يناقش غرايم ريتشاردسون لوك مزايا أتمتة سير العمل.
على الرغم من كل ما يحدث حاليًا في العالم مع الاضطراب الذي تسبب فيه فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19)، وأنت بصفتك صاحب عمل أو مديرًا تعالج مهام البقاء على قيد الحياة في العمل اليومي، قد تجد بعض الوقت للتفكير في مزايا أتمتة سير العمل عند خروجك من الجانب الآخر من هذه الأزمة.
بصفتي مدير الدعم الفني في FESPA، أهدف إلى تقديم نظرة ثاقبة حول كيفية استفادة أعضاء الطابعات لدينا من جميع الأدوات المتاحة لتسريع معالجة الطلبات وتقليل مخاطر أعمال الطباعة التي لا تلبي توقعات العملاء من حيث الجودة من المرة الأولى وفي كل مرة. قد يكون هذا الأمر شاقًا عند التعامل مع مجموعة واسعة من تقنيات الطباعة وبيئات الإنتاج.
ومع ذلك، من الواضح أن الاستخدام المتزايد لأتمتة الماكينات في الطباعة الرقمية من خلال أنظمة مثل، الروبوتات في مناولة المواد وأنظمة نظم المعلومات الإدارية المتطورة تحقق كفاءات أساسية. يتمثل التغيير في المرحلة التالية بالنسبة للكثيرين في ربط البرامج وإنشاء تدفقات عمل مبسطة.
يتطلب تحديد المجالات التي يجب التركيز عليها إنتاج مطبوعات مضبوطة بوضوح ويمكن التنبؤ بها. يضع هذا النهج بعض القيود على عرض المنتج عند مقارنته بنماذج الأعمال التقليدية المخصصة في مجال الطباعة. أعرف من تجربتي الخاصة كمشترٍ أن تبسيط عملية الشراء سريع وواضح للغاية مع مزودي خدمات الطباعة الجيدة في مجال الويب 2، بحيث لا يتبع مسار الطلبات التقليدية البطيئة سوى الأعمال الإبداعية أو المتخصصة للغاية.
للحصول على مزيد من المعلومات، تواصلت مع مالكولم ماكينزي في شركة Colour Engine، وهي شركة استشارات فنية مقرها المملكة المتحدة تقدم خدمات تكامل التشغيل الآلي للطابعات بدءًا من إدارة الألوان وحتى تطوير البرامج والنصوص البرمجية.
أحد المنتجات البرمجية العديدة التي يدعمونها هو برنامج Enfocus Switch، الذي يمكّنك من إنشاء مهام سير عمل الإنتاج الآلي المخصص الخاص بك. من خلال ربط تطبيقات برمجية مختلفة معًا من خلال البرمجة النصية المخصصة، يصبح من الممكن، على سبيل المثال، نقل الملفات من تطبيق Adobe CC باستخدام واجهة JavaScript الخاصة به إلى تطبيق آخر مثل Microsoft Outlook من خلال استخدام Applescript لنظام التشغيل Mac OS-X و VBscript لنظام التشغيل Microsoft Windows.
أحد الأمثلة على ذلك هو فرصة الحصول على ملفات العملاء الواردة التي تهبط في مجلد ساخن متصل بـ PitstopPro حيث يتم إجراء فحص ما قبل الطيران للتأكد من أن العمل الفني يلبي احتياجات العملية. يمكن أن يؤدي ذلك بدوره إلى إرسال رسالة بريد إلكتروني تلقائية إلى العميل لإعلامه بأن الملف يخضع للتدقيق الأولي، وسوف تتلقى دليلاً على ذلك بعد قليل. إذا اجتاز الملف هذا الفحص الأولي، فإن الخطوة التالية هي فتحه وتضمين العمل الفني مع ملف تعريف إدارة الألوان المناسب في ملف PDF لإثبات صحة العمل الفني للموافقة عليه. إذا فشل الملف بالطبع في استيفاء المتطلبات، فستقوم بإعداد رسالة بريد إلكتروني توضح بالتفصيل ما يتعين على العميل القيام به لإعادة الإرسال.
التسمية التوضيحية: مثال على تصميم سير العمل الآلي في Switch.
يمثل هذا النهج في الأتمتة بديلاً مرنًا للشراء في نظام مستضاف حيث قد تكون فرصة التخصيص أكثر تقييدًا. في بعض الأحيان يكون من الصعب تحقيق سير العمل الأمثل ما لم تتمكن من بنائه خصيصًا حول مزيج منتجاتك المطبوعة. يعتمد الاختيار على مدى عمق رغبتك في التعمق في المشاركة ومستوى المرونة التي تحتاج إليها.
مالكولم ماكنزي هو خبير معتمد من Enfocus وعضو لجنة ISO TC-130 (تقنيات الطباعة والرسوم البيانية) ويتمتع بخبرة كبيرة في المتطلبات الفنية لأتمتة سير العمل.
عندما بدأنا يوم التدريب، قدم نصيحته الحكيمة الأولى، “ابدأ بأتمتة عملية بسيطة وطورها من هناك”‘ قد يكون تنظيم عملية التسليم، وإغلاق الطلب، ورفع وطباعة مذكرات التسليم وملصقات الطرود وإرسال الفاتورة أو أخذ الدفع.
التسمية التوضيحية: يوضح هذا الرسم البياني أنه يمكن استخدام مفتاح EnFocus Switch لتطوير سير العمل الآلي في العديد من السيناريوهات.
وعادةً ما تتعامل أنظمة نظم المعلومات الإدارية مع جزء كبير من هذه المهام ولكنها قد لا تتكامل مباشرةً مع نظام الحجز الخاص بشركة الشحن المختارة. من خلال سرد المهام وتسلسل العملية يتيح لك ذلك فهم كيفية ربط كل شيء معًا. قد تحتاج إلى، واجهات برمجة التطبيقات، ورمز SQL، والبيانات الوصفية لـ XML لتسخيرها في سحب المعلومات الصحيحة إلى وجهتها، وهنا يأتي دور Enfocus Switch وقليل من الخبرة. يتضمن مجموعة واسعة من “الأدوات” أو واجهات برمجة التطبيقات التي يمكن ربطها ببعضها البعض وتخطيط سير العمل المرئي الذي يربط “الإجراءات” معًا لتحرير الطابعة من المهام المتكررة المملة.
فالهدف في النهاية هو تقليل نقاط الاتصال البشرية قدر الإمكان لزيادة السرعة وتقليل التكلفة، مما يتيح القدرة على معالجة المزيد من الطلبات.
إذا استطعت، من خلال المعرفة الإرشادية لشخص مثل مالكولم أن ترسم كل شيء بدءًا من عروض الأسعار الآلية، وإقرار الطلب، والتدقيق السريع الناعم، والدفع والحجز، فإنك تصل بسرعة إلى مرحلة تقل فيها نقاط الاتصال البشرية إلى حد كبير وتحرر الموظفين للعمل بشكل أكثر إنتاجية.
سواء كان لديك عملية طباعة Web2print أو واجهة متجر، فقد تم استخدام تقنية الطباعة في برنامج Enfocus Switch لتحسين كفاءة العملية بشكل كبير إلى الحد الذي يمكنك من التعامل مع زيادة هائلة في السوق التي عادة ما تكون قصيرة المدى وسريعة التكلفة وتنافسية في التكلفة.
عند التحدث إلى الجماهير والشركات والطابعات والمتخصصين هناك سقف لعدد الموظفين “الذين يمكنك رميهم” في مشكلة ما. فمع عدم اتساق العمليات اليدوية، فإن كثرة الطهاة لا تفسد المرق فحسب، بل تعيق نمو الأعمال وتوسعها.
هناك الآن ضرورة حتمية مطلقة للطابعات لتحديد طرق أفضل للعمل. أصبحت الفورية الآن حاضرة على الدوام، حيث يحتاج كل من المستخدمين النهائيين المباشرين ومحلات الطباعة إلى الحصول على البراهين للعملاء بسرعة. من خلال الاستلام السريع والتحكم في الملفات الواردة والتحكم فيها بشكل سريع، تقوم الشركات الذكية أيضًا برؤية المشكلات وإصلاحها والمضي قدمًا في حلها وتسريع عملية اتخاذ القرارات الداخلية وتقديم خدمة أفضل للعملاء.
لم يكن بإمكان مجموعة Bluetree التي تسوّق تحت العلامة التجارية Route 1 Print وInstantprint تحقيق هذا التقدم من دون هذا المستوى العالي من أتمتة البرامج. إن شعار العمل الجماعي 23:17 هو شعارهم الذي يتسم بالبصيرة، حيث يدعم أحدث رقم قياسي لأدنى وقت لمعالجة مهمة من البداية إلى النهاية (23 دقيقة و17 ثانية). الخدمة هي كل شيء في 25,000 طلب في الأسبوع.
من خلال توحيد المنتجات، أصبح توحيد المنتجات سلعةً بالنسبة إلى الأعمال البسيطة (النشرات واللافتات والكتيبات) أو الأعمال المعقدة بشكل متزايد رائجًا، ولكن قد يتطلب ذلك مستويات عالية من الخبرة لتنفيذها، مع استمرار الحاجة إلى المهارات الحرفية اليدوية في المجالات المتخصصة مثل حجب الرقائق المعدنية والطباعة على مواد متخصصة وما إلى ذلك.
الملخص
يعد Enfocus Switch منصة مثيرة للاهتمام ومثيرة للإعجاب من التدفقات، وسلوكيات التشغيل، والوصلات البينية، والتدفقات، ونقاط المراجعة، و Pitstop، والنصوص البرمجية … استنادًا إلى “شيء ما” ببساطة في مجلد أو غيرها من الأساليب التقنية العالية.
لقد كان العمل مع مالكولم ماكنزي في Colour Engine تمريناً مفيداً وواضحاً، كان بإمكاني قضاء بعض الوقت معه ولكنني على الأقل حصلت على تقدير لائق في يوم واحد هناك.
في حين أن Enfocus Switch ليست لعبة الأتمتة الوحيدة في المدينة مع وجود بائعين آخرين مثل OneVision و Esko و Print Factory و HP و Efi و Heidelberg، يتنافسون جميعًا بأنظمتهم وأساليبهم ما هو واضح وضوح الشمس هو أن أتمتة البرامج مطلوبة للبقاء في المقدمة.