Защо специфицирането на задачите е важно за управлението на печатницата?

Несан Клиъри обсъжда значението на специфичните задачи и ролята, която те играят за успеха на печатниците.

Много печатници не успяват да оценят колко важно е да се оцени правилно работата при офериране или колко много умения са необходими за правилното определяне на всички различни елементи, които трябва да се вземат предвид.

Има добър аргумент да се ограничите до предлагането на стандартен списък с продукти, като плакати или банери, и да поискате от клиентите да изберат размера и количеството. Този подход ви позволява да създадете стандартна ценова листа, така че клиентът да знае точно колко ще струва поръчката му, а вие да знаете точно какъв е маржът на печалбата за тези поръчки. Това също така означава, че трябва да съхранявате само стандартен набор от материали и консумативи, което значително опростява контрола на запасите.

Работата в голям формат обаче често се характеризира с къси серии, поръчки по поръчка с огромни разлики между отделните поръчки. Тези поръчки трябва да бъдат напълно специфицирани, за да може да се направи оценка на разходите и оферта, която да позволява известна свобода на действие, както и полезен марж на печалбата. И така, кои са факторите, които трябва да се вземат предвид?

Може би най-важният елемент е как да оцените собствената си работа и нивото на маржа на печалбата, което искате да определите за всяка работа. Изкушението е да сведете до минимум разходите, за да спечелите работа, но бизнесът няма да оцелее, ако не реализирате прилична печалба, която да покрива разходите ви. Също така твърде високата цена ще доведе до това, че клиентите ще отидат другаде. Така че ценообразуването в крайна сметка зависи от това каква стойност предлагате на клиентите. Това не включва прилично качество на печата или фантастично обслужване, защото клиентите очакват това като нещо естествено и всички конкуренти също ще твърдят, че предоставят тези неща. Но каквото и да е вашето предимство, то ще определи маржа на печалбата. Всичко останало може лесно да се изчисли като разходи за вас.

Нека започнем със самото отпечатване. Много печатници разполагат с множество машини, много от които може да изглеждат способни да изпълняват сходни задачи, ако имате няколко плоски или ролни принтера. Но на практика операторите ще имат много ясна представа кои машини са най-подходящи за конкретни задачи, което може да се дължи на факта, че един ролен принтер е по-капризен от друг при определен субстрат или един плосък печат произвежда по-добри тонове на кожата от другия. Но всички тези различни машини са свързани с различни разходи. Използваният режим на печат също влияе на времето, необходимо за отпечатване. Затова е важно да има добра комуникация между персонала за обслужване на клиенти, който изготвя прогнозата, и производствения персонал, който действително ще изпълнява задачата, за да се гарантира, че прогнозата съответства на производството.

Трябва да вземете предвид и отпадъчните материали, които може да се получат при даден принтер, като например количеството, използвано за предния край на ролката, за да се наниже на поемащата ролка. Това може да звучи като незначително количество, но ако редовно губите по няколко метра в началото и в края на всяка ролка, това ще се увеличи.

Всички мастиленоструйни принтери се нуждаят от известно почистване, за да се избегне запушване на дюзите. Това може да означава само ръчно почистване на главите в началото или в края на всяка смяна. Но също така може да се наложи да спирате по време на смяната, за да почиствате главите, което удължава производственото време, и може да се окаже, че принтерът използва определено количество мастило като част от рутинната процедура за почистване, което ще увеличи разходите за експлоатация на машината.

Другото, което трябва да вземете предвид, е количеството енергия, което принтерът ще консумира. Ултравиолетовият принтер с LED лампи ще има сравнително ниски разходи за енергия, но UV принтер с живачни лампи ще трябва да се поддържа в режим на готовност, за да се гарантира, че лампите са готови за втвърдяване. Също така принтер с мастила на водна основа, включително смола или латекс, ще изисква много енергия за изсушаване на отпечатъците.

Консумативи

Използваният субстрат е един от основните разходи за всяка работа и много клиенти могат да поискат варианти с различни носители в зависимост от това какво се опитват да постигнат и доколко са чувствителни към цената. Трябва да е сравнително лесно да се изчисли колко квадратни метра от даден носител ще са ви необходими за конкретна работа, като не забравяте, че трябва да вземете предвид целия лист или ширина, включително всички отрязъци. За някои задачи може да са необходими и допълнителни материали, като ламинат или капси.

Има и такива задачи, които се състоят от множество по-малки части, които могат да бъдат обединени или вложени една в друга. Колкото по-ефикасно е вложенията, толкова по-малко медия ще се губи, така че това трябва да се вземе предвид при всяка оферта.

Повечето софтуери за RIP показват колко мастило е използвано за дадена задача и по този начин може да се изчисли средната стойност на използваното мастило на квадратен метър за всеки принтер, с който разполагате. Това може да варира в зависимост от режима на печат, като при режимите с по-високо качество, които използват повече пасове, се изразходва повече мастило. Всички специални мастила, като бяло, неонови или металически, също ще струват повече от стандартните технологични цветове. За щастие някои RIP-и могат да изчислят количеството мастило, което ще се използва за дадена задача, без да се налага да се отпечатва нищо.

Естествено, трябва да вземете предвид и постоянните си разходи, които могат да включват наем на помещенията, разходи за отопление и осветление, лизинг и поддръжка на превозни средства и, разбира се, заплати на персонала, както и разходи за управление на офиса и човешки ресурси. Всяка оценка трябва да включва такса за покриване на тези скрити разходи.
След това има разходи за изпълнение. Възможно е да се наложи и да монтирате работата, което може да означава възлагане на външен изпълнител. Може да се наложи дори да демонтирате работата, когато тя приключи, и да изхвърлите материалите.

И накрая, някои печатници може да искат да изчислят екологичните разходи или отпечатъка на всяко задание. Това може да не е обичайна практика за изготвяне на оценка или уточняване на начина на отпечатване на заданието, но вероятно ще играе по-голяма роля в бъдеще, тъй като все повече клиенти откриват, че трябва да отчитат своя екологичен отпечатък. Ако използвате някаква схема за компенсиране на въглеродните емисии, тя също трябва да бъде включена тук.

В заключение, за всяко предприятие е абсолютно необходимо да може да контролира разходите и да планира вероятните печалби. Затова умението да специфицирате правилно задачите е важна част от това, тъй като ще ви помогне да избегнете неприятни изненади, когато съберете разходите след изработването на тези задачи.