Nessan Cleary hovoří o tom, že software pro manažerský informační systém se stal podstatnou součástí provozu moderní tiskárny, ale o jeho úspěchu rozhoduje implementace.
Manažerský informační systém (MIS) je pravděpodobně jedním z nejsložitějších softwarů, s nimiž se většina tiskařských firem setká. Stejně jako mohou existovat obrovské rozdíly ve způsobu práce různých tiskáren a zákazníků, kterým slouží, neexistuje ani univerzální MIS, který by fungoval pro všechny. Proto je obtížné zjistit, co přesně pro vás může MIS udělat a kolik by mohl stát. Možná je však lepším výchozím bodem otázka, co vám může správně implementovaný MIS ušetřit?
MIS se zabývá dvěma oddělenými věcmi – obchodními informacemi a automatizací pracovních postupů – a jejich propojení by mělo vést k menšímu plýtvání, a tedy k většímu zisku. To platí stejně pro malé firmy jako pro velké podniky.
Titulky: V ideálním případě by uživatelé měli mít přístup k většině funkcí MIS z přenosných zařízení, včetně notebooků, tabletů a chytrých telefonů, jak ukazuje PrintIQ.
Původním předpokladem softwaru MIS bylo poskytnout vedení důkladný přehled o všech nákladech a problémech v podniku, aby mohlo činit správná rozhodnutí. Jediný způsob, jak skutečně porozumět všem příjmům a výdajům, je používat centralizovaný systém, který je propojen se vším od příchozích objednávek až po počet sponek, které projdou účetním oddělením. To znamená, že hlavním prodejním argumentem MIS není ani tak funkčnost samotného softwaru, ale dovednost týmu integrovat se se softwarem jiných dodavatelů.
To logicky vedlo k tomu, že systém MIS automaticky spouští některé z těchto dalších systémů a určuje, jak se různé úlohy posouvají přes různá výrobní oddělení. To většinou znamená výrobní pracovní postupy a teoreticky by nastavení systému založeného na horkých složkách mohlo také umožnit automatické předávání úloh z jednoho procesu do druhého. Systém MIS však dělá mnohem víc. Automaticky aplikuje všechny informace z lístku úlohy tam, kde je to vhodné, pro tisk, dokončování nebo fakturaci, a to bez jakýchkoli chyb nebo duplicit. Kromě toho shromažďuje údaje pro vytváření zpráv o tom, jak podnik funguje, a může spouštět akce jinde, například objednávat další substráty, když je to potřeba, a také upozorňovat na problémy, například když jeden konkrétní stroj potřebuje údržbu, než se očekávalo, nebo když se úlohy zdržují v tom či onom procesu.
Titulky: MIS by měl být schopen zobrazit přehled stavu všech rozpracovaných úloh, jako na tomto obrázku z PrintIQ.
Modulární architektura
Většina MIS nabízí základní sadu funkcí a řadu volitelných modulů, takže tiskárny si mohou MIS přizpůsobit vlastním potřebám. Ačkoli většina MIS funguje v různých tiskových oborech, většina uživatelů velkoformátového tisku má specifické požadavky, tím spíše, pokud tisknete také na textil. Znamená to přinejmenším zohlednit používané velké formáty podkladů, a to jak pro role, tak pro tuhá média. Systém MIS by měl také podporovat různé typy dokončovacích prací, které se běžně vyskytují ve velkoformátovém tisku, včetně řezání na digitálním řezacím stole nebo routeru, stejně jako lemování, svařování, očka apod.
Základní funkcí každého MIS je možnost odhadovat zakázky a rozesílat nabídky na práci. To znamená, že je schopen zohlednit všechny příslušné náklady, včetně nákladů na suroviny a práci zaměstnanců, jakož i provozní náklady a odpisy používaného zařízení, a stanovit přiměřenou marži pro každou zakázku. V některých případech může být na výběr několik způsobů zhotovení zakázky s různými důsledky pro odhad.
Titulky: MIS by měl podporovat sdružování, jak je vidět zde na MIS Tharstern.
Modul odhadu by měl být úzce propojen s funkcí plánování a rozvrhování, protože chcete, aby systém MIS při rozvrhování zakázek na danou směnu vybral nejefektivnější způsob výroby, ale pokud odhad předpokládá levnější formu výroby, přijdete o peníze. V ideálním případě by plánování mělo být dynamické, schopné se automaticky aktualizovat a zohledňovat nové zakázky, jakmile přijdou, na základě jejich požadovaných termínů dodání a součinnosti s jinými zakázkami.
To zase předpokládá, že systém MIS buď obsahuje vlastní modul pro vyřazování a sdružování, nebo je úzce propojen s jakýmkoli softwarem, který k tomu máte. To je důležité zejména u velkoformátových prací, kde je poměrně běžné, že se více úloh sdružuje na stejných deskách, aby se ušetřily náklady, a mnoho z těchto úloh má nepravidelné tvary, které je třeba vnořit do sebe. Je samozřejmé, že systém by měl být schopen rozlišovat mezi zakázkami pro různé klienty. Stejně tak je důležité, aby úlohy pro stejného klienta bylo možné rozdělit na jednotlivé části, například maloobchodní prodejce může chtít stejný typ displeje, ale rozdělený do různých prodejních jednotek, které mohou mít různé požadavky na velikost. Smícháním těchto zakázek dohromady se ušetří čas a náklady na suroviny, ale systém musí být schopen je oddělit pro účely dodání a fakturace.
Modul CRM by měl umožnit prodejcům komunikovat se zákazníky, měnit nabídky v objednávky a sledovat průběh těchto objednávek. Minimálně by to mělo znamenat sledování dodání grafiky a zajištění toho, aby všichni účastníci schvalovacího cyklu podepsali náhledy.
Většina MIS obsahuje modul pro elektronické obchodování, ačkoli existuje argument, že vhodnější by byl specializovaný program Web-to-Print. Záleží na rozsahu jednotlivých podniků a na typu zákazníků, kterým se věnujete. Některé velkoformátové divize budou součástí širší skupiny komerčního tisku nebo se mohou spoléhat na to, že zákazníci budou provádět jednorázové objednávky a platit kreditními kartami, zatímco jiné mohou chtít pouze umožnit stálým zákazníkům provádět opakované objednávky na účet. Variant je tolik, že by to opravdu vydalo na samostatný článek.
Titulky: MultiPress společnosti Dataline je MIS/ERP software pro grafické výrobní společnosti. Integruje všechny administrativní, obchodní, finanční a logistické obchodní procesy spolu s výrobou a reportingem do jednoho výkonného MIS/ERP systému.
Systém MIS by měl zahrnovat určitý druh řízení zásob, abyste zajistili, že vám nedojde nic, co je potřeba pro nadcházející zakázky, například určitý substrát, a také pro včasný nákup pravidelných položek, včetně dílů pro údržbu zařízení, abyste se vyhnuli panice na poslední chvíli. V ideálním případě by se to mělo týkat i řízení vlastního dodavatelského řetězce, abyste rozuměli nákladům na substráty a mohli využít hromadných nákupů nebo jiných nabídek.
Pokud jde o plnění, MIS by měl být schopen přinejmenším vygenerovat oznámení o doručení. Některé z nich budou také objednávat doručení u kurýrní nebo poštovní společnosti a některé půjdou ještě dál a propojí se přímo se systémy různých kurýrních společností, aby na základě požadavků zákazníka vyřešily nákladově nejefektivnější formu doručení, včetně případů, kdy je třeba různé části zakázky poslat na různá místa.
A konečně, většina MIS bude mít účetní modul, ale pravděpodobně běžnější je integrace se specializovaným účetním softwarem, zejména vzhledem k tomu, že většina účetních softwarů je poměrně dobře zavedená.
Závěrem lze říci, že ačkoli většina dodavatelů MIS dnes prodává svůj software jako součást výrobního pracovního postupu, skutečná hodnota MIS spočívá ve schopnosti identifikovat silné a slabé stránky podniku. V konečném důsledku by se měl MIS vyplatit tím, že pomůže omezit plýtvání a zefektivnit výrobu.