En hurtig guide til printere – fjernarbejde

COVID-19 har tvunget de fleste mennesker til at arbejde hjemmefra i stedet for på deres kontor. For printere betyder det, at de bliver nødt til at vænne sig til at have en mere ekstern arbejdsstyrke. Hvordan påvirker det deres arbejdsgange?

For nylig sendte Apple-medarbejdere et brev til Tim Cook, hvor de krævede, at de skulle fortsætte med at arbejde hjemmefra, selv efter september 2021, hvor Apple bad dem om at vende tilbage til kontoret tre dage om ugen.

Hvad angår produktion af varer, var nogle mennesker forpligtet til at blive i virksomhedens lokaler, selv i de værste perioder af pandemien. Men mange marketing-, ledelses-, administrations- og salgsteams arbejdede eksternt, og dette blev ofte håndhævet af regeringen. Mange medarbejdere er ivrige efter at vende tilbage til deres kontorer eller har allerede gjort det. Det virker dog meget sandsynligt, at mange af disse medarbejdere vil bede om mere fleksible arbejdstider, herunder muligheden for at arbejde hjemmefra.

Dette vil skabe en hel del udfordringer for printere, især inden for områderne:

• Ledelse
• Udstyr
• Arbejdsgang og software
• Sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen.

Fjernstyring

I 2021 skulle man tro, at der ikke ville være nogen problemer med at etablere global kommunikation. I dag bruger de fleste medarbejdere regelmæssigt smartphones, og de fleste ved, hvordan man bruger messengers og e-mails. Vi bruger forskellige meddelelseskanaler til den daglige kommunikation. Disse værktøjer har været nyttige i organiseringen af virksomheden under COVID-19. Men det kan være et problem.

Spørgsmål om privatlivets fred og databeskyttelse er et stort emne i sig selv. Det anbefales dog, at printere læser Apples, Googles og Microsofts vilkår og betingelser. Gratis personlige konti udelukker enhver udvidet forretningsbrug. Både Google og Microsoft tilbyder betalte cloud-modeller til virksomheder, herunder abonnementer på produktivitetssoftware til virksomheder af alle størrelser.

At lede et team er mere end bare at læse og svare på e-mails. Det er nødvendigt, at virksomheder i hver medarbejders kontrakt har klare åbningstider, arbejdstider og forretningsadfærd, når de arbejder hjemmefra.

Med medarbejdere, der varierer i alder, køn og baggrund, er det også vigtigt at huske, at ikke alle har det godt med at arbejde på afstand og kun bruge onlinekommunikation. Ledere bør tage højde for dette, ellers risikerer de, at deres teams falder fra hinanden.

At vælge det rigtige udstyr

18 måneder efter fremkomsten af COVID-19 har vi alle lært, at kontorudstyr som bærbare computere og tablets gør det nemt at arbejde på afstand. Nogle mindre trykkerier har opfordret deres medarbejdere til at bruge deres eget udstyr, når de arbejder hjemmefra. Mens “BYOD” (Bring Your Own Device) og COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) er velkendte begreber, der skal sikre, at personlige og forretningsmæssige data ikke blandes sammen på disse enheder, skal implementeringssoftware som Miradore være forudinstalleret.

En printers vigtigste arbejdsstyrke befinder sig sandsynligvis i produktionsafdelingen. Selv om der endnu ikke er fundet en løsning, der fuldt ud kan automatisere de komplekse behov i en digital print- og efterbehandlingsvirksomhed, har mange producenter i årevis leveret nemme løsninger til fjernsporing af deres printere. Det mest fremtrædende eksempel er HP’s PrintOs. Deres nye HP Latex 700- og 800-serie har et app-link, der giver indsigt i produktionen på enhver Android- eller Apple-mobilenhed.

Software og workflow er to sider af samme sag

I årevis har de fleste RIP-løsninger i industriel skala inden for digitaltryk tilbudt fjernadgang via app eller webportal. Men disse løsninger er kun logiske, hvis arbejdsgangen er blevet strømlinet. Dedikeret ressourceplanlægning gør det muligt at fjernstyre store jobs i løbet af natten og overlade mindre jobs til dagtimerne. Indlæsning og udlæsning af medier/print og efterbehandling af applikationer kræver stadig en del manuelt arbejde på stedet, og derfor virker det rimeligt at reservere kernearbejdstiden til dette.

I fremtiden kan administrative opgaver som salg, indsendelse af tilbud og markedsføring fortsætte med at fungere eksternt uden problemer. ERP-software som Gunter advanter 5 elements print +sign er finjusteret til at genskabe en printers standardoperation i en dedikeret software, hvilket gør det nemt at administrere trykkerier på flere lokationer. EFI er et eksempel på en af de mange leverandører, der har specialiseret sig i MIS/ERP-software. De har et bredt udvalg af produktivitetssoftware til PSP’er i alle størrelser og projektsoftware.

Sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen

Mange trykkerier har for nylig investeret deres ressourcer i at skabe smukke administrative, sociale og salgsmæssige rum. Selvom det kan være nødvendigt at redesigne dem for at inkludere COVID-sundheds- og sikkerhedskrav.

Mange virksomheder har mistet kunder og penge under pandemien, og derfor kan det være et problem at bruge penge på nyindretning af kontorer. Men det er tydeligt, at medarbejderne ikke længere vil acceptere trange kontorlokaler. Enhver trykkeri, der er interesseret i at fastholde dygtige medarbejdere og tiltrække unge talenter, bliver nødt til at tage hensyn til folks bekymringer, selv efter at pandemien har lagt sig.

De fleste europæiske lande har i lang tid håndhævet regler for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. På grund af dette vil de fleste hjemmekontorers plads og udstyr ikke være tilstrækkeligt til en almindelig arbejdsplads. Selv om disse fakta blev overset, da sundhedskrisen var på sit højeste, vil det blive et problem igen, når økonomien kommer på fode igen og vokser. Trykkerier skal være opmærksomme på, at de afhængigt af lokale arbejdsmarkedsregler kan blive holdt ansvarlige for arbejdsforholdene på hjemmekontoret blandt deres medarbejdere.

Vil printere arbejde hjemmefra i fremtiden?

Inden for de næste par år virker det usandsynligt, at en typisk printer vil være et fjernstyret produktionsområde med få ansatte. Selvom det teoretisk set kunne lade sig gøre i dag, synes investeringen at være for stor, især i betragtning af de små marginer ved standardapplikationer.

For trykkerier kan fleksibelt arbejde og fjernarbejde vise sig at være afgørende for salgs- og administrativt personale, om ikke andet så for at tiltrække unge talenters interesse.