Nessan Cleary stellt Ihnen verschiedene wichtige Leistungsindikatoren vor, die für den Erfolg eines Druckunternehmens von grundlegender Bedeutung sind. Diese KPIs können entweder täglich, wöchentlich oder monatlich nachverfolgt werden. Wenn Sie diese KPIS im Auge behalten, kann Ihr Unternehmen höhere Gewinne erzielen.

Jedes Unternehmen, auch die Anbieter von Großformatdrucken, ist darauf angewiesen, Gewinne zu erzielen. Theoretisch können Sie die Gesundheit eines Unternehmens anhand seiner Bilanz überprüfen. Aber es gibt viel mehr als nur Zahlen, um ein erfolgreiches Druckunternehmen zu führen. Daher ist es sinnvoll, eine Reihe von wichtigen Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) festzulegen, die Sie im Laufe der Zeit verfolgen können, um sicherzustellen, dass das Unternehmen gesund ist – sei es auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Noch wichtiger ist, dass Sie diese KPI nutzen können, um Probleme zu beseitigen und die Gewinne zu steigern.

Es gibt jedoch kein Standard-Druckunternehmen, denn jedes bietet eine andere Mischung von Dienstleistungen und ein anderes Wertversprechen an die Kunden. Der Schlüssel zu diesem Ansatz ist also die Auswahl der richtigen KPI, die zu den Zielen Ihres Unternehmens passen. Das wird wahrscheinlich eine Mischung aus Finanz-, Produktions- und Logistikinformationen sein. Ein gutes MIS sollte Ihnen bei den meisten dieser Informationen behilflich sein, aber Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie andere Quellen benötigen, um bestimmte Bereiche genauer zu untersuchen, z.B. Probleme mit der Produktionsausrüstung, der Buchhaltung oder der Auftragsabwicklung. Allerdings sollten Sie nicht zu viele KPIs auswählen, sonst ertrinken Sie in Daten.

Verkauf

Die beiden wichtigsten Triebkräfte in jedem Unternehmen sind die Steigerung der Einnahmen und die Senkung der Kosten. Der erste KPI, den Sie sich ansehen sollten, ist also der Umsatz. Ein guter Ausgangspunkt sind die durchschnittlichen Kosten für die Gewinnung neuer Kunden. Jedes Unternehmen wird einige Kunden haben, die anspruchsvoller sind als andere. Es ist daher sinnvoll, die Kosten für jeden einzelnen Kunden zu ermitteln, und zwar sowohl für den Abschluss jedes Verkaufs als auch für den Umfang der Kundenbetreuung, die während der Aufträge erforderlich ist, einschließlich der Zeit, die für die Behebung von Problemen mit Dateien aufgewendet wird. Dies kann zeigen, dass einige Kunden einfach mehr Ärger machen, als sie wert sind. Es kann aber auch auf Kunden hinweisen, bei denen es sich lohnt, mehr zu tun, sowie auf wachsende Trends bei bestimmten Anwendungen.

Neben Druckern wie diesem P5 350HSR vertreibt Durst auch einen Analyseservice, der mit seinen Druckern und Workflows zusammenarbeitet und Kunden dabei hilft, die Nutzung ihrer Geräte zu verstehen.

Es ist nützlich zu sehen, woher diese Verkäufe kommen, z.B. von einem Web-to-Print-System, einer Marketingkampagne oder von Posts in den sozialen Medien. Auf diese Weise können Sie herausfinden, wie Sie am besten Geld für Marketing ausgeben können oder wie Sie aufhören können, Ressourcen für Kampagnen zu verschwenden, die nicht funktionieren.

Reklamationen

Es ist auch eine gute Idee, die Anzahl der Beschwerden und die Kosten für die Bearbeitung dieser Beschwerden zu verfolgen. Es kann hilfreich sein, herauszufinden, ob es ein gemeinsames Thema gibt, wie z.B. die Farbausgabe eines Druckers oder vielleicht ein Mitarbeiterproblem, das mit mehr Training gelöst werden kann.

Abgeschlossene Aufträge

Außerdem ist es gut, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Aufträge fertiggestellt und pünktlich geliefert wurden.

Es gibt viele verschiedene Kennzahlen, die in der gesamten Produktionsabteilung gemessen werden können. Der Trick besteht also darin, nur die wichtigsten zu identifizieren, die eine genaue Momentaufnahme dessen liefern, wie gut die Produktionsabteilung funktioniert. Die meisten Druckgeräte können eine Fülle von Informationen liefern, vom Tintenverbrauch bis hin zu Fehlercodes, auf die Sie über das RIP oder über die Integration mit einem MIS zugreifen können sollten. Zunehmend versuchen die Hersteller, die Weitergabe dieser Informationen in Rechnung zu stellen, in der Regel als Teil eines laufenden Datenanalysedienstes. Dies ist jedoch nur von begrenztem Wert, wenn nicht alle verwendeten Druckgeräte erfasst werden, so dass Sie diese vergleichen können.

Nutzung für Ausrüstung

Einer der wichtigsten Indikatoren ist die Auslastung der einzelnen Geräte, denn keines dieser Geräte verdient Geld, wenn es untätig ist. Dies kann helfen, Engpässe zu erkennen, wenn z.B. der Schneidetisch auf die Beendigung von Druckaufträgen wartet oder wenn einige Geräte eine Weile brauchen, um sich einzurichten, z.B. weil die Werkzeuge an einem Schneidetisch gewechselt oder bestimmte Medientypen auf einem Flachbettdrucker aufgeklebt werden müssen. Dies sollte auch Aufschluss darüber geben, ob es Probleme mit Ihrer Ausrüstung gibt, ob bestimmte Geräte überdurchschnittlich häufig gewartet werden müssen oder ob einige Geräte spezielle Anforderungen an die Druckvorstufe haben, die die Flexibilität bei der kurzfristigen Umgestaltung von Arbeitsabläufen einschränken.

Tatsächliche Margen vs. Schätzung

Ein weiterer nützlicher KPI, den Sie im Auge behalten sollten, ist der Vergleich der tatsächlichen Gewinnspannen für bestimmte Aufträge mit der Schätzung. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Kostenvoranschlag davon ausgeht, dass ein Auftrag auf eine bestimmte Art und Weise produziert wird, und das Produktionsteam dann einen anderen Ansatz wählt, wodurch sich die Kosten und damit die Gewinnspannen für diesen Auftrag ändern können. Es kann auch sein, dass es im Laufe des Auftrags zu Problemen und Nebenkosten gekommen ist. In jedem Fall möchten Sie aber, dass der Kostenvoranschlag und die tatsächlichen Kosten so nah wie möglich beieinander liegen, um Auseinandersetzungen mit Kunden zu vermeiden.

Finanzen

Es versteht sich von selbst, dass Sie die finanzielle Gesundheit des Unternehmens
im Auge behalten müssen, einschließlich des Gesamtgewinns und der Wachstumsrate pro Jahr. Es kann sinnvoll sein, dies nach Anwendungen oder Produktgruppen aufzuschlüsseln, um zu sehen, welche Teile des Geschäfts profitabler sind. Es lohnt sich auch zu verfolgen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis die Kunden ihre Rechnungen bezahlen, und wie viel es Sie kostet, diesen Zahlungen nachzugehen.

Die meisten MIS, wie z.B. PrintIQ, können Kunden dabei helfen, eine Liste der zu überwachenden KPIs zu erstellen.

Heutzutage können es sich nur wenige Unternehmen leisten, ihre allgemeine Nachhaltigkeit zu ignorieren. Es gibt zwei Hauptaspekte der Nachhaltigkeit. Der erste besteht einfach darin, Abfall zu vermeiden, was auch direkt die Kosten senkt. Das bedeutet, dass Sie den Verbrauch von Ressourcen wie Heizung und Strom verfolgen müssen. Die Umstellung auf ein effizienteres System für die Verschachtelung oder das Zusammenfügen von Aufträgen kann dazu beitragen, den Substratabfall zu reduzieren.

Übernahme von Best Practices
Das andere Element ist die Übernahme von Best Practices, wie z.B. die Umstellung auf leichter zu recycelnde Materialien, die Verwendung von Software zum Einsparen von Tinte und die Straffung der Produktion, um Nachdrucke wegen Fehlern zu vermeiden. Die Nachverfolgung solcher Daten macht es einfach, den Kunden echte Fortschritte zu demonstrieren, von denen viele solche Aufzeichnungen benötigen, um ihren eigenen ökologischen Fußabdruck darzustellen.

Übrigens können die Informationen aus diesen Leistungsindikatoren auch für Ihr gesamtes Marketing genutzt werden. Dazu könnten Details gehören wie eine hohe Rate an termingerecht gelieferten Aufträgen oder ein hoher Prozentsatz an Kunden, die sich für Wiederholungsaufträge entscheiden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Erfassung dieser Leistungsindikatoren einbeziehen, können Sie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter steigern und einzelnen Mitarbeitern oder sogar ganzen Abteilungen die Möglichkeit geben, Meilensteine zu erreichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Druckdienstleister davon profitieren können, das japanische Konzept des Kaizen zu übernehmen, d.h. kleine Probleme zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Die Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Unternehmen, was wiederum zu höheren Gewinnen führen sollte.