В тази кафе-пауза на FESPA събрахме двама души с огромни познания и опит в работните процеси с PDF, за да разширят познанията си за предпечатната подготовка и как най-добре да се изпълни, за да се увеличи максимално производителността.

 

Водещ: Греъм Ричардсън-Лок: Ръководител техническа поддръжка, FESPA. С 35-годишен опит в бранша, Греъм започва като ученик и преминава през няколко директорски поста, преди да се присъедини към FESPA на сегашната си позиция. Той е и член на Академията за технологии за ситопечат и дигитален печат.

Експертите:

Малкълм Маккензи: Малкълм се присъединява към компанията преди 15 години. Той има опит с PitStop Pro, Enfocus и Switch. Той е специализиран в това да помага на печатарите и творците да увеличат производителността си, като прилагат софтуерните познания към техните проблеми.

Андрю Бейлс-Колинс: Андрю има богат опит в областта на компютърния софтуер и е специалист в управлението на печата, цифровия печат, PDF, работния процес на предпечатната подготовка и мобилните приложения.

Греъм Ричардсън-Лок: Когато разглеждате дигитализацията на предприятията, които използват специализирани техники за печат, това, което започна с дизайн и настолно публикуване, премина към цифрови преси и довършителни работи. Успоредно с тези промени в конвенционалното производство се появиха и постиженията в областта на интернет печата и възможността за възлагане на поръчки, които са ясно насочени към конкретни продукти.С лекотата на онлайн поръчките клиентите вече могат да свършат работата за част от времето, което им е отнемало преди. Сега е моментът да разгледате как автоматизирането на повтарящи се задачи и изграждането на работни потоци ще впечатли клиентите, ще увеличи производителността и ще намали загубите.

Има ли значение автоматизацията на софтуера както за малките печатници, така и за по-големите операции?

Малкълм: Ако разгледаме първо по-малките клиенти – всички имат сходни проблеми, а именно осигуряването на персонал, умения и възможност за навременна реакция към клиентите. В света на печата всички знаят, че в петък следобед в четири часа обикновено постъпва цялата работа.

За да можем да увеличим мащаба си достатъчно бързо, когато тиражите стават все по-малки, а очакванията на клиентите все по-големи, автоматизацията е пътят напред – за да освободим работниците да правят нещо повече от това просто да отворят PDF файл, да го разгледат и след това може би да направят малка промяна. Това са неща, които могат да открият пред печатниците цял набор от подобрени изживявания за тях самите и за техните клиенти.

Един от големите проблеми, с които се сблъскват всички, независимо от мащаба, е как постъпват файловете и как се реагира своевременно на тях. Не става дума за нещо ужасно сложно, но повечето широкоформатни печатници виждат, че по електронната поща идват прикачени файлове или чрез WeTransfer, което означава, че някой трябва да ги отвори, да вземе файла, да го изтегли, да го преименува и да го постави в папка. Ако една компания има тираж от 20 000 копия, но те са смесени в 10 различни партиди, това е огромен логистичен проблем – преместване на файловете, поставянето им в правилните папки, уреждане на комуникациите – всичко това отнема много време и не е с цел печалба.
Отново повтарям, че всъщност не става дума за предварителна обработка или за реално извършване на нещо като такова с PDF. Става дума просто за получаване на файла и за бързо отпечатване на продукта, който е необходим, и за обратна реакция към клиента.

Тогава можете да автоматизирате много от повтарящите се аспекти на работния процес, като в началото това е лесно. Проблемът е в доставянето на файловете до пресата.

Андрю: Когато говорите за работния процес, се сещате за това, което всички знаем за традиционния работен процес на предпечатната подготовка: в единия край поставяте PDF файл, а в другия край получавате доставка до печатница или до пласментно или филмово устройство.

При автоматизацията става дума за задачи и действия, които се извършват в компанията ви. Не непременно само предпечатната подготовка и нещата, които в момента се извършват ръчно – те са податливи на грешки и трябва да има човек, който да ги прави. Говорим за автоматизиране на тези процеси, така че да не се налага човек да ги прави. Това може да бъде това, за което току-що говорих в сценария с предпечатната подготовка, но може да бъде и много повече.

По-големите компании обикновено разполагат с повече „играчки“. Те разполагат със система MIS, система за печат от интернет, различни машини за печат и различни RIPS. Задачата на автоматизацията е не само обработката и управлението на файловете, но и свързаността. Тя е лепилото, което може да помогне на тези устройства да разговарят помежду си и като цяло да автоматизират бизнеса като цяло. Вземате информацията си от MIS, обработвате PDF на базата на тази информация и след това връщате резултата обратно в MIS, който може да се използва например за калкулиране на разходите. Това е същата концепция, но в по-широк мащаб.

Какви инструменти са на разположение? И струва ли си да се започне с автоматизирана проверка на файлове, преди да се премине към други аспекти на автоматизацията.

Малкълм: Повечето хора вече са имали опит с проверката на файлове, защото имат достъп до лиценз за PitStop. Това, което ние с Андрю правим, е да го изведем на преден план.
Освен предварителната проверка можете да правите и други неща. Това е мястото, където по-малките и по-големите компании могат чрез автоматизация да намерят нови пътища и нови възможности за работа, които иначе не биха могли да направят. Preflighting, корекции – това все още са неща, от които хората леко се страхуват, и затова се опитваме да ги демистифицираме, да им помогнем и всъщност да ги оформим така, че да работят за тях.

Андрю: Компаниите трябва да се съсредоточат върху мястото, където ще получат най-голяма стойност, и да продължат оттам, защото след като преодолеете първото препятствие, изграждате увереност, започвате да виждате, че това работи, започвате да виждате стойността.

Както каза Малкълм, проверката на файловете е голям проблем. През последните 15 години съм чувал за проблем, при който клиентът подава файл, а те не се свързват с него в продължение на шест, осем часа или дори на следващия ден. Това е лошо обслужване на клиентите.

Ако можете да се върнете след няколко минути, това е чудесно. Тогава имате време да вземете решения и да разговаряте с клиента за графиците и разходите. Проблемът не е в това колко време отнема изпълнението на задачата, а в това, че някой намира време действително да отвори ръчно файла и да го провери. Ако имате софтуер, който може да влезе и да направи това, тогава печелите.

Втората част на това уравнение е, че вместо няколко оператори да отварят всеки файл, да го проверяват и да правят поправки, използвайте сървърен продукт, който автоматично ще проверява файловете вместо вас, като обикновено 80% от тях ще преминат успешно. Това са 80 % от вашите файлове, с които екипът ви за предпечатна подготовка не трябва да се занимава.

Какви умения са необходими, за да се даде ход на даден проект? Трябва ли печатарите да използват умения за кодиране и ако да, каква част от тях са достъпни за тях като специалисти по печата и за каква част ще им е необходим нов набор от умения?

Малкълм: Enfocus и Switch са проектирани така, че да бъдат органични и да растат, докато се учите. Ученето е важно и ако трябва да предложа на хората как да научат за софтуера, бих ги посъветвал да отидат във форумите на Enfocus, защото там потребителите говорят за него. Можете да видите всички решения и иновативни неща, които хората правят с автоматизацията.

Това, от което се нуждаете във всяка организация, е човек, който обича продукта и вижда бъдещето. Ако сте на ниво директор или собственик, трябва да дадете време на служителите си. Не можете просто да кажете: „Понеже това е предпечатна подготовка, ще го дадем само на предпечатната подготовка“. Тогава този беден човек, на когото никога не му се е налагало да се занимава с логистика, вероятно се чувства малко не на себе си.

За да притежавате софтуера, е необходима комбинация от предпечатна подготовка, шампион и, надявам се, някой с известни ИТ умения. Не е необходимо да идвате от средите на програмистите, за да започнете.

Андрю: Трябва да имате шампион и да му дадете време. Не можете да очаквате от тях да се занимават с производствена работа, а след това да направят малко автоматизация, когато имат пропуск.

Дори не е задължително да имате опит, просто трябва да знаете какво искате. Познавам хора, които купуват софтуера и всичко им върви добре. Има и други хора, които инвестират известно време не само в софтуера, но и в консултациите. Тогава някой ги държи за ръка в началните етапи, а след известно време те могат сами да се захванат и да работят с него. Ключовата част е да има един отговорен човек и да се уверите, че той е запален.

Какво е PitStop Pro?

Андрю: PitStop Pro е приставка към Adobe Acrobat. Тя има две задачи – едната е да проверява PDF файла по набор от предварително зададени критерии, а също и да ги поправя. Втората част е да ги редактирате ръчно.
Започна с публикации, вестници, списания и търговска работа, а се разви за използване при голям формат, опаковки и етикети. Тя ви позволява автоматично да създавате пътища за рязане, да добавяте отстъпи и всякакви други неща, като например експортни преобразувания на цветове.

PitStop Pro по същество е инструмент, който ви дава възможност да коригирате работата, преди да я предадете в производство. Съществува и PitStop Server, който е автоматизирана версия и не се нуждае от оператор, който да го контролира.

Enfocus Switch свързва софтуера и данните. Какви повишения на ефективността могат да се реализират?

Андрю: Enfocus Switch обединява приложения, както и системи, така че може да работи с много приложения на трети страни и да ги автоматизира. Ако искате да отворите даден файл и да го превърнете в PDF, обикновено това се прави от оператор, но Enfocus Switch може да го направи вместо вас. Не е необходимо вашият оператор да отваря файла, да зарежда шрифтовете и връзките, софтуерът може да направи това вместо вас, както и свързването и извличането на информация от базите данни.

Печалбите могат да бъдат огромни, но зависи какво искате да направите. Например, ако разглеждате това, което правите ръчно, като например производството си, трябва наистина да разберете какво се случва там, за да извлечете най-доброто от него.

С помощта на Switch можете да го използвате като част от напълно интегрирана рамка за електронна търговия. Можете да я използвате от край до край или само за вътрешен процес. Не става въпрос само за предоставяне на възможност за електронна търговия, а просто за по-бързо извършване на дейностите.

Малкълм: Всички печатари, които всъщност не са разглеждали Switch, може би мислят за тези доста мащабни работни процеси, които идват, особено от производителите, които са склонни да налагат на хората. Те казват: „Добре, трябва да имате нашия фронт-енд и нашия уеб портал. Трябва да имате нашия начин на работа и след това трябва да имате нашия софтуер за налагане.“ Това вече не работи за много хора, особено при широкоформатните приложения. Ако имат много различни платформи и машини, те имат и различни изходи.

Тогава тези системи стават много стари и не особено гъвкави. Системата Switch започва много слабо и се допълва според нуждите. Ако искате тя да работи с вашата база данни, можете да закупите модул за база данни.

Дали Tilia Labs също ще бъде друга?

Малкълм: Това е голям проект, който ще се появи онлайн. Можете безпроблемно да свържете всички елементи.

До известна степен е като plug-and-play. Когато казваме „устойчивост на бъдещето“, ние не ви казваме как да налагате файловете си. Ще го предоставим на пакет, който може да направи това. Отново, усвояването на действителния поток е по-лесно, защото в огромна част от времето просто влагаме знания от други приложения. Това се отнася и за неща като Illustrator и Photoshop. Всичко, което можете да направите като действия, можем да повторим и автоматизираме.

Вземаме набори от умения, които хората вече са изградили, и ги вграждаме или оформяме в системата. Ето защо хората я обичат, защото е бърза. Много хора ще имат много скъпи работни процеси, а след това ще имат и Switch, защото тя може да прави нещата, които техните скъпи работни процеси не могат да правят.

По отношение на PitStop Pro, Server и Switch, можем ли да получим някаква представа за необходимите инвестиции? Какви разходи са свързани с това?

Андрю: В момента PitStop Server преминава през промяна и придобива по-голяма автоматизация, защото го преместваме на базата на Switch. От около 20 години той е същият, с основна гореща папка за влизане и излизане, но осъзнаваме, че хората вече не искат това.

В момента тя е 3300 паунда, но тази цена ще се повиши на 1 януари (2021 г.). В него ще има много допълнителни функции.

След това можете да преминете към пълен Switch, където можете да започнете да добавяте гореспоменатите модули. Започвате със сървъра PitStop и си мислите, че бихте могли да го свържете с база данни, да работите с XML или с JDF. Тогава можете да добавите модул, който да увеличи функционалността му.

Разширяването на тези API, които ще се свързват със Switch, ще има ли някакви лицензионни разходи, свързани с някои от тях? Някои от тях безплатни ли са?

Андрю: Зависи. Имаме магазин за приложения за Switch, който е достъпен и за PitStop Server. Това е уникално, със сигурност в печатарската индустрия, тъй като използва потребителската база и нашите глобални интегратори. Те могат да създават тези малки приложения, които могат да бъдат изтеглени в Switch PitStop Server, за да изпълняват задачи като преименуване и други различни неща, които Switch не прави. Те могат да бъдат безплатни или платени; това зависи изцяло от човека, който ги създава, но вече има над 100 такива приложения.

Това са реални неща, които хората са създали за своите работни процеси или за своите клиенти. Това са реални неща, които имат практическа употреба и просто разширяват функционалността. Малкълм говореше за интеграцията с HP. Това е подобен пример. Те създават приложение и то свързва Switch с техен продукт или услуга, или витрина на магазин, или уебсайт.

Гледайте пълния запис на този уебинар за кафе пауза на FESPA тук.