Nessan Cleary erörtert, wie die Software eines Management-Informationssystems zu einem wesentlichen Bestandteil des Betriebs einer modernen Druckerei geworden ist, wobei die Implementierung über den Erfolg entscheidet.
Ein Management-Informationssystem (MIS) ist wahrscheinlich eine der komplexesten Softwarelösungen, mit der die meisten Druckereien konfrontiert werden. Und so wie es enorme Unterschiede in der Arbeitsweise der verschiedenen Druckereien und bei den Kunden, die sie bedienen, geben kann, gibt es auch kein MIS, das einfach für alle funktioniert. Das macht es schwierig, genau herauszufinden, was ein MIS für Sie tun kann und was es kosten könnte. Aber vielleicht ist ein besserer Ausgangspunkt die Frage, was Sie mit einem richtig implementierten MIS sparen können?
Bei einem MIS geht es um zwei verschiedene Dinge – Geschäftsinformationen und Workflow-Automatisierung – und die Verbindung dieser Dinge sollte zu weniger Verschwendung und damit zu mehr Gewinn führen. Das gilt für kleine Firmen genauso wie für große Unternehmen.
Bildunterschrift: Im Idealfall sollten die Benutzer in der Lage sein, auf die meisten Funktionen eines MIS von mobilen Geräten aus zuzugreifen, einschließlich Laptops, Tablets und Smartphones, wie PrintIQ hier demonstriert.
Der ursprüngliche Gedanke hinter MIS-Software war, dem Management einen umfassenden Überblick über alle Kosten und Probleme eines Unternehmens zu verschaffen, damit es die richtigen Entscheidungen treffen kann. Die einzige Möglichkeit, wirklich alle Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verstehen, ist ein zentralisiertes System, das mit allem verbunden ist, von den eingehenden Bestellungen bis hin zur Anzahl der Büroklammern, die die Buchhaltung durchläuft. Das bedeutet, dass das wichtigste Verkaufsargument für ein MIS nicht so sehr die Funktionalität der Software selbst ist, sondern die Fähigkeit des Teams, die Software anderer Anbieter zu integrieren.
Das hat logischerweise dazu geführt, dass das MIS automatisch einige dieser anderen Systeme ausführt und bestimmt, wie die verschiedenen Aufträge durch die verschiedenen Produktionsabteilungen geschoben werden. Damit sind vor allem Produktionsworkflows gemeint. Theoretisch könnte die Einrichtung eines auf Hot Folders basierenden Systems auch die automatische Weiterleitung von Aufträgen von einem Prozess zum nächsten ermöglichen. Aber ein MIS tut viel mehr als das. Es wendet automatisch alle Informationen aus dem Jobticket an, wo es angebracht ist, für den Druck, die Weiterverarbeitung oder die Rechnungsstellung, ohne Fehler oder Doppelarbeit. Darüber hinaus sammelt es Daten zur Erstellung von Berichten über den Geschäftsverlauf und kann an anderer Stelle Aktionen auslösen, z. B. bei Bedarf mehr Bedruckstoffe bestellen oder auf Probleme hinweisen, z. B. wenn eine bestimmte Maschine mehr Wartung benötigt als erwartet oder wenn Aufträge in dem einen oder anderen Prozess aufgehalten werden.
Bildunterschrift: Das MIS sollte in der Lage sein, einen Überblick über den Status aller laufenden Aufträge zu geben, wie in diesem Bild von PrintIQ.
Modulare Architektur
Die meisten MIS bieten einen Kernsatz an Funktionen sowie eine Reihe optionaler Module, so dass Druckereien das MIS an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Obwohl die meisten MIS für verschiedene Druckdisziplinen geeignet sind, haben die meisten Großformatanwender spezielle Anforderungen, vor allem, wenn Sie auch Textilien bedrucken. Zumindest bedeutet dies, dass die großen Formate der verwendeten Substrate berücksichtigt werden müssen, sowohl für Rollen als auch für starre Medien. Das MIS sollte auch die verschiedenen Arten der Weiterverarbeitung unterstützen, die im Großformatdruck üblich sind, einschließlich Schneiden über einen digitalen Schneidetisch oder Router sowie Säumen, Schweißen, Ösen und so weiter.
Ein wesentliches Merkmal jedes MIS ist die Fähigkeit, Aufträge zu kalkulieren und Angebote für Arbeiten zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie alle relevanten Kosten berücksichtigen können, einschließlich der Rohmaterialien und der Arbeitskraft der Mitarbeiter sowie der laufenden Kosten und der Abschreibung der verwendeten Ausrüstung, und dass Sie eine angemessene Marge für jeden Auftrag festlegen können. In manchen Fällen gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Auftrag auszuführen, was sich unterschiedlich auf den Kostenvoranschlag auswirkt.
Bildunterschrift: Das MIS sollte Ganging unterstützen, wie hier auf dem Tharstern MIS zu sehen
Das Kalkulationsmodul sollte eng mit der Planungs- und Terminierungsfunktion verknüpft sein, denn Sie möchten, dass das MIS bei der Planung von Aufträgen für diese Schicht die effizienteste Produktionsmethode auswählt, aber Sie verlieren Geld, wenn die Schätzung von einer billigeren Produktionsform ausgeht. Idealerweise sollte die Planung dynamisch sein, d.h. sie sollte automatisch aktualisiert werden können, um neue Aufträge zu berücksichtigen, sobald sie eingehen, und zwar auf der Grundlage ihrer erforderlichen Liefertermine und Synergien mit anderen Aufträgen.
Dies wiederum setzt voraus, dass das MIS entweder über ein eigenes Modul zum Ausschießen und Zusammenfügen verfügt oder eng mit der Software verbunden ist, die Sie für diese Zwecke einsetzen. Dies ist vor allem bei großformatigen Aufträgen wichtig, bei denen aus Kostengründen häufig mehrere Aufträge auf denselben Platten zusammengefügt werden und viele dieser Aufträge unregelmäßige Formen haben, die miteinander verschachtelt werden müssen. Es versteht sich von selbst, dass das System in der Lage sein sollte, zwischen Aufträgen für verschiedene Kunden zu unterscheiden. Genauso wichtig ist es, dass Aufträge für denselben Kunden in verschiedene Teile aufgeteilt werden können. Ein Einzelhändler möchte z.B. dieselbe Art von Display, aber aufgeteilt auf verschiedene Verkaufseinheiten, die unterschiedliche Größenanforderungen haben können. Wenn Sie diese Aufträge zusammenfassen, sparen Sie Zeit und Rohmaterialkosten, aber das System muss in der Lage sein, sie für die Lieferung und Rechnungsstellung zu trennen.
Das CRM-Modul sollte es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, mit Kunden in Kontakt zu treten, Angebote in Aufträge umzuwandeln und den Fortschritt dieser Aufträge zu verfolgen. Das sollte zumindest bedeuten, dass Sie die Druckvorlagen für die Lieferung überprüfen und sicherstellen können, dass alle Beteiligten die Proofs abgezeichnet haben.
Die meisten MIS enthalten ein E-Commerce-Modul, obwohl es einige Argumente dafür gibt, dass ein spezielles Web-to-Print-Programm besser geeignet sein könnte. Es kommt wirklich auf die Größe des jeweiligen Unternehmens und die Art der Kunden an, die Sie bedienen. Einige Großformatdruckereien sind Teil einer größeren kommerziellen Druckerei oder sind darauf angewiesen, dass Kunden einmalige Bestellungen aufgeben und per Kreditkarte bezahlen, während andere vielleicht nur Stammkunden die Möglichkeit geben wollen, Nachbestellungen auf Rechnung zu tätigen. Es gibt so viele Varianten, dass Web-to-Print eigentlich einen eigenen Artikel braucht.
Bildunterschrift: MultiPress von Dataline ist eine MIS/ERP-Software für grafische Produktionsunternehmen. Sie integriert alle administrativen, kommerziellen, finanziellen und logistischen Geschäftsprozesse sowie die Produktion und das Berichtswesen in einem leistungsstarken MIS/ERP-System.
Das MIS sollte eine Art Bestandsverwaltung beinhalten, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts ausgeht, was Sie für anstehende Aufträge benötigen, wie z. B. ein bestimmtes Substrat, und um regelmäßige Artikel rechtzeitig zu kaufen, einschließlich Wartungsteilen für die Ausrüstung, um Panik in letzter Minute zu vermeiden. Idealerweise sollte dies auch die Verwaltung Ihrer eigenen Lieferkette umfassen, damit Sie die Kosten für Substrate kennen und von Großeinkäufen oder anderen Angeboten profitieren können.
Wenn es um das Fulfillment geht, sollte das MIS zumindest in der Lage sein, einen Lieferschein zu erstellen. Manche buchen die Lieferung auch bei einem Kurier- oder Postdienstleister, und manche gehen noch weiter und stellen eine direkte Verbindung zu den Systemen verschiedener Kurierdienste her, um die kostengünstigste Form der Lieferung auf der Grundlage der Anforderungen des Kunden zu ermitteln, auch wenn verschiedene Teile eines Auftrags an verschiedene Orte geschickt werden müssen.
Schließlich verfügen die meisten MIS über ein Buchhaltungsmodul, aber es ist wahrscheinlich üblicher, eine Integration mit einer speziellen Buchhaltungssoftware vorzunehmen, zumal die meisten Buchhaltungssoftwares recht gut etabliert sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die meisten MIS-Anbieter ihre Software heute zwar als Teil eines Produktions-Workflows vermarkten, der wahre Wert eines MIS aber in der Fähigkeit liegt, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens zu erkennen. Letztendlich sollte sich ein MIS bezahlt machen, indem es hilft, Verschwendung zu vermeiden und Aufträge effizienter zu produzieren.