Маршал Аткинсън подчертава значението на изграждането и разбирането на ефективна KPIS за вашия бизнес. Той също така подробно описва кои КПИС е важно да се измерват и как да се прилагат тези КПИС.

Вероятно някъде по пътя на кариерата си сте чели, гледали или слушали някой, който подробно е обяснявал значението на ключовите показатели за ефективност (KPI) или „Key Performance Indicators“. Около десет минути след като е започнал да говори за каквото и да е, сте започнали да проверявате телефона си, имейлите си, социалните мрежи или нещо друго, но не и да се настройвате към това, което човекът се е опитвал да съобщи.

Ключови показатели за ефективност? Числа? Математика?

Скучно! Искам да кажа… хайде. Бизнесът ни се развива чудесно. Имахме успех и без тези глупости с KPI. Защо да започваме сега?

Защото звукът на изсмукване, който чувате, е излитането на печалбата през прозореца. Дори и да сте постигнали успех, без да се притеснявате за показателите си за ключови показатели за ефективност, това не гарантира бъдещ успех. И нека не забравяме, че може да оставите в бизнеса си дюшек с неуловени пари, защото не вършите необходимата работа, за да го вземете.

Ето какво имам предвид. „Ключов показател за ефективност“ е нещо важно във вашия бизнес. Искате да го следите, защото ако нещо е важно, искате да сте сигурни, че винаги ще постигате максимално ниво на ефективност. Ако обаче това все още не е дефинирано, как да знаете, че работите с пълен капацитет и нямате нереализиран потенциал?

Тази статия е посветена на определянето на тези възможности, внедряването на система и гарантирането на нейната ефективност.

Разбиране на най-добрите показатели

Кои са най-важните неща, които постоянно следите в бизнеса си? Продажбите? Производството? Удовлетвореността на клиентите? Точност на поръчките? Колко минути прекарва този човек в производството в банята всеки ден?

Има стотици, ако не и хиляди неща, които можем да измерим във всеки бизнес. Но само няколко от тях са на мястото си, за да направят разликата на следващото ниво. Когато разглеждате нещо толкова важно, какво го превръща в успех или провал?

Например, нека вземем вероятно най-често срещаната тема – продажбите. Разбира се, можете да си поставите цел за максимален приход. Но какво я определя? Можете ли да го разбиете на лесна за разбиране математика, за да знаете ежедневно дали ще постигнете тази цел за продажби?

Да кажем, че искате да постигнете цел за продажби от 1 000 000 долара. Ако средният размер на поръчката ви е 1 500 долара, можете да го използвате, за да определите лесен за четене ключов показател за ефективност.

$1,000,000/$1,500 = 666,6 поръчки годишно. Нека закръглим нагоре и да го наречем 667.

667/12 месеца = 55,58 поръчки на месец. Нека закръглим нагоре и да го наречем 56.

56/4 седмици = 14 поръчки на седмица.

14/5 = 2,8 поръчки на ден. Нека закръглим нагоре и да го наречем 3.

Следователно, ако бизнесът ви приключва 3 поръчки дневно със средна стойност на продажбите от 1 500 долара, лесно ще постигнете целта си за приходи от 1 000 000 долара.

Погледнете назад към вчерашните си продажби. Свършихте ли поне три поръчки на стойност 1500 долара? Ако не, какви промени ще направите, за да постигнете тази малка дневна цел?

Други примери

Разбира се, това е само един пример. Най-важните за вас ключови показатели за ефективност могат да бъдат свързани с времето за производство, обучението на служителите, процента на дефектите или други важни данни, които лесно сигнализират за успех или провал.

Повече от всичко друго е важно ключовите ви показатели за ефективност да бъдат подходящи. Няма смисъл да проследявате и измервате данни, ако не правите нищо с тази информация. След като получите информацията, започнете да я използвате като сигнал за промяна. Както казва моят добър приятел Марк Коудрей: „Могат да се случат само три неща и две от тях са лоши. Нещата ще се подобрят. Нещата ще се влошат. Или нещата ще останат същите.“

Когато започнете да се вглеждате в цифрите на ключовите показатели за ефективност, те могат да ви насочат към възможността да подобрите други бизнес области.

Възможности пред вас

Да речем, че започнете да измервате времето за престой на производството. Това е частта от времето по време на работния ден, която не се използва за печат. Когато печатате, вие печелите пари. Когато не печатате, харчите пари. Престоят може да струва скъпо, така че това е фантастичен ключов показател за ефективност, който трябва да се следи.

Поради новия интерес към ключовия показател за ефективност на престоя, екипът ви е започнал да търси основната причина за престоя на производството. Това е предимно изчакване на нещата. Изчакване на смесването на мастило. Изчакване на екраните да бъдат подготвени. Изчакване на инвентара да бъде преброен и подреден. Изчакване на одобрение от мениджъра за изпълнение на задача.

Математиката зад тяхната хипотеза доказва правотата им, като показва, че над 60% от времето на престой в магазина е в очакване на нещо. За да поправи това, екипът започва да организира „лов на отпадъци“ за всичко необходимо за утрешното производство, още днес. Това изисква известна реорганизация, обучение и промени в процесите, но те го правят.

Благодарение на тези усилия производството се увеличава, разходите намаляват и се повишава удовлетвореността на служителите и клиентите.

Защото се случиха две неща: нещо беше измерено и това доведе до промяна. Подобренията бяха потвърдени, защото ключовите показатели за ефективност доказаха, че идеята работи.

Какви ключови показатели за ефективност да измервате?

Все още смятате, че ключовите показатели за ефективност са скучни и са загуба на време? Ако е така, сигурен съм, че конкуренцията ви ще бъде доволна.

Но ако искате да навлезете по-дълбоко в тази област, нека да проучим как да определим какви ключови показатели за ефективност бихте искали да измервате.

Първо, нека разгледаме въпроса от две гледни точки. Какво е счупено или трябва да се подобри? И какво е важно и трябва да продължи да работи успешно? Можете да изградите показатели за ключови показатели за ефективност около всяка от тези идеи, но вероятно и двете биха били важни.

Най-добрият начин да направите това е да съберете екипа си и да обсъдите. През годините научих, че ако искате да разберете реалната ситуация в един бизнес, трябва да излезете от офиса си и да попитате хората, които вършат работата. Повярвайте ми, те имат собствено мнение.

Тъй като целта ви е да улесните работата им, да подобрите продукта си, да намалите разходите и да увеличите печалбите… това е ценна дейност. Използвайте бяла дъска или голям статив с подложка. Проведете мозъчна атака с екипа си за важните показатели, които трябва да се измерват и анализират, и за това какво се отразява на тях.

В края на упражнението трябва да изброите важните моменти в бизнеса, които поддържат компанията в добро здраве. „Ако тези неща не работят правилно, сме обречени.“

И за всяка от тях определете как може да се измери успехът. Какво и как ще измервате и какво е успешно число?

Определяне на важните неща във формата на OKR

Един лесен начин да определите успеха е да изброите всяка важна точка от формата на OKR. OKR е съкращение от „цел, ключов резултат“. Това означава: „Ето какво искаме и ето положителния резултат от това.“

Ако използваме примера с продажбите от по-рано, ако целта е да се реализират средно по три продажби на ден, като общата сума на продажбите е поне 1500 USD, тогава целта за приходите от 1 000 000 USD ще бъде постигната.

Следващата стъпка е да видите дали можете да разберете какво допринася за този успех. Колко ежедневни цитата трябва да изпратите, за да затворите три продажби? Ако средната стойност на поръчката е 1500 долара, какъв тип клиенти харчат тази сума? Дали затваряте повече продажби чрез препратки или чрез студени обаждания?

Оттук започва истинската работа. Посочете целите си, определете какво е важно, задайте целеви брой на ключовите показатели за ефективност и измерете и тествайте резултатите.

Не забравяйте, че трябва да включите екипа си във всички аспекти на това пътуване. В края на краищата, те са тези, които ще пречупят гръбнака си, за да го осъществят.

Прилагане на ключови показатели за ефективност

Да кажем, че вие и вашият екип сте се срещнали и сте определили първия си набор от ключови показатели за ефективност, които да използвате. Следващата стъпка е да приложите стъпката за събиране на данни, за да оцените успеха.

Искате да направите това възможно най-лесно. Ако можете да автоматизирате събирането на данни, без да е необходимо човек да върши тази работа, това е най-добре. Това обаче не винаги е възможно. Ако член на екипа ще изразходва време и усилия за проследяване на нещо, улеснете го при събирането на данните. Опростете нещата, доколкото е възможно, и им дайте инструментите, за да успеят.

Трябва често да проследявате с обучение и подкрепа, за да сте сигурни, че данните се събират точно и навреме. Опитът ми показва, че ако във ведомостта за работното време има числа, които в преобладаващата си част завършват с 5 или 0, членът на екипа си ги измисля.

Създаването на добри навици е начинът, по който се събират тези данни. Това трябва да се усеща като естествена част от процеса и да се случва всеки път без грешка.

Заключение

Всички ветерани в бизнеса ще ви кажат, че„не можете да управлявате това, което не измервате“. Това е 100% вярно.

Отделянето на време за събиране, сортиране, графично представяне и анализиране на ключовите данни за вашия бизнес е важна стъпка за поддържане на бизнеса ви в добро здраве и растеж.

Данните за резултатите помагат на ръководителя да взема информирани решения. В противен случай само гадаете.