Πώς να είστε πιο παραγωγικοί στο LFP και να εκτυπώνετε με αυτοπεποίθηση

Το σημερινό λογισμικό και τα μηχανήματα LFP καθιστούν ευκολότερο από ποτέ να είστε πιο παραγωγικοί. Ωστόσο, πολλοί ψηφιακοί εκτυπωτές εξακολουθούν να έχουν μια αναλογική προσέγγιση στην καθημερινή τους εργασία. Τι σημαίνει, λοιπόν, παραγωγικότητα και ποια είναι τα σωστά εργαλεία για τη βελτίωσή της;

Πρόσφατα ένας εκτυπωτής μου είπε: “Η παραγωγικότητα δεν αποτελεί πρόβλημα, καθώς δεν έχουμε τόσο πολλή δουλειά”. Τη στάση του φαίνεται να συμμερίζονται πολλοί εκτυπωτές, ωστόσο αυτή η στάση φαίνεται μάλλον περίεργη. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για την επανεκτίμηση των ροών εργασίας και των βέλτιστων πρακτικών.

Με την ανάκαμψη της οικονομίας σε πολλές χώρες, η δημιουργία αξιόπιστης και αποτελεσματικής ροής εργασιών είναι ζωτικής σημασίας για να προηγηθείτε του ανταγωνισμού. Υπάρχουν πολλά νέα προϊόντα που μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να γίνουν πιο παραγωγικές στο LFP σε ολόκληρη τη ροή εργασίας, από το σχεδιασμό έως το φινίρισμα.

Τι είναι λοιπόν η παραγωγικότητα; Και όχι, δεν είναι “να κάνεις περισσότερα σε λιγότερο χρόνο”, γιατί δεν λειτουργεί έτσι. Η παραγωγικότητα ορίζεται ως η αποδοτικότητα της παραγωγής. Ή, εν συντομία, ο λόγος του αποτελέσματος της παραγωγής (output) και της χρήσης των συντελεστών παραγωγής (input). Επομένως, αύξηση της παραγωγικότητας σημαίνει είτε περισσότερο αποτέλεσμα με δεδομένη ποσότητα παραγωγικών συντελεστών, όπως ώρες εργασίας, υποστρώματα, μελάνια κ.λπ. Ο άλλος τρόπος αύξησης της παραγωγικότητας είναι η μείωση της ποσότητας των συντελεστών παραγωγής για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος. Εάν μπορείτε να εκτυπώσετε τον ίδιο αριθμό εργασιών με έναν εκτυπωτή αντί για δύο, έχετε ήδη βελτιώσει την παραγωγικότητά σας.

Παραγωγικότητα και ροή εργασιών

Η “ροή εργασιών” είναι μια λέξη που έχει γίνει μόδα στην εκτύπωση εδώ και αρκετό καιρό. Οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται τα εργαλεία λογισμικού και την αυτοματοποίηση σε αυτό το πλαίσιο, ωστόσο κάθε επαναλαμβανόμενη και ενορχηστρωμένη δραστηριότητα ορίζει ήδη μια ροή εργασίας. Έτσι, εάν ένας εκτυπωτής αποφασίσει να εκτυπώσει τα JPG των πελατών απευθείας από ένα flash drive σε έναν αυτόνομο εκτυπωτή, ψεκάσει την έξοδο με ένα διαφανές βερνίκι από ένα δοχείο, το τοποθετήσει σε ένα τραπέζι για να στεγνώσει και στη συνέχεια κόψει τα περιγράμματα με το χέρι με ένα μαχαίρι κοπής, αυτό αποτελεί ήδη ροή εργασίας. Αν και, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν είναι πολύ αποτελεσματική και επεκτάσιμη.
Μια σύγχρονη ροή εργασίας LFP μπορεί να οριστεί από τα ακόλουθα βήματα:

• Σχεδιασμός τυπωμένων εφαρμογών
• Βελτιστοποίηση δεδομένων
• Εκτύπωση
• Φινίρισμα

Υπάρχουν οργανωτικά βήματα πριν και μετά από αυτή τη ροή εργασίας που μπορούν επίσης να ενσωματωθούν, όπως ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, ένα CRM ή ένα αυτοματοποιημένο σύστημα τιμολόγησης. Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθώ στα προαναφερθέντα βήματα, όπως είναι πιθανό να συμβαίνουν σε μια παραγωγή εκτυπώσεων (πλήρους υπηρεσίας).

Να είστε παραγωγικοί όταν σχεδιάζετε εφαρμογές LFP

Οι περισσότεροι άνθρωποι στον κλάδο των εκτυπώσεων είναι εξοικειωμένοι με τη χρήση του Photoshop ή του InDesign. Πολλές ξεπερασμένες εκδόσεις των εφαρμογών της Adobe εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται. Αυτό συμβαίνει συχνά μεταξύ των μικρότερων εκτυπωτών ή με αυτοαπασχολούμενους σχεδιαστές, καθώς ισχυρίζονται ότι η συνδρομή στο Creative Cloud είναι “πολύ ακριβή” ή “δεν αξίζει τον κόπο”.

Από άποψη παραγωγικότητας, αυτό φαίνεται περίεργο. Οι σύγχρονες εκδόσεις λογισμικού προσφέρουν πολλές δυνατότητες εξοικονόμησης χρόνου, για παράδειγμα την αποκοπή μοτίβων. Χρησιμοποιούν επίσης την πιο πρόσφατη μηχανή εκτύπωσης Adobe PDF Print Engine, η οποία διευκολύνει την εκτύπωση με τον προβλεπόμενο τρόπο.

Ο μεγαλύτερος ανταγωνιστής της Adobe, η Corel, εξακολουθεί να προσφέρει ισόβιες άδειες χρήσης για το CorelDraw Graphics Suite 2021. Με την τελευταία έκδοση 2021, η εφαρμογή CorelDraw.app διαθέτει εξελιγμένα εργαλεία συνεργασίας και ενσωμάτωση του Microsoft Teams, ωστόσο αυτό είναι διαθέσιμο μόνο για τους συνδρομητές.

Με ανταγωνιστές που βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης, όπως η σουίτα γραφικών Visme ή το Serif Affinity Bundle, νέοι ανταγωνιστές έχουν εμφανιστεί στην κατηγορία του σχεδιαστικού λογισμικού. Η προσκόλληση σε ένα καθιερωμένο λογισμικό και ροή εργασίας μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα, καθώς υπάρχει πραγματικός κίνδυνος σφαλμάτων ασυμβατότητας κατά τη χρήση παλαιότερων εκδόσεων. Οι σύγχρονες εκδόσεις λογισμικού επικεντρώνονται πολύ περισσότερο σε νεότερες εφαρμογές σχεδιασμού, όπως τα κοινωνικά γραφικά. Η εξοικονόμηση χρόνου στην κλιμάκωση των σχεδίων εκτύπωσης για νέα (περίπου) κανάλια όπως το Instagram, το ενημερωμένο λογισμικό σχεδιασμού μπορεί όχι μόνο να ενισχύσει την παραγωγικότητα, αλλά και να επεκτείνει την αλυσίδα αξίας.

RIPs και παραγωγικότητα

Οι επεξεργαστές εικόνας Raster (RIPs) αποτελούν βασικό στοιχείο για την παραγωγικότητα της LPF. Πολλοί κορυφαίοι εκτυπωτές της αγοράς διαθέτουν μια βασική έκδοση RIP, το Raster Link της Mimaki και το VersaWorks της Roland DG είναι τα πιο χαρακτηριστικά παραδείγματα. Για πολλά τυπογραφεία που διαθέτουν μόνο έναν ή δύο εκτυπωτές, ένα πακέτο RIP μπορεί να είναι το μόνο που απαιτείται με βασική διαχείριση χρωμάτων, πλακοποίηση και φωλιασμό που περιλαμβάνονται ήδη.

Ένα ποικιλόμορφο περιβάλλον λογισμικού δεν βοηθάει στην παραγωγικότητα, όταν γίνονται συνεχείς ενημερώσεις και έλεγχοι ασφαλείας για διάφορα RIP.

Τα RIPs όπως το σπονδυλωτό Colorgate Productionserver, το Caldera RIP ή το SAi Flexi τροφοδοτούν μια μεγάλη ποικιλία εκτυπωτών, συσκευών διαχείρισης χρωμάτων και τραπεζιών κοπής με μία μόνο εγκατάσταση. Παρέχουν επίσης πρόσθετες δυνατότητες εξοικονόμησης χρόνου, όπως εκτύπωση μεταβλητών δεδομένων ή ταυτόχρονη εκτύπωση κατά την αντιγραφή. Η εγκατάσταση μιας ενιαίας λύσης RIP για ένα κατάστημα πολλαπλών εκτυπώσεων απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις, επομένως η αλλαγή RIP είναι μια σοβαρή επένδυση. Όταν ενσωματώνεται με λογισμικό ροής εργασιών, όπως το Caldera Nexio, είναι δυνατή η σύνδεση ενός RIP με άλλες εφαρμογές, όπως τα διαδικτυακά καταστήματα, τα λογισμικά MIS / ERP και CRM.

Οι λύσεις Fiery Inkjet της EFI έχουν σχεδιαστεί για να ενσωματώνονται με πολλά άλλα λογισμικά παραγωγικότητας. Μπορεί να είναι πρόκληση η λεπτομερής προσαρμογή της ενσωμάτωσης της ροής εργασίας, της αυτοματοποίησης και του λογισμικού αναφοράς σε ένα υπάρχον τυπογραφείο, η Durst Software & Solutions προσφέρει έξυπνες και απλές λύσεις λογισμικού για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών. Το PrintOS της HP διαθέτει επίσης ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών που σχετίζονται με τη διαδικασία εκτύπωσης.

Εκτύπωση με σιγουριά

Στο παρελθόν οι χειριστές εκτυπώσεων μεγάλου μεγέθους συχνά εκπαιδεύονταν μόνο για έναν τύπο εκτυπωτή μιας μάρκας, μερικές φορές ακόμη και για ένα μόνο μηχάνημα. Προφανώς, αυτό προκαλούσε διάφορα προβλήματα, οπότε σήμερα η εμπειρία του χρήστη και η αξιοπιστία των μηχανημάτων ευρείας και υπερ-ευρείας μορφής έχει βελτιωθεί σημαντικά.

Για πολλές τυποποιημένες εφαρμογές ευρείας μορφής απαιτούνται ελάχιστες γνώσεις εμπειρογνωμόνων. Ακόμη και η διαχείριση χρώματος ήταν κάποτε ένα από τα κορυφαία σημεία της εκτύπωσης και τώρα έχει γίνει ευκολότερη, καθώς πολλά υποστρώματα διαθέτουν προφίλ για τους κορυφαίους στην αγορά συνδυασμούς RIP/μελάνης/εκτυπωτή. Κατασκευαστές όπως η Canon και η HPενσωματώνουν ακόμη και τα δικά τους ή πιστοποιημένα υποστρώματα στα προγράμματα οδήγησης εκτυπωτών και RIPs τους.

Ενώ ένας πολύ εξειδικευμένος χειριστής μπορεί να βελτιώσει περαιτέρω την παραγωγή με προσαρμοσμένα προφίλ, η ποιότητα που επιτυγχάνεται μέσω ενός καλού προφίλ υποστρώματος τρίτου κατασκευαστή θα υπερβεί πιθανώς τις προσδοκίες των περισσότερων πελατών.

Αυτοματοποιημένο φινίρισμα και εργατικό δυναμικό

Ακόμη και ο ταχύτερος και πιο παραγωγικός εκτυπωτής δεν αυξάνει την παραγωγικότητα εάν το τμήμα φινιρίσματος δεν μπορεί να ακολουθήσει. Τα τελευταία χρόνια πολλοί εκτυπωτές κατέληξαν να έχουν πολύ μεγάλα τμήματα φινιρίσματος για να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση της αύξησης της παραγωγής από εκτυπωτές βιομηχανικής ισχύος.

Είναι πιθανό ότι μετά το COVID, την απόλυση των εργαζομένων και το κλείσιμο των καταστημάτων λιανικής πώλησης, πολλά εκτυπωτικά γραφεία θα πρέπει να μειώσουν το εργατικό τους δυναμικό. Τα συνεργατικά ρομπότ που εργάζονται μαζί με τους ανθρώπους στο φινίρισμα θα γίνουν πιο συνηθισμένα μέσα στα επόμενα χρόνια, ενισχύοντας την παραγωγικότητα σε μεγαλύτερα τυπογραφεία.

Πώς να… αυτοματοποιείτε και να είστε παραγωγικοί

Είναι μια πολύ συνηθισμένη παρανόηση ότι μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών σημαίνει εξαιρετική παραγωγικότητα. Ενώ σχεδόν κάθε έξυπνη ροή εργασίας βοηθά στη διατήρηση της ποιότητας, του εργατικού δυναμικού και της ικανοποίησης των πελατών, η αυτοματοποίηση απαιτεί πάντα έναν ορισμένο αριθμό επαναλαμβανόμενων βημάτων για να είναι πραγματικά χρήσιμη. Στην LFP, αυτό σημαίνει κυρίως ένα ορισμένο μέσο ημερήσιο μήκος εκτέλεσης.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα: ένας τυπογράφος που ειδικεύεται στα εξατομικευμένα καταναλωτικά αγαθά μπορεί να διαπιστώσει ότι η χρήση ενός ρομπότ μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα, καθώς ο προγραμματισμός της μονάδας μπορεί να διαρκέσει πολύ περισσότερο από την ίδια την εργασία.

Κάθε ροή εργασίας που έχει σχεδιαστεί για την αύξηση της παραγωγικότητας, αυτοματοποιημένη ή όχι, πρέπει να διαθέτει:

• σταθερές ρυθμίσεις και παράμετροι
• μια ρουτίνα ελέγχου

Πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο για προβλήματα ή έκτακτες ανάγκες. Για παράδειγμα, εάν ένα σημαντικό τμήμα ενός σχεδίου POS καταστραφεί κατά την εγκατάσταση, απαιτείται επανεκτύπωση σε σύντομο χρονικό διάστημα χωρίς να καταστραφεί ολόκληρη η παραγωγή.

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι οι άνθρωποι: κάθε νέα επιλογή ροής εργασιών ή αυτοματοποίησης που δεν γίνεται κατανοητή από το προσωπικό πιθανόν να καταρρακώσει τα ήθη και να μειώσει την παραγωγικότητα.

Από ψυχολογική άποψη, μια νέα αρχή μετά την πανδημία μπορεί να βοηθήσει να ξεφύγετε από τις παλιές συνήθειες. Ή, όπως ανέφερα στην αρχή: δεν υπήρξε ποτέ καλύτερη στιγμή για βελτιστοποίηση και αυτοματοποίηση της ροής εργασιών από ό,τι τώρα.