Marshall Atkinson understreger vigtigheden af at opbygge og forstå en effektiv KPIS for din virksomhed. Han beskriver også, hvilke KPI’er der er vigtige at måle, og hvordan man implementerer disse KPI’er.

Et eller andet sted i løbet af din karriere har du sikkert læst, set eller lyttet til nogen, der har fortalt om vigtigheden af KPI’er eller “Key Performance Indicators”. Omkring ti minutter inde i det, de talte om, begyndte du at tjekke din telefon, e-mails, sociale medier eller noget andet end at lytte til det, personen forsøgte at kommunikere.

KPI’er? Tal? Matematik?

Kedeligt! Jeg mener… kom nu. Det går godt for vores virksomhed. Vi har haft succes uden noget af det her KPI-pjat. Hvorfor begynde nu?

For den sugende lyd, du hører, er overskuddet, der flyver ud af vinduet. Selv om du har haft succes uden at bekymre dig om dine KPI-målinger, er det ikke nogen garanti for fremtidig succes. Og lad os ikke glemme, at du måske efterlader en taske med uindsamlede penge i din virksomhed, fordi du ikke gør det nødvendige arbejde for at samle dem op.

Her er, hvad jeg mener. En “Key Performance Indicator” er alt, hvad der er vigtigt i din virksomhed. Du vil gerne holde styr på det, for hvis noget er vigtigt, vil du gerne sikre dig, at du altid får det maksimale effektivitetsniveau. Men hvis det ikke er defineret endnu, hvordan ved du så, at du arbejder med fuld kapacitet og ikke har noget urealiseret potentiale?

Denne artikel handler om at definere disse muligheder, implementere et system og sikre, at det fungerer.

Forstå de bedste målinger

Hvad er de vigtigste ting, du hele tiden holder øje med i din virksomhed? Salg? Produktionen? Kundetilfredshed? Ordrenøjagtighed? Hvor mange minutter bruger ham i produktionen på badeværelset hver dag?

Der er hundredvis, hvis ikke tusindvis af ting, vi kan måle i enhver virksomhed. Men det er kun nogle få, der klikker på plads og gør en forskel på næste niveau. Når du overvejer noget så vigtigt, hvad er det så, der gør, at det enten bliver en succes eller en fiasko?

Lad os for eksempel tage det nok mest almindelige, salg. Selvfølgelig kan du sætte et mål for omsætningen. Men hvad driver det? Kan du nedbryde det til letforståelig matematik, så du dagligt ved, om du vil nå det salgsmål?

Lad os sige, at du gerne vil nå et salgsmål på 1.000.000 dollars. Hvis din gennemsnitlige ordrestørrelse er 1.500 dollars, kan du bruge det til at bestemme en letlæselig KPI.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 ordrer om året. Lad os runde op og kalde det 667.

667/12 måneder = 55,58 ordrer pr. måned. Lad os runde op og kalde det 56.

56/4 uger = 14 ordrer pr. uge.

14/5 = 2,8 ordrer pr. dag. Lad os runde op og kalde det 3.

Hvis din virksomhed lukker 3 ordrer dagligt med en gennemsnitlig salgsværdi på 1.500 dollars, vil du derfor nemt nå dit mål om en omsætning på 1.000.000 dollars.

Se tilbage på din salgsindsats i går. Lukkede du mindst tre ordrer til en værdi af 1.500 dollars? Hvis ikke, hvilke ændringer foretager du så for at nå det lille daglige mål?

Andre eksempler

Det er selvfølgelig kun ét eksempel. Den KPI, der betyder mest for dig, kan handle om produktionstid, medarbejderuddannelse, fejlrater eller andre vigtige datapunkter, der nemt kan signalere succes eller fiasko.

Mere end noget andet ønsker du, at dine KPI’er skal være relevante. Der er ikke megen mening i at spore og måle data, hvis du ikke bruger oplysningerne til noget. Når du har oplysningerne, skal du begynde at bruge dem som et signal til forandring. Som min gode ven Mark Coudray siger: “Der kan kun ske tre ting, og to af dem er dårlige. Tingene bliver bedre. Tingene bliver værre. Eller også forbliver tingene de samme.”

Når du begynder at grave i KPI-tallene, kan det pege på muligheden for at forbedre andre forretningsområder.

Mulighederne ligger foran dig

Lad os sige, at du begynder at måle din produktions nedetid. Det er den del af arbejdsdagen, der ikke bruges på at printe. Når du printer, tjener du penge. Når du ikke printer, bruger du penge. Nedetid kan blive dyrt, så det er en fantastisk KPI at spore.

På grund af den nye interesse for KPI’en for nedetid er dit team begyndt at undersøge årsagen til nedetid i produktionen. Det er for det meste ventetid på ting. Venter på, at blæk bliver blandet. Venter på, at skærmene bliver klargjort. Venter på, at lageret bliver optalt og iscenesat. Venter på lederens godkendelse til at køre et job.

Regnestykket bag deres hypotese giver dem ret og viser, at over 60 % af værkstedets nedetid går med at vente på noget. For at rette op på dette begynder teamet at gå på “skattejagt” efter alt, hvad der er nødvendigt til morgendagens produktion, i dag. Det kræver en del omorganisering, træning og procesændringer, men de gør det.

På grund af denne indsats stiger produktionen, omkostningerne falder, og der er en stigning i både medarbejder- og kundetilfredshed.

For der skete to ting: Noget blev målt, og det førte til forandring. Forbedringerne blev valideret, fordi KPI’erne beviste, at ideen virkede.

Hvilke KPI’er skal man måle?

Synes du stadig, at KPI’er er kedelige og spild af tid? Hvis du gør, er jeg sikker på, at dine konkurrenter vil være glade.

Men hvis du vil grave dybere i det, så lad os se på, hvordan du finder ud af, hvilke KPI’er du gerne vil måle.

Lad os først undersøge dette fra to perspektiver. Hvad er i stykker eller skal forbedres? Og hvad er vigtigt og skal fortsætte med at fungere? Du kan opbygge KPI-målinger omkring en af disse idéer, men begge dele vil sandsynligvis være vigtige.

Den bedste måde at gøre det på er at samle dit team og diskutere. Jeg har i årenes løb lært, at hvis man vil vide, hvordan virkeligheden ser ud i en virksomhed, skal man forlade kontoret og spørge dem, der udfører arbejdet. Tro mig, de har en mening.

Da dit mål er at gøre deres arbejde lettere, forbedre dit produkt, sænke omkostningerne og øge fortjenesten … er dette en værdifuld aktivitet. Brug et whiteboard eller et stort staffeli med en blok. Brainstorm sammen med dit team om de vigtige metrikker, der skal måles og analyseres, og hvad der indgår i dem.

I slutningen af øvelsen vil du liste vigtige punkter om virksomheden, som holder den sund. “Hvis disse ting ikke fungerer ordentligt, er vi dødsdømte.”

Og for hver af dem skal du finde ud af, hvordan succesen kan måles. Hvad og hvordan vil du måle noget, og hvad er et succesfuldt tal?

Definér vigtige ting i OKR-formatet

En nem måde at hjælpe med at definere succes på er at liste hvert afgørende punkt i OKR-formatet. OKR står for “Objective, Key Result”. Det betyder: “Her er, hvad vi vil have, og her er det positive resultat af, at det sker.”

Hvis vi bruger vores salgseksempel fra tidligere, og målet er at have et dagligt gennemsnit på tre salg om dagen med et samlet salg på mindst 1.500 dollars, så vil omsætningsmålet på 1.000.000 dollars blive nået.

Det næste skridt er at se, om du kan forstå, hvad der bidrager til den succes. Hvor mange daglige tilbud skal du sende for at lukke tre salg? Hvis den gennemsnitlige ordreværdi er 1.500 dollars, hvilken type kunde bruger så det beløb? Lukker du flere salg ved hjælp af henvisninger eller kolde opkald?

Det er her, det virkelige arbejde begynder. Angiv dine mål, definer, hvad der er vigtigt, sæt et KPI-mål, og mål og test resultaterne.

Glem ikke, at du skal involvere dit team i alle aspekter af denne rejse. Det er trods alt dem, der kommer til at knokle for at få det til at ske.

Implementering af KPI’er

Lad os sige, at du og dit team har mødtes og fundet frem til jeres første sæt KPI’er. Det næste skridt er faktisk at implementere dataindsamlingstrinnet for at måle succes.

Du vil gerne gøre det så nemt som muligt. Hvis du kan automatisere dataindsamlingen, uden at en person skal gøre arbejdet, er det bedst. Men det er ikke altid muligt. Hvis et teammedlem skal bruge tid og kræfter på at spore noget, skal du gøre det nemt for dem at indsamle data. Gør tingene så enkle som muligt, og giv dem værktøjerne til at få succes.

Du bør ofte følge op med træning og support for at sikre, at dataene indsamles nøjagtigt og rettidigt. Min erfaring er, at hvis en timeseddel har tal, der i overvejende grad ender på 5 eller 0, så finder teammedlemmet på dem.

Det er ved at skabe gode vaner, at disse data bliver indsamlet. Det skal føles som en naturlig del af processen og ske hver gang uden fejl.

Konklusion

Alle de erfarne erhvervsledere vil fortælle dig, at“du kan ikke styre det, du ikke måler”. Det er 100% korrekt.

At tage sig tid til at indsamle, sortere, graftegne og analysere de vigtigste datapunkter for din virksomhed er et afgørende skridt for at holde din virksomhed sund og voksende.

Performance-data hjælper en leder med at træffe kvalificerede beslutninger. Ellers gætter man bare.