Paul Sherfield giver os praktiske råd om, hvordan du bedst styrer dine korrektur- og godkendelsescyklusser.

 

“Sådan så det ikke ud på min skærm!”
“Jeg vidste ikke, at jeg skulle tjekke det hele igen”
“Min chef forstår ikke disse ting”
“Du har brugt den forkerte fil!”
“Hvad kigger jeg efter?”

Hvis nogle af eller alle disse kommentarer fra kunder virker bekendt, så læs videre.

Har du en dokumenteret proces for godkendelse af beviser?

Disse mærkelige tider vil give os alle tid til at overveje alle vores arbejdsmetoder, systemer og praksisser. Har de passet til dit produktmix og dine kunders behov? Vil de stadig være “best practise”, når den nuværende krise er overstået, og vi alle vender tilbage til en normaltilstand, som vi måske har svært ved at genkende?

Et område, som dine produktions- og salgsteams bør tage sig tid til at overveje, er korrektur og den tilhørende godkendelsescyklus. Det ville også være nyttigt at tale med dine kunder og få deres syn på dit system på dette område.

Hvad er formålet med et prøvetryk, og hvilke områder skal kunden kontrollere? Hvis dette ikke kommunikeres tydeligt af trykkeriet, kan det misforstås af kunden, som ikke er klar over, hvad der forventes af dem. Passer dine prøvetrykssystemer og godkendelsescyklusser til dit marked og dine produkter, og er de forstået af dine kunder?

Din korrektur- og godkendelsescyklus skal passe til dit marked, dine kunder og dit produkt. Mange produkt- og printmarkeder, som f.eks. online web to print, bruger soft proofing, ofte kun til indhold. Andre markeder, som f.eks. emballage, etiketter og avanceret kommercielt tryk, kan have brug for mange gentagelser af korrektur og godkendelse af farver og indhold.

Så dine løsninger og systemer kræver megen omtanke og overvejelse for at sikre, at de matcher dine kunders og markedets behov.

Dette område kan skabe forvirring, fejl og endda omarbejde og genoptryk, og de økonomiske resultater kan være omstridte. Det er ikke en måde at skabe gode kunderelationer på!

Så er du sikker på, at din korrektur- og godkendelsesproces ikke bidrager til ovenstående problemer?

Lad os se på, hvad prøvetryk bruges til, og i dette tilfælde dækker det både bløde prøvetryk på skærmen og hårde fysiske prøvetryk; inkjet- og on-press prøvetryk ved hjælp af produktionspressen.

  1. Godkendelse af farver. Korrekturer, både hårde og bløde, på dette område kaldes ofte “kontraktkorrekturer”, da de betragtes som en farvemaster, som det trykte produkt skal matche. Nogle områder, man bør overveje først:
    • Er dine kontraktproofs i farver verificeret til det korrekte farveworkflow? Er der et ISO 12647-7-valideringsmærkat trykt eller vedhæftet hvert prøvetryk, som giver kunden disse oplysninger?
    • Giver du kunden instruktioner om, hvordan de skal se dette bevis ved hjælp af de korrekte D50-baserede lysforhold eller deres alternativ såsom TL84 til instore?
    • Hvordan sikrer du, at softproofs med farvekontakt ses af dine kunder på skærme med bred gamut, profilering og farvenøjagtighed med de korrekte indstillinger for farvestyring?
    • Sender du en forside med disse soft proofs med oplysninger om, hvordan man kan se og godkende disse filer, som ofte er PDF’er?
    • Har dine kunder den rigtige software til at se og kommentere PDF-korrekturer?
    • Vil ovenstående blive forstået, hvis disse beviser bliver set af andre i din kundes organisation?
  2. Godkendelse af indhold, både soft- og hardproofs:
    • Forstår dine kunder, at disse prøvetryk kun er til indhold, ikke til nøjagtig farvegodkendelse?
    • Vil det blive forstået, hvis andre i din kundes organisation ser disse beviser?
    • Har dine kunder den rigtige software til at se og kommentere PDF-korrekturer?
  3. Reviderede korrekturer
    • Er det farver, indhold eller begge dele?
    • Skal kun de korrigerede områder kontrolleres eller alle elementer? Det afhænger af omfanget af korrektionen og af, hvem der har udført den, og kravene bør gøres tydelige.
    • Dokumenterer en vedhæftet forside denne godkendelsesproces og det stadie, den har nået?

Godkendelsesprocessen

Lad os nu antage, at de tekniske områder af beviser, både hårde og bløde, er blevet behandlet og rettet, og at:

  1. Alle fysiske farvekontraktprøver har et valideringsmærke, der viser overensstemmelse med ISO 12647-7 og det farvestyrede workflow og de anvendte profiler, og der gives råd om visningsforhold.
  2. Systemet til godkendelse af beviser er på plads.
  3. Soft proofs er tydeligt markeret med hensyn til formål, farve, herunder skærmfarveforbehold, eller kun indhold.
  4. Reviderede korrekturer har instruktioner om, hvad kunden skal kontrollere.

Hvad er der så tilbage?

Styring af, hvor du og din kunde befinder jer i godkendelsesprocessen:

  • Er det den første, anden, tredje osv. korrekturrunde? Hvordan registreres og håndteres dette, på en prøvetagningsseddel, i jobposen?
  • Hvem udfører rettelserne, dig, eller leverer din kunde nye, rettede filer?
  • Hvis ja, hvilken type korrektion kræver de, starter godkendelsesprocessen forfra?
  • Ældre versioner af kundefiler skal håndteres for at sikre, at der ikke opstår forvirring, så der er brug for versionskontrol.
  • Den endelige godkendelse fra kunden skal være klar og dokumenteret
  • Hvis den endelige godkendelse er betinget af, at du foretager yderligere rettelser, bør du overveje at indsende endnu en korrektur på trods af din kundes instruktion.
  • Hvordan beregnes og registreres omkostningerne ved forfatterkorrektioner?
  • Bliver kunderne informeret om disse omkostninger, før de sættes i værk?
  • Bliver kunderne bedt om at godkende korrektionsomkostningerne skriftligt?

Husk det gamle ordsprog: “Der er altid tid til et genoptryk!”.

Nogle handlinger at overveje:

Sæt D50-klistermærker på fysiske kontraktfarveprøver for at angive forkerte visningsforhold, disse kan genbruges. Når klistermærkerne ses under forkert belysning, viser de striber af farve, som det ses på billedet nedenfor. Når de ses under de korrekte D50-lys, bør striberne næsten ikke være synlige.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Brug godkendelsesmærkater/interaktive PDF/word-dokumenter til godkendelse/kommentarer/rettelser og yderligere handlinger/re-proofs osv.

 

Denne interaktive formular kan downloades, så du kan tilpasse og ændre den til dine behov. Den kan bruges som forside til PDF-korrekturer eller som papirformular til fysiske korrekturer. Men et online system til godkendelse af prøvetryk ville være meget mere gennemsigtigt og sporbart, selv for fysiske prøvetryk.

Mange gratis PDF-visere kan ikke vise en kompleks grafisk PDF korrekt med hensyn til farve eller indhold! Acrobat Professional er ‘guldstandarden’. Så rådgiv altid kunderne om visningsproblemer med anden PDF-software.