Marshall Atkinson betont, wie wichtig es ist, effektive KPIS für Ihr Unternehmen aufzubauen und zu verstehen. Er erläutert auch, welche KPIs wichtig sind und wie Sie diese KPIs umsetzen können.

Irgendwann im Laufe Ihrer Karriere haben Sie wahrscheinlich gelesen, zugesehen oder zugehört, wie jemand die Bedeutung von KPIs oder „Key Performance Indicators“ erläutert hat. Ungefähr zehn Minuten nach dem Vortrag haben Sie angefangen, Ihr Telefon, Ihre E-Mails, die sozialen Medien oder irgendetwas anderes zu überprüfen, ohne sich auf das einzulassen, was die Person zu vermitteln versuchte.

KPIs? Zahlen? Mathematik?

Langweilig! Ich meine… Kommen Sie schon. Unser Geschäft läuft großartig. Wir hatten auch ohne diesen KPI-Quatsch Erfolg. Warum jetzt damit anfangen?

Denn das saugende Geräusch, das Sie hören, sind die Gewinne, die zum Fenster hinausfliegen. Selbst wenn Sie Erfolg hatten, ohne sich um Ihre KPI-Kennzahlen zu kümmern, ist das keine Garantie für zukünftigen Erfolg. Und vergessen Sie nicht, dass Sie einen Sack voller Geld in Ihrem Unternehmen zurücklassen könnten, weil Sie nicht die nötige Arbeit leisten, um es abzuholen.

Hier ist, was ich meine. Ein „Key Performance Indicator“ ist alles, was in Ihrem Unternehmen wichtig ist. Sie möchten dies im Auge behalten, denn wenn etwas wichtig ist, möchten Sie sicherstellen, dass Sie immer das maximale Maß an Effektivität erreichen. Aber wenn das noch nicht definiert ist, woher wissen Sie dann, dass Sie mit voller Kapazität arbeiten und kein ungenutztes Potenzial haben?

In diesem Artikel geht es darum, diese Möglichkeiten zu definieren, ein System zu implementieren und sicherzustellen, dass es funktioniert.

Die besten Metriken verstehen

Was sind die wichtigsten Dinge, die Sie in Ihrem Unternehmen ständig im Auge behalten? Den Verkauf? Produktion? Kundenzufriedenheit? Auftragsgenauigkeit? Wie viele Minuten verbringt der Mann in der Produktion jeden Tag auf der Toilette?

Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von Dingen, die wir in jedem Unternehmen messen könnten. Aber nur einige wenige sind so wichtig, dass sie den entscheidenden Unterschied ausmachen. Wenn Sie etwas so Wichtiges betrachten, was entscheidet dann über Erfolg oder Misserfolg?

Nehmen wir zum Beispiel das wahrscheinlich häufigste Ziel, den Verkauf. Sicher, Sie können ein Umsatzziel festlegen. Aber wovon hängt das ab? Können Sie das in leicht verständliche Berechnungen aufschlüsseln, um täglich zu wissen, ob Sie dieses Umsatzziel erreichen werden?

Nehmen wir an, Sie möchten ein Umsatzziel von $1.000.000 erreichen. Wenn Ihr durchschnittlicher Auftragswert bei 1.500 $ liegt, können Sie diesen Wert verwenden, um einen einfach zu lesenden KPI zu ermitteln.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 Bestellungen pro Jahr. Runden wir auf und nennen wir es 667.

667/12 Monate = 55,58 Bestellungen pro Monat. Runden wir auf und sagen 56.

56/4 Wochen = 14 Bestellungen pro Woche.

14/5 = 2,8 Bestellungen pro Tag. Runden wir auf und nennen wir es 3.

Wenn Ihr Unternehmen also täglich 3 Aufträge mit einem durchschnittlichen Verkaufswert von $1.500 abschließt, werden Sie Ihr Umsatzziel von $1.000.000 leicht erreichen.

Blicken Sie auf Ihre gestrigen Verkaufsanstrengungen zurück. Haben Sie mindestens drei Aufträge im Wert von 1.500 $ abgeschlossen? Wenn nicht, welche Änderungen nehmen Sie vor, um dieses kleine Tagesziel zu erreichen?

Andere Beispiele

Das ist natürlich nur ein Beispiel. Der KPI, der für Sie am wichtigsten ist, könnte die Produktionszeit, die Ausbildung der Mitarbeiter, die Fehlerquote oder andere wichtige Datenpunkte betreffen, die Erfolg oder Misserfolg leicht anzeigen.

Sie wollen vor allem, dass Ihre KPIs relevant sind. Es hat wenig Sinn, Daten zu verfolgen und zu messen, wenn Sie nichts mit den Informationen anfangen können. Sobald Sie die Informationen haben, sollten Sie sie als Signal für Veränderungen nutzen. Wie mein guter Freund Mark Coudray sagt: „Es können nur drei Dinge passieren, und zwei davon sind schlecht. Die Dinge werden besser werden. Es wird schlimmer werden. Oder die Dinge bleiben gleich.“

Wenn Sie anfangen, sich mit den KPI-Zahlen zu befassen, können diese Ihnen die Möglichkeit aufzeigen, andere Geschäftsbereiche zu verbessern.

Chancen vor Ihnen

Nehmen wir an, Sie beginnen, Ihre Produktionsausfallzeiten zu messen. Das ist die Zeit, die Sie während des Arbeitstages nicht mit Drucken verbringen. Wenn Sie drucken, machen Sie Geld. Wenn Sie nicht drucken, geben Sie Geld aus. Ausfallzeiten können teuer werden, daher ist es eine fantastische Kennzahl, die Sie verfolgen sollten.

Aufgrund des neuen Interesses an der Ausfallzeit-KPI hat Ihr Team damit begonnen, die Ursache für die Ausfallzeit in der Produktion zu untersuchen. Meistens ist es das Warten auf Dinge. Sie warten darauf, dass die Tinte gemischt wird. Warten auf die Vorbereitung der Bildschirme. Warten auf das Zählen und Bereitstellen des Inventars. Warten auf die Genehmigung des Managers, einen Auftrag auszuführen.

Die Mathematik, die hinter ihrer Hypothese steht, gibt ihnen Recht. Sie zeigt, dass mehr als 60 % der Ausfallzeiten in der Werkstatt darauf zurückzuführen sind, dass auf etwas gewartet wird. Um dies zu korrigieren, beginnt das Team mit einer „Schnitzeljagd“ nach allem, was für die morgige Produktion benötigt wird, und zwar heute. Dies erfordert einige Umstrukturierungen, Schulungen und Prozessänderungen, aber sie schaffen es.

Dank dieser Bemühungen steigt die Produktion, die Kosten sinken und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden nimmt zu.

Denn zwei Dinge sind passiert: Es wurde etwas gemessen, und das führte zu Veränderungen. Die Verbesserungen wurden validiert, weil die KPIs bewiesen, dass die Idee funktionierte.

Welche KPIs sollen gemessen werden?

Denken Sie immer noch, dass KPIs langweilig und Zeitverschwendung sind? Wenn Sie das tun, bin ich sicher, dass sich Ihre Konkurrenz darüber freuen wird.

Aber wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen wollen, sollten Sie sich überlegen, welche KPIs Sie messen möchten.

Lassen Sie uns dies zunächst aus zwei Perspektiven betrachten. Was ist kaputt oder muss verbessert werden? Und was ist wichtig und muss weiterhin erfolgreich funktionieren? Sie können KPI-Metriken um eine dieser beiden Ideen herum aufbauen, aber wahrscheinlich sind beide wichtig.

Der beste Weg, dies zu tun, ist, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und zu diskutieren. Ich habe im Laufe der Jahre gelernt, dass Sie, wenn Sie die tatsächliche Realität eines Unternehmens erfahren wollen, Ihr Büro verlassen und die Leute fragen müssen, die die Arbeit machen. Glauben Sie mir, sie haben eine Meinung.

Da Ihr Ziel darin besteht, den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, Ihr Produkt zu verbessern, die Kosten zu senken und den Gewinn zu steigern, ist dies eine wertvolle Aktivität. Verwenden Sie ein Whiteboard oder eine große Staffelei mit einem Block. Machen Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein Brainstorming über die wichtigen Kennzahlen, die Sie messen und analysieren müssen, und darüber, was in diese Kennzahlen einfließt.

Am Ende der Übung wollen Sie wichtige Punkte über das Unternehmen auflisten, die das Unternehmen gesund erhalten. „Wenn diese Dinge nicht richtig funktionieren, sind wir verloren.“

Und legen Sie für jedes dieser Ziele fest, wie der Erfolg gemessen werden kann. Was und wie werden Sie etwas messen und was ist eine erfolgreiche Zahl?

Definieren Sie wichtige Dinge im OKR-Format

Eine einfache Möglichkeit, den Erfolg zu definieren, besteht darin, jeden entscheidenden Punkt im OKR-Format aufzulisten. OKR steht für „Objective, Key Result“. Das bedeutet: „Das ist es, was wir wollen, und das ist das positive Ergebnis, wenn das passiert.

Nehmen wir unser Verkaufsbeispiel von vorhin: Wenn das Ziel darin besteht, im Tagesdurchschnitt drei Verkäufe pro Tag mit einem Gesamtumsatz von mindestens $1.500 zu erzielen, dann wird das Umsatzziel von $1.000.000 erreicht.

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, was zu diesem Erfolg beiträgt. Wie viele Angebote müssen Sie täglich versenden, um drei Verkäufe abzuschließen? Wenn der durchschnittliche Auftragswert $1.500 beträgt, welche Art von Kunden gibt diesen Betrag aus? Schließen Sie mehr Verkäufe durch Empfehlungen oder durch Kaltakquise ab?

Hier beginnt die eigentliche Arbeit. Nennen Sie Ihre Ziele, definieren Sie, was wichtig ist, legen Sie eine Ziel-KPI-Zahl fest, und messen und testen Sie die Ergebnisse.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Team in alle Aspekte dieser Reise einbeziehen müssen. Schließlich sind sie diejenigen, die sich den Rücken krumm machen werden, um das Projekt zu verwirklichen.

KPIs implementieren

Nehmen wir an, Sie und Ihr Team haben sich getroffen und eine erste Reihe von KPIs ausgearbeitet. Der nächste Schritt ist die tatsächliche Umsetzung der Datenerfassung, um den Erfolg zu messen.

Sie möchten dies so einfach wie möglich machen. Am besten ist es, wenn Sie die Datenerfassung automatisieren können, ohne dass ein Mensch die Arbeit machen muss. Das ist jedoch nicht immer möglich. Wenn ein Teammitglied Zeit und Mühe aufwenden muss, um etwas zu verfolgen, dann machen Sie es ihm leicht, die Daten zu erfassen. Vereinfachen Sie die Dinge so weit wie möglich und geben Sie ihnen die Werkzeuge an die Hand, mit denen sie erfolgreich sein können.

Sie sollten regelmäßig Schulungen und Unterstützung anbieten, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und zeitnah erfasst werden. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass, wenn ein Stundenzettel Zahlen enthält, die überwiegend mit einer 5 oder einer 0 enden, das Teammitglied sie erfindet.

Durch die Schaffung guter Gewohnheiten werden diese Daten gesammelt. Es muss sich wie ein natürlicher Teil des Prozesses anfühlen und jedes Mal aufs Neue geschehen.

Fazit

Alle erfahrenen Führungskräfte in der Wirtschaft werden Ihnen sagen, dass„man nicht managen kann, was man nicht misst“. Das ist zu 100% richtig.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen zu sammeln, zu sortieren, grafisch darzustellen und zu analysieren, ist dies ein entscheidender Schritt, damit Ihr Unternehmen gesund bleibt und wächst.

Leistungsdaten helfen einer Führungskraft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Andernfalls sind Sie nur am Raten.