Marshall Atkinson zdůrazňuje, že je důležité vytvořit a pochopit efektivní KPIS pro vaši firmu. Podrobně také popisuje, jaké KPI je důležité měřit a jak tyto KPI implementovat.

Během své kariéry jste pravděpodobně někde četli, sledovali nebo poslouchali někoho, kdo podrobně popisoval význam klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI). Asi po deseti minutách toho, o čem mluvil, jste začali kontrolovat telefon, e-maily, sociální sítě nebo cokoli jiného, jen ne ladit to, co se vám dotyčný snažil sdělit.

KPI? Čísla? Matematika?

Nuda! Chci říct… no tak. Náš obchod si vede skvěle. Úspěch jsme měli i bez těchto nesmyslných KPI. Proč začínat teď?

Protože ten zvuk, který slyšíte, jsou zisky vylétající z okna. I když jste dosáhli úspěchu, aniž byste si dělali starosti s ukazateli KPI, nezaručuje to budoucí úspěch. A nezapomínejme, že ve svém podnikání můžete nechat pytel nezachycených peněz, protože neděláte práci potřebnou k jejich vyzvednutí.

Mám na mysli toto. „Klíčový ukazatel výkonnosti“ je cokoli důležitého ve vašem podnikání. Chcete jej sledovat, protože pokud je něco důležité, chcete zajistit, abyste vždy dosáhli maximální úrovně efektivity. Pokud to však ještě není definováno, jak víte, že pracujete na plný výkon a nemáte žádný nerealizovaný potenciál?

Tento článek se zabývá definováním těchto možností, zavedením systému a zajištěním jeho fungování.

Porozumění nejlepším metrikám

Jaké jsou nejdůležitější věci, které ve svém podnikání neustále sledujete? Prodej? Výroba? Spokojenost zákazníků? Přesnost objednávek? Kolik minut denně stráví ten člověk ve výrobě v koupelně?

Existují stovky, ne-li tisíce věcí, které bychom mohli měřit v jakémkoli podniku. Ale jen některé z nich jsou na svém místě a přinášejí rozdíly na vyšší úrovni. Když něco považujete za tak důležité, co to posouvá buď k úspěchu, nebo k neúspěchu?

Vezměme si například asi nejběžnější z nich, prodej. Jistě, můžete si stanovit cíl nejvyššího příjmu. Ale co je jeho hnacím motorem? Dokážete to rozložit do srozumitelné matematiky, abyste denně věděli, zda tohoto prodejního cíle dosáhnete?

Řekněme, že chcete dosáhnout prodejního cíle ve výši 1 000 000 USD. Pokud je vaše průměrná velikost objednávky 1 500 dolarů, můžete ji použít k určení snadno čitelného KPI.

1 000 000 USD / 1 500 USD = 666,6 objednávek za rok. Zaokrouhleme nahoru a nazvěme to 667.

667/12 měsíců = 55,58 objednávek měsíčně. Zaokrouhleme nahoru a nazvěme to 56.

56/4 týdny = 14 objednávek týdně.

14/5 = 2,8 objednávky za den. Zaokrouhleme nahoru a nazvěme to 3.

Pokud tedy vaše firma uzavře 3 objednávky denně s průměrnou hodnotou prodeje 1 500 USD, snadno dosáhnete svého cíle v podobě příjmů ve výši 1 000 000 USD.

Podívejte se zpět na své včerejší prodejní úsilí. Uzavřeli jste alespoň tři objednávky v hodnotě 1 500 USD? Pokud ne, jaké změny provedete, abyste dosáhli tohoto malého denního cíle?

Další příklady

To je samozřejmě jen jeden příklad. KPI, které jsou pro vás nejdůležitější, se mohou týkat doby výroby, vzdělávání zaměstnanců, míry vad nebo jakýchkoli důležitých datových bodů, které snadno signalizují úspěch nebo neúspěch.

Nejvíce ze všeho chcete, aby vaše klíčové ukazatele výkonnosti byly relevantní. Nemá smysl sledovat a měřit data, pokud s nimi nic neděláte. Jakmile informace získáte, začněte je používat jako signál ke změně. Jak říká můj dobrý přítel Mark Coudray: „Mohou se stát jen tři věci a dvě z nich jsou špatné. Věci se zlepší. Věci se zhorší. Nebo zůstanou věci stejné.“

Když se začnete zabývat čísly KPI, může vás to upozornit na možnost zlepšit další oblasti podnikání.

Příležitosti před vámi

Řekněme, že začnete měřit prostoje ve výrobě. Jedná se o část času během pracovního dne, kterou nestrávíte tiskem. Když tisknete, vyděláváte peníze. Když netisknete, utrácíte peníze. Prostoje se mohou prodražit, takže je to fantastický klíčový ukazatel výkonnosti, který je třeba sledovat.

Vzhledem k novému zájmu o klíčový ukazatel výkonnosti v oblasti prostojů se váš tým začal zabývat hlavní příčinou prostojů ve výrobě. Většinou se jedná o čekání na věci. Čekání na namíchání inkoustu. Čekání na přípravu obrazovek. Čekání na spočítání a naskladnění zásob. Čekání na souhlas manažera se spuštěním úlohy.

Jejich hypotéza se potvrdila matematikou, která ukázala, že více než 60 % prostojů v obchodě tvoří čekání. Aby to tým napravil, začne pořádat „hon na mrchožrouty“, kteří hledají vše potřebné pro zítřejší výrobu ještě dnes. Vyžaduje to určitou reorganizaci, školení a změny procesů, ale podaří se jim to.

Díky tomuto úsilí se zvyšuje výroba, klesají náklady a zvyšuje se spokojenost zaměstnanců i zákazníků.

Staly se totiž dvě věci: něco se změřilo a to vedlo ke změně. Zlepšení byla potvrzena, protože klíčové ukazatele výkonnosti prokázaly, že nápad funguje.

Jaké klíčové ukazatele výkonnosti měřit?

Stále si myslíte, že klíčové ukazatele výkonnosti jsou nudné a že je to ztráta času? Pokud ano, vaše konkurence bude určitě spokojená.

Pokud se však chcete této problematice věnovat hlouběji, prozkoumejme, jak určit, jaké klíčové ukazatele výkonnosti budete chtít měřit.

Nejprve se na tuto otázku podívejme ze dvou úhlů pohledu. Co je rozbité nebo co je třeba zlepšit? A co je důležité a musí nadále úspěšně fungovat? Metriky KPI můžete vytvořit na základě obou těchto myšlenek, ale pravděpodobně by byly důležité obě.

Nejlepším způsobem, jak to udělat, je shromáždit tým a diskutovat. Během let jsem se naučil, že pokud chcete znát skutečnou realitu podniku, musíte vyjít z kanceláře a zeptat se lidí, kteří tu práci dělají. Věřte mi, že mají svůj názor.

Protože vaším cílem je usnadnit jim práci, zlepšit váš produkt, snížit náklady a zvýšit zisky… jedná se o cennou činnost. Použijte tabuli nebo velký stojan s podložkou. Udělejte s týmem brainstorming důležitých ukazatelů, které je třeba měřit a analyzovat, a toho, co se do nich promítá.

Na konci cvičení byste měli uvést důležité body týkající se podniku, které udržují společnost zdravou. „Pokud tyto věci nebudou fungovat správně, jsme odsouzeni k zániku.“

A u každého z nich určete, jak lze měřit úspěch. Co a jak budete měřit a co je úspěšné číslo?

Definice důležitých věcí ve formátu OKR

Jedním ze snadných způsobů, jak definovat úspěch, je uvést jednotlivé klíčové body ve formátu OKR. OKR je zkratka pro „Cíl, klíčový výsledek“. Což znamená: „Zde je to, co chceme, a zde je pozitivní výsledek toho, že se to stane.“ To znamená, že se jedná o pozitivní výsledek.

Použijeme-li náš předchozí příklad prodeje, pak pokud je cílem dosáhnout denního průměru tří prodejů denně s celkovým prodejem alespoň 1 500 USD, bude dosaženo cíle příjmů ve výši 1 000 000 USD.

Dalším krokem je zjistit, co se na tomto úspěchu podílí. Kolik nabídek denně musíte poslat, abyste uzavřeli tři prodeje? Pokud je průměrná hodnota objednávky 1 500 dolarů, jaký typ zákazníků tuto částku utratí? Uzavíráte více prodejů na základě doporučení, nebo na základě studených telefonátů?

Zde začíná skutečná práce. Stanovte své cíle, definujte, co je důležité, stanovte cílové číslo KPI a výsledky měřte a testujte.

Nezapomeňte, že do všech aspektů této cesty musíte zapojit svůj tým. Koneckonců jsou to oni, kdo si při jejím uskutečňování budou lámat záda.

Zavedení klíčových ukazatelů výkonnosti

Řekněme, že jste se sešli se svým týmem a stanovili první sadu klíčových ukazatelů výkonnosti, které budete používat. Dalším krokem je skutečná realizace kroku sběru dat pro měření úspěšnosti.

Chcete, aby to bylo co nejjednodušší. Pokud můžete sběr dat automatizovat, aniž by tuto práci vykonával člověk, je to nejlepší. Ne vždy je to však možné. Pokud má člen týmu věnovat čas a úsilí sledování něčeho, usnadněte mu sběr dat. Zjednodušte věci, jak jen to jde, a dejte jim nástroje, aby byli úspěšní.

Měli byste často provádět následná školení a poskytovat podporu, abyste zajistili přesný a včasný sběr dat. Moje zkušenost je taková, že pokud časový výkaz obsahuje čísla, která v drtivé většině končí číslem 5 nebo 0, člen týmu si je vymýšlí.

Vytváření správných návyků je způsob, jak tato data shromažďovat. Musí to být přirozená součást procesu a musí se to dít pokaždé, když se to nepodaří.

Závěr

Všichni zkušení vedoucí pracovníci vám řeknou, že„nemůžete řídit to, co neměříte“. To je stoprocentní pravda.

Věnovat čas shromažďování, třídění, grafickému zpracování a analýze klíčových údajů o vaší firmě je zásadním krokem k udržení jejího zdraví a růstu.

Údaje o výkonnosti pomáhají vedoucím pracovníkům činit informovaná rozhodnutí. V opačném případě jen hádáte.