FESPA-Kaffeepause: Die Vorteile der Software-Automatisierung und welche neuen Fähigkeiten erforderli

In dieser FESPA-Kaffeepause haben wir zwei Personen mit umfassendem Wissen und Erfahrung in PDF-Workflows zusammengebracht, um ihr Wissen über die Druckvorstufe und deren optimale Umsetzung zur Maximierung der Produktivität zu erweitern.

Der Gastgeber: Graeme Richardson-Locke: Technischer Support-Manager, FESPA. Mit 35 Jahren Erfahrung in der Branche begann Graeme als Lehrling und durchlief mehrere Direktorenposten, bevor er in seiner aktuellen Position zur FESPA kam. Er ist außerdem Mitglied der Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Die Experten :
Malcolm McKenzie : Technischer Direktor bei Color Engine. Malcolm trat dem Unternehmen vor 15 Jahren bei. Er hat Erfahrung mit PitStop Pro, Enfocus und Switch. Er ist darauf spezialisiert, Druckern und Kreativen dabei zu helfen, ihre Produktivität durch die Anwendung von Softwarewissen auf ihre Probleme zu steigern.
Andrew Bailes-Collins : Senior-Produktmanager bei Enfocus. Andrew verfügt über umfassende Erfahrung in der Computersoftwarebranche und ist in den Bereichen Druckmanagement, Digitaldruck, PDF, Druckvorstufen-Workflow und mobile Anwendungen versiert.

Graeme Richardson-Locke: Wenn man die Digitalisierung von Unternehmen betrachtet, die Spezialdrucktechniken einsetzen, dann hat sich das, was mit Design und Desktop-Publishing begann, über digitale Druckmaschinen bis hin zur Weiterverarbeitung weiterentwickelt. Zu diesen Unterbrechungen der konventionellen Produktion kamen Fortschritte beim Web-to-Print und seiner Fähigkeit, Bestellungen gezielt auf bestimmte Produkte zu lenken. Durch die einfache Online-Bestellung können Kunden ihre Arbeit jetzt in einem Bruchteil der dafür aufgewendeten Zeit erledigen nehmen. Jetzt ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und der Aufbau von Arbeitsabläufen Kunden beeindrucken, den Durchsatz erhöhen und Verschwendung reduzieren können.

Ist Softwareautomatisierung sowohl für kleine Druckereien als auch für größere Betriebe relevant?

Malcolm: Wenn wir uns zuerst die kleineren Kunden ansehen, haben alle ähnliche Probleme, nämlich das Personal und die Fähigkeiten zu bekommen und in der Lage zu sein, zeitnah auf Kunden zu reagieren. Jeder in der Druckwelt weiß, dass normalerweise um vier Uhr an einem Freitagnachmittag die ganze Arbeit eintrifft.

Um schnell genug skalieren zu können, wenn die Druckauflagen kleiner werden und die Kundenerwartungen größer werden, ist Automatisierung der richtige Weg – um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, mehr zu tun, als nur ein PDF zu öffnen, es anzusehen und dann vielleicht einen kleinen Schritt zu machen ändern. Dies sind die Dinge, die Druckern eine ganze Reihe verbesserter Erfahrungen für sich selbst und ihre Kunden ermöglichen können.

Eines der großen Probleme, die jeder hat, unabhängig von der Größe, ist die Art und Weise, wie Dateien eingehen und wie man zeitnah darauf reagiert. Wir reden hier nicht über etwas besonders Komplexes, aber bei den meisten Druckern im Breitformat kommen E-Mails mit angehängten Dateien oder über WeTransfer an, was bedeutet, dass jemand sie öffnen, die Datei holen, herunterladen, umbenennen und ablegen muss in einen Ordner. Wenn ein Unternehmen eine Auflage von 20.000 Exemplaren hat, diese aber in 10 verschiedene Chargen aufgeteilt ist, ist das ein riesiges logistisches Problem – Dateien verschieben, in die richtigen Ordner legen, die Kommunikation regeln – das ist alles sehr zeitaufwändig und das ist es nicht gewinnbringend.
Auch hier geht es nicht um Preflighting oder eigentlich um etwas Ähnliches mit der PDF-Datei. Es geht lediglich darum, die Datei und das Produkt zu erhalten, das schnell gedruckt werden muss, und dann dem Kunden zu antworten.

Dann können Sie viele sich wiederholende Aspekte des Arbeitsablaufs automatisieren, und das ist von Anfang an ganz einfach. Das Problem liegt in der Übergabe der Dateien an die Presse.

Andrew: Wenn Sie über Arbeitsabläufe sprechen, denken Sie an das, was wir alle über die traditionellen Arbeitsabläufe in der Druckvorstufe wissen: Sie geben an einem Ende ein PDF ein und werden am Ende an eine Druckmaschine oder an einen Plattenbelichter oder Filmbelichter übergeben.

Bei der Automatisierung geht es darum, Aufgaben und Dinge zu übernehmen, die in Ihrem Unternehmen passieren. Nicht unbedingt nur die Druckvorstufe und Dinge, die derzeit manuell erledigt werden – diese sind fehleranfällig und erfordern eine Person, die sie erledigt. Wir sprechen über die Automatisierung dieser Prozesse, sodass sie nicht von einer Person ausgeführt werden müssen. Das kann das sein, worüber ich gerade im Prepress-Szenario gesprochen habe, aber es kann auch noch viel mehr sein.

Größere Unternehmen verfügen tendenziell über mehr „Spielzeuge“. Sie verfügen über ein MIS-System, ein Web-to-Print-System, verschiedene Druck-Engines und verschiedene RIPS. Aufgabe der Automatisierung ist nicht nur die Verarbeitung und Verwaltung von Dateien, sondern auch die Konnektivität. Es ist der Klebstoff, der diesen Geräten helfen kann, miteinander zu kommunizieren und das Geschäft als Ganzes zu automatisieren. Sie beziehen Ihre Informationen aus einem MIS, verarbeiten das PDF auf Basis dieser Informationen und geben das Ergebnis dann an das MIS zurück, das beispielsweise für die Kostenkalkulation verwendet werden kann. Es ist das gleiche Konzept, aber es hat einen größeren Maßstab.

Welche Tools stehen zur Verfügung? Und lohnt es sich, mit der automatisierten Dateiprüfung zu beginnen, bevor man sich anderen Aspekten der Automatisierung zuwendet?

Malcolm: Die meisten Leute haben bereits Erfahrung mit der Dateiprüfung, weil sie Zugriff auf eine PitStop-Lizenz haben. Was Andrew und ich tun, ist, es in den Vordergrund zu rücken.
Über das Preflight hinaus können Sie noch andere Dinge tun. Hier können kleinere und größere Unternehmen durch die Automatisierung tatsächlich neue Wege und neue Beschäftigungsmöglichkeiten finden, die ihnen sonst nicht möglich wären. Preflighting, Korrekturen – das sind immer noch Dinge, vor denen die Leute ein wenig Angst haben, und deshalb versuchen wir, sie zu entmystifizieren und ihnen zu helfen und es tatsächlich so zu gestalten, dass es für sie funktioniert.

Andrew: Unternehmen sollten sich auf den Punkt konzentrieren, an dem sie den größten Nutzen erzielen, und dann von dort aus weitermachen, denn wenn man erst einmal die erste Hürde überwunden hat, baut man Vertrauen auf, man beginnt zu sehen, dass es funktioniert, und man fängt an, es zu tun siehe den Wert.

Wie Malcolm sagte, ist die Dateiprüfung ein großes Problem. Seit 15 Jahren höre ich das Problem, dass ein Kunde eine Datei einreicht und sich erst nach sechs, acht Stunden oder sogar am nächsten Tag beim Kunden meldet. Das ist schlechter Kundenservice.

Wenn Sie in ein paar Minuten zurückgehen können, ist das großartig. Dann haben Sie Zeit, Entscheidungen zu treffen und mit dem Kunden über Zeitpläne und Kosten zu sprechen. Das Problem besteht nicht darin, wie lange die Ausführung der Aufgabe dauert, sondern darin, dass jemand die Zeit findet, die Datei tatsächlich manuell zu öffnen und zu überprüfen. Wenn Sie eine Software haben, die das kann, dann haben Sie gewonnen.

Der zweite Teil dieser Gleichung besteht darin, dass Sie, statt ein paar Bediener jede Datei öffnen, überprüfen und Korrekturen vornehmen zu müssen, ein serverbasiertes Produkt verwenden, das die Dateien automatisch für Sie überprüft, was normalerweise bei 80 % der Fall ist. Das sind 80 % Ihrer Dateien, mit denen sich Ihr Druckvorstufenteam nicht befassen muss.

Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um ein Projekt in die Tat umzusetzen? Müssen Drucker Programmierkenntnisse mitbringen und wenn ja, wie viel davon steht ihnen als Drucktechnologen zur Verfügung und für wie viel werden sie neue Fähigkeiten benötigen?

Malcolm: Enfocus and Switch ist organisch konzipiert und wächst mit dem Lernen. Lernen ist wichtig, und wenn ich Leuten vorschlagen würde, wie sie etwas über Software lernen, würde ich ihnen raten, in die Enfocus-Foren zu gehen, denn dort reden die Benutzer darüber. Sie können alle Lösungen und innovativen Dinge sehen, die Menschen mit Automatisierung tun.

Was Sie in jeder Organisation brauchen, ist jemand, der das Produkt liebt und in die Zukunft blicken kann. Wenn Sie sich auf Direktoren- oder Eigentümerebene befinden, müssen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit geben. Man kann nicht einfach sagen: „Weil es sich um die Druckvorstufe handelt, überlassen wir es einfach der Druckvorstufe.“ Dann fühlt sich dieser arme Mensch, der sich noch nie wirklich mit Logistik beschäftigt hat, wahrscheinlich etwas überfordert.

Um die Software zu besitzen, bedarf es einer Kombination aus Druckvorstufe, dem Champion und hoffentlich jemandem mit einigen IT-Kenntnissen. Sie müssen nicht unbedingt über einen Programmierhintergrund verfügen.

Andrew: Man braucht einen Champion und man muss ihm Zeit geben. Man kann nicht von ihnen erwarten, dass sie die Produktionsarbeit übernehmen und dann, wenn sie eine Lücke haben, ein wenig automatisieren.

Sie benötigen nicht unbedingt Erfahrung, Sie müssen nur wissen, was Sie wollen. Ich kenne Leute, die die Software kaufen und alles brummt. Dann gibt es andere, die etwas Zeit investieren, nicht nur in die Software, sondern auch in die Beratung. Dann haben sie in der Anfangsphase jemanden, der ihre Hand hält, und nach einiger Zeit können sie sie selbst aufheben und damit laufen. Der entscheidende Teil besteht darin, eine Person zu haben, die verantwortlich ist und dafür sorgt, dass sie interessiert ist.

Was ist PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro ist ein Plugin für Adobe Acrobat. Es hat zwei Aufgaben: Die eine besteht darin, ein PDF anhand einer Reihe vordefinierter Kriterien zu überprüfen und diese auch zu korrigieren. Der zweite Teil besteht darin, sie manuell zu bearbeiten.
Es begann mit Veröffentlichungen, Zeitungen, Zeitschriften und kommerziellen Arbeiten und wurde für die Verwendung mit Großformaten, Verpackungen und Etiketten weiterentwickelt. Es ermöglicht Ihnen, automatisch Schnittpfade zu erstellen, Anschnitt hinzuzufügen und alles Mögliche, wie zum Beispiel Farbkonvertierungen zu exportieren.

PitStop Pro ist im Wesentlichen ein Tool, mit dem Sie den Auftrag korrekt ausführen können, bevor Sie ihn in die Produktion übernehmen. Es gibt auch PitStop Server, eine automatisierte Version, für deren Steuerung kein Bediener erforderlich ist.

Enfocus Switch verbindet Software und Daten. Welche Effizienzgewinne sind realisierbar?

Andrew: Enfocus Switch verbindet sowohl Anwendungen als auch Systeme, sodass es mit vielen Anwendungen von Drittanbietern zusammenarbeiten und diese automatisieren kann. Wenn Sie eine Datei öffnen und in eine PDF-Datei umwandeln möchten, erledigt das normalerweise ein Bediener, aber Enfocus Switch kann das für Sie erledigen. Ihr Bediener muss keine Datei öffnen, die Schriftarten und Links laden, die Software kann dies für Sie erledigen, ebenso wie die Konnektivität und das Abrufen von Informationen aus Datenbanken.

Die Gewinne können ziemlich enorm sein, aber es hängt davon ab, was Sie damit erreichen möchten. Wenn Sie sich zum Beispiel ansehen, was Sie manuell tun, etwa Ihre Produktion, müssen Sie wirklich verstehen, was dort passiert, um das Beste daraus zu machen.

Mit Switch können Sie es als Teil eines vollständig integrierten E-Commerce-Frameworks nutzen. Sie können es durchgängig nutzen oder es nur für einen internen Prozess verwenden. Es geht nicht nur darum, E-Commerce zu ermöglichen, sondern auch darum, Dinge schneller zu erledigen.

Malcolm: Alle Druckereien, die sich Switch noch nicht angesehen haben, denken vielleicht an diese ziemlich umfangreichen Arbeitsabläufe, die insbesondere von den Herstellern kommen und dazu neigen, den Leuten etwas aufzudrängen. Sie sagen: „Richtig, Sie müssen unser Frontend und unser Webportal haben. Sie müssen unsere Arbeitsweise haben und dann müssen Sie unsere Ausschießsoftware haben.“ Das funktioniert für sehr viele Leute nicht mehr wirklich, insbesondere im Breitformat. Wenn sie viele verschiedene Anlagen und Maschinen haben, dann haben sie unterschiedliche Ergebnisse.

Diese Systeme werden dann sehr alt und nicht besonders flink. Mit Switch ist es zunächst sehr schlank und Sie können bei Bedarf weitere Elemente hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass es mit Ihrer Datenbank kommuniziert, können Sie ein Datenbankmodul kaufen.

Wird Tilia Labs auch ein anderes sein?

Malcolm: Das ist ein riesiges Projekt, das online kommt. Sie können alle Elemente nahtlos miteinander verbinden.

Es ist bis zu einem gewissen Grad wie Plug-and-Play. Wenn wir von „Zukunftssicherheit“ sprechen, sagen wir Ihnen nicht, wie Sie Ihre Dateien durchsetzen sollen. Wir liefern es an ein Paket, das das kann. Auch hier ist es einfacher, den tatsächlichen Ablauf zu erlernen, da wir sehr oft nur Wissen aus anderen Anwendungen einbringen. Das erstreckt sich auf Dinge wie Illustrator und Photoshop. Alles, was Sie als Aktionen tun können, können wir wiederholen und automatisieren.

Wir übernehmen Fähigkeiten, die Menschen bereits erworben haben, und bauen sie in das System ein oder integrieren sie. Deshalb lieben die Leute es, weil es flink ist. Viele Leute werden sehr teure Arbeitsabläufe haben, und dann haben sie auch Switch, weil es die Dinge tun kann, die ihre teuren Arbeitsabläufe nicht können.

Können wir in Bezug auf PitStop Pro, Server und Switch einen Einblick in die erforderlichen Investitionen gewinnen? Welche Kosten fallen an?

Andrew: PitStop Server durchläuft derzeit eine Änderung und erhält mehr Automatisierung, weil wir ihn auf Switch-basiert umstellen. Das ist seit etwa 20 Jahren das Gleiche, wo nur noch der einfache Hot Folder rein und raus geht und uns klar wird, dass das nicht mehr das ist, was die Leute wollen.

Im Moment liegt es bei 3.300 £, aber dieser Preis wird am 1. Januar (2021) tatsächlich steigen. Es wird viele zusätzliche Funktionen enthalten.

Von dort aus führt Ihr Upgrade-Pfad dann zu einem vollständigen Switch, wo Sie mit dem Hinzufügen der oben genannten Module beginnen können. Sie beginnen mit dem PitStop Server und denken, dass es sinnvoll sein könnte, ihn mit einer Datenbank zu verknüpfen oder mit XML oder JDF zu arbeiten. Anschließend können Sie ein Modul hinzufügen, um die Funktionalität zu erhöhen.

Werden bei der Erweiterung der APIs, die mit Switch verbunden werden, für einige davon Lizenzkosten anfallen? Sind einige kostenlos?

Andrew: Es kommt darauf an. Wir haben einen App Store für Switch, der auch für PitStop Server verfügbar ist. Dies ist insbesondere in der Druckindustrie einzigartig, da es die Benutzerbasis und unsere globalen Integratoren nutzt. Sie können diese kleinen Apps erstellen, die in den Switch PitStop Server gezogen werden können, um Aufgaben wie das Umbenennen und andere verschiedene Dinge auszuführen, die Switch nicht ausführt. Sie können kostenlos oder kostenpflichtig sein; Das liegt ganz bei der Person, die sie baut, aber mittlerweile gibt es über 100 davon.

Dabei handelt es sich um reale Dinge, die Menschen für ihre Arbeitsabläufe oder für ihre Kunden gebaut haben. Es handelt sich tatsächlich um Dinge aus der realen Welt, die einen praktischen Nutzen haben und lediglich die Funktionalität erweitern. Malcolm sprach über die HP-Integration. Das ist ein ähnliches Beispiel dafür. Sie erstellen eine App und diese verbindet Switch mit ihrem Produkt, ihrer Dienstleistung, ihrem Schaufenster oder ihrer Website.

Sehen Sie sich hier die vollständige Aufzeichnung dieses FESPA Coffee Break-Webinars an.