Eine Kurzanleitung für Drucker – Arbeiten aus der Ferne

COVID-19 hat die meisten Menschen dazu gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten, anstatt in ihren Büros. Für die Druckereien bedeutet dies, dass sie sich daran gewöhnen müssen, mehr Mitarbeiter an entfernten Standorten zu beschäftigen. Wie wirkt sich das auf ihre Arbeitsabläufe aus?

Kürzlich schickten Apple-Mitarbeiter einen Brief an Tim Cook, in dem sie forderten, dass sie auch nach September 2021, wenn Apple sie auffordert, an 3 Tagen in der Woche ins Büro zurückzukehren, weiterhin von zu Hause aus arbeiten dürfen.

Was das Geschäft mit Produktionsgütern betrifft, so mussten einige Mitarbeiter in den Geschäftsräumen bleiben, selbst während der schlimmsten Zeiten der Pandemie. Aber viele Marketing-, Management-, Verwaltungs- und Vertriebsteams arbeiteten aus der Ferne, was oft von der Regierung erzwungen wurde. Zahlreiche Mitarbeiter sind bereit, in ihre Büros zurückzukehren oder haben dies bereits getan. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass viele dieser Mitarbeiter um flexiblere Arbeitszeiten bitten werden, einschließlich der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten.

Dies wird die Druckereien vor einige Herausforderungen stellen, insbesondere in den Bereichen:

• Management
• Ausrüstung
• Arbeitsablauf und Software
• Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz.

Fernverwaltung

Im Jahr 2021 sollte man meinen, dass es keine Probleme mit der globalen Kommunikation gibt. Heute verwenden die meisten Mitarbeiter regelmäßig Smartphones, die meisten wissen, wie man Messenger und E-Mails nutzt. Wir verbinden uns über verschiedene Messaging-Kanäle für die tägliche Kommunikation. Diese Tools haben sich bei der Organisation der Geschäfte während des COVID-19 als nützlich erwiesen. Dies kann jedoch ein Problem sein.

Privatsphäre und Datenschutz sind ein großes Thema für sich. Es wäre jedoch ratsam, dass Drucker die Geschäftsbedingungen von Apple, Google und Microsoft lesen. Kostenlose persönliche Konten schließen eine erweiterte geschäftliche Nutzung aus. Sowohl Google als auch Microsoft bieten kostenpflichtige Cloud-Modelle für Unternehmen an, einschließlich Abonnements für Produktivitätssoftware für Unternehmen jeder Größe.

Die Verwaltung eines Teams ist mehr als nur das Lesen und Beantworten von E-Mails. Unternehmen müssen in den Verträgen der einzelnen Mitarbeiter klare Geschäftszeiten, Arbeitszeiten und Verhaltensregeln für die Arbeit von zu Hause aus festlegen.

Da sich die Mitarbeiter in Bezug auf Alter, Geschlecht und Hintergrund unterscheiden, ist es auch wichtig, daran zu denken, dass sich nicht jeder wohl dabei fühlt, aus der Ferne zu arbeiten und nur Online-Kommunikation zu nutzen. Manager sollten dies berücksichtigen oder riskieren, dass ihre Teams auseinanderfallen.

Die Wahl der richtigen Ausrüstung

18 Monate nach dem Erscheinen von COVID-19 haben wir alle gelernt, dass Bürogeräte wie Laptops und Tablets das Arbeiten aus der Ferne erleichtern. Einige kleinere Druckereien haben ihre Mitarbeiter ermutigt, ihre eigenen Geräte zu benutzen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Während „BYOD“ (Bring Your Own Device) und COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) bekannte Konzepte sind, um sicherzustellen, dass sich persönliche und geschäftliche Daten auf diesen Geräten nicht vermischen, muss eine Implementierungssoftware wie Miradore vorinstalliert werden.

Die meisten Mitarbeiter einer Druckerei sind wahrscheinlich in der Produktionsabteilung beschäftigt. Es gibt zwar noch keine Lösung, mit der sich die komplexen Anforderungen eines Digitaldruck- und Weiterverarbeitungsunternehmens vollständig automatisieren lassen, aber viele Hersteller bieten bereits seit Jahren einfache Lösungen zur Fernüberwachung ihrer Drucker an. Das bekannteste Beispiel ist PrintOs von HP. Die neue HP Latex 700 und 800 Serie verfügt über eine App-Verknüpfung, die auf jedem Android- oder Apple-Mobilgerät Einblicke in die Produktion gewährt.

Software und Workflow sind zwei Seiten einer Medaille

Seit Jahren bieten die meisten industriellen RIP-Lösungen im Digitaldruck einen Fernzugriff per App oder Webportal. Diese Lösungen sind jedoch nur dann sinnvoll, wenn der Arbeitsablauf gestrafft wurde. Eine gezielte Ressourcenplanung ermöglicht es, große Aufträge während der Nachtschichten fernzusteuern und kleinere Aufträge für den Tag zu reservieren. Das Be- und Entladen von Medien/Drucken und die Nachbearbeitung von Anwendungen erfordert immer noch erhebliche manuelle Arbeit vor Ort, daher erscheint es sinnvoll, die Kernarbeitszeit dafür zu reservieren.

Verwaltungsaufgaben wie Verkauf, Angebotsabgabe und Marketing können auch in Zukunft problemlos aus der Ferne erledigt werden. ERP-Software wie Gunter advanter 5 elements print +sign ist darauf abgestimmt, die Standardabläufe einer Druckerei in einer speziellen Software abzubilden und so die Verwaltung von Druckereien an mehreren Standorten zu erleichtern. EFI ist ein Beispiel für einen von vielen Anbietern, die sich auf MIS-/ERP-Software spezialisiert haben. Sie verfügen über eine breite Palette an Produktivitätssoftware für Druckereien jeder Größe und Projektsoftware.

Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit

Viele Druckereien haben in letzter Zeit ihre Ressourcen in die Gestaltung schöner Verwaltungs-, Sozial- und Verkaufsräume investiert. Allerdings kann es notwendig sein, diese neu zu gestalten, um die COVID-Anforderungen für Gesundheit und Sicherheit zu erfüllen.

Viele Unternehmen haben während der Pandemie Kunden und Geld verloren, so dass es sich als problematisch erweisen könnte, Geld für die Neugestaltung von Büros auszugeben. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die Mitarbeiter beengte Büroräume nicht mehr akzeptieren werden. Jede Druckerei, die daran interessiert ist, qualifizierte Mitarbeiter zu halten und junge Talente anzuziehen, muss die Sorgen der Menschen auch nach dem Abklingen der Pandemie berücksichtigen.

Die meisten europäischen Länder haben schon seit langem Vorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz erlassen. Aus diesem Grund reichen der Platz und die Ausstattung der meisten Heimbüros nicht für einen regulären Arbeitsplatz aus. Während diese Tatsachen auf dem Höhepunkt der Gesundheitskrise weitgehend übersehen wurden, wird dies wieder ein Thema werden, wenn sich die Wirtschaft erholt und wächst. Druckereien müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie je nach den örtlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen für die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter im Heimbüro zur Verantwortung gezogen werden können.

Werden Drucker in Zukunft per Fernzugriff arbeiten?

In den nächsten Jahren scheint es unwahrscheinlich, dass eine typische Druckerei ein ferngesteuerter Produktionsbereich mit wenig Personal sein wird. Obwohl dies theoretisch schon heute möglich wäre, scheint die Investition zu hoch, insbesondere wenn man die geringen Gewinnspannen bei Standardanwendungen bedenkt.

Für Druckereien können sich flexible Arbeitszeiten und Fernarbeit für Vertriebs- und Verwaltungsmitarbeiter als unerlässlich erweisen, schon allein um das Interesse junger Talente zu wecken.