργεί τυποποιημένες λύσεις για να βοηθήσει όλους τους ενδιαφερόμενους να βρουν έναν τρόπο να παρακάμψουν – ή να ξεπεράσουν – τα εμπόδια που τους εμποδίζουν το δρόμο.