ما أهمية تحديد المهام في إدارة متجر طباعة؟

تناقش نسان كليري أهمية تحديد الوظائف المحددة والدور الذي تلعبه في نجاح محلات الطباعة.

تفشل العديد من الطابعات في تقدير مدى أهمية تقدير العمل بشكل صحيح عند عرض الأسعار، أو مدى المهارة التي تدخل في تحديد جميع العناصر المختلفة التي يجب أخذها في الاعتبار بشكل صحيح.

هناك حجة وجيهة للاقتصار على تقديم قائمة منتجات قياسية، مثل الملصقات أو اللافتات، والطلب من العملاء اختيار الحجم والكمية. يسمح لك هذا النهج بإعداد قائمة أسعار قياسية بحيث يعرف العميل بالضبط كم سيكلف طلبه وأنت تعرف بالضبط ما هو هامش الربح على تلك الأعمال. هذا يعني أيضًا أنه لا يتعين عليك سوى تخزين مجموعة قياسية من المواد والمواد الاستهلاكية، مما يبسط إلى حد كبير مراقبة المخزون.

ومع ذلك، غالبًا ما تتميز أعمال التنسيقات الكبيرة بأعمال قصيرة المدى ومصممة حسب الطلب مع وجود اختلافات كبيرة من طلب إلى آخر. يجب تحديد هذه الأعمال تحديدًا كاملاً من أجل الحصول على تقدير للتكاليف وعرض أسعار يسمح ببعض الفسحة بالإضافة إلى هامش ربح جدير بالاهتمام. إذن، ما هي العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار؟

ربما يكون العنصر الأكثر أهمية هو كيفية تقييم عملك ومستوى هامش الربح الذي تريد تحديده لكل عمل. الإغراء هو تقليل التكاليف للفوز بالعمل، لكن العمل لن يستمر إذا لم تحقق ربحاً جيداً بالإضافة إلى تغطية تكاليفك. وبالمثل فإن السعر المرتفع للغاية سيجعل العملاء يذهبون إلى مكان آخر. لذا فإن التسعير يعتمد في النهاية على القيمة التي تقدمها للعملاء. وهذا لا يشمل جودة الطباعة اللائقة أو الخدمة الرائعة لأن العملاء يتوقعون ذلك بطبيعة الحال، وسيزعم جميع المنافسين أيضًا تقديم هذه الأشياء. ولكن مهما كانت قيمة USP الخاصة بك، فإنها ستحدد هامش الربح. كل شيء آخر يمكن حسابه بسهولة من حيث التكاليف بالنسبة لك.

لنبدأ بالطباعة نفسها. سيكون لدى العديد من محلات الطباعة العديد من الماكينات التي قد يبدو أن العديد منها قادر على القيام بمهام متشابهة، إذا كان لديك العديد من الطابعات المسطحة أو الطابعات ذات التغذية الأسطوانية. ولكن في الممارسة العملية، سيكون لدى المشغلين فكرة واضحة جدًا عن الآلات الأنسب لمهام معينة، وقد يكون السبب في ذلك أن إحدى الطابعات المسطحة أكثر صعوبة من الأخرى مع ركيزة معينة، أو أن إحدى الطابعات المسطحة تنتج درجات ألوان أفضل من الأخرى. ولكن كل هذه الآلات المختلفة سيكون لها تكاليف مختلفة مرتبطة بها. وسيؤثر وضع الطباعة المستخدم أيضًا على الوقت المستغرق في الطباعة. لذلك من المهم أن يكون هناك تواصل جيد بين موظفي خدمة العملاء الذين يضعون تقديراً وموظفي الإنتاج الذين سيقومون بتشغيل المهمة فعلياً لضمان تطابق التقدير مع الإنتاج.

يجب عليك أيضًا التفكير في أي مواد مهدرة قد تتكبدها طابعة معينة، مثل الكمية المستخدمة على الحافة الأمامية للفة لربطها على بكرة السحب. قد تبدو هذه الكمية ضئيلة ولكن إذا كنت تفقد بشكل روتيني بضعة أمتار في بداية ونهاية كل لفة فإن ذلك سيضيف الكثير.

تتطلب جميع الطابعات النافثة للحبر درجة معينة من التنظيف لتجنب انسداد الفوهات. قد يعني ذلك مجرد مسح الرؤوس يدويًا في بداية أو نهاية كل وردية عمل. ولكن قد يعني ذلك أيضًا التوقف طوال الوردية لتنظيف الرؤوس، مما يضيف إلى وقت الإنتاج، وقد تجد أن الطابعة تستخدم كمية معينة من الحبر كجزء من روتين التنظيف، مما سيضيف إلى تكاليف تشغيل الماكينة.

الشيء الآخر الذي يجب مراعاته هو كمية الطاقة التي ستستهلكها الطابعة. ستتمتع طابعة الأشعة فوق البنفسجية المزودة بمصابيح LED بتكاليف طاقة منخفضة نسبيًا، ولكن يجب إبقاء طابعة الأشعة فوق البنفسجية المزودة بمصابيح زئبقية في وضع الاستعداد لضمان جاهزية المصابيح للمعالجة. وبالمثل، ستتطلب الطابعة ذات الأحبار ذات الأساس المائي، بما في ذلك الراتنج أو اللاتكس، الكثير من الطاقة لتجفيف المطبوعات.

المواد الاستهلاكية

ستكون الركيزة المستخدمة إحدى التكاليف الرئيسية لأي عمل، وقد يرغب العديد من العملاء في الحصول على خيارات بوسائط مختلفة، اعتمادًا على ما يحاولون تحقيقه ومدى حساسيتهم للسعر. يجب أن يكون من السهل نسبيًا حساب عدد الأمتار المربعة التي ستحتاج إليها من أي وسائط معينة لمهمة معينة، مع الأخذ في الاعتبار أنه سيتعين عليك حساب الورقة أو العرض بالكامل، بما في ذلك أي قطع. قد تتطلب بعض المهام أيضًا مواد إضافية، مثل الصفائح أو الثقوب.

ثم هناك أيضًا تلك المهام التي تتكون من عدة أجزاء أصغر يمكن تجميعها أو تداخلها معًا. كلما كان التداخل المستخدم أكثر كفاءة، قلّت الوسائط المهدرة، لذا يجب أخذ ذلك في الاعتبار في أي عرض أسعار.

ستخبرك معظم برامج RIP بكمية الحبر المستخدمة في مهمة معينة، ومن هذا المنطلق يجب أن يكون من الممكن حساب متوسط الحبر المستخدم لكل متر مربع لكل طابعة متوفرة لديك. قد يختلف ذلك من وضع طباعة إلى آخر، حيث تستهلك أوضاع الجودة الأعلى التي تستخدم المزيد من التمريرات المزيد من الحبر. كما أن أي أحبار خاصة، مثل الأبيض، بالإضافة إلى النيون أو الألوان المعدنية، ستكلف أيضًا أكثر من ألوان المعالجة القياسية. لحسن الحظ، ستتمكن بعض برامج RIPs من تقدير كمية أي حبر ستستخدمه المهمة من دون طباعة أي شيء فعليًا.

بطبيعة الحال، ستحتاج أيضًا إلى مراعاة التكاليف الثابتة، والتي يمكن أن تشمل إيجار المبنى الخاص بك بالإضافة إلى تكاليف التدفئة والإضاءة، بالإضافة إلى تكاليف استئجار وصيانة المركبات، وبالطبع أجور الموظفين إلى جانب تكاليف إدارة المكتب والموارد البشرية. يجب أن يتضمن كل تقدير تكلفة لتغطية هذه التكاليف الخفية.
ثم هناك تكلفة التنفيذ. قد تضطر أيضًا إلى تثبيت الوظيفة، مما قد يعني الاستعانة بمصادر خارجية لمقاول. وقد تضطر حتى إلى إزالة العمل عند الانتهاء منه والتخلص من المواد.

أخيرًا، قد ترغب بعض متاجر الطباعة في التفكير في حساب التكلفة أو البصمة البيئية لكل مهمة. قد لا يكون هذا الأمر ممارسة شائعة لإنتاج تقدير أو تحديد كيفية طباعة المهمة، ولكن من المرجح أن يلعب دورًا أكبر في المستقبل حيث يجد المزيد من العملاء أنه يتعين عليهم حساب بصمتهم البيئية. إذا كنت تستخدم أي نوع من مخططات تعويض الكربون، فيجب تضمين ذلك هنا أيضًا.

في الختام، من الضروري جداً لأي عمل تجاري أن يكون قادراً على التحكم في التكاليف والتخطيط للأرباح المحتملة. لذا فإن القدرة على تحديد الوظائف بشكل صحيح هو جزء مهم من هذا الأمر لأنه سيساعدك على تجنب أي مفاجآت غير سارة عند إضافة التكاليف بعد إنتاج تلك الوظائف.