Proč automatizace potřebuje řízení procesů?

Digitální tiskařský průmysl se snaží o větší automatizaci. Sonja Angererová zdůrazňuje význam řízení procesů a to, že bez něj se bude tiskařský průmysl jen těžko rozvíjet.

V posledních letech nabývá téma „workflow“ v tisku na významu. Je to dáno tím, že v současné době je k dispozici mnoho vhodných softwarových řešení. Na druhé straně rostoucí náklady, nedostatek kvalifikovaných pracovníků a rostoucí povědomí o životním prostředí znamenají, že tiskárny chtějí vyrábět co nejefektivněji.

Slovo „pracovní postup“ však zahrnuje široké spektrum. Wikipedie definuje „workflow“ jako „prostorovou a časovou posloupnost funkčně, fyzicky nebo technicky souvisejících pracovních procesů na pracovišti“. Pro odvětví digitálního tisku má pracovní postup při tisku na fólii, karton nebo papír v celkovém procesu velmi odlišný význam. Sahá od marketingu přes prodej až po administrativní úkony, jako je řízení projektu, následná kalkulace a fakturace, příprava práce a dat až po logistiku.

Všem je společné, že pracovní postupy v jednotlivých oblastech jsou velmi složité. To z nich dělá „černou skříňku“ pro zaměstnance ostatních oddělení a dokonce i pro vedení, např. proces, který je zvenčí zcela nepochopitelný. To někdy ztěžuje automatizaci dílčích oblastí a jejich vzájemné propojení tak, aby vznikl integrovaný výrobní proces.

Automatizace jako proces

Přenesení pracovních procesů na stroje nebo software, které lze provádět samostatně, často vede k nejistotě zaměstnanců ve firmách. Zaměstnanci se často obávají, že pracovní postupy a automatizace mohou nahradit jejich práci.

Aby automatizace fungovala, musí být splněny různé předpoklady. Jsou to:

• Jasná definice cílů a požadavků automatizace a způsobu měření úspěchu.
• Pečlivá analýza stávajících procesů a jejich vhodnost pro automatizaci. Za tímto účelem musí společnost nejprve zdokumentovat stávající procesy.
• Určit vhodné technologie a metody automatizace. Mohou to být roboti, senzory, umělá inteligence a digitální platformy. Někdy může jít jen o chytré změny v pracovním postupu.
• Zavedení automatizace s ohledem na technické, organizační a právní aspekty.
• Zapojte, zaškolte a motivujte zaměstnance, kterých se automatizace týká nebo od kterých se očekává, že ji budou podporovat.

Proces automatizace by neměl být chápán jako jednorázová záležitost, ale musí být průběžně sledován a zlepšován. Řízení procesu slouží k pravidelnému přezkoumávání kvality automatizovaných procesů, získávání zpětné vazby, odstraňování problémů a identifikaci a realizaci příležitostí ke zlepšení.

Řízení procesu: Automatizace s přehledem

Řízení procesů je schopnost shromažďovat, organizovat a vizualizovat data o každém kroku pracovního postupu. Díky tomu lze předcházet problémům, což v konečném důsledku vede ke zvýšení výkonu.

Chcete-li automatizovat pracovní postup, musíte mu nejprve porozumět. K tomu jsou zapotřebí data, která ukazují, jak jednotlivé kroky procesu fungují, kolik času a zdrojů spotřebovávají a jaké přinášejí výsledky. Tato data však musí být připravena i k odhalení trendů, vzorců a odchylek.

Umělá inteligence (AI) se stále více uplatňuje v softwaru pro řízení procesů. Umělá inteligence totiž umožňuje identifikovat tendence a předvídat potíže, které člověk nemůže snadno odhalit. Řízení procesů umožňuje zaměstnancům na všech úrovních využívat příslušná data k rozhodování, jednání a zajišťování kvality.

Řízení procesů není vyhrazeno pouze pro management. Koneckonců, pokud se díky umělé inteligenci zjistí, že dojde tiskový substrát, nebo pokud zaměstnanci v oddělení nejsou schopni včas zpracovat špičku objednávek, je velmi pravděpodobné, že je ještě čas reagovat. To šetří úsilí i peníze. Především však efektivní řízení procesů může díky výhledovému plánování pomoci předejít frustraci zaměstnanců tiskárny.

Převzetí kontroly

Pro tiskárny je často obtížné zavést rozsáhlé automatizační procesy vlastními silami. Proto má smysl zapojit do procesu partnery se zkušenostmi v oboru, například konzultanty. Koneckonců, změny je třeba iniciovat, a co je ještě důležitější, pokračovat v nich. To se často mnohem snáze řekne, než udělá. Většina lidí má ke změnám odpor, a dokonce i ti, kteří je rádi přijímají, mohou potřebovat pomoc s adaptací.

Kombinace automatizace a řízení procesů se některým lidem zdá příliš rigidní a nepružná. Proto je důležité, aby se všichni zúčastnění cítili vyslyšeni a pochopeni. Je důležité, aby se každý mohl vyjádřit.

Při vhodné účasti mají všichni zaměstnanci pocit, že mají větší kontrolu nad svým pracovištěm a rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem. Díky tomu je automatizace úspěšná a všichni se na ní rádi podílejí.

Objevte nejnovější inovace v oblasti automatizace na veletrhu FESPA Global Print Expo 2024, Přední evropská výstava tisku a značení. Koná se od^19. do ²². března 2024 v RAI Amsterdam, Nizozemsko. Registrace zde a použijte propagační kód FESJ406 pro slevu 30 eur.