Избор на MIS

Несан Клиъри разглежда как софтуерът за управленска информационна система се е превърнал в съществен компонент в управлението на една модерна печатница, но успехът му зависи от начина на внедряване.

Информационната система за управление (MIS) вероятно е един от най-сложните софтуери, с които се сблъскват повечето печатници. И точно както има огромни различия в начина на работа на различните печатници и клиентите, които обслужват, така няма универсална MIS, която да работи за всички. Поради това е трудно да се определи какво точно може да направи една MIS за вас и колко може да струва. Но може би по-добрата отправна точка е да се запитате какво може да ви спести една правилно внедрена MIS?

MIS е свързана с две отделни неща – бизнес информация и автоматизация на работните процеси – и свързването на тези неща трябва да доведе до по-малко отпадъци и следователно до по-голяма печалба. Това се отнася както за малките, така и за големите предприятия.

Заглавие: В идеалния случай потребителите трябва да имат достъп до повечето от функциите на една МИС от преносими устройства, включително лаптопи, таблети и смартфони, както демонстрира PrintIQ тук.

Първоначалната идея на софтуера MIS беше да даде на ръководството задълбочена представа за всички разходи и проблеми в бизнеса, за да може да взема правилни решения. Единственият начин наистина да разберете всички свои приходи и разходи е да използвате централизирана система, която е свързана с всичко – от постъпващите поръчки до броя на хартиените скоби, които счетоводният отдел получава. Това означава, че основното предимство на една MIS е не толкова функционалността на самия софтуер, колкото умението на екипа да се интегрира със софтуера на други доставчици.

Това логично доведе до това, че MIS автоматично стартира някои от тези други системи и определя как различните задачи да се придвижват през различните производствени отдели. Това най-вече означава производствени работни процеси, а на теория създаването на система, базирана на горещи папки, би могло да позволи автоматичното предаване на задачите от един процес към друг. Но една MIS прави много повече от това. Тя автоматично прилага цялата информация от билета за задание, когато е необходимо, за печат, довършителни работи или фактуриране, без грешки или дублиране. Освен това тя събира данни за изготвяне на доклади за това как върви бизнесът и може да задейства действия на друго място, като например да поръча повече субстрати, когато е необходимо, както и да посочи къде има проблеми, например ако една конкретна машина се нуждае от поддръжка повече от очакваното или ако задачите се задържат в един или друг процес.

Заглавие: MIS трябва да може да показва общ преглед на състоянието на всички работни места, както на това изображение от PrintIQ.

Модулна архитектура

Повечето MIS предлагат основен набор от функции и редица допълнителни модули, така че печатниците да могат да адаптират MIS към собствените си нужди. Въпреки че повечето MIS работят в различни области на печата, повечето широкоформатни потребители имат специфични изисквания, още повече ако печатат и върху текстил. Това означава най-малкото да се вземат предвид големите размери на използваните субстрати, както за ролки, така и за твърди медии. MIS трябва също така да поддържа различните видове довършителни работи, които са често срещани в широкоформатния печат, включително рязане чрез цифрова маса за рязане или фреза, както и подгъване, заваряване, изрязване на очи и т.н.

Основна характеристика на всяка MIS е възможността за оценяване на задачите и за изпращане на оферти за работа. Това означава да може да се вземат предвид всички съответни разходи, включително суровините и труда на персонала, както и текущите разходи и амортизацията на използваното оборудване, и да се определи разумен марж за всяка работа. В някои случаи може да има избор от начини за изработване на дадена работа с различни последици за оценката.

Заглавие: MIS трябва да поддържа групиране, както се вижда тук в Tharstern MIS

Модулът за оценяване трябва да бъде тясно свързан с функцията за планиране и планиране, защото искате MIS да избере най-ефективния метод на производство при планирането на работните места за тази смяна, но ще загубите пари, ако в оценката се приеме по-евтина форма на производство. В идеалния случай планирането трябва да бъде динамично, да може да се актуализира автоматично, за да се вземат предвид новите работни места, когато постъпят, въз основа на необходимите им срокове за доставка и синергията с други работни места.

Това от своя страна предполага, че MIS включва собствен модул за налагане и обединяване или е тясно свързан с какъвто и да е софтуер за това. Това е особено важно за работа в голям формат, където е доста често срещано множество задачи да се обединяват върху едни и същи плоскости, за да се спестят разходи, и много от тези задачи ще имат неправилни форми, които трябва да се вмъкнат заедно. От само себе си се разбира, че системата трябва да може да прави разлика между задачите за различни клиенти. Също толкова важно е задачите за един и същ клиент да могат да се разделят на различни части, например търговец на дребно може да иска един и същ вид дисплей, но разделен на различни търговски обекти, които могат да имат различни изисквания за размер. Смесването на тези задания заедно ще спести време и разходи за суровини, но системата трябва да може да ги разделя за целите на доставката и фактурирането.

Модулът CRM трябва да позволява на служителите по продажбите да поддържат връзка с клиентите, да превръщат офертите в поръчки и да проследяват напредъка на тези поръчки. Като минимум това трябва да означава, че трябва да се проследят произведенията на изкуството за доставка и да се гарантира, че всички в цикъла на одобряване са подписали пробните копия.

Повечето MIS включват модул за електронна търговия, въпреки че има някои аргументи, че специализирана програма Web-to-Print може да бъде по-подходяща. Това наистина зависи от мащаба на всеки отделен бизнес и от типа клиенти, които обслужвате. Някои широкоформатни поделения са част от по-широка група за търговски печат или разчитат на клиенти, които правят еднократни поръчки и плащат с кредитни карти, докато други може би искат просто да дадат възможност на редовните клиенти да правят повторни поръчки по сметка. Съществуват толкова много варианти, че за Web-to-Print наистина е необходима отделна статия.

Заглавие: MultiPress на Dataline е MIS/ERP софтуер за компании за графично производство. Той интегрира всички административни, търговски, финансови и логистични бизнес процеси, заедно с производството и отчетността в една мощна MIS/ERP система.

MIS трябва да включва някакъв вид управление на инвентара, за да се гарантира, че няма да свърши нищо, което е необходимо за предстоящи задачи, като например определен субстрат, както и за закупуване на редовни артикули навреме, включително части за поддръжка на оборудването, за да се избегнат всякакви паники в последния момент. В идеалния случай това трябва да обхваща и управлението на собствената ви верига за доставки, така че да разбирате разходите за субстрати и да можете да се възползвате от покупки на едро или други оферти.

Когато става въпрос за изпълнение, MIS трябва да може да генерира поне известие за доставка. Някои от тях също така ще резервират доставката с куриерска или пощенска компания, а други ще отидат още по-далеч и ще се свържат директно със системите на различни куриерски компании, за да разработят най-рентабилната форма на доставка въз основа на изискванията на клиента, включително когато различни части от работата трябва да бъдат изпратени на различни места.
Накрая, повечето MIS ще имат модул за счетоводство, но вероятно е по-често срещано да се интегрират със специализиран счетоводен софтуер, особено като се има предвид, че повечето счетоводни софтуери са доста добре установени.

В заключение, въпреки че повечето доставчици на MIS днес предлагат софтуера си като част от производствения процес, истинската стойност на MIS се крие в способността да се идентифицират силните и слабите страни на бизнеса. В крайна сметка една MIS трябва да се изплати, като помогне за намаляване на загубите и по-ефективно производство.