Nessan Cleary diskuterer, hvordan Management Information System-software er blevet en væsentlig komponent i driften af et moderne trykkeri, men implementeringen er afgørende for, om det bliver en succes.
Et Management Information System, eller MIS, er sandsynligvis et af de mest komplekse stykker software, som de fleste trykkerier vil støde på. Og ligesom der kan være enorme variationer i den måde, forskellige trykkerier arbejder på, og de kunder, de betjener, så er der heller ikke noget MIS, der passer til alle, og som uden videre fungerer for alle. Det gør det svært at finde ud af, præcis hvad et MIS kan gøre for dig, og hvad det kan koste. Men måske er det et bedre udgangspunkt at spørge, hvad et korrekt implementeret MIS kan spare dig for?
Et MIS handler om to forskellige ting – forretningsinformation og automatisering af arbejdsgange – og at koble disse ting sammen bør føre til mindre spild og dermed mere profit. Det gælder i lige så høj grad for små som for store virksomheder.
Billedtekst: Ideelt set bør brugerne kunne få adgang til de fleste af funktionerne i et MIS fra bærbare enheder, herunder laptops, tablets og smartphones, som PrintIQ demonstrerer her.
Den oprindelige præmis bag MIS-software var at give ledelsen en grundig forståelse af alle omkostninger og problemer i en virksomhed for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Den eneste måde, hvorpå man virkelig kan forstå alle sine indtægter og udgifter, er ved at bruge et centraliseret system, der er forbundet med alt fra de ordrer, der kommer ind, til det antal papirclips, som regnskabsafdelingen får igennem. Det betyder, at det vigtigste salgsargument bag et MIS ikke så meget er selve softwarens funktionalitet, men den evne, teamet har til at integrere med andre leverandørers software.
Det har logisk nok ført til, at MIS automatisk kører nogle af de andre systemer og bestemmer, hvordan de forskellige jobs skubbes gennem de forskellige produktionsafdelinger. Det betyder for det meste produktionsworkflows, og i teorien kan et system baseret på hot folders også gøre det muligt at sende jobs automatisk fra den ene proces til den næste. Men et MIS gør meget mere end det. Det anvender automatisk alle oplysninger fra jobbilletten, hvor det er relevant, til udskrivning, efterbehandling eller fakturering, uden fejl eller overlapning. Derudover indsamler det data til at producere rapporter om, hvordan virksomheden kører, og det kan udløse handlinger andre steder, som f.eks. at bestille flere substrater, når det er nødvendigt, samt angive, hvor der er problemer, f.eks. hvis en bestemt maskine har brug for mere vedligeholdelse end forventet, eller hvis jobs forsinkes i en eller anden proces.
Billedtekst: MIS skal kunne vise en oversigt over status for alle igangværende jobs, som på dette billede fra PrintIQ.
Modulær arkitektur
De fleste MIS tilbyder et kernesæt af funktioner plus en række valgfrie moduler, så trykkerier kan skræddersy MIS til deres egne behov. Selvom de fleste MIS fungerer på tværs af forskellige printdiscipliner, vil de fleste storformatbrugere have specifikke krav, især hvis du også printer på tekstiler. Det betyder i det mindste, at der skal tages hensyn til de store substratstørrelser, der bruges, både til ruller og stive medier. MIS skal også understøtte de forskellige typer efterbehandling, der ofte findes i storformatprint, herunder skæring via et digitalt skærebord eller en fræser, samt falsning, svejsning, øskener og så videre.
En grundlæggende funktion i ethvert MIS er muligheden for at estimere opgaver og sende tilbud på arbejde. Det betyder, at man skal kunne tage højde for alle relevante omkostninger, herunder råmaterialer og personalets arbejdskraft samt driftsomkostninger og afskrivning af det udstyr, der bruges, og bestemme en rimelig margin for hvert job. I nogle tilfælde kan der være flere måder at udføre en opgave på, som har forskellige konsekvenser for overslaget.
Billedtekst: MIS bør understøtte ganging, som det ses her på Tharstern MIS
Estimeringsmodulet skal være tæt forbundet med planlægnings- og skemalægningsfunktionen, fordi du gerne vil have MIS til at vælge den mest effektive produktionsmetode, når du planlægger jobs til det pågældende skift, men du vil miste penge, hvis estimatet forudsætter en billigere form for produktion. Ideelt set skal planlægningen være dynamisk og kunne opdateres automatisk for at tage højde for nye jobs, efterhånden som de kommer ind, baseret på deres nødvendige leveringsdatoer og synergier med andre jobs.
Det forudsætter igen, at MIS enten indeholder sit eget udlægnings- og sammenkoblingsmodul eller er tæt forbundet med den software, du har til det. Dette er især vigtigt for storformatarbejde, hvor det er ret almindeligt at have flere jobs samlet på de samme plader for at spare omkostninger, og mange af disse jobs vil have uregelmæssige former, der skal indlejres sammen. Det siger sig selv, at systemet skal kunne skelne mellem opgaver for forskellige kunder. Det er lige så vigtigt, at opgaver for den samme kunde kan opdeles i forskellige dele, f.eks. kan en detailhandler have brug for den samme type udstilling, men fordelt på forskellige butiksenheder, der kan have forskellige størrelseskrav. Hvis man blander disse opgaver sammen, sparer man tid og omkostninger til råmaterialer, men systemet skal kunne adskille dem i forbindelse med levering og fakturering.
CRM-modulet skal give salgspersonalet mulighed for at holde kontakt med kunderne, forvandle tilbud til ordrer og følge med i, hvordan det går med ordrerne. Det bør som minimum betyde, at man kan følge op på illustrationer til levering og sikre, at alle i godkendelseskredsløbet har underskrevet prøvetrykkene.
De fleste MIS indeholder et e-handelsmodul, men der er nogle, der mener, at et dedikeret Web-to-Print-program måske er mere velegnet. Det afhænger virkelig af omfanget af den enkelte virksomhed og den type kunder, du henvender dig til. Nogle bredformatafdelinger vil være en del af en større kommerciel printgruppe eller være afhængige af, at kunderne laver engangsordrer og betaler med kreditkort, mens andre måske bare ønsker at gøre det muligt for faste kunder at lave gentagne ordrer på konto. Der er så mange variationer, at Web-to-Print virkelig har brug for en separat artikel.
Billedtekst: Datalines MultiPress er en MIS/ERP-software til grafiske produktionsvirksomheder. Det integrerer alle administrative, kommercielle, finansielle og logistiske forretningsprocesser sammen med produktion og rapportering i ét kraftfuldt MIS/ERP-system.
MIS bør omfatte en form for lagerstyring for at sikre, at du ikke løber tør for noget, der er nødvendigt til kommende opgaver, f.eks. et bestemt substrat, og for at købe almindelige varer til tiden, herunder dele til vedligeholdelse af udstyr, så du undgår panik i sidste øjeblik. Ideelt set bør dette også omfatte styring af din egen forsyningskæde, så du forstår omkostningerne ved substrater og kan drage fordel af storkøb eller andre tilbud.
Når det drejer sig om fulfilment, skal MIS som minimum kunne generere en leveringsmeddelelse. Nogle vil også booke leveringen hos et kurer- eller postfirma, og nogle vil gå endnu længere og forbinde direkte med forskellige kurerfirmaers systemer for at finde frem til den mest omkostningseffektive leveringsform baseret på kundens krav, herunder når forskellige dele af et job skal sendes til forskellige steder.
Endelig vil de fleste MIS have et regnskabsmodul, men det er nok mere almindeligt at integrere med dedikeret regnskabssoftware, især i betragtning af, at de fleste regnskabssoftware er ret veletablerede.
Konklusionen er, at selvom de fleste MIS-leverandører i dag markedsfører deres software som en del af et produktionsworkflow, ligger den sande værdi af et MIS i evnen til at identificere styrker og svagheder i en virksomhed. I sidste ende bør et MIS betale for sig selv ved at hjælpe med at reducere spild og producere jobs mere effektivt.