I denne FESPA Coffee Break har vi samlet to personer med stor viden om og erfaring med PDF-workflows for at uddybe deres viden om prepress, og hvordan det bedst udføres for at maksimere produktiviteten.

 

Vært : Graeme Richardson-Locke: Teknisk supportchef, FESPA. Med 35 års erfaring i branchen begyndte Graeme som lærling og avancerede gennem flere bestyrelsesposter, før han kom til FESPA i sin nuværende rolle. Han er også medlem af Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Eksperterne:

Malcolm McKenzie: Teknisk direktør hos Colour Engine, Malcolm kom til virksomheden for 15 år siden. Han har erfaring med PitStop Pro, Enfocus og Switch. Han har specialiseret sig i at hjælpe trykkerier og kreative med at øge deres produktivitet ved at anvende softwareviden på deres problemer.

Andrew Bailes-Collins: Andrew er Senior Product Manager hos Enfocus og har stor erfaring med computersoftwarebranchen og er dygtig til print management, digitaltryk, PDF, prepress workflow og mobile applikationer.

Graeme Richardson-Locke: Når man ser på digitaliseringen af virksomheder, der bruger specialtrykteknikker, er det, der startede med design og desktop publishing, gået videre til digitale presser og efterbehandling. Sideløbende med disse forstyrrelser af den konventionelle produktion kom der fremskridt inden for web-to-print og dets evne til at drive ordrer, der er klart rettet mod specifikke produkter. Med den nemme onlinebestilling kan kunderne nu få arbejdet gjort på en brøkdel af den tid, det plejede at tage. Nu er det tid til at se på, hvordan automatisering af gentagne opgaver og opbygning af arbejdsgange vil imponere kunderne, øge gennemstrømningen og reducere spild.

Er softwareautomatisering relevant for både små og store trykkerier?

Malcolm: Hvis vi ser på de mindre kunder først – så har alle de samme problemer, nemlig at skaffe personale og færdigheder og at kunne reagere på kunderne i tide. Alle i den grafiske verden ved, at klokken fire fredag eftermiddag normalt er det tidspunkt, hvor alt arbejdet kommer ind.

For at kunne opskalere hurtigt nok, når oplagene bliver kortere, og kundernes forventninger bliver større, er automatisering vejen frem – for at frigøre medarbejdere til at gøre mere end bare at åbne en PDF og se på den og så måske foretage en lille ændring. Det er den slags ting, der kan åbne op for en lang række forbedrede oplevelser for printerne selv og deres kunder.

Et af de store problemer, som alle har, uanset størrelse, er, hvordan filer kommer ind, og hvordan man reagerer på dem i tide. Vi taler ikke om noget voldsomt komplekst, men de fleste bredformatprintere oplever, at der kommer e-mails med vedhæftede filer eller via WeTransfer, hvilket betyder, at nogen skal åbne den, hente filen, downloade den, omdøbe den og lægge den i en mappe. Hvis en virksomhed har et oplag på 20.000, men det er blandet i 10 forskellige partier, er det et stort logistisk problem – at flytte filer rundt, lægge dem i de rigtige mapper, få styr på kommunikationen – det er alt sammen meget tidskrævende, og det er ikke profitskabende.
Igen taler vi faktisk ikke om pre-flighting eller om at gøre noget som helst med PDF’en. Det handler bare om at få filen og få det produkt, der skal trykkes, hurtigt og svare tilbage til kunden.

Det er der, man kan automatisere en hel del af de gentagne aspekter af arbejdsgangen, og det er enkelt til at begynde med. Det er at levere filerne til pressen, hvor problemet ligger.

Andrew: Når du taler om workflow, tænker du på det, vi alle kender fra de traditionelle prepress-workflows: Du lægger en PDF ind i den ene ende, og så får du den leveret til en presse eller til en pladesætter eller filmsætter i den anden ende.

Med automatisering taler vi om at tage opgaver og ting, der sker i din virksomhed. Ikke nødvendigvis kun prepress og ting, der udføres manuelt i øjeblikket – de er fejlbehæftede og kræver, at der er en person til at udføre dem. Vi taler om at automatisere disse processer, så en person ikke behøver at gøre dem. Det kan være det, jeg lige har talt om i prepress-scenariet, men det kan også være meget mere.

Større virksomheder har en tendens til at have mere “legetøj”. De har et MIS-system, et web-to-print-system, forskellige printmotorer og forskellige RIPS. Automatiseringsopgaven består ikke kun i at behandle og styre filer, men også i at skabe forbindelse. Det er den lim, der kan hjælpe disse enheder med at tale sammen og generelt automatisere virksomheden som helhed. Du henter dine oplysninger fra et MIS, du behandler PDF’en ud fra disse oplysninger, og så sender du resultatet tilbage til MIS, som f.eks. kan bruges til omkostningsberegning. Det er det samme koncept, men det er på en bredere skala.

Hvilke værktøjer er tilgængelige? Og er det værd at starte med automatiseret filkontrol, før man går videre med andre aspekter af automatisering?

Malcolm: De fleste mennesker har allerede erfaring med filkontrol, fordi de har adgang til en PitStop-licens. Det, Andrew og jeg gør, er i høj grad at bringe det på forkant.
Ud over preflighting kan man gøre andre ting. Det er her, at mindre og større virksomheder ved at automatisere faktisk kan finde nye veje og nye jobmuligheder, som de ellers ikke ville kunne få. Preflighting, korrektioner – det er stadig ting, som folk er lidt bange for, og det er derfor, vi prøver at afmystificere og hjælpe dem og faktisk forme det, så det fungerer for dem.

Andrew: Virksomheder bør fokusere på det sted, hvor de får mest værdi, og så gå videre derfra, for når man først er kommet over den første forhindring, opbygger man tillid, man begynder at se, at det virker, og man begynder at se værdien.

Som Malcolm sagde, er filkontrol et stort problem. I de sidste 15 år har jeg hørt om et problem, hvor en kunde indsender en fil, og de ikke vender tilbage til kunden før efter seks, otte timer eller endda den næste dag. Det er dårlig kundeservice.

Hvis du kan gå tilbage på et par minutter, er det genialt. Så har du tid til at træffe beslutninger og have en samtale med kunden om tidsplaner og omkostninger. Problemet er ikke, hvor lang tid det tager at udføre opgaven, problemet er, at nogen har tid til at åbne filen manuelt og tjekke den. Hvis du har software, der kan gøre det, så vinder du.

Den anden del af ligningen er, at i stedet for at have et par operatører til at åbne hver fil, tjekke den og lave rettelser, kan du bruge et serverbaseret produkt, som tjekker filerne automatisk for dig, hvor typisk 80 % vil bestå. Det er 80 % af dine filer, som dit prepress-team ikke behøver at blive involveret i.

Hvilke færdigheder kræves der for at få et projekt i gang? Skal trykkerne have kodningsfærdigheder, og i så fald, hvor meget af det er tilgængeligt for dem som trykteknologer, og hvor meget skal de bruge nye færdigheder til?

Malcolm: Enfocus og Switch er designet til at være organisk, og det vokser i takt med, at man lærer. Det er vigtigt at lære, og hvis jeg skulle foreslå folk, hvordan de lærer om software, ville jeg råde dem til at gå ind på Enfocus’ fora, for det er der, brugerne taler om det. Du kan se alle de løsninger og innovative ting, som folk gør med automatisering.

Det, man har brug for i enhver organisation, er nogen, der elsker produktet og kan se fremtiden. Hvis du er på direktør- eller ejerniveau, skal du give dine medarbejdere tid. Du kan ikke bare sige: “Fordi det er prepress, giver vi det bare til prepress.” Så føler den stakkels person, der aldrig rigtig har haft med logistik at gøre, sig nok lidt ude på dybt vand.

For at eje softwaren kræver det en kombination af prepress, mesteren og forhåbentlig en person med nogle IT-færdigheder. Du behøver ikke at komme fra en kodningsbaggrund til at begynde med.

Andrew: Du har brug for en mester, og du skal give dem tid. Du kan ikke forvente, at de laver produktionsarbejde og så automatiserer lidt, når de har et hul.

Du behøver ikke engang nødvendigvis at have erfaring, du skal bare vide, hvad du vil. Jeg kender folk, der køber softwaren, og så kører det bare. Så er der andre, som investerer noget tid, ikke kun i softwaren, men også i konsulentbistand. Så har de nogen til at holde dem i hånden i de indledende faser, og efter noget tid kan de selv samle det op og køre videre med det. Det vigtigste er at have en ansvarlig person og sørge for, at vedkommende er ivrig.

Hvad er PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro er et plugin til Adobe Acrobat. Det har to opgaver – den ene er at kontrollere en PDF i forhold til et sæt foruddefinerede kriterier og også rette dem. Den anden del er at redigere dem manuelt.
Det startede med publikationer, aviser, magasiner og kommercielt arbejde, og det har udviklet sig til brug med storformat, emballage og etiketter. Det giver dig mulighed for automatisk at oprette skærestier, tilføje beskæring og alle mulige ting, som f.eks. eksport af farvekonverteringer.

PitStop Pro er i bund og grund et værktøj, der gør det muligt for dig at få jobbet korrekt, før du sætter det i produktion. Der er også PitStop Server, som er den automatiserede version, og som ikke behøver nogen operatør til at styre den.

Enfocus Switch forbinder software og data. Hvilke effektivitetsgevinster kan man opnå?

Andrew: Enfocus Switch forbinder både programmer og systemer, så den kan arbejde med mange tredjepartsprogrammer og automatisere dem. Hvis du vil åbne en fil og lave den om til en PDF, vil det typisk være en operatør, der gør det, men Enfocus Switch kan gøre det for dig. Din medarbejder behøver ikke at åbne en fil, indlæse skrifttyperne og linkene, det kan softwaren gøre for dig, ligesom den kan oprette forbindelser og trække oplysninger ud af databaser.

Gevinsterne kan være ret enorme, men det afhænger af, hvad du vil have det til at gøre. Hvis du f.eks. ser på det, du gør manuelt, som din produktion, skal du virkelig forstå, hvad der sker derinde for at få det bedste ud af det.

Med Switch kan du have det som en del af en fuldt integreret e-handelsramme. Du kan gå end-to-end med det, eller du kan bare bruge det til en intern proces. Det handler ikke kun om at muliggøre e-handel, det handler om at gøre tingene hurtigere.

Malcolm: Alle printere, der ikke har kigget på Switch, tænker måske på de her ret store workflows, der kommer ind, især fra producenterne, som har en tendens til at påtvinge folk noget. De siger: “Okay, du skal have vores front-end og vores webportal. Du skal have vores måde at arbejde på, og så skal du have vores pålægssoftware.” Det fungerer ikke rigtig længere for rigtig mange mennesker, især ikke i bredformat. Hvis de har mange forskellige rigge og maskiner, så har de forskellige outputs.

Disse systemer bliver derefter meget gamle og ikke særlig smidige. Med Switch starter det meget smalt, og du tilføjer noget, når du har brug for det. Hvis du vil have det til at tale med din database, kan du købe et databasemodul.

Vil Tilia Labs også være en anden?

Malcolm: Det er en stor ting, der kommer online. Du kan sømløst forbinde alle elementer.

Det er som plug-and-play til en vis grad. Når vi siger ‘fremtidssikring’, fortæller vi dig ikke, hvordan du skal lægge dine filer ind. Vi leverer det til en pakke, der kan gøre det. Igen er det nemmere at lære det faktiske flow, fordi vi ofte bare bruger viden fra andre programmer. Det gælder også ting som Illustrator og Photoshop. Alt, hvad du kan gøre som handlinger, kan vi gentage og automatisere.

Vi tager færdigheder, som folk allerede har opbygget, og bygger eller former dem ind i systemet. Det er derfor, folk elsker det, fordi det er smidigt. Mange mennesker har meget dyre workflows, og så har de også Switch, fordi det kan gøre de ting, som deres dyre workflows ikke kan.

Med hensyn til PitStop Pro, Server og Switch, kan vi få et indblik i den nødvendige investering? Hvilke omkostninger er involveret?

Andrew: PitStop Server gennemgår en forandring på nuværende tidspunkt og får mere automatisering, fordi vi flytter den til at blive Switch-baseret. Det har været det samme i omkring 20 år, hvor det bare er den grundlæggende hot folder ind og ud, og vi er klar over, at det ikke er det, folk vil have længere.

Lige nu koster den £3.300, men den pris stiger faktisk den 1. januar (2021). Den kommer til at have en masse ekstra funktionalitet.

Derfra går din opgraderingssti til en fuld Switch, hvor du kan begynde at tilføje de førnævnte moduler. Du starter med PitStop Server og tænker, at du godt kunne tænke dig at linke den til en database, arbejde med XML eller arbejde med JDF. Så kan man tilføje et modul for at øge funktionaliteten.

Hvis man udvider de API’er, der skal forbindes med Switch, er der så nogle licensomkostninger forbundet med nogle af dem? Er nogle af dem gratis?

Andrew: Det kommer an på. Vi har en app store til Switch, som også er tilgængelig for PitStop Server. Det er unikt, i hvert fald i trykkeribranchen, fordi det udnytter brugerbasen og vores globale integratorer. De kan lave disse små apps, der kan trækkes ind i Switch PitStop Server for at udføre opgaver som omdøbning og andre forskellige ting, som Switch ikke gør. De kan være gratis, eller de kan koste penge; det er helt op til den person, der bygger dem, men der er over 100 af dem nu.

Det er virkelige ting, som folk har bygget til deres arbejdsgange eller til deres kunder. Det er faktisk ting fra den virkelige verden, som har praktiske anvendelser, og de udvider bare funktionaliteten. Malcolm talte om HP-integrationen. Det er et lignende eksempel. De laver en app, og den forbinder Switch med deres produkt, deres service, deres butiksfacade eller deres hjemmeside.

Se den fulde optagelse af dette FESPA Coffee Break-webinar her.