Graeme Richardson-Locke diskuterer fordelene ved automatisering af arbejdsgange.
På trods af alt det, der i øjeblikket foregår i verden med de forstyrrelser, som COVID-19 har forårsaget, og du som virksomhedsejer eller leder er i gang med at løse dagens overlevelsesopgaver, kan du måske finde tid til at overveje fordelene ved automatisering af arbejdsgange, når du kommer ud på den anden side af denne krise.
Som Technical Support Manager hos FESPA er det mit mål at give indsigt i, hvordan vores printermedlemmer kan bruge alle de tilgængelige værktøjer til at fremskynde ordrebehandlingen og reducere risikoen for tryksager, der ikke lever op til kundernes kvalitetsforventninger første gang, hver gang. Det kan være skræmmende, når man skal forholde sig til den brede vifte af trykteknikker og produktionsmiljøer.
Det er dog tydeligt, at den stigende brug af maskinautomatisering i digitaltryk gennem systemer som robotteknologi i materialehåndtering og MIS-systemer i udvikling giver væsentlige effektivitetsgevinster. Den næste faseændring for mange er at forbinde software og etablere strømlinede arbejdsgange.
At identificere de områder, der skal fokuseres på, kræver en klart afstemt og forudsigelig printproduktion. Denne tilgang lægger nogle begrænsninger på produktudbuddet sammenlignet med mere traditionelle skræddersyede forretningsmodeller inden for print. Jeg ved fra min egen erfaring som indkøber, at forenklingen af indkøbsprocessen er så hurtig og klar med gode web 2 print-udbydere, at det kun er det meget kreative eller specialiserede arbejde, der følger en traditionel, langsommere ordrevej.
For at få mere indsigt kontaktede jeg Malcolm McKenzie fra Colour Engine, en britisk teknisk konsulentvirksomhed, der tilbyder automatiseringsintegrationstjenester til printere fra farvestyring til software- og scriptudvikling.
Et af de mange softwareprodukter, de understøtter, er Enfocus Switch, som giver dig mulighed for at opbygge dine egne tilpassede, automatiserede produktionsworkflows. Ved at forbinde forskellige softwareprogrammer med hinanden via brugerdefinerede scripts kan man f.eks. flytte filer fra Adobe CC-programmet ved hjælp af dets JavaScript-grænseflade til et andet program som Microsoft Outlook ved hjælp af Applescript til Mac OS-X og VBscript til Microsoft Windows.
Et eksempel er muligheden for at få indgående kundefiler til at lande i en varm mappe, der er forbundet med PitstopPro, hvor der udføres et pre-flight check for at sikre, at illustrationen opfylder processens behov. Det kan udløse en automatiseret e-mail til kunden, som fortæller, at filen er ved at gennemgå sit første tjek, og at man snart vil modtage en korrektur. Hvis filen består den indledende undersøgelse, er næste skridt at åbne den og indlejre illustrationen med en passende farvestyringsprofil i en PDF-korrektur til godkendelse. Hvis filen selvfølgelig ikke opfylder kravene, sender du en e-mail med oplysninger om, hvad kunden skal gøre for at indsende igen.
Billedtekst: Et eksempel på et automatiseret workflow-design i Switch.
Denne tilgang til automatisering er et smidigt alternativ til at købe sig ind i et hostet økosystem, hvor muligheden for at tilpasse kan være mere restriktiv. Nogle gange er det svært at opnå den optimale arbejdsgang, medmindre du kan bygge den specifikt op omkring dit trykte produktmix. Valget afhænger af, hvor dybt du ønsker at involvere dig, og hvor stor fleksibilitet du har brug for.
Malcolm McKenzie er Enfocus-certificeret ekspert og medlem af ISO TC-130-udvalget (Printing and Graphic Technologies) og har stor erfaring med de tekniske krav til automatisering af arbejdsgange.
Da vi begyndte min træningsdag, kom han med sit første kloge råd: “Start med at automatisere en simpel proces, og udvid den derfra”‘ Det kan være, at det at organisere en levering indebærer at lukke ordren, oprette og udskrive følgesedler og pakkelabels og sende fakturaen eller tage imod betaling.
Billedtekst: Dette diagram illustrerer, at EnFocus Switch kan bruges til at udvikle automatiserede arbejdsgange i mange scenarier.
Typisk vil MIS-systemer håndtere en stor del af disse opgaver, men de kan måske ikke integreres direkte i den valgte kurers bookingsystem. Ved at liste opgaverne og rækkefølgen af processen kan du forstå, hvordan du skal forbinde alt sammen. Du kan få brug for API’er, SQL-kode, XML-metadata, der skal udnyttes til at trække de rigtige oplysninger til deres destination, og det er her, Enfocus Switch og en smule ekspertise kommer ind i billedet. Det omfatter en lang række ‘widgets’ eller API’er, der kan sammenkobles, og visuel workflow-planlægning, der forbinder ‘handlingerne’ med hinanden for at frigøre printeren fra kedelige, gentagne opgaver.
Når alt kommer til alt, er målet at reducere de menneskelige berøringspunkter så meget som muligt for at øge hastigheden og reducere omkostningerne, hvilket giver kapacitet til at behandle mange flere ordrer.
Hvis du med vejledning fra en person som Malcolm kunne kortlægge alt fra automatiserede tilbud, ordrebekræftelse, hurtig soft proofing, betaling og booking, når du hurtigt et stadie, hvor de menneskelige berøringspunkter er stærkt reducerede og frigør personale til at arbejde mere produktivt.
Uanset om du har en Web2print-operation eller Storefront, er Enfocus Switch-softwareprintteknologi blevet brugt til at forbedre proceseffektiviteten i en sådan grad, at du kan håndtere en eksponentiel stigning i det, der typisk bliver et konkurrencepræget marked med korte oplag og hurtige ekspeditionsomkostninger.
Når man taler med målgrupper, virksomheder, trykkerier og specialister, er der et loft for, hvor mange medarbejdere man kan “kaste” efter et problem. Med inkonsekvente manuelle operationer kan for mange kokke ikke bare ødelægge suppen, men også hindre virksomhedens vækst og ekspansion.
Det er nu absolut nødvendigt for trykkerier at finde bedre måder at arbejde på. Umiddelbarhed er nu allestedsnærværende, hvor både direkte slutbrugere og trykkerier har brug for at få prøvetryk ud til kunderne hurtigt. Med hurtig modtagelse og kontrol af indgående filer kan smarte virksomheder også se, løse og komme videre med problemer, fremskynde den interne beslutningstagning og yde en bedre service til kunderne.
Bluetree Group, der markedsfører sig under mærkerne Route 1 Print og Instantprint, kunne ikke have opnået sådanne fremskridt uden et så højt niveau af softwareautomatisering. Deres 23:17-teamwork-mantra er forudseende og understøtter deres seneste rekord i minimumstid for at behandle et job fra start til slut (23 minutter og 17 sekunder). Service er altafgørende med 25.000 ordrer om ugen.
Ved at standardisere produkter er det på mode at standardisere enkle (flyers, bannere, brochurer) eller mere komplekse opgaver, men det kan kræve stor ekspertise at gennemføre, og der kræves stadig manuelle håndværksfærdigheder inden for specialområder som folieblokering, tryk på specialmaterialer osv.
Sammenfatning
Enfocus Switch er en spændende og imponerende platform af flows, udløsende adfærd, sammenkoblinger, flows, gennemgangspunkter, Pitstop, scripts … baseret på, at “noget” simpelthen lander i en mappe eller andre mere højteknologiske metoder.
At arbejde med Malcolm McKenzie på Colour Engine var en nyttig og klar træningsøvelse, jeg kunne godt have brugt et par stykker med ham, men i det mindste fik jeg en god forståelse på en dag der.
Enfocus Switch er ikke det eneste automatiseringsspil i byen med andre leverandører som OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi og Heidelberg, der alle konkurrerer med deres systemer og tilgange, men det er helt klart, at softwareautomatisering er nødvendig for at være på forkant.