Paul Sherfield nám dává praktické rady, jak nejlépe řídit cyklus korektur a schvalování.

 

„Takhle to na obrazovce nevypadalo!“
„Nevěděl jsem, že to musím všechno znovu zkontrolovat“
„Můj šéf těmto věcem nerozumí“
„Použil jste špatný soubor!“
„Co mám kontrolovat?“

Pokud jsou vám některé nebo všechny tyto připomínky zákazníků povědomé, přečtěte si je.

Máte zdokumentovaný proces schvalování důkazů?

Tato zvláštní doba nám všem poskytne čas na zvážení všech našich pracovních metod, systémů a postupů. Byly vhodné pro váš sortiment a potřeby vašich klientů? Budou stále „osvědčenými postupy“, až tato současná krize skončí a my všichni se vrátíme k normálu, který možná těžko rozpoznáme?

Oblastí, které by se vaše výrobní a obchodní týmy měly věnovat, je korektura a s ní spojený schvalovací cyklus. Bylo by také užitečné promluvit si se zákazníky a zjistit jejich názory na váš systém v této oblasti.

K jakému účelu je důkaz určen a které oblasti by měl zákazník zkontrolovat? Pokud to není tiskárnou jasně sděleno, může dojít k nepochopení ze strany zákazníka, který neví, co se od něj očekává. Jsou vaše systémy nátisků a schvalovací cykly vhodné pro váš trh a produkty a zda jim zákazníci rozumí.

Váš cyklus korektur a schvalování by měl být vhodný pro váš trh, zákazníky a produkt. V mnoha oblastech trhu s produkty a tiskem, jako je například online web to print, se používá soft proofing, často pouze pro obsah. Jiné trhy, jako jsou obaly, etikety a špičkový komerční tisk, mohou vyžadovat mnoho opakování barevné a obsahové korektury a schvalování.

Vaše řešení a systémy je tedy třeba důkladně promyslet a zvážit, aby odpovídaly potřebám vašich zákazníků a trhu.

V této oblasti může docházet ke zmatkům, chybám, a dokonce i k přepracování a přetiskům, přičemž finanční výsledky mohou být sporné. To není způsob, jak vytvořit dobré vztahy se zákazníky!

Jste si tedy jisti, že váš proces ověřování a schvalování nepřispívá k výše uvedeným problémům?

Podívejme se na to, k čemu se používají nátisky, v tomto případě jak měkké nátisky na obrazovce, tak i tvrdé fyzické nátisky; inkoustové nátisky a nátisky na produkčním tiskovém stroji.

  1. Schválení barvy. Kontrolní nátisky, a to jak tvrdé, tak měkké, se v této oblasti často nazývají „smluvní nátisky“, protože jsou považovány za barevnou předlohu, které musí odpovídat vytištěný produkt. Některé oblasti, které je třeba zvážit jako první:
    • Jsou vaše barevné nátisky ověřeny podle správného barevného pracovního postupu? Je na každém nátisku vytištěna nebo připojena validační „nálepka“ podle normy ISO 12647-7, která tuto informaci zákazníkovi poskytuje?
    • Dáváte zákazníkovi pokyny, jak si tento důkaz prohlédnout za správných světelných podmínek na základě D50 nebo jejich alternativy, jako je TL84 pro prodejnu?
    • Jak zajistíte, aby si zákazníci prohlíželi barevné kontaktní nátisky na vyprofilovaných monitorech s širokým gamutem a správným nastavením správy barev?
    • Posíláte k těmto softwarovým náhledům titulní stránku s podrobnostmi o tom, jak tyto soubory, často PDF, zobrazit a schválit?
    • Mají vaši zákazníci správný software pro prohlížení a komentování náhledů PDF?
    • Budou výše uvedené informace pochopeny, pokud tyto důkazy uvidí nebo si je prohlédnou další osoby v organizaci vašeho zákazníka?
  2. Schválení obsahu, soft i hard proof:
    • Chápou vaši zákazníci, že tyto náhledy slouží pouze pro obsah, nikoli pro přesné schválení barev?
    • Budou tyto důkazy pochopeny, pokud je uvidí nebo si je prohlédnou další osoby v organizaci vašeho zákazníka?
    • Mají vaši zákazníci správný software pro prohlížení a komentování náhledů PDF?
  3. Revidované důkazy
    • Jsou to barvy, obsah nebo obojí?
    • Mají se kontrolovat pouze opravené oblasti, nebo všechny prvky? To bude záviset na rozsahu oprav a na tom, kdo je provedl, a požadavky by měly být jasně stanoveny.
    • Dokumentuje přiložená titulní stránka tento schvalovací proces a fázi, do které se dostal?

Schvalovací proces

Předpokládejme nyní, že technické oblasti důkazů, jak tvrdé, tak měkké, byly řešeny a opraveny a že:

  1. Všechny fyzické barevné nátisky jsou opatřeny validačním štítkem, na kterém je uveden soulad s normou ISO 12647-7, pracovní postup správy barev a použité profily a jsou uvedeny rady ohledně podmínek prohlížení.
  2. Zavedený systém schvalování dokladů.
  3. Měkké nátisky jsou zřetelně označeny podle účelu, barevnosti včetně barevných upozornění monitoru nebo pouze podle obsahu.
  4. Revidované korektury obsahují pokyny, co má zákazník zkontrolovat.

Co tedy zbývá?

Správa toho, kde se vy a váš zákazník nacházíte v rámci schvalovacího procesu:

  • Jedná se o první, druhé, třetí atd. kolo důkazů? Jak je to zaznamenáno a vedeno na dokladu o zkoušce, v tašce se zakázkou?
  • Kdo provádí opravy, vy nebo váš zákazník, který dodává nové opravené soubory?
  • Pokud ano, jaký typ výtky vyžadují, začíná schvalovací proces znovu?
  • Starší verze zákaznických souborů je třeba spravovat, aby nedocházelo k záměnám, proto je nutná kontrola verzí.
  • Konečný souhlas zákazníka musí být jasný a zdokumentovaný.
  • Pokud je toto konečné schválení podmíněno provedením dalších oprav, měli byste i přes pokyn zákazníka zvážit další předložení korektury.
  • Jak se vypočítávají a evidují náklady na autorské opravy?
  • Jsou zákazníci o těchto nákladech informováni před jejich realizací?
  • Jsou zákazníci požádáni o písemný souhlas s náklady na opravu?

Vzpomeňte si na staré přísloví: „Na dotisk je vždycky čas!“.

Některé kroky, které je třeba zvážit:

Na fyzické barevné nátisky smlouvy nalepte samolepku D50, která upozorňuje na nesprávné podmínky zobrazení a může být použita opakovaně. Při pohledu při nesprávném osvětlení se na samolepkách zobrazují barevné proužky, jak je vidět na obrázku níže. Při pohledu pod správným osvětlením D50 by měly být proužky sotva viditelné.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Použití schvalovacích nálepek/interaktivních PDF/slovních dokumentů pro schvalování/komentáře/opravy a další činnosti/opravy atd.

 

Tento interaktivní formulář si můžete stáhnout a upravit podle svých potřeb. Může sloužit jako titulní stránka pro náhledové kopie ve formátu PDF nebo jako papírový formulář pro fyzické náhledové kopie. Systém schvalování náhledů online by však byl mnohem transparentnější a sledovatelnější, a to i v případě fyzických náhledů.

Mnoho bezplatných prohlížečů PDF nezobrazí složité grafické PDF správně z hlediska barev nebo obsahu! Acrobat Professional je „zlatý standard“. Vždy proto zákazníky informujte o problémech se zobrazováním v jiném softwaru PDF.