Graeme Richardson-Locke spricht über die Vorteile der Workflow-Automatisierung.

 

Trotz all der Störungen, die derzeit in der Welt durch COVID-19 verursacht werden, und Sie als Geschäftsinhaber oder Manager die täglichen Überlebensaufgaben erledigen, finden Sie vielleicht etwas Zeit, um die Vorteile der Workflow-Automatisierung zu bedenken, wenn Sie diese Krise hinter sich gelassen haben.

Als Technical Support Manager bei der FESPA möchte ich Ihnen einen Einblick geben, wie unsere Druckereimitglieder alle verfügbaren Tools nutzen können, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen und das Risiko von Druckaufträgen zu verringern, die die Qualitätserwartungen des Kunden nicht auf Anhieb und jedes Mal erfüllen. Das kann entmutigend sein, wenn man sich mit der breiten Palette von Drucktechniken und Produktionsumgebungen auseinandersetzt.

Es ist jedoch klar, dass der zunehmende Einsatz von Maschinenautomatisierung im Digitaldruck durch Systeme wie Robotik im Materialhandling und sich entwickelnde MIS-Systeme wesentliche Effizienzsteigerungen mit sich bringt. Die nächste Phase des Wandels besteht für viele in der Verknüpfung von Software und der Einrichtung rationalisierter Arbeitsabläufe.

Die Identifizierung der Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren wollen, erfordert eine klar abgestimmte und vorhersehbare Druckproduktion. Dieser Ansatz schränkt das Produktangebot im Vergleich zu traditionelleren, maßgeschneiderten Geschäftsmodellen im Druckbereich etwas ein. Aus meiner eigenen Erfahrung als Einkäufer weiß ich, dass die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses bei guten Web 2 Print-Anbietern so schnell und eindeutig ist, dass nur sehr kreative oder spezialisierte Arbeiten den traditionellen, langsameren Weg der Bestellung gehen.

Um mehr darüber zu erfahren, habe ich mich an Malcolm McKenzie von Colour Engine gewandt, einem technischen Beratungsunternehmen mit Sitz in Großbritannien, das Automatisierungsintegrationsdienste für Druckereien anbietet, vom Farbmanagement bis zur Software- und Skriptentwicklung.

Eines der vielen Softwareprodukte, die sie unterstützen, ist Enfocus Switch, mit dem Sie Ihre eigenen automatisierten Produktionsabläufe erstellen können. Durch die Verknüpfung verschiedener Softwareanwendungen über benutzerdefinierte Skripte ist es beispielsweise möglich, Dateien aus der Adobe CC-Anwendung über deren JavaScript-Schnittstelle in eine andere Anwendung wie Microsoft Outlook zu verschieben. Dies geschieht mit Applescript für Mac OS-X und VBscript für Microsoft Windows.

Ein Beispiel ist die Möglichkeit, eingehende Kundendateien in einem mit PitstopPro verbundenen Hot Folder landen zu lassen, in dem eine Vorabprüfung durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die Druckvorlage den Anforderungen des Prozesses entspricht. Dies kann wiederum eine automatische E-Mail an den Kunden auslösen, um ihn darüber zu informieren, dass die Datei die erste Prüfung durchläuft und Sie in Kürze einen Proof erhalten werden. Wenn die Datei diese Vorprüfung besteht, wird sie im nächsten Schritt geöffnet und die Druckvorlage mit einem geeigneten Farbmanagementprofil in einen PDF-Proof zur Genehmigung eingebettet. Wenn die Datei die Anforderungen nicht erfüllt, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie angeben, was der Kunde tun muss, um die Datei erneut einzureichen.

Bildunterschrift: Ein Beispiel für einen automatisierten Arbeitsablauf in Switch.

Dieser Automatisierungsansatz ist eine flexible Alternative zum Kauf eines gehosteten Ökosystems, bei dem die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung möglicherweise eingeschränkt sind. Manchmal ist es schwierig, einen optimalen Arbeitsablauf zu erreichen, wenn Sie ihn nicht speziell auf Ihre Druckprodukte abstimmen können. Die Entscheidung hängt davon ab, wie tief Sie einsteigen wollen und wie viel Flexibilität Sie benötigen.

Malcolm McKenzie ist ein von Enfocus zertifizierter Experte und Mitglied des ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies) Komitees und hat viel Erfahrung mit den technischen Anforderungen der Workflow-Automatisierung.

Zu Beginn meines Schulungstages gab er mir den ersten klugen Rat: „Beginnen Sie mit der Automatisierung eines einfachen Prozesses und bauen Sie ihn dann aus“.

Bildunterschrift: Dieses Diagramm veranschaulicht, dass EnFocus Switch für die Entwicklung automatisierter Arbeitsabläufe in vielen Szenarien verwendet werden kann.

In der Regel übernehmen MIS-Systeme einen großen Teil dieser Aufgaben, sind aber möglicherweise nicht direkt in das Buchungssystem des gewählten Kurierdienstes integriert. Indem Sie die Aufgaben und die Reihenfolge des Prozesses auflisten, können Sie verstehen, wie Sie alles miteinander verbinden können. Möglicherweise benötigen Sie APIs, SQL-Code oder XML-Metadaten, um die richtigen Informationen an ihr Ziel zu bringen. Hier kommt Enfocus Switch ins Spiel, das eine breite Palette von „Widgets“ oder APIs enthält, die miteinander verbunden werden können, sowie eine visuelle Workflow-Planung, die die „Aktionen“ miteinander verbindet, um den Drucker von lästigen, sich wiederholenden Aufgaben zu befreien.

Schließlich geht es darum, die Zahl der menschlichen Berührungspunkte so weit wie möglich zu reduzieren, um die Geschwindigkeit zu erhöhen und die Kosten zu senken, so dass die Kapazität zur Bearbeitung von viel mehr Aufträgen eröffnet wird.

Wenn Sie mit dem Wissen von jemandem wie Malcolm alles von automatisierten Angeboten, Auftragsbestätigungen, schnellen Softproofs, Zahlungen und Buchungen abbilden könnten, würden Sie schnell ein Stadium erreichen, in dem die menschlichen Berührungspunkte stark reduziert werden und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.

Unabhängig davon, ob Sie ein Web2print- oder ein Storefront-System betreiben, wurde die Drucktechnologie der Enfocus Switch Software eingesetzt, um die Prozesseffizienz in einem Maße zu verbessern, dass Sie einen exponentiellen Anstieg in einem Markt bewältigen konnten , der in der Regel durch kleine Auflagen und schnelle Durchlaufzeiten geprägt ist.

Wenn man mit Zuhörern, Unternehmen, Druckereien und Spezialisten spricht, gibt es eine Obergrenze dafür, wie viele Mitarbeiter man auf ein Problem „werfen“ kann. Bei inkonsistenten manuellen Abläufen können zu viele Köche nicht nur den Brei verderben, sondern auch das Wachstum und die Expansion des Unternehmens behindern.

Für Druckereien ist es jetzt absolut notwendig, bessere Arbeitsmethoden zu finden. Unmittelbarkeit ist heute allgegenwärtig, da sowohl die direkten Endkunden als auch die Druckereien die Proofs schnell an die Kunden herausgeben müssen. Durch den schnellen Empfang und die Kontrolle eingehender Dateien können intelligente Unternehmen auch Probleme erkennen, beheben und beheben lassen, die interne Entscheidungsfindung beschleunigen und den Kunden einen besseren Service bieten.

Die Bluetree Group, die unter den Marken Route 1 Print und Instantprint auftritt, hätte ohne ein so hohes Maß an Software-Automatisierung keine derartigen Fortschritte erzielen können. Ihr Mantra der 23:17 Teamarbeit ist vorausschauend und steht für den jüngsten Rekord bei der Mindestzeit für die Bearbeitung eines Auftrags von Anfang bis Ende (23 Minuten, 17 Sekunden). Bei 25.000 Aufträgen pro Woche ist Service das A und O.

Durch die Standardisierung von Produkten liegt eine Standardisierung für einfache (Flyer, Banner, Broschüren) oder zunehmend komplexere Aufträge im Trend. Die Umsetzung kann jedoch ein hohes Maß an Fachwissen erfordern, wobei in speziellen Bereichen wie dem Foliendruck, dem Druck auf Spezialmaterialien usw. immer noch handwerkliche Fähigkeiten erforderlich sind.

 

Zusammenfassung

Enfocus Switch ist eine faszinierende, beeindruckende Plattform mit Abläufen, auslösenden Verhaltensweisen, Verbindungen, Abläufen, Überprüfungspunkten, Pitstop, Skripten … die darauf basiert, dass „etwas“ einfach in einem Ordner oder anderen High-Tech-Methoden landet.

Die Arbeit mit Malcolm McKenzie bei Colour Engine war eine nützliche und klare Trainingsübung. Ich hätte noch ein paar Tage mit ihm verbringen können, aber zumindest habe ich an einem Tag dort eine anständige Einschätzung bekommen.

Enfocus Switch ist zwar nicht der einzige Automatisierungsanbieter in der Stadt, denn andere Anbieter wie OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi und Heidelberg konkurrieren mit ihren Systemen und Ansätzen, aber es ist sonnenklar, dass Software-Automatisierung notwendig ist, um die Nase vorn zu haben.