Γιατί ο αυτοματισμός χρειάζεται έλεγχο διεργασιών;

Ο κλάδος της ψηφιακής εκτύπωσης προσπαθεί να γίνει πιο αυτοματοποιημένος. Η Sonja Angerer τονίζει τη σημασία του ελέγχου των διαδικασιών και ότι χωρίς αυτόν η βιομηχανία εκτύπωσης θα δυσκολευτεί να προοδεύσει.

Τα τελευταία χρόνια, το θέμα της “ροής εργασιών” έχει γίνει όλο και πιο σημαντικό στην εκτύπωση. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι υπάρχουν πλέον πολλές διαθέσιμες κατάλληλες λύσεις λογισμικού. Από την άλλη πλευρά, η αύξηση του κόστους, η έλλειψη εξειδικευμένων εργαζομένων και η αυξανόμενη περιβαλλοντική ευαισθητοποίηση σημαίνουν ότι τα τυπογραφεία θέλουν να παράγουν όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.

Ωστόσο, η λέξη “ροή εργασιών” καλύπτει ένα ευρύ φάσμα. Η Wikipedia ορίζει τη “ροή εργασίας” ως “χωρική και χρονική αλληλουχία λειτουργικά, φυσικά ή τεχνικά συνδεδεμένων διαδικασιών εργασίας σε έναν χώρο εργασίας”. Για τον κλάδο της ψηφιακής εκτύπωσης, η ροή εργασίας κατά την εκτύπωση σε φύλλο, χαρτόνι ή χαρτί έχει πολύ διαφορετικές έννοιες στη συνολική διαδικασία. Αυτή κυμαίνεται από το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις έως τις διοικητικές εργασίες, όπως η διαχείριση του έργου, ο μεταγενέστερος υπολογισμός και η τιμολόγηση, η προετοιμασία εργασιών και δεδομένων έως την εφοδιαστική.

Αυτό που έχουν κοινό είναι ότι οι ροές εργασίας στους επιμέρους τομείς είναι πολύ περίπλοκες. Αυτό το καθιστά ένα “μαύρο κουτί” για τους υπαλλήλους άλλων τμημάτων, ακόμη και για τη διοίκηση, π.χ. μια διαδικασία που είναι αρκετά ανεξιχνίαστη από έξω. Αυτό καθιστά μερικές φορές δύσκολη την αυτοματοποίηση των επιμέρους τομέων και τη διασύνδεσή τους με τέτοιο τρόπο ώστε να δημιουργηθεί μια ολοκληρωμένη παραγωγική διαδικασία.

Αυτοματοποίηση ως διαδικασία

Η μεταφορά διαδικασιών εργασίας σε μηχανές ή λογισμικό, οι οποίες μπορούν να εκτελούνται ανεξάρτητα, οδηγεί συχνά σε αβεβαιότητα μεταξύ των εργαζομένων στις επιχειρήσεις. Οι εργαζόμενοι συχνά φοβούνται ότι οι ροές εργασίας και η αυτοματοποίηση μπορεί να αντικαταστήσουν τις θέσεις εργασίας τους.

Για να λειτουργήσει ο αυτοματισμός, πρέπει να πληρούνται διάφορες προϋποθέσεις. Αυτές είναι οι εξής:

• Σαφής ορισμός των στόχων και των απαιτήσεων της αυτοματοποίησης και του τρόπου μέτρησης της επιτυχίας.
• Προσεκτική ανάλυση των υφιστάμενων διαδικασιών και της καταλληλότητάς τους για αυτοματοποίηση. Για να γίνει αυτό, η εταιρεία πρέπει πρώτα να καταγράψει τις τρέχουσες διαδικασίες.
• Προσδιορισμός των κατάλληλων τεχνολογιών και μεθόδων αυτοματοποίησης. Αυτές μπορεί να είναι ρομπότ, αισθητήρες, τεχνητή νοημοσύνη και ψηφιακές πλατφόρμες. Μερικές φορές μπορεί να πρόκειται μόνο για έξυπνες αλλαγές στη ροή εργασίας.
• Εφαρμογή της αυτοματοποίησης, λαμβάνοντας υπόψη τις τεχνικές, οργανωτικές και νομικές πτυχές.
• Ενεργοποίηση, εκπαίδευση και παρακίνηση των εργαζομένων που επηρεάζονται από την αυτοματοποίηση ή αναμένεται να την υποστηρίξουν.

Μια διαδικασία αυτοματοποίησης δεν πρέπει να θεωρείται ως μια εφάπαξ προσπάθεια, αλλά πρέπει να παρακολουθείται και να βελτιώνεται συνεχώς. Ο έλεγχος της διαδικασίας χρησιμοποιείται για την τακτική επανεξέταση της ποιότητας των αυτοματοποιημένων διαδικασιών, την ανάδραση, την αντιμετώπιση προβλημάτων και τον εντοπισμό και την υλοποίηση ευκαιριών βελτίωσης.

Έλεγχος διεργασιών: Αυτοματοποίηση με επισκόπηση

Ο έλεγχος διαδικασιών είναι η ικανότητα συλλογής, οργάνωσης και οπτικοποίησης δεδομένων για κάθε βήμα της ροής εργασιών. Ως αποτέλεσμα, τα προβλήματα μπορούν να αποφευχθούν, γεγονός που τελικά οδηγεί σε αύξηση της απόδοσης.

Για να αυτοματοποιήσετε μια ροή εργασίας, πρέπει πρώτα να την κατανοήσετε. Για να γίνει αυτό, απαιτούνται δεδομένα που να δείχνουν πώς λειτουργεί κάθε βήμα της διαδικασίας, πόσο χρόνο και πόρους καταναλώνει και τι αποτελέσματα αποδίδει. Ωστόσο, τα δεδομένα αυτά πρέπει επίσης να είναι προετοιμασμένα ώστε να αποκαλύπτουν τάσεις, μοτίβα και αποκλίσεις.

Η τεχνητή νοημοσύνη (ΤΝ) εφαρμόζεται όλο και περισσότερο σε λογισμικό για τον έλεγχο διεργασιών. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η τεχνητή νοημοσύνη καθιστά δυνατό τον εντοπισμό τάσεων και την πρόβλεψη δυσκολιών που δεν μπορούν εύκολα να εντοπιστούν από έναν άνθρωπο. Ο έλεγχος διεργασιών επιτρέπει στους εργαζόμενους σε όλα τα επίπεδα να χρησιμοποιούν τα σχετικά δεδομένα για να λαμβάνουν αποφάσεις, να ενεργούν και να διασφαλίζουν την ποιότητα.

Ο έλεγχος των διαδικασιών δεν προορίζεται μόνο για τη διοίκηση. Άλλωστε, αν διαφανεί μέσω της τεχνητής νοημοσύνης ότι το υπόστρωμα εκτύπωσης θα εξαντληθεί ή αν οι υπάλληλοι ενός τμήματος δεν είναι σε θέση να επεξεργαστούν εγκαίρως την αιχμή της παραγγελίας, είναι πολύ πιθανό να υπάρχει ακόμα χρόνος για να αντιδράσετε. Αυτό εξοικονομεί προσπάθεια και χρήματα. Πάνω απ’ όλα, όμως, ο αποτελεσματικός έλεγχος των διαδικασιών μπορεί να συμβάλει στην αποφυγή της απογοήτευσης του εργατικού δυναμικού ενός τυπογραφείου μέσω του εμπροσθοβαρούς σχεδιασμού.

Ανάκτηση του ελέγχου

Είναι συχνά δύσκολο για τα τυπογραφεία να εφαρμόσουν εκτεταμένες διαδικασίες αυτοματοποίησης από μόνα τους. Γι’ αυτό έχει νόημα να φέρνουν συνεργάτες με εμπειρία στον κλάδο, όπως έναν σύμβουλο. Εξάλλου, οι αλλαγές πρέπει να δρομολογηθούν και, ακόμη πιο σημαντικό, να συνεχιστούν. Αυτό είναι συχνά πολύ πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει. Οι περισσότεροι άνθρωποι αποστρέφονται τις αλλαγές, και ακόμη και εκείνοι που είναι ευτυχείς να τις αγκαλιάσουν μπορεί να χρειαστούν βοήθεια για να προσαρμοστούν.

Ο συνδυασμός αυτοματοποίησης και ελέγχου διαδικασιών φαίνεται πολύ άκαμπτος και ανελαστικός σε μερικούς ανθρώπους. Γι’ αυτό είναι σημαντικό όλοι οι εμπλεκόμενοι να αισθάνονται ότι ακούγονται και γίνονται κατανοητοί. Είναι σημαντικό να μπορούν όλοι να έχουν λόγο.

Με την κατάλληλη συμμετοχή, όλοι οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι έχουν μεγαλύτερο έλεγχο του χώρου εργασίας τους και της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Αυτό καθιστά την αυτοματοποίηση μια επιτυχία στην οποία όλοι θέλουν να συμμετέχουν.

Ανακαλύψτε τις τελευταίες καινοτομίες στον τομέα της αυτοματοποίησης στη FESPA Global Print Expo 2024, Η κορυφαία έκθεση εκτύπωσης και σήμανσης στην Ευρώπη. Πραγματοποιείται από τις¹⁹ έως τις ²² Μαρτίου 2024 στο RAI του Άμστερνταμ, Κάτω Χώρες. Εγγραφή εδώ για να το επισκεφθείτε και να χρησιμοποιήσετε τον κωδικό προσφοράς FESJ406 για έκπτωση 30 ευρώ.