Es verbessert die Effizienz, senkt die Kosten, beschleunigt die Produktentwicklung und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre „Kernkompetenzen“ zu konzentrieren.

Für viele Menschen ist Outsourcing ein beängstigender Gedanke. Doch dieses neue Geschäftsmodell, das weltweit sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor eingeführt wurde, bietet zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht einer Organisation, ihre Geschäftsziele zu erreichen, Mehrwert zu schaffen, Ressourcen zu erschließen und Risiken zu mindern. Mit anderen Worten: Von einzelnen Posten bis hin zum Systemmanagement kann sich das Unternehmen oder die Organisation, das bzw. die einen Auftrag auslagert (der „Kunde“), durch die Entscheidung für externe Anbieter auf das konzentrieren, was es am besten kann.

Probleme entstehen durch fehlende oder schlechte Governance-Praktiken.

Auch wenn das gängige Klischee vom Outsourcing darin besteht, finanzielle Einsparungen zu erzielen, indem man die Vorteile günstigerer Arbeitskräfte in einem anderen Land nutzt (bekannt als „Offshoring“), kann das Outsourcing sowohl im Inland als auch im Ausland erfolgen. Es kann dem Kunden auch Zugang zu Fachwissen und einem Produktivitätsniveau verschaffen, das im eigenen Haus nicht verfügbar ist. Wenn ein Qualifikations- oder Produktionsdefizit besteht (häufig in der Informationstechnologie) und der Dienstleister Abhilfe schaffen kann, kann eine Outsourcing-Lösung die Bedürfnisse beider Parteien erfüllen.

Die Statistiken zu diesem Thema sind ein Augenöffner. Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen Deloitte hat vor kurzem seine kostenlose 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey veröffentlicht, die sich mit den politischen Auswirkungen, Vorschriften, Outsourcing-Zielen, Technologie und Anbietermanagement befasst. Die Plattform für Online-Kurse udemy.com hat zum Beispiel einige aufschlussreiche Statistiken für 2013 veröffentlicht. In jenem Jahr waren 43 % des IT-Sektors ausgelagert worden. Im darauffolgenden Jahr stieg dieser Anteil auf 60 %.

Deloitte sagt außerdem voraus, dass das Outsourcing in den untersuchten Bereichen weiterhin mit Raten von 12 % bis 26 % zunehmen wird.

Größenvorteile

Obwohl der „Vater“ des Outsourcings der britische Ökonom David Ricardo aus dem frühen 19. Jahrhundert mit seinem ökonomischen Prinzip des „komparativen Vorteils“ sein mag, wagte der Imaging-Hersteller Eastman Kodak erst 1989 den damals revolutionären Schritt, seine Informationstechnologie-Systeme auszulagern.

Bis zu diesem Zeitpunkt war das ideale Geschäftsmodell ein großes und gut integriertes Unternehmen, das seine Vermögenswerte besaß, verwaltete und direkt kontrollierte. Aber große Konzerne sahen sich außerstande, im globalen Wettbewerb zu bestehen, da aufgeblähte Managementstrukturen die Flexibilität behinderten. Diversifizierung wurde zu einem Schlagwort, um die Unternehmensbasis zu verbreitern und Größenvorteile zu nutzen. Für viele große Unternehmen führte dies zu einer Strategie der Konzentration auf das Kerngeschäft und die Kernkompetenzen, um herauszufinden, was für das zukünftige Wachstum des Unternehmens entscheidend war und was nicht.

Risiko und Belohnung abschätzen

Auch wenn Outsourcing eine ideale Lösung für Unternehmen zu sein scheint, die ihre Gemeinkosten so gering wie möglich halten und die Zahl der Mitarbeiter reduzieren möchten, gibt es auch Gefahren, die es zu vermeiden gilt.

Viele Studien wurden durchgeführt, um die Vor- und Nachteile des Outsourcings zu untersuchen. Booz Allen Hamilton, ein führendes Management- und Technologieberatungsunternehmen, hat 2014 einen Bericht herausgegeben, in dem es heißt, dass die Bilanz des traditionellen Outsourcings gemischt ist. Dennoch wies es darauf hin: „Einsparungen ergeben sich in der Regel dadurch, dass der Outsourcing-Anbieter auf billigere, flexiblere Arbeitskräfte und die neueste, effizienteste Technologie zurückgreifen kann. Unternehmen geben an, dass sie durch Outsourcing im Durchschnitt 15 % der Kosten einsparen können.“

Datamark Incorporated, ein Anbieter von Enterprise-Content-Management-Dienstleistungen für Fortune-500-Unternehmen, untermauert diese Behauptungen. In seinem Weißbuch aus dem Jahr 2014 führte das Unternehmen einjährige und mehrjährige Kostenanalysen für Entscheidungen über die Auslagerung von Geschäftsprozessen für einzelne Posten durch. Anhand einer repräsentativen Stichprobe der untersuchten Unternehmen stellte Datamark bei einer einjährigen Kostenanalyse Kosteneinsparungen von 31 % fest, während eine dreijährige Studie desselben Unternehmens Einsparungen von 33 % ergab. Dies stellt für einige Unternehmen natürlich eine sehr deutliche Senkung der Ausgaben dar und gibt anderen Unternehmen den Anstoß, diesem attraktiven Geschäftsmodell zu folgen.

Wie ISO helfen kann

ISO 37500 befasst sich mit Fragen der Flexibilität bei Outsourcing-Vereinbarungen.

Adrian Quayle, der scheidende Vorsitzende des Projektausschusses ISO/PC 259, Outsourcing, und Dr. Gargi Keeni von Tata Consultancy Services sprachen mit ISOfocus. Quayle erklärte, dass es offensichtlich geworden sei, dass sich die Normungsgremien mit den Problemen, die sich aus dieser Geschäftspraxis ergeben, befassen müssen. ISO/PC 259 wurde als Reaktion auf die große Bandbreite an Methoden geschaffen, die sich in den Anfängen der Outsourcing-Branche entwickelt hatten. Diese hatten im Laufe der Zeit immer wieder ähnliche Prozesse und Themen abgedeckt. Im Anschluss an eine von der niederländischen Normungsorganisation NEN durchgeführte europaweite Umfrage wurde ein Vorschlag zur Entwicklung einer internationalen ISO-Norm gemacht.

Outsourcing-Praktiker waren auf der Suche nach einem gemeinsamen Vokabular für alle Branchen, einschließlich typischer Outsourcing-Konzepte, um das Verständnis aller am Management des Outsourcing-Lebenszyklus beteiligten Akteure zu verbessern.

Dies führte schließlich zum Entwurf und zur Veröffentlichung der ISO 37500:2014, Outsourcing, deren Autoren erfahrene Sourcing/Outsourcing-Praktiker waren, die weltweit an Geschäften beteiligt sind. Es wurde großer Wert darauf gelegt, dass die Norm eine generische und branchenunabhängige Grundlage bietet, so dass sie in Zukunft ergänzt und auf branchenspezifische Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Ein Geist der Zusammenarbeit

Unter den Experten, die hinzugezogen wurden, war Dr. Keeni eine der Hauptbeteiligten. Sie sagte uns: „Es war eine Herausforderung, die Standpunkte aller Beteiligten aus dem öffentlichen und privaten Sektor unter einen Hut zu bringen.“ Nichtsdestotrotz lobte sie den kooperativen Geist aller, der der Schlüssel zur Lösung widersprüchlicher Standpunkte über komplizierte Anforderungen war, insbesondere in Bezug auf die Frage, ob Innovation und kontinuierliche Verbesserung im Lebenszyklus berücksichtigt werden sollten oder ob die Wichtigkeit, keine vertraglichen Anforderungen zu verletzen, Vorrang haben sollte.

Quayle erklärte seinerseits: „Das Team hat sich nicht nur auf die gemeinsamen Prozesse und bewährten Verfahren für den Erfolg konzentriert, sondern auch die Governance in den Mittelpunkt des Standards gestellt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass viele Probleme auf fehlende oder schlechte Governance-Praktiken zurückzuführen sind.“

ISO 37500 befasst sich mit Fragen der Flexibilität bei Outsourcing-Vereinbarungen, um sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Die mit dem Outsourcing verbundenen Risiken werden angegangen, um für beide Seiten vorteilhafte Kooperationsbeziehungen zu ermöglichen.

Alle Seiten der Outsourcing-Branche waren eingeladen, sich an der Ausarbeitung des Standards zu beteiligen. Obwohl das Dokument sehr branchenunabhängig ist und Outsourcing unabhängig von der Größe der Organisation behandelt, waren die Erfahrungen von Experten aus einer Reihe von Branchen, einschließlich der verarbeitenden Industrie und der ITeS-Branche (Information Technology Enabled Service), bei der Ausarbeitung des Standards sehr wertvoll. Es besteht kein Zweifel daran, dass sich in dem Maße, wie ISO 37500 an Popularität und Zugkraft gewinnt, noch mehr Branchen einbringen und ihr Know-how für die nächste Überarbeitung des Standards zur Verfügung stellen werden.

Die Zukunft sieht rosig aus

In den letzten 25 Jahren hat sich die Outsourcing-Branche aus dem Nichts zu einem weltweiten Multi-Billionen-Dollar-Geschäft entwickelt. Infolgedessen muss die ISO ihr Engagement ausweiten, um die unzähligen Arten der Umsetzung von Outsourcing abzudecken.

Die Skaleneffekte, die finanziellen Vorteile sowie die Flexibilität und die erhöhte Produktivität, die das Outsourcing verspricht, werden in den kommenden Jahren ein heißes Eisen sein, denn die sprunghaft ansteigenden Raten des Outsourcings betreffen jeden Bereich der Gesellschaft.

Ursprünglich konzentrierte sich das Outsourcing auf hochgradig transaktionale Back-Office-Prozesse oder unkritische Dienstleistungen. Inzwischen umfasst es auch strategische Funktionen, wobei einige Unternehmen ganze Segmente ihrer Wertschöpfungskette auslagern.

Wie sieht also die Zukunft aus? Mit der exponentiellen Ausbreitung des Outsourcings in der ganzen Welt werden unweigerlich Probleme auftauchen, die es bisher noch nicht gab. Die Aufgabe der ISO wird es dann sein, Entwicklungen und Trends zu beobachten und standardisierte Lösungen zu schaffen, die allen Beteiligten helfen, die Hindernisse, die sich ihnen in den Weg stellen, zu umgehen – oder zu überwinden.