Γιατί ο καθορισμός εργασιών είναι σημαντικός για τη λειτουργία ενός τυπογραφείου;

Η Nessan Cleary συζητά την σημασία της εξειδίκευσης των εργασιών και τον ρόλο που διαδραματίζει στην επιτυχία των τυπογραφείων.

Πολλοί εκτυπωτές αδυνατούν να εκτιμήσουν πόσο σημαντικό είναι να εκτιμήσουν σωστά μια εργασία όταν κάνουν προσφορά, ή πόση επιδεξιότητα χρειάζεται για να προσδιορίσουν σωστά όλα τα διαφορετικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Υπάρχει ένα καλό επιχείρημα για να περιοριστείτε στο να προσφέρετε απλώς έναν τυποποιημένο κατάλογο προϊόντων, όπως αφίσες ή πανό, και να ζητάτε από τους πελάτες να επιλέξουν το μέγεθος και την ποσότητα. Αυτή η προσέγγιση σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν τυποποιημένο τιμοκατάλογο, ώστε ο πελάτης να γνωρίζει ακριβώς πόσο θα κοστίσει η παραγγελία του και εσείς να ξέρετε ακριβώς ποιο είναι το περιθώριο κέρδους σε αυτές τις εργασίες. Αυτό σημαίνει επίσης ότι πρέπει να αποθηκεύετε μόνο ένα τυποποιημένο σύνολο υλικών και αναλωσίμων, γεγονός που απλοποιεί σημαντικά τον έλεγχο των αποθεμάτων.

Ωστόσο, οι εργασίες μεγάλου σχήματος χαρακτηρίζονται συχνά από μικρής διάρκειας, κατά παραγγελία εργασίες με τεράστιες διακυμάνσεις από παραγγελία σε παραγγελία. Αυτές οι εργασίες θα πρέπει να προσδιοριστούν πλήρως προκειμένου να καταρτιστεί μια εκτίμηση του κόστους σας και μια προσφορά που να επιτρέπει κάποιο περιθώριο καθώς και ένα αξιόλογο περιθώριο κέρδους. Ποιοι είναι λοιπόν οι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη;

Ίσως το πιο σημαντικό στοιχείο είναι το πώς να αποτιμάτε τη δική σας εργασία και το επίπεδο του περιθωρίου κέρδους που θέλετε να ορίσετε για κάθε εργασία. Ο πειρασμός είναι να ελαχιστοποιήσετε το κόστος για να κερδίσετε δουλειά, αλλά η επιχείρηση δεν θα επιβιώσει αν δεν έχετε ένα αξιοπρεπές κέρδος πάνω από την κάλυψη των εξόδων σας. Εξίσου, οι πολύ υψηλές τιμές θα οδηγήσουν τους πελάτες να πάνε αλλού. Έτσι, η τιμολόγηση εξαρτάται τελικά από την αξία που προσφέρετε στους πελάτες. Αυτό δεν περιλαμβάνει αξιοπρεπή ποιότητα εκτύπωσης ή φανταστική εξυπηρέτηση, διότι οι πελάτες τα περιμένουν αυτά ως αυτονόητα και όλοι οι ανταγωνιστές θα ισχυριστούν επίσης ότι προσφέρουν αυτά τα πράγματα. Αλλά όποιο και αν είναι το πλεονέκτημά σας, αυτό θα καθορίσει το περιθώριο κέρδους. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν εύκολα να υπολογιστούν από την άποψη του κόστους για εσάς.

Ας ξεκινήσουμε με την ίδια την εκτύπωση. Πολλά τυπογραφεία διαθέτουν πολλαπλά μηχανήματα, πολλά από τα οποία μπορεί να φαίνονται ικανά να κάνουν παρόμοιες εργασίες, αν έχετε αρκετές επίπεδες κλίνες ή εκτυπωτές ρολού. Αλλά στην πράξη οι χειριστές θα έχουν μια πολύ σαφή ιδέα για το ποια μηχανήματα είναι καταλληλότερα για συγκεκριμένες εργασίες, πράγμα που μπορεί να συμβαίνει επειδή ένα εκτυπωτικό ρολό είναι πιο σχολαστικό από το άλλο με ένα συγκεκριμένο υπόστρωμα, ή ένα εκτυπωτικό επίπεδο παράγει καλύτερους τόνους δέρματος από το άλλο. Αλλά όλα αυτά τα διαφορετικά μηχανήματα θα έχουν διαφορετικό κόστος. Και ο τρόπος εκτύπωσης που χρησιμοποιείται θα επηρεάσει επίσης τον χρόνο που απαιτείται για την εκτύπωση. Επομένως, είναι σημαντικό να υπάρχει καλή επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού εξυπηρέτησης πελατών που συντάσσει μια εκτίμηση και του προσωπικού παραγωγής που θα εκτελέσει πραγματικά την εργασία, ώστε να διασφαλιστεί ότι η εκτίμηση ταιριάζει με την παραγωγή.

Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη σας οποιαδήποτε απόβλητα υλικών μπορεί να προκύψουν σε έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή, όπως η ποσότητα που χρησιμοποιείται στην μπροστινή άκρη ενός ρολού για να περάσει στην μπομπίνα ανάληψης. Αυτό μπορεί να ακούγεται αμελητέο ποσό, αλλά αν χάνετε συνήθως μερικά μέτρα στην αρχή και στο τέλος κάθε ρολού, τότε αυτό θα αυξηθεί.

Όλοι οι εκτυπωτές inkjet απαιτούν κάποιο βαθμό καθαρισμού για να αποφευχθεί η απόφραξη των ακροφυσίων. Αυτό μπορεί να σημαίνει απλώς χειροκίνητο σκούπισμα των κεφαλών στην αρχή ή στο τέλος κάθε βάρδιας. Αλλά εξίσου μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να σταματήσετε καθ’ όλη τη διάρκεια της βάρδιας για να καθαρίσετε τις κεφαλές, γεγονός που αυξάνει το χρόνο παραγωγής, και μπορεί να διαπιστώσετε ότι ο εκτυπωτής χρησιμοποιεί μια ορισμένη ποσότητα μελανιού ως μέρος της ρουτίνας καθαρισμού του, γεγονός που θα αυξήσει το κόστος λειτουργίας του μηχανήματος.

Το άλλο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η ποσότητα ενέργειας που θα καταναλώνει ο εκτυπωτής. Ένας εκτυπωτής UV με λαμπτήρες LED θα έχει σχετικά χαμηλό ενεργειακό κόστος, αλλά ένας εκτυπωτής UV με λαμπτήρες υδραργύρου θα πρέπει να διατηρείται σε κατάσταση αναμονής για να διασφαλίζεται ότι οι λαμπτήρες είναι έτοιμοι για σκλήρυνση. Ομοίως, ένας εκτυπωτής με μελάνια με βάση το νερό, συμπεριλαμβανομένης της ρητίνης ή του λατέξ, θα απαιτήσει πολλή ενέργεια για το στέγνωμα των εκτυπώσεων.

Αναλώσιμα

Το υπόστρωμα που χρησιμοποιείται θα είναι ένα από τα σημαντικότερα κόστη κάθε εργασίας και πολλοί πελάτες μπορεί να επιθυμούν επιλογές με διαφορετικά μέσα, ανάλογα με το τι προσπαθούν να επιτύχουν και πόσο ευαίσθητοι στην τιμή είναι. Θα πρέπει να είναι σχετικά απλό να υπολογίσετε πόσα τετραγωνικά μέτρα θα χρειαστείτε από οποιοδήποτε μέσο για μια συγκεκριμένη εργασία, υπενθυμίζοντας ότι θα πρέπει να υπολογίσετε ολόκληρο το φύλλο ή το πλάτος, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αποκοπών. Ορισμένες εργασίες μπορεί επίσης να απαιτούν πρόσθετα υλικά, όπως ένα έλασμα ή οπές.

Στη συνέχεια, υπάρχουν και εκείνες οι εργασίες που αποτελούνται από πολλά μικρότερα μέρη που μπορούν να συνδεθούν ή να φωλιάσουν μεταξύ τους. Όσο πιο αποτελεσματική είναι η φωλιασμένη εργασία, τόσο λιγότερα μέσα θα σπαταληθούν, οπότε αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σε κάθε προσφορά.

Τα περισσότερα λογισμικά RIP θα σας λένε πόση μελάνη έχει χρησιμοποιηθεί για μια δεδομένη εργασία, και από αυτό θα πρέπει να είναι δυνατόν να υπολογίσετε ένα μέσο όρο της μελάνης που χρησιμοποιήθηκε ανά τετραγωνικό μέτρο για κάθε εκτυπωτή που έχετε στη διάθεσή σας. Αυτό μπορεί να διαφέρει από τη μία λειτουργία εκτύπωσης στην άλλη, με τις λειτουργίες υψηλότερης ποιότητας που χρησιμοποιούν περισσότερα περάσματα να καταναλώνουν περισσότερο μελάνι. Τυχόν ειδικά μελάνια, όπως το λευκό, καθώς και τα νέον ή τα μεταλλικά χρώματα, θα κοστίζουν επίσης περισσότερο από τα τυπικά χρώματα διεργασίας. Ευτυχώς, ορισμένα RIP μπορούν να εκτιμήσουν την ποσότητα μελανιού που θα χρησιμοποιήσει μια εργασία χωρίς να εκτυπώσουν τίποτα.

Φυσικά, θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τα πάγια έξοδά σας, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν το ενοίκιο των χώρων σας καθώς και τα έξοδα θέρμανσης και φωτισμού, καθώς και τη μίσθωση και συντήρηση των οχημάτων, και φυσικά τους μισθούς του προσωπικού μαζί με τα έξοδα διαχείρισης γραφείου και ανθρώπινου δυναμικού. Κάθε εκτίμηση θα πρέπει να περιλαμβάνει μια επιβάρυνση για την κάλυψη αυτών των κρυφών δαπανών.
Στη συνέχεια, υπάρχει το κόστος εκπλήρωσης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εγκαταστήσετε την εργασία, πράγμα που μπορεί να σημαίνει ανάθεση σε εργολάβο. Μπορεί ακόμη να χρειαστεί να κατεβάσετε την εργασία όταν τελειώσει και να απορρίψετε τα υλικά.

Τέλος, ορισμένα τυπογραφεία μπορεί να θέλουν να υπολογίσουν το περιβαλλοντικό κόστος ή το περιβαλλοντικό αποτύπωμα κάθε εργασίας. Αυτό μπορεί να μην αποτελεί κοινή πρακτική για την παραγωγή μιας εκτίμησης ή τον καθορισμό του τρόπου εκτύπωσης μιας εργασίας, αλλά είναι πιθανό να διαδραματίσει μεγαλύτερο ρόλο στο μέλλον, καθώς όλο και περισσότεροι πελάτες διαπιστώνουν ότι πρέπει να υπολογίζουν το περιβαλλοντικό τους αποτύπωμα. Εάν χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε σύστημα αντιστάθμισης εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα, τότε αυτό θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί εδώ.

Εν κατακλείδι, είναι απολύτως ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση να είναι σε θέση να ελέγχει το κόστος και να προγραμματίζει τα πιθανά κέρδη. Έτσι, το να είστε σε θέση να προσδιορίζετε σωστά τις εργασίες είναι ένα σημαντικό μέρος αυτού, καθώς θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν δυσάρεστες εκπλήξεις όταν αθροίσετε το κόστος μετά την παραγωγή αυτών των εργασιών.