Graeme Richardson-Locke hovoří o výhodách automatizace pracovních postupů.

 

Navzdory všemu, co se v současné době děje ve světě v souvislosti s narušením způsobeným COVID-19, a vy jako majitelé nebo manažeři firem zpracováváte každodenní úkoly k přežití, můžete si najít čas na zvážení výhod automatizace pracovních postupů, když se objevíte na druhé straně této krize.

Jako manažer technické podpory ve společnosti FESPA se snažím nabídnout informace o tom, jak mohou členové naší tiskárny využít všechny dostupné nástroje k urychlení zpracování zakázek a snížení rizika tisku, který nesplní očekávání zákazníků ohledně kvality vždy a napoprvé. To může být při řešení široké škály tiskových technik a výrobních prostředí skličující.

Je však zřejmé, že rostoucí využívání automatizace strojů v digitálním tisku prostřednictvím systémů, jako je robotika při manipulaci s materiálem a vyvíjející se systémy MIS, přináší zásadní zvýšení efektivity. Další fází změny je pro mnohé propojení softwaru a vytvoření zefektivněných pracovních postupů.

Určení oblastí, na které se zaměřit, vyžaduje jasně vyladěnou a předvídatelnou tiskovou produkci. Tento přístup klade určitá omezení na nabídku produktů ve srovnání s tradičnějšími obchodními modely na míru v oblasti tisku. Z vlastní zkušenosti nákupčího vím, že zjednodušení procesu zadávání zakázek je u dobrých poskytovatelů web 2 print natolik rychlé a jasné, že pouze velmi kreativní nebo specializované práce jdou tradiční pomalejší cestou zadávání.

Abych získal více informací, kontaktoval jsem Malcolma McKenzieho ze společnosti Colour Engine, technické poradenské firmy se sídlem ve Velké Británii, která nabízí služby automatizační integrace pro tiskárny od správy barev až po vývoj softwaru a skriptů.

Jedním z mnoha softwarových produktů, které podporují, je Enfocus Switch, který umožňuje vytvářet vlastní automatizované výrobní postupy. Spojením různých softwarových aplikací pomocí vlastních skriptů je možné například přesouvat soubory z aplikace Adobe CC pomocí jejího rozhraní JavaScript do jiné aplikace, jako je Microsoft Outlook, pomocí Applescriptu pro Mac OS-X a VBscriptu pro Microsoft Windows.

Jedním z příkladů je možnost nechat příchozí zákaznické soubory přistát v horké složce připojené k aplikaci PitstopPro, kde se provede předletová kontrola, aby se zajistilo, že dílo splňuje potřeby procesu. To může následně vyvolat automatický e-mail zpět zákazníkovi, který mu oznámí, že soubor prochází první kontrolou a brzy obdržíte náhled. Pokud soubor projde touto předběžnou kontrolou, dalším krokem je jeho otevření a vložení grafiky s příslušným profilem správy barev do nátisku PDF ke schválení. Pokud samozřejmě soubor nesplňuje požadavky, nastavíte e-mail s podrobnostmi, co má zákazník udělat, aby mohl soubor znovu odeslat.

Titulky: Příklad návrhu automatizovaného pracovního postupu v aplikaci Switch.

Tento přístup k automatizaci představuje agilní alternativu k nákupu hostovaného ekosystému, kde může být možnost přizpůsobení omezenější. Někdy je těžké dosáhnout optimálního pracovního postupu, pokud jej nemůžete vytvořit specificky na základě své skladby tištěných produktů. Volba závisí na tom, jak hluboko se chcete zapojit a jakou úroveň flexibility potřebujete.

Malcolm McKenzie je certifikovaným odborníkem společnosti Enfocus a členem výboru ISO TC-130 (Tiskové a grafické technologie) a má velké zkušenosti s technickými požadavky na automatizaci pracovních postupů.

Na začátku mého školícího dne mi dal první moudrou radu: „Začněte automatizací jednoduchého procesu a od té doby jej rozšiřujte.“ Může se stát, že organizace doručení zahrnuje uzavření objednávky, vystavení a vytištění dodacích listů a štítků na balíky a odeslání faktury nebo přijetí platby.

Titulky: Tento diagram ilustruje, že EnFocus Switch lze použít k vývoji automatizovaných pracovních postupů v mnoha scénářích.

Systémy MIS obvykle zvládnou velkou část těchto úkolů, ale nemusí být přímo integrovány do rezervačního systému vybraného kurýra. Uvedení úkolů a posloupnosti procesu vám umožní pochopit, jak vše propojit dohromady. Možná budete potřebovat, API, kód SQL XML metadata, která je třeba využít při stahování správných informací na místo určení, a právě zde přichází na řadu Enfocus Switch a trocha odborných znalostí . Zahrnuje širokou škálu „widgetů“ nebo API, které lze vzájemně propojit, a vizuální plánování pracovních postupů, které spojuje „akce“ dohromady a osvobozuje tiskárnu od únavných opakujících se úkolů.

Koneckonců cílem je co nejvíce omezit počet kontaktů s lidmi, aby se zvýšila rychlost a snížily náklady, čímž se otevře kapacita pro zpracování mnohem většího počtu objednávek.

Pokud byste s pomocí znalostí někoho, jako je Malcolm, dokázali zmapovat vše od automatizovaných nabídek, potvrzení objednávky, rychlé softwarové korektury, platby a rezervace, rychle byste se dostali do fáze, kdy by se výrazně snížil počet kontaktů s lidmi a zaměstnanci by mohli pracovat produktivněji.

Ať už máte provoz Web2print nebo Storefront, technologie tiskového softwaru Enfocus Switch byla využita k výraznému zvýšení efektivity procesů do té míry, že jste mohli zvládnout exponenciální nárůst toho, co se obvykle stává konkurenčním trhem s krátkými náklady a rychlým obratem.

Při rozhovorech s publikem, podniky, tiskárnami a odborníky existuje strop, kolik zaměstnanců můžete na problém „vrhnout“. Při nekonzistentních manuálních operacích může příliš mnoho kuchařů nejen zkazit vývar, ale také bránit růstu a expanzi podniku.

V současné době je pro tiskárny naprosto nezbytné najít lepší způsoby práce. V současné době je stále aktuální okamžitá reakce, kdy jak přímí koncoví uživatelé, tak tiskárny potřebují rychle dostat nátisky k zákazníkům. Díky rychlému příjmu a kontrole příchozích souborů chytré podniky také vidí, opravují a řeší problémy, urychlují interní rozhodování a poskytují lepší služby zákazníkům.

Skupina Bluetree Group, která prodává pod značkou Route 1 Print a Instantprint, by nemohla dosáhnout takového pokroku bez tak vysoké úrovně automatizace softwaru. Jejich mantra týmové práce 23:17 je prozíravá, což je obhajoba jejich nejnovějšího rekordu v minimální době zpracování zakázky od začátku do konce (23 minut, 17 sekund). Při 25 000 zakázkách týdně je servis vším.

Standardizace produktů, komoditizace pro jednoduché (letáky, bannery, brožury) nebo stále složitější zakázky je v módě, ale její realizace může vyžadovat vysokou úroveň odborných znalostí, přičemž ve specializovaných oblastech, jako je blokování fólií, tisk na speciální materiály atd., jsou stále vyžadovány manuální řemeslné dovednosti.

 

Souhrn

Enfocus Switch je zajímavá, působivá platforma toků, spouštěcích chování, propojení, toků, kontrolních bodů, Pitstopu, skriptů… založená na tom, že „něco“ jednoduše přistane ve složce nebo na jiných technicky náročnějších metodách.

Práce s Malcolmem McKenziem v Colour Engine byla užitečným a jasným tréninkem, mohl jsem s ním strávit několik dní, ale alespoň jsem tam za jeden den získal slušné uznání.

Přestože Enfocus Switch není jedinou automatizační hrou ve městě a další dodavatelé jako OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi a Heidelberg si konkurují svými systémy a přístupy, je nad slunce jasné, že k udržení náskoku je nutná softwarová automatizace.