Nessan Cleary deler forskellige KPI’er, som er grundlæggende for at drive en succesfuld printvirksomhed. Disse KPI’er kan spores enten dagligt, ugentligt eller månedligt. Ved at holde styr på disse KPI’er kan din virksomhed generere større overskud.
Alle virksomheder, også dem, der leverer storformatprint, er til for at tjene penge. I teorien kan man tjekke en virksomheds sundhedstilstand gennem dens balance. Men der er meget mere end bare tal i at drive en succesfuld trykkerivirksomhed. Så det giver mening at identificere en række nøglepræstationsindikatorer eller KPI’er, som du kan spore over tid for at sikre, at virksomheden er sund, uanset om det er på daglig, ugentlig eller månedlig basis. Endnu vigtigere er det, at du kan bruge disse KPI’er til at eliminere problemer og øge overskuddet.
Der findes dog ikke nogen standard trykkerivirksomhed, da de hver især tilbyder et forskelligt miks af tjenester og et forskelligt værditilbud til kunderne. Så nøglen til denne tilgang er at vælge de rigtige KPI’er, der passer til din virksomheds mål. Det vil sandsynligvis være en blanding af finansielle, produktionsmæssige og logistiske oplysninger. Et godt MIS bør hjælpe med det meste af dette, men du vil måske opdage, at du har brug for andre kilder til at bore dybere i nogle områder, f.eks. problemer med produktionsudstyr eller med regnskaber eller opfyldelse. Når det er sagt, skal du ikke vælge for mange KPI’er, for så drukner du i data.
Salg
De to vigtigste drivkræfter i enhver virksomhed er at øge indtægterne og reducere omkostningerne. Så den første KPI, man skal se på, er salg, og et godt sted at starte er de gennemsnitlige omkostninger ved at skaffe nye kunder. Enhver virksomhed vil have nogle kunder, der er mere krævende end andre. Så det er nyttigt at spore, hvor meget hver kunde koster dig, både med hensyn til at lukke hvert salg og den grad af kundestyring, der kræves gennem alle ordrer, herunder den tid, der bruges på at løse problemer med filer, og derefter matche dette med indtægterne fra disse kunder. Det kan vise, at nogle kunder simpelthen er mere besværlige, end de er værd, men det kan også vise, hvilke kunder der er værd at tage ekstra hensyn til, og hvilke tendenser der er i vækst inden for bestemte applikationer.
Ud over printere som denne P5 350HSR sælger Durst også en analysetjeneste, der arbejder sammen med printerne og arbejdsgangene for at hjælpe kunderne med at forstå, hvordan deres maskiner bliver brugt.
Det er nyttigt at se, hvor salget kommer fra, f.eks. et web-to-print-system, en marketingkampagne eller fra opslag på de sociale medier. Det kan hjælpe med at afgøre, hvordan man bedst bruger penge på markedsføring eller holder op med at spilde ressourcer på kampagner, der ikke virker.
Klager
Det er også en god idé at holde styr på antallet af klager og omkostningerne ved at håndtere dem. Det kan være nyttigt at se, om der er et fælles tema, f.eks. farveoutput fra en printer eller måske et personaleproblem, der kan løses med mere træning.
Afsluttede jobs
På samme måde er det godt at holde styr på, hvor mange opgaver der blev afsluttet og leveret til tiden.
Der er mange forskellige metrikker, der kan måles i hele produktionsafdelingen, så kunsten er at identificere de vigtigste, der giver et præcist øjebliksbillede af, hvor godt produktionsafdelingen fungerer. De fleste printenheder kan producere et væld af oplysninger fra blækforbrug til fejlkoder, som du bør kunne få adgang til via RIP’en eller via integration med et MIS. Producenterne forsøger i stigende grad at opkræve betaling for at dele disse oplysninger, som regel som en del af en løbende dataanalysetjeneste, men det vil være af begrænset værdi, medmindre det omfatter alle de forskellige printenheder, der er i brug, så du kan sammenligne dem.
Udnyttelse af udstyr
En af de vigtigste indikatorer er udnyttelsen af hver enkelt udstyrspris, da ingen af disse enheder tjener penge, hvis de står ubrugte hen. Det kan hjælpe med at identificere flaskehalse, hvis f.eks. skærebordet står og venter på, at opgaverne bliver færdige, eller hvis nogle enheder tager lang tid at sætte op, f.eks. hvis man skal skifte værktøj på et skærebord eller tape bestemte typer medier på en flatbed-printer. Dette bør også afsløre eventuelle problemer med dit udstyr, hvis bestemte enheder har større vedligeholdelsesproblemer end gennemsnittet, eller hvis nogle enheder har specifikke prepress-krav, der begrænser fleksibiliteten i at omorganisere arbejdsgange med kort varsel.
Faktiske marginer vs. estimat
En anden nyttig KPI at holde øje med er at sammenligne de faktiske marginer på bestemte jobs med estimatet. Det er ikke ualmindeligt, at et estimat antager, at et job vil blive produceret på en bestemt måde, men at produktionsteamet vælger en anden tilgang, hvilket kan ændre omkostningerne og dermed marginerne på det pågældende job. Eller der kan have været problemer og tilfældige omkostninger undervejs, men uanset hvad vil du gerne have, at estimatet og de faktiske omkostninger ligger så tæt på hinanden som muligt for at undgå uoverensstemmelser med kunderne.
Økonomi
Det siger sig selv, at man skal holde øje med den økonomiske sundhedstilstand i virksomheden
, herunder det samlede overskud og graden af vækst pr. år. Det kan være nyttigt at opdele det på hver enkelt applikation eller produktgruppe for at se, hvilke dele af virksomheden der er mest rentable. Det er også værd at holde øje med den gennemsnitlige tid, det tager for kunderne at betale fakturaer, og hvor meget det koster at inddrive disse betalinger.
De fleste MIS, som f.eks. PrintIQ, kan hjælpe kunderne med at oprette en liste over KPI'er, der skal overvåges.
I dag er det de færreste virksomheder, der har råd til at ignorere deres overordnede bæredygtighed. Der er to hovedaspekter ved bæredygtighed. Det første er simpelthen at undgå affald, hvilket også direkte reducerer omkostningerne. Det betyder, at man skal holde øje med, hvordan ressourcerne bruges, f.eks. varme og elektricitet. At skifte til et mere effektivt system til indlejring eller sammenkobling af opgaver kan hjælpe med at skære ned på substratspild.
Indførelse af bedste praksis
Det andet element er indførelse af bedste praksis som f.eks. at skifte til materialer, der er lettere at genbruge, bruge blækbesparende software og stramme op på produktionen for at undgå at skulle lave genoptryk på grund af fejl. Sporing af sådanne data gør det nemt at demonstrere reelle fremskridt over for kunderne, hvoraf mange kan have brug for sådanne optegnelser for at kortlægge deres eget miljømæssige fodaftryk.
I øvrigt kan oplysninger fra disse præstationsindikatorer også bruges som en del af din overordnede markedsføring. Det kan f.eks. være oplysninger om en høj andel af opgaver, der leveres til tiden, eller en stor procentdel af kunder, der vælger at vende tilbage og bestille igen. På samme måde kan inddragelse af medarbejderne i indsamlingen af disse præstationsindikatorer være med til at øge medarbejdernes moral og give enkeltpersoner eller endda hele afdelinger milepæle, der skal overgås.
Konklusionen er, at mange udbydere af tryktjenester kan drage fordel af at anvende det japanske koncept Kaizen, som betyder at identificere små problemer og foretage løbende forbedringer. Hvis man holder styr på de vigtigste præstationsindikatorer, vil det give mulighed for løbende forbedringer i hele virksomheden, hvilket igen bør føre til større overskud.