Paul Sherfield gibt uns praktische Ratschläge, wie Sie Ihre Korrektur- und Genehmigungszyklen am besten verwalten können.

 

„So sah es auf meinem Bildschirm nicht aus!“
„Ich wusste nicht, dass ich das alles noch einmal überprüfen muss“
„Mein Chef versteht diese Dinge nicht“
„Sie haben die falsche Datei verwendet!“
„Wonach soll ich suchen?“

Wenn Ihnen einige oder alle dieser Kommentare von Kunden bekannt vorkommen, lesen Sie bitte weiter.

Haben Sie ein dokumentiertes Verfahren zur Genehmigung von Nachweisen?

Diese seltsamen Zeiten geben uns allen Zeit, unsere Arbeitsmethoden, Systeme und Praktiken zu überdenken. Waren sie für Ihren Produktmix und die Bedürfnisse Ihrer Kunden geeignet? Werden sie auch dann noch als „beste Praxis“ gelten, wenn die aktuelle Krise vorbei ist und wir alle zur Normalität zurückkehren, die wir vielleicht nur schwer erkennen können?

Ein Bereich, für den sich Ihre Produktions- und Vertriebsteams Zeit nehmen sollten, ist das Proofing und der damit verbundene Genehmigungszyklus. Es wäre auch sinnvoll, mit Ihren Kunden zu sprechen und deren Meinung zu Ihrem System in diesem Bereich einzuholen.

Für welchen Zweck ist ein Proof gedacht und welche Bereiche sollten vom Kunden überprüft werden? Wenn dies von der Druckerei nicht klar kommuniziert wird, kann dies vom Kunden missverstanden werden, da er nicht weiß, was von ihm erwartet wird. Sind Ihre Proofsysteme und Freigabezyklen für Ihren Markt und Ihre Produkte geeignet und werden sie von Ihren Kunden verstanden?

Ihr Proofing- und Freigabezyklus sollte für Ihren Markt, Ihre Kunden und Ihr Produkt geeignet sein. In vielen Bereichen des Produkt- und Druckmarktes, wie z.B. im Online-Web-to-Print-Bereich, wird ein Softproofing durchgeführt, oft nur für den Inhalt. Andere Märkte, wie z.B. Verpackungen, Etiketten und hochwertiger Akzidenzdruck, benötigen möglicherweise viele Iterationen von Farb- und Inhaltsproofs und deren Genehmigung.

Ihre Lösungen und Systeme müssen also gut durchdacht sein, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Kunden und des Marktes entsprechen.

Dieser Bereich kann zu Verwirrung, Fehlern und sogar zu Nacharbeiten und Nachdrucken führen, und die finanziellen Ergebnisse könnten strittig sein. Das ist kein guter Weg, um gute Kundenbeziehungen aufzubauen!

Sind Sie also sicher, dass Ihr Prüf- und Genehmigungsverfahren nicht zu den oben genannten Problemen beiträgt?

Schauen wir uns an, wofür Proofs verwendet werden, in diesem Fall sowohl für das Softproofing am Bildschirm als auch für das harte physische Proofing, d.h. die Inkjet- und On-Press-Proofs auf der Produktionsdruckmaschine.

  1. Farbfreigabe. Die Proofs, sowohl Hard- als auch Softproofs, werden in diesem Bereich oft als „Kontraktproofs“ bezeichnet, da sie als Farbmaster gelten, mit dem das Druckprodukt übereinstimmen muss. Einige Bereiche, die Sie zuerst berücksichtigen sollten:
    • Werden Ihre farbigen Kontraktproofs auf den korrekten Farbworkflow hin überprüft? Gibt es einen ISO 12647-7-Validierungsaufkleber, der auf jeden Proof gedruckt oder diesem beigefügt ist und dem Kunden diese Informationen liefert?
    • Geben Sie dem Kunden Anweisungen, wie er den Proof unter den richtigen D50-Beleuchtungsbedingungen oder unter alternativen Lichtverhältnissen, z. B. TL84, im Geschäft betrachten kann?
    • Wie stellen Sie sicher, dass Farbkontakt-Softproofs von Ihren Kunden auf profilierten Monitoren mit großem Farbraum und den richtigen Farbmanagementeinstellungen angezeigt werden?
    • Schicken Sie mit diesen Softproofs ein Deckblatt, auf dem Sie angeben, wie Sie diese Dateien, oft PDFs, ansehen und genehmigen können?
    • Verfügen Ihre Kunden über die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
    • Wird das oben Gesagte verstanden, wenn diese Nachweise von anderen Personen im Unternehmen Ihres Kunden gesehen oder eingesehen werden?
  2. Genehmigung von Inhalten, sowohl Soft- als auch Hardproofs:
    • Verstehen Ihre Kunden, dass diese Proofs nur für den Inhalt und nicht für die genaue Farbabstimmung gedacht sind?
    • Wird dies auch verstanden, wenn diese Nachweise von anderen Personen im Unternehmen Ihres Kunden gesehen oder eingesehen werden?
    • Verfügen Ihre Kunden über die richtige Software zum Anzeigen und Kommentieren von PDF-Proofs?
  3. Überarbeitete Probedrucke
    • Sind sie für Farbe, Inhalt oder beides?
    • Sollen nur die korrigierten Bereiche oder alle Elemente überprüft werden? Dies hängt vom Ausmaß der Korrektur und davon ab, wer sie durchgeführt hat, und die Anforderungen sollten deutlich gemacht werden.
    • Dokumentiert ein beigefügtes Deckblatt diesen Genehmigungsprozess und das Stadium, das er erreicht hat?

Der Genehmigungsprozess

Gehen wir nun davon aus, dass die technischen Bereiche der Beweise, sowohl die harten als auch die weichen, angesprochen und korrigiert wurden, und dass:

  1. Alle physischen Farbkontraktproofs sind mit einem Validierungsetikett versehen, das die Konformität mit ISO 12647-7 und den verwendeten Farbmanagement-Workflow und -Profilen belegt, und es werden Hinweise zu den Betrachtungsbedingungen gegeben.
  2. Das System zur Genehmigung von Nachweisen ist eingerichtet.
  3. Softproofs sind eindeutig nach Verwendungszweck, Farbe, einschließlich der Farbwarnungen des Monitors, oder nur nach Inhalt gekennzeichnet.
  4. Die überarbeiteten Proofs enthalten Anweisungen, was der Kunde überprüfen muss.

Was bleibt also übrig?

Verwalten Sie, wo Sie und Ihr Kunde sich innerhalb des Genehmigungsprozesses befinden:

  • Handelt es sich um die erste, zweite, dritte usw. Runde von Proofs? Wie wird dies festgehalten und verwaltet, auf einem Proof-Zettel, in der Jobtasche?
  • Wer führt die Korrekturen durch, Sie oder Ihr Kunde, der neue korrigierte Dateien liefert?
  • Wenn ja, welche Art von Reklamation ist erforderlich, beginnt das Genehmigungsverfahren erneut?
  • Ältere Versionen von Kundendateien müssen verwaltet werden, um Verwechslungen zu vermeiden, daher ist eine Versionskontrolle erforderlich.
  • Die endgültige Zustimmung des Kunden muss eindeutig sein und dokumentiert werden
  • Wenn diese endgültige Genehmigung davon abhängt, dass Sie weitere Korrekturen vornehmen, sollten Sie trotz der Anweisung Ihres Kunden einen weiteren Korrekturabzug in Betracht ziehen.
  • Wie werden die Kosten für Autorenkorrekturen berechnet und erfasst?
  • Werden die Kunden über diese Kosten informiert, bevor sie in Anspruch genommen werden?
  • Werden die Kunden gebeten, die Korrekturkosten schriftlich zu genehmigen?

Erinnern Sie sich an das alte Sprichwort: „Es ist immer Zeit für einen Nachdruck!“.

Einige Aktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Bringen Sie D50-Aufkleber auf physischen Kontraktfarbproofs an, um auf falsche Betrachtungsbedingungen hinzuweisen; diese können wiederverwendet werden. Die Aufkleber zeigen bei falscher Beleuchtung Farbstreifen an, wie auf dem Bild unten zu sehen. Unter der richtigen D50-Beleuchtung sollten die Streifen kaum sichtbar sein.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Verwenden Sie Genehmigungsaufkleber/interaktive PDF-/Word-Dokumente für Genehmigungen/Kommentare/Korrekturen und weitere Aktionen/Re-Proofs usw.

 

Dieses interaktive Formular können Sie herunterladen, um es an Ihre Bedürfnisse anzupassen und zu verändern. Es könnte als Deckblatt für PDF-Proofs oder als Papierformular für physische Proofs verwendet werden. Ein Online-Freigabesystem für Proofs wäre jedoch viel transparenter und nachvollziehbarer, auch für physische Proofs.

Viele kostenlose PDF-Viewer können ein komplexes Grafik-PDF weder farblich noch inhaltlich korrekt darstellen! Acrobat Professional ist der „Goldstandard“. Informieren Sie Ihre Kunden daher immer über die Probleme bei der Anzeige mit anderen PDF-Programmen.