Warum Automatisierungssoftware Sinn macht

Automatisierungssoftware reduziert Fehler und beschleunigt Workflows. Vermissen Sie?

Geschwindigkeit. Effizienz. Wert. Gesucht von Druckern - und in der Tat allen Branchen - seit Beginn der Herstellung. Heutzutage ist es fast unmöglich, sie zu erreichen, ohne die Vorzüge der Automatisierung zu diskutieren.

Mit der Automatisierungssoftware können Drucker schneller reagieren und die kleineren, einzigartigen Auflagen liefern, die für kundenspezifische Produkte erforderlich sind. Außerdem werden Fehler bei Auftragsspezifikationen, Kontaktdetails, Farbprofilen und allen in Dateien eingebetteten Dateien reduziert, um den Auftrag durch automatisierten Preflight und so weiter zu führen zur Produktion. Die besten Systeme erfassen Kunden- und Auftragsdaten gleichzeitig mit der Landung von Auftragsdateien in Ihrem Posteingang.

Treffen Sie die Pioniere der Druckvorstufe

Eine Umfrage von InfoTrends aus dem Jahr 2018 ergab, dass 41,9% der europäischen Drucker, die ihren Umsatz in den letzten fünf Jahren gesteigert haben, den Gewinn auf Investitionen in Automatisierungssoftware zurückführten, während eine Umfrage des gleichen Unternehmens aus dem Jahr 2019 ergab, dass durch Automatisierung der durchschnittliche europäische Drucker über 1,4 € sparen kann ma Jahr in Arbeitskosten.

Ein Unternehmen, das eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung spielt, ist das in Belgien ansässige Unternehmen Enfocus. Wo sich die Open Prepress-Schnittstelle von Aldus und die standardisierten Protokolle von Markznet nicht durchsetzen konnten, wurden die Switch- und PitStop Pro-Lösungen von Enfocus zu einem integralen Bestandteil der Workflow-Systeme vieler Drucker.

„Kurz gesagt, PitStop überprüft, korrigiert und bearbeitet PDFs“, erklärt Wim Fransen, Geschäftsführer von Enfocus. "Es ist ein Plug-In, das automatisch nach allen denkbaren Fehlern in einer PDF-Datei sucht und Ihnen dann die Möglichkeit gibt, diese selbst zu beheben oder automatisch ausführen zu lassen."

Wim Fransen, Geschäftsführer von Enfocus

„Switch hingegen ist eine Software, die verschiedene Systeme unter einem automatisierten Dach vereint. Sie erstellen Ihren Workflow so, wie Sie es möchten, und können APIs aus dem Enfocus App Store verwenden, um die von Ihnen benötigten Funktionen hinzuzufügen. “

Metadaten und XML sind für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung. Metadaten sind Daten zu Daten: Sie können strukturell (Daten zu den Datencontainern) oder beschreibend (der Autor, Erstellungsdaten) sein. XML (steht für Extensible Mark-Up Language) bietet eine Verkehrssprache für die Verbindung von Kundenportalen mit internen automatisierten Systemen. Es ist sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen lesbar.

Switch-Workflows verwenden XML- und Dateimetadaten, um die intelligente Sortierung, Verarbeitung und Kommunikation von Dateien mit Managementinformationssystemen, Unternehmensressourcenplanung oder Web-to-Print zu steuern.

Automatisierung ist unvermeidlich, wenn Sie Ihre Margen rentabel halten und wettbewerbsfähig bleiben möchten

Besonders beliebt ist die Software bei Unternehmen, die von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben belagert werden. Heutzutage kommen Druckaufträge von einer Vielzahl von Wegen - Verkauf, E-Mail, mobile Apps, Online usw. -, aber Switch macht die Verwaltung durch einen Mitarbeiter überflüssig und sendet automatisch die richtigen Dateien an die richtigen Ziele für das Onboarding.

„Das spart Unternehmen viel Zeit und Ressourcen“, sagt Wim. "Ressourcen, die für andere Elemente des Geschäfts ausgegeben werden können, die heute immer wichtiger werden, wie E-Commerce-Websites und Marketing - es geht nicht mehr nur um das gedruckte Produkt."

Ebenso wichtig ist, dass Switch bedeutet, dass Abteilungen im gesamten Unternehmen miteinander verbunden sind und alle Parteien die gleichen Daten und Änderungen erhalten, sobald sie stattfinden. „Es besteht kein Risiko, dass Jobdaten an verschiedenen Orten auf unterschiedliche Weise dupliziert werden, und all die potenziellen Fehler, die damit einhergehen“, sagt Wim. „Alle unsere Produkte arbeiten gut zusammen“, stellt er fest. "Wir glauben nicht daran, Ihre Druckvorstufe zu automatisieren, ohne die Eingabedateien zu garantieren, die in diese Automatisierung einfließen."

Beginnen Sie mit den niedrig hängenden Früchten, z. B. der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben - Sie erhalten mehr Vorteile, die zu mehr Gewinn führen

Mit Blick auf die Zukunft will das Unternehmen laut Wim das Ökosystem rund um Switch erweitern, insbesondere im Hinblick auf den App Store. „Wenn Sie nach einer bestimmten Art der Integration suchen - beispielsweise nach einer bestimmten Art von Planungsschnittstelle, die Sie verwenden möchten -, können Sie im App Store nachsehen, ob dort eine fertige vorhanden ist. Wir arbeiten ständig mit allen Arten von Anbietern zusammen, um mehr davon zu entwickeln. “

Das Zeitalter der Angst

Das Unternehmen arbeitet auch daran, sein Unternehmensangebot zu erweitern, um auf die sich verändernde Arbeitswelt zu reagieren. „Wir arbeiten an Funktionen wie Remote-Verarbeitung und Tools unter der Haube, mit denen Unternehmensdaten und KPIs zu ihren Projekten bereitgestellt werden können“, sagt Wim. Er fügt hinzu, dass Enfocus besonders darauf achtet, eine unkomplizierte und einfache Benutzeroberfläche beizubehalten, da viele seiner Kunden mit der digitalen Seite der Dinge noch nicht vertraut und „weniger technisch“ sind als die nächste Generation von Druckmitarbeitern.

„Die Idee der Automatisierung kann etwas überwältigend wirken, insbesondere für Drucker der alten Schule, die es gewohnt sind, auf sehr traditionelle Weise zu arbeiten“, sagt Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager bei PitStop. „Aber Tatsache ist, wenn du es dir noch nicht angesehen hast, bist du definitiv hinter der Kurve und fühlst wahrscheinlich schon den Schmerz. Automatisierung ist unvermeidlich, wenn Sie Ihre Margen rentabel halten und wettbewerbsfähig bleiben möchten. “

Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager bei Enfocus

Und was ist mit dem Verlust von Arbeitsplätzen in naher Zukunft? Die Automatisierung geht häufig mit der Sorge der Mitarbeiter einher, dass sie den Anforderungen nicht entsprechen. Aber weit davon entfernt, Massenarbeitslosigkeit einzuleiten, könnte die Automatisierung dazu führen, dass Mitarbeiter dazu verwendet werden, den Kundenservice zu verbessern, Innovationen zu entwickeln oder neue Einnahmequellen zu erschließen.

Wie Andrew bemerkt, gibt es eine Menge Unterstützung für PSPs, die Automatisierung in ihren Workflow integrieren möchten. „Unsere Partner helfen Druckern, sich auf dem Laufenden zu halten, sei es in der Schulung oder bei der Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter“, sagt er. „Und es ist tatsächlich von Vorteil, klein anzufangen. Beginnen Sie mit den Hauptschmerzpunkten und fahren Sie dann mit der nächsten Phase fort. “

Es ist eigentlich vorteilhaft, klein anzufangen. Beginnen Sie mit den Hauptschmerzpunkten und fahren Sie dann mit der nächsten Phase fort

Laut Wim ist einer der größten Fehler, den Drucker bei der Automatisierung machen, dass sie versuchen, alles auf einmal zu tun. „Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Drucker‚ Oh! Wir müssen automatisieren, sonst sterben wir! ' und dann eine Menge Geld auf ein riesiges Projekt werfen. Aber das ist nicht nötig. Beginnen Sie mit den niedrig hängenden Früchten, z. B. der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben - Sie erhalten mehr Vorteile, die zu mehr Gewinn führen. “

Für viele Drucker wird die Automatisierung ausnahmslos wie ein weiterer technikgetriebener Aufwand erscheinen, aber Software wie Switch und PitStop ist relativ kostengünstig - die größte Investition ist das Änderungsmanagement. „Die Menschen müssen auf unterschiedliche Weise arbeiten und ansonsten fest verankerte Prozesse überdenken, was mit versteckten Kosten verbunden sein kann“, sagt Wim. "Leider kann man das nicht."