Защо автоматизацията се нуждае от управление на процесите?

Индустрията за цифров печат се стреми да стане по-автоматизирана. Соня Ангерер подчертава значението на контрола на процесите и че без него печатната индустрия трудно ще се развива.

През последните години темата за „работния процес“ става все по-важна в печата. Това се дължи на факта, че вече има на разположение много подходящи софтуерни решения. От друга страна, нарастващите разходи, недостигът на квалифицирани работници и нарастващото съзнание за опазване на околната среда означават, че печатниците искат да произвеждат възможно най-ефективно.

Думата „работен процес“ обаче обхваща широк спектър. Уикипедия определя „работен процес“ като „пространствена и времева последователност от функционално, физически или технически свързани работни процеси на работното място“. За индустрията на цифровия печат работният процес при печат върху фолио, картон или хартия има много различни значения в цялостния процес. Той варира от маркетинга и продажбите до административните задачи, като управление на проекти, последващо изчисляване и фактуриране, подготовка на работата и данните до логистиката.

Общото между тях е, че работните процеси в отделните области са много сложни. Това ги превръща в „черна кутия“ за служителите в други отдели и дори за ръководството, т.е. в процес, който е доста неразбираем отвън. Това понякога затруднява автоматизирането на подобластите и свързването им по такъв начин, че да се създаде интегриран производствен процес.

Автоматизацията като процес

Прехвърлянето на работните процеси към машини или софтуер, които могат да бъдат изпълнявани самостоятелно, често води до несигурност сред служителите в компаниите. Служителите често се страхуват, че работните процеси и автоматизацията могат да заменят работните им места.

За да работи автоматизацията, трябва да са изпълнени различни предпоставки. Те са:

• Ясно дефиниране на целите и изискванията на автоматизацията, както и начина на измерване на успеха.
• Внимателен анализ на съществуващите процеси и пригодността им за автоматизация. За целта компанията трябва първо да документира настоящите процеси.
• Определяне на подходящи технологии и методи за автоматизация. Това могат да бъдат роботи, сензори, изкуствен интелект и цифрови платформи. Понякога това може да са само интелигентни промени в работния процес.
• Внедряване на автоматизация, като се вземат предвид техническите, организационните и правните аспекти.
• Ангажирайте, обучете и мотивирайте служителите, които са засегнати от автоматизацията или от които се очаква да я поддържат.

Процесът на автоматизация не бива да се разглежда като еднократна мярка, а трябва да се наблюдава и подобрява непрекъснато. Контролът на процесите се използва за редовен преглед на качеството на автоматизираните процеси, получаване на обратна връзка, отстраняване на проблеми и идентифициране и прилагане на възможности за подобрение.

Контрол на процеса: Автоматизация с преглед

Контролът на процесите е способността да се събират, организират и визуализират данни за всяка стъпка от работния процес. В резултат на това проблемите могат да бъдат избегнати, което в крайна сметка води до повишаване на производителността.

За да автоматизирате даден работен процес, първо трябва да го разберете. За тази цел са необходими данни, които да покажат как работи всяка стъпка от процеса, колко време и ресурси отнема и какви резултати дава. Тези данни обаче трябва да бъдат подготвени и за разкриване на тенденции, модели и отклонения.

Изкуственият интелект (ИИ) все по-често се прилага в софтуера за управление на процеси. Това е така, защото ИИ дава възможност да се идентифицират тенденции и да се прогнозират трудности, които не могат да бъдат лесно открити от човек. Управлението на процесите дава възможност на служителите на всички нива да използват съответните данни, за да вземат решения, да действат и да гарантират качеството.

Контролът на процесите не е запазена територия само за управлението. В края на краищата, ако чрез изкуствения интелект стане ясно, че печатният субстрат ще свърши, или ако служителите в даден отдел не са в състояние да обработят пика на поръчките навреме, много вероятно е все още да има време за реакция. Това спестява усилия и пари. Преди всичко обаче ефективният контрол на процесите може да помогне да се избегне разочарованието на служителите в печатницата чрез перспективно планиране.

Възвръщане на контрола

Често за печатниците е трудно сами да внедрят обширни процеси за автоматизация. Ето защо е разумно да се привлекат партньори с опит в бранша, като например консултанти. В края на краищата промените трябва да бъдат инициирани и, което е още по-важно, продължени. Това често е много по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Повечето хора не желаят да се променят, а дори и тези, които с удоволствие ги приемат, може да се нуждаят от помощ за адаптиране.

Комбинацията от автоматизация и контрол на процесите изглежда твърде твърда и негъвкава за някои хора. Ето защо е важно всички участници да се чувстват чути и разбрани. Важно е всеки да има възможност да изрази мнението си.

При подходящо участие всички служители имат усещането, че имат по-голям контрол върху работното си място и баланса между професионалния и личния живот. Това превръща автоматизацията в успех, от който всички обичат да бъдат част.

Открийте последните иновации в областта на автоматизацията на FESPA Global Print Expo 2024, Водещото европейско изложение за печат и маркировка. Провежда се от¹⁹ до ²² март 2024 г. в RAI Амстердам, Нидерландия. Регистрация тук и използвайте промоционалния код FESJ406 за отстъпка от 30 евро.