Пол Шерфийлд ни дава практически съвети за това как най-добре да управлявате циклите на проверка и одобрение

 

„На екрана не изглеждаше така!“
„Не знаех, че трябва да проверя всичко отново“
„Шефът ми не разбира тези неща“
„Използвали сте грешния файл!“
„За какво да проверявам?“

Ако някои или всички тези коментари на клиенти са ви познати, моля, прочетете по-нататък.

Имате ли документиран процес на одобрение на доказателствата?

Тези странни времена ще дадат на всички ни време да обмислим всички свои работни методи, системи и практики. Подходящи ли са те за вашия продуктов микс и за нуждите на клиентите ви? Дали ще продължат да бъдат „най-добрите практики“, когато настоящата криза приключи и всички се върнем към нормалното, което може би трудно ще разпознаем?

Област, за която екипите ви за производство и продажби трябва да отделят време, е проверката и свързаният с нея цикъл на одобрение. Също така би било полезно да разговаряте с клиентите си и да получите тяхното мнение за вашата система в тази област.

За каква цел е предназначена проверката и кои области трябва да бъдат проверени от клиента? Ако това не е ясно съобщено от печатницата, клиентът може да го разбере погрешно и да не знае какво се очаква от него. Подходящи ли са вашите системи за проба и цикли на одобрение за вашия пазар и продукти и разбират ли ги клиентите ви.

Цикълът на проверка и одобрение трябва да е подходящ за вашия пазар, клиенти и продукт. В много пазарни области на продукти и печат, като например онлайн печатане от уеб към печат, се използва мека проверка, често само за съдържанието. Други пазари, като например опаковки, етикети и висококачествен търговски печат, може да се нуждаят от многобройни повторения на корекция и одобрение на цветовете и съдържанието.

Така че вашите решения и системи трябва да бъдат добре обмислени, за да се гарантира, че отговарят на нуждите на вашите клиенти и на пазара.

Тази област може да доведе до объркване, грешки и дори до преработване и препечатване, а финансовите резултати могат да бъдат спорни. Това не е начинът за създаване на добри отношения с клиентите!

И така, сигурни ли сте, че вашият процес на проверка и одобрение не допринася за горепосочените проблеми?

Нека да разгледаме за какво се използват пробните копия, като в този случай те обхващат както меките, екранни, така и твърдите физически пробни копия; мастиленоструйните и печатните пробни копия с помощта на производствената машина.

  1. Одобрение на цвета. Пробите, както твърдите, така и меките, в тази област често се наричат „договорни проби“, тъй като се считат за цветен образец, на който трябва да съответства печатният продукт. Някои области, които трябва да разгледате първо:
    • Проверени ли са вашите цветни пробни копия на договори за правилния работен поток на цветовете? Има ли отпечатан или прикрепен към всяка проба „стикер“ за валидиране по ISO 12647-7, който дава тази информация на клиента?
    • Давате ли на клиента инструкции как да прегледа това доказателство, като използва правилните условия на осветление, базирани на D50, или алтернативни такива, като TL84 за магазина?
    • Как да гарантирате, че цветните контактни меки проби се разглеждат от клиента на монитори с широка гама, профилирани, с точни цветове и с правилни настройки за управление на цветовете?
    • Изпращате ли титулна страница с тези меки пробни копия, в която се посочват подробности за това как да се прегледат и одобрят тези файлове, често PDF?
    • Разполагат ли клиентите ви с подходящия софтуер за преглед и коментиране на PDF коректури?
    • Ще бъде ли разбрано горното, ако тези доказателства бъдат видени или прегледани от други лица в организацията на вашия клиент?
  2. Одобряване на съдържанието, както на „меки“, така и на „твърди“ корекции:
    • Разбират ли клиентите ви, че тези проби са само за съдържание, а не за точно одобрение на цветовете?
    • Ще бъде ли разбрано това, ако тези доказателства бъдат видени или прегледани от други лица в организацията на вашия клиент?
    • Разполагат ли клиентите ви с подходящия софтуер за преглед и коментиране на PDF коректури?
  3. Преразгледани доказателства
    • За цвят, за съдържание или и за двете?
    • Трябва ли да се проверяват само коригираните области или всички елементи? Това ще зависи от степента на корекциите и от това кой ги е извършил, като изискванията трябва да бъдат ясно формулирани.
    • Приложена ли е заглавна страница, която да документира този процес на одобрение и етапа, до който е достигнал?

Процесът на одобрение

Нека сега приемем, че техническите области на доказателствата, както твърдите, така и меките, са разгледани и коригирани и че:

  1. Всички физически цветни пробни копия на договори имат етикет за валидиране, показващ съответствието с ISO 12647-7, както и използвания работен процес и профили за управление на цветовете, и се дават съвети за условията на гледане.
  2. Въведена система за одобрение на доказателствата.
  3. Софтпробите са ясно маркирани за предназначение, цвят, включително предупрежденията за цвят на монитора, или само за съдържание.
  4. Ревизираните доказателства съдържат инструкции за това какво трябва да провери клиентът.

И така, какво остава?

Управление на това къде се намирате вие и вашият клиент в процеса на одобрение:

  • Това ли е първият, вторият, третият и т.н. кръг от проверки? Как се записва и управлява това в контролния лист, в чантата за работа?
  • Кой извършва корекциите – вие или клиентът ви предоставя нови коригирани файлове?
  • Ако е така, какъв вид поправка се изисква, започва ли процесът на одобрение отначало?
  • Необходимо е да се управляват по-старите версии на клиентските файлове, за да се гарантира, че няма да има объркване, така че е необходим контрол на версиите.
  • Окончателното одобрение от страна на клиента трябва да е ясно и документирано.
  • Ако това окончателно одобрение зависи от извършването на допълнителни корекции, трябва ли да обмислите подаването на допълнителна проба, въпреки указанията на клиента.
  • Как се изчисляват и отчитат разходите за авторските корекции?
  • Уведомяват ли се клиентите за тези разходи, преди да бъдат предприети действия?
  • Изисква ли се от клиентите писмено одобрение на разходите за корекции?

Спомнете си старата поговорка: „Винаги има време за препечатване!“.

Някои действия, които трябва да обмислите:

Залепете стикер D50 върху цветните пробни копия на физическия договор, за да посочите неправилните условия на гледане, които могат да се използват повторно. Когато се гледат при неправилно осветление, стикерите показват цветни ивици, както се вижда на изображението по-долу. Когато се гледат при правилно осветление D50, лентите трябва да са едва видими.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Използване на стикери за одобрение/интерактивни PDF/словови документи за одобрение/коментари/корекции и по-нататъшни действия/предоказване и т.н.

 

Този интерактивен формуляр може да бъде изтеглен, за да го персонализирате и промените според нуждите си. Той може да бъде включен като заглавна страница за PDF корекции или като хартиен формуляр за физически корекции. Въпреки това една онлайн система за одобрение на пробите би била много по-прозрачна и проследима, дори за физическите проби.

Много от безплатните браузъри за PDF не могат да покажат правилно цветовете или съдържанието на PDF файлове със сложни графични елементи! Acrobat Professional е „златният стандарт“. Затова винаги съветвайте клиентите си относно проблемите с преглеждането на PDF с друг софтуер.