Hvorfor er det vigtigt at specificere opgaver, når man driver et trykkeri?

Nessan Cleary diskuterer vigtigheden af at specificere jobs og den rolle, det spiller for trykkeriernes succes.

Mange trykkerier er ikke klar over, hvor vigtigt det er at estimere en opgave korrekt, når de afgiver tilbud, eller hvor mange færdigheder der skal til for at specificere alle de forskellige elementer, der skal tages højde for.

Der er et godt argument for at begrænse sig til at tilbyde en standardproduktliste, f.eks. plakater eller bannere, og bare bede kunderne om at vælge størrelse og antal. Denne tilgang giver dig mulighed for at oprette en standardprisliste, så kunden ved præcis, hvor meget hans ordre vil koste, og du ved præcis, hvad fortjenstmargenen er på disse jobs. Det betyder også, at du kun behøver at have et standardsæt af materialer og forbrugsvarer på lager, hvilket i høj grad forenkler lagerstyringen.

Men storformatarbejde er ofte kendetegnet ved små oplag, skræddersyede opgaver med store variationer fra den ene ordre til den næste. Disse opgaver skal specificeres fuldt ud for at kunne give et overslag over dine omkostninger og et tilbud, der giver mulighed for et vist spillerum samt en fornuftig fortjenstmargen. Så hvad er det for faktorer, der skal tages i betragtning?

Det vigtigste element er måske, hvordan man værdisætter sit eget arbejde, og hvilken fortjenstmargen man vil sætte for hvert job. Det er fristende at minimere omkostningerne for at vinde arbejde, men virksomheden overlever ikke, hvis du ikke får en pæn fortjeneste ud over at dække dine omkostninger. På samme måde vil en for høj pris bare få kunderne til at gå andre steder hen. Så prisfastsættelsen afhænger i sidste ende af, hvilken værdi du tilbyder kunderne. Det omfatter ikke god printkvalitet eller fantastisk service, for det forventer kunderne som en selvfølge, og alle konkurrenterne vil også hævde at levere disse ting. Men uanset hvad dit USP er, vil det bestemme fortjenstmargenen. Alt andet kan nemt beregnes i forhold til dine omkostninger.

Lad os starte med selve udskrivningen. Mange trykkerier har flere maskiner, hvoraf mange kan se ud til at kunne udføre lignende opgaver, hvis man har flere flatbeds eller rulleprintere. Men i praksis vil operatørerne have en meget klar idé om, hvilke maskiner der egner sig bedst til bestemte opgaver, hvilket kan skyldes, at den ene rulleprinter er mere kræsen end den anden med et bestemt substrat, eller at den ene flatbed producerer bedre hudtoner end den anden. Men alle disse forskellige maskiner vil have forskellige omkostninger forbundet med sig. Og den anvendte printmetode vil også påvirke den tid, det tager at lave et print. Så det er vigtigt, at der er god kommunikation mellem kundeservicemedarbejderne, der udarbejder et tilbud, og de produktionsmedarbejdere, der rent faktisk skal udføre jobbet, for at sikre, at tilbuddet stemmer overens med produktionen.

Du bør også overveje det materialespild, som en bestemt printer kan have, f.eks. den mængde, der bruges på forkanten af en rulle til at tråde op på optagerrullen. Det lyder måske som en ubetydelig mængde, men hvis du rutinemæssigt mister et par meter i starten og slutningen af hver rulle, så løber det op.

Alle inkjetprintere kræver en vis grad af rengøring for at undgå tilstopning af dyserne. Det betyder måske bare, at hovederne skal tørres af manuelt i begyndelsen eller slutningen af hvert skift. Men det kan også betyde, at man skal stoppe op i løbet af et skift for at rense hovederne, hvilket øger produktionstiden, og man kan opleve, at printeren bruger en vis mængde blæk som en del af sin rengøringsrutine, hvilket øger maskinens driftsomkostninger.

Den anden ting, man skal overveje, er, hvor meget energi printeren bruger. En UV-printer med LED-lamper har relativt lave energiomkostninger, men en UV-printer med kviksølvlamper skal holdes på standby for at sikre, at lamperne er klar til at hærde. På samme måde vil en printer med vandbaseret blæk, herunder resin eller latex, kræve meget energi for at tørre udskrifterne.

Forbrugsstoffer

Det anvendte substrat vil være en af de største omkostninger ved enhver opgave, og mange kunder vil måske have muligheder med forskellige medier, afhængigt af hvad de prøver at opnå, og hvor prisfølsomme de er. Det burde være relativt ligetil at beregne, hvor mange kvadratmeter du skal bruge af et givent medie til en bestemt opgave, og husk, at du skal medregne hele arket eller bredden, inklusive eventuelle afskæringer. Nogle opgaver kan også kræve ekstra materialer, f.eks. laminat eller øjer.

Og så er der de jobs, der består af flere mindre dele, som kan sættes sammen eller indlejres. Jo mere effektiv indlejringen er, jo mindre medie vil der gå til spilde, så det skal der tages højde for i ethvert tilbud.

De fleste RIP-programmer fortæller dig, hvor meget blæk der er brugt til et givet job, og ud fra det burde det være muligt at beregne et gennemsnit for blækforbruget pr. kvadratmeter for hver af de printere, du har til rådighed. Dette kan variere fra den ene printtilstand til den anden, idet tilstande med højere kvalitet, som bruger flere gennemløb, bruger mere blæk. Specialblæk som f.eks. hvid, neonfarver eller metalfarver vil også koste mere end de almindelige procesfarver. Heldigvis er nogle RIP’er i stand til at estimere mængden af blæk, som et job vil bruge, uden at der rent faktisk udskrives noget.

Naturligvis skal du også tage højde for dine faste omkostninger, som kan omfatte leje af dine lokaler plus udgifter til opvarmning og belysning samt leasing og vedligeholdelse af køretøjer og selvfølgelig lønninger til personalet samt udgifter til kontoradministration og HR. Hvert overslag skal indeholde et gebyr til dækning af disse skjulte omkostninger.
Så er der omkostningerne til udførelse. Du skal måske også installere jobbet, hvilket kan betyde outsourcing til en entreprenør. Du skal måske endda tage arbejdet ned, når det er færdigt, og bortskaffe materialerne.

Endelig vil nogle trykkerier måske overveje at beregne de miljømæssige omkostninger eller fodaftryk for hvert job. Det er måske ikke almindelig praksis, når man laver et overslag eller specificerer, hvordan en opgave skal trykkes, men det vil sandsynligvis komme til at spille en større rolle i fremtiden, efterhånden som flere kunder finder ud af, at de skal tage højde for deres miljømæssige fodaftryk. Hvis du bruger en eller anden form for CO2-kompensationsordning, skal den også medtages her.

Konklusionen er, at det er helt afgørende for enhver virksomhed både at kunne kontrollere omkostningerne og planlægge det sandsynlige overskud. At kunne specificere opgaverne korrekt er en vigtig del af dette, da det vil hjælpe dig med at undgå ubehagelige overraskelser, når du lægger omkostningerne sammen efter at have produceret opgaverne.