FESPA Kaffeepause: Die Vorteile der Software-Automatisierung und welche neuen Fähigkeiten erforderlich sind

In dieser FESPA-Kaffeepause haben wir zwei Personen mit umfangreichen Kenntnissen und Erfahrungen im Bereich der PDF-Workflows zusammengebracht, um ihr Wissen über die Druckvorstufe und deren optimale Ausführung zur Maximierung der Produktivität zu erläutern.

Der Gastgeber: Graeme Richardson-Locke: Manager für technische Unterstützung, FESPA. Graeme Richardson-Locke verfügt über 35 Jahre Erfahrung in der Branche. Er begann als Auszubildender und durchlief mehrere Führungspositionen, bevor er in seiner jetzigen Funktion zur FESPA kam. Er ist außerdem Mitglied der Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Die Experten:

Malcolm McKenzie: Technischer Direktor bei Colour Engine. Malcolm kam vor 15 Jahren zu dem Unternehmen. Er hat Erfahrung mit PitStop Pro, Enfocus und Switch. Er hat sich darauf spezialisiert, Druckern und Kreativen zu helfen, ihre Produktivität zu steigern, indem er sein Software-Wissen auf ihre Probleme anwendet.

Andrew Bailes-Collins: Andrew Bailes-Collins ist Senior Product Manager bei Enfocus. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Computersoftwarebranche und ist Experte für Druckmanagement, Digitaldruck, PDF, Druckvorstufen-Workflow und mobile Anwendungen.

Graeme Richardson-Locke: Wenn Sie die Digitalisierung von Unternehmen betrachten, die spezielle Drucktechniken verwenden, dann hat sich das, was mit Design und Desktop-Publishing begann, zu digitalen Druckmaschinen und zur Weiterverarbeitung weiterentwickelt. Parallel zu diesen Umwälzungen in der konventionellen Produktion gab es Fortschritte im Web-to-Print und die Möglichkeit, Aufträge zu generieren, die eindeutig auf bestimmte Produkte ausgerichtet sind. Jetzt ist es an der Zeit zu überlegen, wie die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und der Aufbau von Arbeitsabläufen die Kunden beeindrucken, den Durchsatz erhöhen und die Verschwendung reduzieren kann.

Ist Software-Automatisierung sowohl für kleine Druckereien als auch für größere Betriebe relevant?

Malcolm: Wenn wir uns zuerst die kleineren Kunden ansehen – alle haben ähnliche Probleme, nämlich das Personal und die Fähigkeiten zu bekommen und in der Lage zu sein, zeitnah auf Kunden zu reagieren. In der Druckbranche weiß jeder, dass die Arbeit normalerweise um vier Uhr am Freitagnachmittag eintrifft.

Um in der Lage zu sein, schnell genug zu skalieren, wenn die Druckauflagen immer kürzer und die Kundenerwartungen immer größer werden, ist Automatisierung der Weg nach vorne – damit die Mitarbeiter mehr tun können, als nur ein PDF zu öffnen und es zu betrachten und dann vielleicht eine kleine Änderung vorzunehmen. Dies sind die Dinge, die Druckereien eine ganze Reihe von Verbesserungen für sich selbst und ihre Kunden ermöglichen können.

Eines der großen Probleme, das jeder hat, unabhängig von der Größe, ist die Art und Weise, wie Dateien eingehen und wie Sie zeitnah darauf reagieren. Wir reden hier nicht von etwas furchtbar Komplexem, aber die meisten Druckereien im Großformat erhalten E-Mails mit angehängten Dateien oder über WeTransfer, was bedeutet, dass jemand die Datei öffnen, sie herunterladen, umbenennen und in einen Ordner legen muss. Wenn ein Unternehmen eine Auflage von 20.000 Exemplaren hat, die aber in 10 verschiedene Lose aufgeteilt sind, ist das ein riesiges logistisches Problem – das Verschieben von Dateien, das Ablegen in den richtigen Ordnern, das Ordnen der Kommunikation – das ist alles sehr zeitaufwändig und nicht gewinnbringend.
Noch einmal: Wir sprechen hier nicht von Preflight oder der eigentlichen Bearbeitung der PDF-Datei. Es geht nur darum, die Datei zu bekommen und das Produkt, das gedruckt werden soll, schnell zu bekommen und dem Kunden zu antworten.

Dann können Sie eine ganze Menge der sich wiederholenden Aspekte des Arbeitsablaufs automatisieren, und das ist zunächst einmal ganz einfach. Das Problem liegt in der Übermittlung der Dateien an die Presse.

Andrew: Wenn Sie über Arbeitsabläufe sprechen, denken Sie an das, was wir alle von den traditionellen Arbeitsabläufen in der Druckvorstufe kennen: Sie geben an einem Ende eine PDF-Datei ein und erhalten dann am Ende die Lieferung an eine Druckmaschine oder an einen Plattenbelichter oder Filmbelichter.

Mit Automatisierung meinen wir die Übernahme von Aufgaben und Dingen, die in Ihrem Unternehmen passieren. Nicht unbedingt nur die Druckvorstufe und Dinge, die derzeit manuell erledigt werden – diese sind fehleranfällig und müssen von einer Person erledigt werden. Wir sprechen davon, diese Prozesse zu automatisieren, so dass sie nicht mehr von einem Menschen erledigt werden müssen. Das kann das sein, worüber ich gerade im Szenario der Druckvorstufe gesprochen habe, aber es kann auch viel mehr sein.

Größere Unternehmen neigen dazu, mehr ‚Spielzeug‘ zu haben. Sie haben ein MIS-System, ein Web-to-Print-System, verschiedene Druckmaschinen und verschiedene RIPS. Bei der Automatisierung geht es nicht nur um die Verarbeitung und Verwaltung von Dateien, sondern auch um Konnektivität. Sie ist der Klebstoff, der dafür sorgt, dass diese Geräte miteinander kommunizieren und das Unternehmen als Ganzes automatisieren können. Sie holen sich Ihre Informationen aus einem MIS, verarbeiten das PDF auf der Grundlage dieser Informationen und leiten das Ergebnis an das MIS zurück, das dann z.B. für die Kalkulation verwendet werden kann. Es ist das gleiche Konzept, aber in einem größeren Rahmen.

Welche Tools sind verfügbar? Und lohnt es sich, mit der automatischen Dateiprüfung zu beginnen, bevor Sie zu anderen Aspekten der Automatisierung übergehen?

Malcolm: Die meisten Leute haben bereits Erfahrungen mit der Dateiprüfung gemacht, weil sie Zugang zu einer PitStop-Lizenz haben. Was Andrew und ich tun, ist, sie in den Vordergrund zu rücken.
Neben dem Preflighting können Sie noch andere Dinge tun. Das ist der Punkt, an dem kleinere und größere Unternehmen durch die Automatisierung tatsächlich neue Wege und neue Beschäftigungsmöglichkeiten finden können, die sie sonst nicht nutzen könnten. Preflight, Korrekturen – das sind Dinge, vor denen die Leute immer noch ein wenig Angst haben, und deshalb versuchen wir, sie zu entmystifizieren und ihnen zu helfen und es so zu gestalten, dass es für sie funktioniert.

Andrew: Unternehmen sollten sich auf den Bereich konzentrieren, in dem sie den größten Nutzen erzielen, und dann von dort aus weitermachen. Denn wenn man erst einmal die erste Hürde überwunden hat, baut man Vertrauen auf, beginnt zu sehen, dass es funktioniert, und erkennt den Wert.

Wie Malcolm schon sagte, ist die Überprüfung von Dateien ein großes Problem. Seit 15 Jahren höre ich von einem Problem, bei dem ein Kunde eine Datei einreicht und man sich erst nach sechs, acht Stunden oder sogar erst am nächsten Tag wieder bei ihm meldet. Das ist schlechter Kundenservice.

Wenn Sie in ein paar Minuten zurückgehen können, ist das großartig. Dann haben Sie Zeit, Entscheidungen zu treffen und ein Gespräch mit dem Kunden über Zeitpläne und Kosten zu führen. Das Problem ist nicht, wie lange die Aufgabe dauert. Das Problem ist, dass jemand die Zeit findet, die Datei manuell zu öffnen und sie zu überprüfen. Wenn Sie eine Software haben, die diese Aufgabe übernehmen kann, dann haben Sie gewonnen.

Der zweite Teil der Gleichung besteht darin, dass nicht mehrere Mitarbeiter jede Datei öffnen, prüfen und Korrekturen vornehmen müssen, sondern dass Sie ein serverbasiertes Produkt verwenden, das die Dateien automatisch für Sie prüft und in der Regel 80 % der Dateien für gut befindet. Das sind 80% Ihrer Dateien, mit denen sich Ihr Druckvorstufenteam nicht befassen muss.

Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um ein Projekt in Gang zu bringen? Müssen Drucker Programmierkenntnisse mitbringen und wenn ja, wie viel davon ist ihnen als Drucktechnologen zugänglich und für wie viel brauchen sie neue Kenntnisse?

Malcolm: Enfocus und Switch sind so konzipiert, dass sie sich organisch entwickeln und mit Ihren Kenntnissen wachsen. Lernen ist wichtig, und wenn ich jemandem vorschlagen würde, wie er etwas über Software lernen kann, würde ich ihm raten, die Enfocus Foren zu besuchen, denn dort sprechen die Benutzer darüber. Dort können Sie all die Lösungen und innovativen Dinge sehen, die die Leute mit der Automatisierung machen.

Was Sie in jedem Unternehmen brauchen, ist jemand, der das Produkt liebt und die Zukunft sehen kann. Wenn Sie auf der Ebene des Direktors oder Eigentümers sind, müssen Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit dazu geben. Sie können nicht einfach sagen: „Weil es die Druckvorstufe ist, geben wir es einfach der Druckvorstufe.“ Dann fühlt sich die arme Person, die noch nie mit Logistik zu tun hatte, wahrscheinlich ein wenig überfordert.

Um die Software zu besitzen, bedarf es einer Kombination aus Druckvorstufe, dem Champion und hoffentlich jemandem mit einigen IT-Kenntnissen. Sie müssen nicht unbedingt aus dem Bereich der Programmierung kommen.

Andrew: Sie brauchen einen Meister und Sie müssen ihm Zeit geben. Sie können nicht von ihnen erwarten, dass sie Produktionsarbeit leisten und dann etwas automatisieren, wenn sie eine Lücke haben.

Sie brauchen nicht einmal unbedingt Erfahrung, Sie müssen nur wissen, was Sie wollen. Ich kenne Leute, die die Software kaufen und schon läuft alles wie geschmiert. Dann gibt es andere Leute, die etwas Zeit investieren, nicht nur in die Software, sondern auch in die Beratung. Dann haben sie jemanden, der ihnen in der Anfangsphase die Hand hält, und nach einiger Zeit können sie es selbst in die Hand nehmen und damit arbeiten. Das Wichtigste ist, eine verantwortliche Person zu haben und sicherzustellen, dass sie begeistert ist.

Was ist PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro ist ein Plugin für Adobe Acrobat. Es hat zwei Aufgaben – die eine besteht darin, eine PDF-Datei anhand einer Reihe von vordefinierten Kriterien zu prüfen und zu korrigieren. Der zweite Teil ist die manuelle Bearbeitung.
Ursprünglich war es für Publikationen, Zeitungen, Zeitschriften und kommerzielle Arbeiten gedacht und hat sich für die Verwendung mit Großformaten, Verpackungen und Etiketten weiterentwickelt. Sie können damit automatisch Beschnittpfade erstellen, Beschnittzugaben hinzufügen und alles Mögliche, wie z. B. Farbkonvertierungen exportieren.

PitStop Pro ist im Wesentlichen ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, den Auftrag zu korrigieren, bevor Sie ihn in die Produktion überführen. Es gibt auch PitStop Server, die automatisierte Version, die keinen Bediener zur Steuerung benötigt.

Enfocus Switch verbindet Software und Daten. Welche Effizienzgewinne können erzielt werden?

Andrew: Enfocus Switch verbindet sowohl Anwendungen als auch Systeme, so dass es mit vielen Anwendungen von Drittanbietern zusammenarbeiten und diese automatisieren kann. Wenn Sie eine Datei öffnen und in eine PDF-Datei umwandeln wollen, muss das normalerweise ein Mitarbeiter tun, aber Enfocus Switch kann das für Sie erledigen. Ihr Mitarbeiter muss die Datei nicht öffnen, die Schriftarten und die Links laden. Das kann die Software für Sie erledigen, ebenso wie die Konnektivität und das Abrufen von Informationen aus Datenbanken.

Der Gewinn kann enorm sein, aber es kommt darauf an, was Sie damit erreichen wollen. Wenn Sie sich zum Beispiel ansehen, was Sie manuell machen, z.B. Ihre Produktion, müssen Sie wirklich verstehen, was dort passiert, um das Beste daraus zu machen.

Mit Switch können Sie es als Teil eines vollständig integrierten eCommerce-Frameworks nutzen. Sie können es durchgängig einsetzen oder es nur für einen internen Prozess verwenden. Es geht nicht nur darum, eCommerce zu ermöglichen, sondern einfach darum, Dinge schneller zu erledigen.

Malcolm: Druckereien, die sich noch nicht mit Switch befasst haben, denken vielleicht an diese recht umfangreichen Workflows, die vor allem von den Herstellern angeboten werden und die den Menschen auferlegt werden. Sie sagen: „Genau, Sie müssen unser Frontend und unser Webportal haben. Sie müssen unsere Arbeitsweise haben und dann müssen Sie unsere Ausschießsoftware haben. Für viele Leute funktioniert das nicht mehr, vor allem nicht im Großformat. Wenn sie viele verschiedene Anlagen und Maschinen haben, dann haben sie auch unterschiedliche Ausgaben.

Diese Systeme werden dann sehr alt und nicht besonders wendig. Mit Switch fangen Sie sehr schlank an und erweitern es nach Bedarf. Wenn Sie möchten, dass es mit Ihrer Datenbank kommuniziert, können Sie ein Datenbankmodul kaufen.

Wird Tilia Labs auch eine andere sein?

Malcolm: Das ist eine große Sache, die jetzt online geht. Sie können alle Elemente nahtlos miteinander verbinden.

Es ist bis zu einem gewissen Grad wie Plug-and-Play. Wenn wir von „Zukunftssicherheit“ sprechen, sagen wir Ihnen nicht, wie Sie Ihre Dateien ablegen sollen. Wir liefern Ihnen ein Paket, das diese Aufgabe übernehmen kann. Auch hier ist das Erlernen des eigentlichen Ablaufs einfacher, da wir in den allermeisten Fällen einfach Wissen aus anderen Anwendungen einfließen lassen. Das gilt auch für Dinge wie Illustrator und Photoshop. Alles, was Sie als Aktionen ausführen können, können wir wiederholen und automatisieren.

Wir nehmen die Fähigkeiten, die die Menschen bereits erworben haben, und bauen sie in das System ein oder formen sie. Das ist der Grund, warum die Leute es lieben, denn es ist wendig. Viele Leute haben sehr teure Arbeitsabläufe und dann haben sie auch noch Switch, weil es die Dinge tun kann, die ihre teuren Arbeitsabläufe nicht tun können.

Können wir in Bezug auf PitStop Pro, Server und Switch einen Einblick in die erforderlichen Investitionen erhalten? Welche Kosten sind damit verbunden?

Andrew: PitStop Server befindet sich derzeit in einem Umbruch und wird stärker automatisiert, weil wir ihn auf Switch umstellen. Es ist seit etwa 20 Jahren so, dass wir nur den einfachen Hot Folder ein- und ausschalten, und wir haben festgestellt, dass die Leute das nicht mehr wollen.

Im Moment kostet es 3.300 £, aber dieser Preis wird am 1. Januar (2021) steigen. Es wird eine Menge zusätzlicher Funktionen enthalten.

Von dort aus können Sie dann zu einem vollständigen Switch aufrüsten und die oben erwähnten Module hinzufügen. Sie beginnen mit dem PitStop Server und denken, dass Sie ihn mit einer Datenbank verknüpfen oder mit XML oder JDF arbeiten könnten. Dann können Sie ein Modul hinzufügen, um den Funktionsumfang zu erweitern.

Wird die Erweiterung der APIs, die mit Switch verbunden werden, mit Lizenzkosten verbunden sein? Sind einige kostenlos?

Andrew: Das kommt darauf an. Wir haben einen App Store für Switch, der auch für PitStop Server verfügbar ist. Das ist einzigartig, zumindest in der Druckindustrie, denn es nutzt die Nutzerbasis und unsere globalen Integratoren. Sie können diese kleinen Apps entwickeln, die in den Switch PitStop Server eingebunden werden können, um Aufgaben wie Umbenennungen und andere Dinge auszuführen, die Switch nicht kann. Sie können kostenlos oder kostenpflichtig sein. Das hängt ganz von demjenigen ab, der sie entwickelt, aber es gibt inzwischen über 100 davon.

Dies sind echte Dinge, die Menschen für ihre Arbeitsabläufe oder für ihre Kunden entwickelt haben. Es handelt sich um reale Dinge, die in der Praxis eingesetzt werden und die Funktionalität erweitern. Malcolm hat von der HP-Integration gesprochen. Das ist ein ähnliches Beispiel dafür. Sie erstellen eine App und verbinden Switch mit ihrem Produkt, ihrem Service, ihrem Schaufenster oder ihrer Website.

Sehen Sie sich die vollständige Aufzeichnung dieses FESPA Coffee Break-Webinars hier an.