Греъм Ричардсън-Лок обсъжда предимствата на автоматизацията на работния процес.

 

Въпреки всичко, което в момента се случва в света с прекъсването, причинено от COVID-19, и вие като собственици на фирми или мениджъри обработвате ежедневните задачи за оцеляване на бизнеса, може да намерите време да обмислите предимствата на автоматизацията на работния процес, когато излезете от другата страна на тази криза.

В качеството си на мениджър техническа поддръжка във FESPA се стремя да разбера как нашите членове от печатниците могат да използват всички налични инструменти, за да ускорят обработката на поръчките и да намалят риска от печат, който не отговаря на очакванията на клиентите за качество от първия път и винаги. Това може да се окаже трудна задача, когато става въпрос за широк спектър от печатни техники и производствени среди.

Ясно е обаче, че все по-широкото използване на машинна автоматизация в цифровия печат чрез системи като роботизация при обработката на материали и развиващи се системи за управление на информацията (MIS) води до съществена ефективност. Следващата фаза на промяна за мнозина е свързването на софтуера и създаването на рационализирани работни процеси.

Определянето на областите, върху които да се съсредоточите, изисква ясно настроено и предвидимо печатно производство. Този подход налага някои ограничения върху предлагането на продукти в сравнение с по-традиционните бизнес модели по поръчка в областта на печата. От собствения си опит като купувач знам, че опростяването на процеса на възлагане на поръчки е толкова бързо и ясно при добрите доставчици на услуги за печат в уеб 2, че само много креативната или специализирана работа следва традиционния по-бавен път на поръчката.

За да получа повече информация, се свързах с Малкълм Маккензи от Colour Engine, техническа консултантска компания, базирана в Обединеното кралство, която предлага услуги за автоматизация на печатници – от управление на цветовете до разработване на софтуер и скриптове.

Един от многото софтуерни продукти, които те поддържат, е Enfocus Switch, който ви позволява да изграждате свои собствени автоматизирани производствени работни потоци. Чрез свързване на различни софтуерни приложения чрез персонализирани скриптове става възможно например да се преместват файлове от приложението Adobe CC, като се използва неговият JavaScript интерфейс, в друго приложение, като например Microsoft Outlook, чрез използване на Applescript за Mac OS-X и VBscript за Microsoft Windows.

Пример за това е възможността входящите клиентски файлове да се приземяват в гореща папка, свързана с PitstopPro, където се извършва предварителна проверка, за да се гарантира, че творбата отговаря на нуждите на процеса. Това може да доведе до автоматичен имейл до клиента, за да го уведоми, че файлът преминава през първата си проверка и скоро ще получите проба. Ако файлът премине успешно тази предварителна проверка, следващата стъпка е да го отворите и да вградите творбата с подходящ профил за управление на цветовете в PDF проба за одобрение. Ако, разбира се, файлът не отговаря на изискванията, изпращате имейл, в който подробно се описва какво трябва да направи клиентът, за да го изпрати отново.

Заглавие: Пример за автоматизиран дизайн на работен процес в Switch.

Този подход към автоматизацията представлява гъвкава алтернатива на закупуването на хоствана екосистема, при която възможността за персонализиране може да бъде по-ограничена. Понякога е трудно да се постигне оптимален работен процес, освен ако не можете да го изградите специално за вашия набор от печатни продукти. Изборът зависи от това колко дълбоко искате да се ангажирате и от нивото на гъвкавост, от което се нуждаете.

Малкълм Маккензи е сертифициран експерт на Enfocus и член на комитета ISO TC-130 (Печатни и графични технологии) и има голям опит в техническите изисквания за автоматизация на работния процес.

Когато започнахме деня на обучението, той ми даде първия си мъдър съвет: „Започнете с автоматизиране на прост процес и го развийте оттам.“ Възможно е организирането на доставка да включва затваряне на поръчката, създаване и отпечатване на известия за доставка и етикети за пратки и изпращане на фактура или приемане на плащане.

Заглавие: Тази диаграма илюстрира, че EnFocus Switch може да се използва за разработване на автоматизирани работни процеси в много сценарии.

Обикновено MIS системите се справят с голяма част от тези задачи, но може да не се интегрират директно в резервационната система на избрания куриер. Изброяването на задачите и последователността на процеса ви позволява да разберете как да свържете всичко заедно. Може да се нуждаете от API, SQL код, XML метаданни, които да бъдат използвани за изтегляне на правилната информация до местоназначението ѝ. Тук се намесва Enfocus Switch и малко опит. Той включва широк набор от „джаджи“ или API, които могат да бъдат свързани помежду си, и визуално планиране на работния процес, което свързва „действията“ заедно, за да освободи принтера от досадните повтарящи се задачи.

В края на краищата целта е да се намалят максимално човешките контакти, за да се увеличи скоростта и да се намалят разходите, като се открие възможност за обработка на много повече поръчки.

Ако с помощта на ръководството на човек като Малкълм можете да планирате всичко от автоматизираните оферти, потвърждаването на поръчките, бързата мека проверка, плащането и резервацията, бързо ще достигнете до етап, в който човешките контакти значително ще намалеят и ще освободите персонал за по-продуктивна работа.

Независимо дали разполагате с операция Web2print или Storefront, софтуерната технология за печат на Enfocus Switch се използва за значително подобряване на ефективността на процесите до степен, в която можете да се справите с експоненциалното увеличение на това, което обикновено се превръща в конкурентен пазар с къси тиражи и бързи срокове.

В разговорите с аудитории, фирми, печатници и специалисти се вижда, че има таван на броя на служителите, които могат да бъдат ангажирани с даден проблем. При непоследователни ръчни операции твърде много готвачи могат не само да развалят бульона, но и да попречат на растежа и разширяването на бизнеса.

Сега е абсолютно наложително печатниците да определят по-добри начини на работа. Незабавността вече е на дневен ред, тъй като както директните крайни потребители, така и печатниците трябва бързо да изпращат копия на клиентите. Чрез бързото получаване и контрол на входящите файлове интелигентните предприятия също така виждат, отстраняват и продължават да се справят с проблемите, ускоряват вземането на вътрешни решения и предоставят по-добри услуги на клиентите.

Групата Bluetree, която продава под марките Route 1 Print и Instantprint, не би могла да постигне такъв напредък без толкова високо ниво на софтуерна автоматизация. Тяхната мантра за екипна работа 23:17 е прозорлива, като е в основата на последния им рекорд за минимално време за обработка на задача от начало до край (23 минути и 17 секунди). Обслужването е всичко при 25 000 поръчки на седмица.

Стандартизирането на продуктите е на мода, когато се използват прости (флаери, банери, брошури) или все по-сложни задачи, но за изпълнението им може да са необходими високи нива на експертни познания, като все още се изискват ръчни занаятчийски умения в специализирани области като блокиране на фолио, печат върху специализирани материали и др.

 

Резюме

Enfocus Switch е интригуваща, впечатляваща платформа от потоци, задействащи поведения, взаимовръзки, потоци, точки за преглед, Pitstop, скриптове…, базирана на „нещо“, което просто попада в папка, или на други високотехнологични методи.

Работата с Малкълм Маккензи в Colour Engine беше полезно и ясно упражнение за обучение, можех да прекарам няколко с него, но поне получих прилична оценка за един ден там.

Макар че Enfocus Switch не е единствената игра за автоматизация в града, а други доставчици като OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi и Heidelberg се конкурират със своите системи и подходи, ясно е, че за да останете напред, е необходима софтуерна автоматизация.