Det forbedrer effektiviteten, reducerer omkostningerne, fremskynder produktudviklingen og giver virksomhederne mulighed for at fokusere på deres “kernekompetencer”.
For mange mennesker er outsourcing et skræmmende forslag. Men denne nye forretningsmodel, som er blevet taget i brug over hele verden i både den private og den offentlige sektor, giver mange fordele. Den gør det muligt for en organisation at nå forretningsmæssige mål, tilføre værdi, udnytte en ressourcebase og mindske risikoen. Med andre ord giver valget af eksterne leverandører den virksomhed eller organisation, der outsourcer et job (“kunden”), mulighed for at fokusere på det, den er bedst til, lige fra de enkelte opgaver til systemadministration.
Problemerne opstår på grund af manglende eller dårlig ledelsespraksis.
Mens den almindelige offentlige stereotype opfattelse af outsourcing kan være at opnå økonomiske besparelser ved at drage fordel af billigere arbejdskraft i et andet land (kendt som “offshoring”), kan outsourcing være indenlandsk såvel som udenlandsk. Det kan også give kunden adgang til ekspertise og et produktivitetsniveau, som ikke er tilgængeligt internt. Når der er mangel på færdigheder eller produktion (ofte inden for informationsteknologi), og tjenesteudbyderen kan afhjælpe det, kan en outsourcing-løsning opfylde begge parters behov.
Statistikkerne om emnet er en øjenåbner. Regnskabs- og konsulentfirmaet Deloitte offentliggjorde for nylig sin gratis 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey, som dækker de politiske konsekvenser, regler, outsourcing-destinationer, teknologi og leverandørstyring. For eksempel offentliggjorde udemy.com-platformen for onlinekurser nogle afslørende statistikker for 2013. I det år var 43 % af it-sektoren blevet outsourcet. Det steg til 60 % året efter.
Deloitte forudser også, at outsourcing vil fortsætte med at vokse med 12-26 % på tværs af de analyserede funktioner.
Stordriftsfordele
Selvom “faderen” til outsourcing meget vel kan være den britiske økonom David Ricardo fra begyndelsen af det 19. århundrede med sit økonomiske princip om “komparative fordele”, var det først i 1989, at billedbehandlingsvirksomheden Eastman Kodak tog det dengang revolutionerende skridt at outsource sine informationsteknologisystemer.
Indtil da var den ideelle forretningsmodel en stor og velintegreret virksomhed, som ejede, administrerede og direkte kontrollerede sine aktiver. Men store virksomheder var ude af stand til at konkurrere globalt, fordi oppustede ledelsesstrukturer forhindrede fleksibilitet. Diversificering blev et råb om at udvide virksomhedsbasen og drage fordel af stordriftsfordele. For mange store virksomheder resulterede det i en strategi, hvor man koncentrerede sig om kerneforretning og -kompetencer og identificerede, hvad der var kritisk for virksomhedens fremtidige vækst, og hvad der ikke var.
Vurdering af risiko og belønning
Selv om outsourcing kan synes at være en ideel løsning for virksomheder, der ønsker at holde de faste omkostninger så lave som muligt og det infernalske “head count” nede, er der også farer, man skal undgå.
Der er foretaget mange undersøgelser af fordele og ulemper ved outsourcing. Booz Allen Hamilton, en førende konsulentvirksomhed inden for ledelse og teknologi, udsendte i 2014 en rapport, der beskrev “en blandet rapport om traditionel outsourcing”. Ikke desto mindre blev det påpeget: “Besparelser opstår typisk, fordi outsourcing-leverandøren har adgang til en billigere og mere fleksibel arbejdsstyrke og den nyeste og mest effektive teknologi. Organisationer hævder, at de i gennemsnit opnår en omkostningsreduktion på 15 % gennem outsourcing.”
Datamark Incorporated, som leverer enterprise content management-tjenester til Fortune 500-virksomheder, bakker op om disse påstande. I sin hvidbog fra 2014 udførte virksomheden et- og flerårige omkostningsanalyser for beslutninger om outsourcing af forretningsprocesser for “individuelle emner”. Ved at tage et repræsentativt udsnit af de undersøgte virksomheder fandt Datamark omkostningsbesparelser på 31 % i en etårig omkostningsanalyse, mens en treårig undersøgelse af den samme virksomhed viste besparelser på 33 %. Dette repræsenterer naturligvis et meget betydeligt fald i udgifterne for nogle virksomheder og ansporer andre til at følge denne attraktive forretningsmodel.
Hvordan ISO kan hjælpe
ISO 37500 behandler spørgsmål om fleksibilitet i outsourcing-aftaler.
Adrian Quayle, afgående formand for projektkomitéen ISO/PC 259, Outsourcing, og Dr. Gargi Keeni fra Tata Consultancy Services talte med ISOfocus. Quayle forklarede, at det var blevet tydeligt, at standardproducenterne var nødt til at tackle de problemer, der nu opstod som følge af denne forretningspraksis. ISO/PC 259 blev skabt som svar på den brede vifte af metoder, der blev udviklet i begyndelsen af outsourcing-industrien. Disse var med tiden altid kommet til at dække lignende processer og temaer. Efter en paneuropæisk undersøgelse foretaget af det hollandske standardiseringsorgan NEN blev der fremsat et forslag om at udvikle en international ISO-standard.
Outsourcing-udøvere var på udkig efter et fælles ordforråd på tværs af alle industrisektorer, herunder typiske outsourcing-koncepter, for at forbedre forståelsen af alle interessenter, der er involveret i at styre outsourcing-livscyklussen.
Dette førte i sidste ende til udarbejdelsen og offentliggørelsen af ISO 37500:2014, Outsourcing, hvis forfattere var erfarne sourcing/outsourcing-praktikere, der var involveret i aftaler over hele verden. Der blev lagt stor vægt på at sikre, at standarden udgør et generisk og brancheuafhængigt fundament, så den i fremtiden kan suppleres og skræddersys til at opfylde branchespecifikke behov.
En ånd af samarbejde
Blandt de eksperter, der blev tilkaldt, var Dr. Keeni en vigtig bidragyder. Som hun sagde til os: “Det var en udfordring at tilgodese alle interessenters synspunkter, både i den offentlige og den private sektor.” Ikke desto mindre roste hun alles samarbejdsånd, som var nøglen til at løse modstridende synspunkter om komplicerede krav, især med hensyn til, om innovation og løbende forbedringer skulle inddrages i livscyklussen, eller om vigtigheden af ikke at overtræde kontraktlige krav skulle have forrang.
Quayle forklarede: “Ud over at fokusere på de fælles processer og bedste praksis for succes har teamet sat styring i centrum for standarden. Erfaringen har vist, at mange af problemerne opstår på grund af manglende eller dårlig styringspraksis.”
ISO 37500 behandler spørgsmål om fleksibilitet i outsourcing-aftaler og imødekommer skiftende forretningskrav. De risici, der er forbundet med outsourcing, konfronteres for at muliggøre gensidigt fordelagtige samarbejdsrelationer.
Alle sider af outsourcing-industrien blev inviteret til at deltage i udarbejdelsen af standarden. Selv om dokumentet i høj grad er sektoragnostisk og behandler outsourcing uafhængigt af organisationens størrelse, var de erfaringer, der blev indsamlet af eksperter fra en række industrier, herunder produktion og ITeS (information technology enabled service), meget værdifulde, da standarden blev sammensat. Der er ingen tvivl om, at efterhånden som ISO 37500 bliver mere og mere populær, vil endnu flere sektorer bidrage med deres knowhow til den næste revision af standarden.
Fremtiden ser lys ud
I løbet af de sidste 25 år er outsourcing-industrien vokset fra ingenting til en forretning på flere billioner amerikanske dollars på verdensplan. Som følge heraf bliver ISO nødt til at udvide sit engagement for at dække de utallige måder, outsourcing bliver implementeret på.
Stordriftsfordelene, de økonomiske fordele samt fleksibiliteten og den øgede produktivitet, som outsourcing giver, vil være en eftertragtet vare i de kommende år, da de skyhøje satser på øget outsourcing påvirker alle dele af samfundet.
Oprindeligt fokuserede man på meget transaktionelle backoffice-processer eller ikke-kritiske tjenester, men nu omfatter outsourcing også strategiske funktioner, og nogle virksomheder udliciterer hele segmenter af deres værdikæde.
Så hvad byder fremtiden på? Efterhånden som outsourcing spreder sig eksponentielt over hele verden, vil der uundgåeligt opstå problemer, som endnu ikke er opstået. ISO’s opgave bliver så at overvåge udviklingen og tendenserne og skabe standardiserede løsninger for at hjælpe alle interessenter med at finde en vej uden om – eller over – de forhindringer, der blokerer deres vej.