Der erste Schritt bei der Optimierung von Prozessen in Druckereien wird oft übersehen: Ohne einen definierten und von allen Mitarbeitern akzeptierten Workflow ist keine Automation möglich.
Die Digitaldruckbranche steht unter enormem Druck: steigende Kosten, Fachkräftemangel und der Wunsch nach nachhaltiger Produktion zwingen Unternehmen dazu, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Automatisierung scheint die logische Antwort. Doch um den Prozess der Umwandlung manueller Prozesse in automatisierte Abläufe anzustoßen, muss man strukturiert vorgehen. Nur so kann Automation nachhaltig gelingen.
Workflow – mehr als nur ein Buzzword
In den letzten Jahren hat das Thema „Workflow“ in der Druckindustrie stark an Bedeutung gewonnen. Das liegt nicht nur an der zunehmenden Verfügbarkeit spezialisierter Softwarelösungen, wie z.B. HP Site Flow, Xerox FreeFlow (Video) oder OneVision Wide Format Automation Suite. Sondern auch an den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen. Doch was genau ist ein Workflow?
Laut Wikipedia ist ein Workflow oder Arbeitsablauf eine „räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz“. In der Praxis der Digitaldruckindustrie umfasst das weit mehr als nur die eigentlichen Druck- und Finishing-Prozesse. Vom ersten Kundenkontakt über die Datenaufbereitung, Produktionsplanung und Logistik bis hin zur Nachkalkulation und Rechnungsstellung – jeder dieser Schritte ist Teil eines umfassenden Workflows.
Ein zentrales Problem: Viele Abläufe im Alltag einer Firma sind für Außenstehende – und oft schon für das Management – schwer durchschaubar. Wenn Workflows eher informell oder nicht dokumentiert sind, können sie nur schwer verbessert werden. Vor allem aber wird es nahezu unmöglich, sie ganz oder teilweise zu automatisieren.
Site Flow ist eine Workflow-Software von HP-Foto: Screenshot
Dokumentation ist nur der erste Schritt
Automatisierung bedeutet, Arbeitsprozesse auf Maschinen oder Software zu übertragen, die diese dann selbstständig ausführen. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber komplex und oft auch mit Ängsten verbunden. Denn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fürchten bei Automatisierungsprozessen um ihre gewohnten Abläufe oder gar um den Arbeitsplatz.
Viele Druckereien stoßen bei der Umsetzung umfassender Automatisierungsstrategien bereits bei der Dokumentation der Workflows an ihre Grenzen. Denn selbst, wenn es Handlungsanweisungen gibt, werden diese womöglich von einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen im Alltag nicht eingehalten.
Hier kann externe Unterstützung durch spezialisierte Beratungsunternehmen helfen. Diese bringen nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch Erfahrung mit Change Management – ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor. Denn Veränderungen müssen nicht nur geplant, sondern auch begleitet werden. Und das gelingt am besten mit einem Partner, der die Sprache der Branche spricht und die Herausforderungen kennt. Anbieter von Workflow-Software und Automatisierungslösungen offerieren deshalb meist auch Beratungsleistungen.
Oft ist es allerdings sinnvoll, für größere Automatisierungsaufgaben unabhängige Beratungsunternehmen wie etwa Colorbugs, Schwarz Consulting oder FourPees hinzuzuziehen. Denn diese haben einen breiteren Überblick über am Markt erhältliche Produkte. Sie können deshalb herstellerübergreifend die für den Kunden optimale Lösung zusammenstellen.
OneVision bietet neben Automatisierungs-Software auch Workflow-Beratung an. Foto: Screenshot.
Auf dem Weg zur Automation
Damit Automation gelingt, müssen fünf Voraussetzungen erfüllt sein:
- Zieldefinition: Was soll automatisiert werden – und warum? Welche Kennzahlen messen den Erfolg?
- Prozessanalyse: Welche Abläufe im Workflow eignen sich überhaupt für die Automatisierung?
- Technologieauswahl: Welche Tools, Plattformen oder Maschinen sind geeignet? Neben Robotik und KI können auch einfache Workflow-Anpassungen große Wirkung zeigen.
- Umsetzung: Technische, organisatorische und rechtliche Aspekte müssen berücksichtigt werden.
- Mitarbeiterintegration: Schulung, Motivation und Beteiligung sind entscheidend für die Akzeptanz.
Automatisierung ist also kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der meist mit der Dokumentation das aktuellen Workflows startet. Dieser muss aber laufend überwacht werden.
Prozesskontrolle bedeutet, Daten über jeden Schritt des Workflows zu erfassen, zu analysieren und zu visualisieren. Nur so lassen sich Engpässe erkennen, Fehler vermeiden und die Qualität sichern. Moderne Systeme setzen dabei zunehmend auf KI, um Muster zu erkennen und Prognosen zu erstellen, die über menschliche Erfahrungswerte hinausgehen.
Dabei ist Prozesskontrolle keine exklusive Aufgabe des Managements. Sie sollte alle Ebenen im Betrieb mit einbeziehen. Denn nur, wenn alle Beteiligten Zugriff auf für sie relevante Informationen innerhalb des Workflows haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und rechtzeitig reagieren.
Das fördert nicht nur die Effizienz innerhalb der Digitaldruckerei, sondern auch die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Denn wer frühzeitig über Probleme informiert ist, kann optimal gegensteuern.
Automation kann dabei helfen, Engpässe, Überstunden und Wochenendarbeit deutlich zu vermindern. Das spart nicht nur Lohnkosten, sondern trägt auch dazu bei, dass sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wertgeschätzt fühlen.
Xerox FreeFlow ist vor allem für Workflows in der Druckvorstufe gedacht. Foto: Screenshot
Automation geht nur miteinander
Automatisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und Mitarbeiterentlastung. Doch Automation kann nur dann erfolgreich sein, wenn die zugrunde liegenden Prozesse verstanden, dokumentiert und kontrolliert werden.
Ein durchdachter Workflow ist deshalb die Voraussetzung für Automation. Prozesskontrolle sorgt dafür, dass dieser Workflow transparent, steuerbar und anpassungsfähig bleibt – und macht die Digitaldruckproduktion fit für die Zukunft.