Warum ist die Spezifikation von Aufträgen wichtig für den Betrieb einer Druckerei?

Nessan Cleary spricht über die Bedeutung der Spezifikation von Aufträgen und die Rolle, die sie für den Erfolg von Druckereien spielt.

Viele Druckereien wissen nicht, wie wichtig es ist, einen Auftrag richtig zu kalkulieren, wenn sie ein Angebot abgeben, oder wie viel Geschick nötig ist, um all die verschiedenen Elemente, die berücksichtigt werden müssen, richtig zu spezifizieren.

Es gibt gute Argumente dafür, sich darauf zu beschränken, nur eine Standardproduktliste anzubieten, z. B. Poster oder Banner, und den Kunden lediglich zu bitten, die Größe und Menge auszuwählen. Auf diese Weise können Sie eine Standardpreisliste erstellen, so dass der Kunde genau weiß, wie viel seine Bestellung kosten wird und Sie genau wissen, wie hoch Ihre Gewinnspanne bei diesen Aufträgen ist. Das bedeutet auch, dass Sie nur einen Standardsatz an Materialien und Verbrauchsmaterialien vorrätig halten müssen, was die Bestandskontrolle erheblich vereinfacht.

Bei großformatigen Aufträgen handelt es sich jedoch oft um Kleinserien, die von Auftrag zu Auftrag stark variieren. Diese Aufträge müssen vollständig spezifiziert werden, damit Sie einen Kostenvoranschlag und ein Angebot erstellen können, das sowohl einen gewissen Spielraum als auch eine lohnende Gewinnspanne zulässt. Was sind also die Faktoren, die berücksichtigt werden sollten?

Das vielleicht wichtigste Element ist die Bewertung Ihrer eigenen Arbeit und die Höhe der Gewinnspanne, die Sie für jeden Auftrag ansetzen wollen. Die Versuchung ist groß, die Kosten zu minimieren, um Aufträge zu erhalten, aber das Geschäft wird nicht überleben, wenn Sie nicht zusätzlich zur Deckung Ihrer Kosten einen anständigen Gewinn erzielen. Ebenso wird ein zu hoher Preis dazu führen, dass die Kunden woanders hingehen. Die Preisgestaltung hängt also letztlich davon ab, welchen Wert Sie Ihren Kunden bieten. Dazu gehören weder eine gute Druckqualität noch ein hervorragender Service, denn die Kunden erwarten dies als Selbstverständlichkeit und alle Konkurrenten werden ebenfalls behaupten, diese Dinge zu liefern. Aber was auch immer Ihr Alleinstellungsmerkmal ist, es wird die Gewinnspanne bestimmen. Alles andere lässt sich leicht anhand der Kosten für Sie berechnen.

Beginnen wir mit dem Druck selbst. Viele Druckereien haben mehrere Maschinen, von denen viele scheinbar ähnliche Aufträge erledigen können, wenn Sie mehrere Flachbett- oder Rollendrucker haben. Aber in der Praxis werden die Bediener eine sehr klare Vorstellung davon haben, welche Maschinen für bestimmte Aufträge am besten geeignet sind. Das kann daran liegen, dass ein Rollendrucker bei einem bestimmten Substrat pingeliger ist als ein anderer oder dass ein Flachbettdrucker bessere Hauttöne erzeugt als ein anderer. Aber all diese verschiedenen Geräte sind auch mit unterschiedlichen Kosten verbunden. Und der verwendete Druckmodus wirkt sich auch auf die Zeit aus, die für die Herstellung des Drucks benötigt wird. Daher ist eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Kundendienstes, die einen Kostenvoranschlag erstellen, und den Produktionsmitarbeitern, die den Auftrag tatsächlich ausführen, wichtig, um sicherzustellen, dass der Kostenvoranschlag mit der Produktion übereinstimmt.

Sie sollten auch den Materialabfall berücksichtigen, der bei einem bestimmten Drucker anfallen kann, z. B. die Menge, die an der Vorderkante einer Rolle zum Auffädeln auf die Aufwickelspule verwendet wird. Das mag nach einer vernachlässigbaren Menge klingen, aber wenn Sie routinemäßig ein paar Meter am Anfang und Ende jeder Rolle verlieren, summiert sich das.

Alle Tintenstrahldrucker müssen bis zu einem gewissen Grad gereinigt werden, um ein Verstopfen der Düsen zu vermeiden. Das kann bedeuten, dass Sie die Köpfe zu Beginn oder am Ende jeder Schicht manuell abwischen. Es kann aber auch bedeuten, dass Sie während einer Schicht anhalten müssen, um die Köpfe zu reinigen, was die Produktionszeit verlängert. Außerdem kann es sein, dass der Drucker im Rahmen seiner Reinigungsroutine eine bestimmte Menge an Tinte verbraucht, was die Betriebskosten des Geräts erhöht.

Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Stromverbrauch des Druckers. Ein UV-Drucker mit LED-Lampen hat relativ niedrige Energiekosten, aber ein UV-Drucker mit Quecksilberlampen muss auf Standby gehalten werden, um sicherzustellen, dass die Lampen zum Aushärten bereit sind. Ebenso benötigt ein Drucker mit wasserbasierten Tinten, einschließlich Harz oder Latex, viel Energie zum Trocknen der Drucke.

Verbrauchsmaterial

Das verwendete Trägermaterial ist einer der größten Kostenfaktoren bei jedem Auftrag, und viele Kunden wünschen Optionen mit verschiedenen Medien, je nachdem, was sie erreichen wollen und wie preissensibel sie sind. Es sollte relativ einfach sein, zu berechnen, wie viele Quadratmeter eines bestimmten Mediums Sie für einen bestimmten Auftrag benötigen. Denken Sie daran, dass Sie den gesamten Bogen oder die gesamte Breite einschließlich eventueller Zuschnitte einkalkulieren müssen. Für einige Aufträge benötigen Sie möglicherweise auch zusätzliche Materialien wie Laminat oder Ösen.

Dann gibt es noch die Aufträge, die aus mehreren kleineren Teilen bestehen, die zusammengefügt oder verschachtelt werden können. Je effizienter die Verschachtelung ist, desto weniger Medien werden verschwendet, was Sie bei einem Angebot berücksichtigen sollten.

Die meisten RIP-Programme zeigen Ihnen an, wie viel Tinte für einen bestimmten Auftrag verbraucht wurde. Daraus sollten Sie einen Durchschnittswert für die pro Quadratmeter verbrauchte Tinte für jeden Ihnen zur Verfügung stehenden Drucker berechnen können. Dieser Wert kann von Druckmodus zu Druckmodus variieren, wobei bei höheren Qualitätsmodi mit mehr Durchgängen mehr Tinte verbraucht wird. Auch Spezialtinten wie Weiß, Neonfarben oder Metallicfarben kosten mehr als die Standard-Prozessfarben. Glücklicherweise sind einige RIPs in der Lage, den Tintenverbrauch eines Auftrags zu schätzen, ohne dass tatsächlich etwas gedruckt wird.

Natürlich müssen Sie auch Ihre Fixkosten berücksichtigen, zu denen die Miete für Ihre Geschäftsräume sowie die Kosten für Heizung und Beleuchtung, das Leasing und die Wartung von Fahrzeugen und natürlich die Löhne Ihrer Mitarbeiter sowie die Kosten für Büroleitung und Personalwesen gehören. Jeder Kostenvoranschlag muss eine Gebühr zur Deckung dieser versteckten Kosten enthalten.
Dann gibt es noch die Kosten für die Auftragsabwicklung. Möglicherweise müssen Sie den Auftrag auch installieren, was bedeutet, dass Sie ihn an einen Auftragnehmer vergeben. Möglicherweise müssen Sie den Auftrag nach seiner Fertigstellung sogar abbauen und die Materialien entsorgen.

Schließlich sollten einige Druckereien in Erwägung ziehen, die Umweltkosten oder den ökologischen Fußabdruck jedes Auftrags zu berechnen. Bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags oder bei der Angabe, wie ein Auftrag gedruckt werden soll, ist dies vielleicht noch nicht üblich, aber es wird in Zukunft wahrscheinlich eine größere Rolle spielen, da immer mehr Kunden feststellen, dass sie ihren ökologischen Fußabdruck berücksichtigen müssen. Wenn Sie ein System zum Ausgleich von CO2-Emissionen verwenden, müssen Sie dies hier ebenfalls angeben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für jedes Unternehmen absolut unerlässlich ist, sowohl die Kosten zu kontrollieren als auch die voraussichtlichen Gewinne zu planen. Die Fähigkeit, Aufträge richtig zu spezifizieren, ist ein wichtiger Teil davon, denn sie hilft Ihnen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden, wenn Sie die Kosten nach der Produktion dieser Aufträge zusammenrechnen.