يقدم لنا بول شيرفيلد نصائح عملية حول كيفية إدارة دورات التدقيق والموافقة على أفضل وجه
“لم يبدو الأمر هكذا على شاشتي!”
“لم أكن أعلم أن عليّ التحقق من كل شيء مرة أخرى”
“مديري لا يفهم هذه الأمور”
“لقد استخدمت الملف الخطأ!”
“ما الذي أتحقق منه؟”
إذا كانت أي من هذه التعليقات من العملاء أو جميعها مألوفة لديك، يُرجى متابعة القراءة.
هل لديك عملية موافقة موثقة على الإثبات؟
هذه الأوقات الغريبة ستمنحنا جميعًا الوقت الكافي للنظر في جميع أساليب عملنا وأنظمتنا وممارساتنا. هل كانت مناسبة لمزيج منتجاتك واحتياجات عملائك؟ هل ستظل “أفضل الممارسات” عندما تنتهي هذه الأزمة الحالية، ونعود جميعًا إلى الوضع الطبيعي الذي قد نجد صعوبة في التعرف عليه؟
من المجالات التي يجب على فرق الإنتاج والمبيعات لديك تخصيص وقت للنظر فيها هو التدقيق ودورة الموافقة المرتبطة به. سيكون من المفيد أيضاً التحدث إلى عملائك والحصول على آرائهم حول نظامك في هذا المجال.
ما هو الغرض من البرهان وما هي المجالات التي يجب على العميل التحقق منها؟ إذا لم يتم إبلاغ ذلك بوضوح من قبل الطابعة، فقد يساء فهم ذلك من قبل العميل الذي لا يدرك ما هو متوقع منه. هل أنظمة التدقيق ودورات الموافقة الخاصة بك مناسبة لسوقك ومنتجاتك، وهل هي مفهومة من قبل عملائك.
يجب أن تكون دورة التدقيق والموافقة مناسبة لسوقك وعملائك ومنتجك. ستستخدم العديد من مجالات سوق المنتجات والطباعة، مثل الطباعة من الويب إلى الطباعة عبر الإنترنت، التدقيق التدقيق الناعم، وغالبًا ما يكون للمحتوى فقط. قد تحتاج الأسواق الأخرى مثل التغليف والملصقات والطباعة التجارية الراقية إلى العديد من التكرارات لتدقيق الألوان والمحتوى والموافقة عليها.
لذا، تحتاج حلولك وأنظمتك إلى الكثير من التفكير والدراسة للتأكد من أنها تتناسب مع عملائك واحتياجات السوق.
يمكن أن يتسبب هذا المجال في حدوث ارتباك وأخطاء وحتى إعادة العمل وإعادة الطبع، وقد تكون النتائج المالية محل نزاع. ليست هذه هي الطريقة لخلق علاقات جيدة مع العملاء!
إذن، هل أنت متأكد من أن عملية الإثبات والموافقة لا تساهم في المشاكل المذكورة أعلاه؟
دعونا نلقي نظرة على ما تُستخدم فيه البراهين التي تغطي في هذه الحالة كلاً من التدقيق الناعم على الشاشة والتدقيق المادي الصلب؛ البراهين النافثة للحبر والبروفات المطبوعة باستخدام مطبعة الإنتاج.
- اعتماد الألوان. غالبًا ما يُطلق على البراهين الصلبة وغير الصلبة في هذا المجال “براهين العقد” لأنها تعتبر بمثابة لون رئيسي يجب أن يتطابق معه المنتج المطبوع. بعض المجالات التي يجب مراعاتها أولاً:
- هل يتم التحقق من مطابقة نماذج إثبات العقود الملونة المطبوعة مع سير عمل الألوان الصحيحة؟ هل يوجد “ملصق التحقق من صحة ISO 12647-7” مطبوع أو مرفق بكل نسخة إثباتية يقدم هذه المعلومات للعميل؟
- هل تعطي العميل إرشادات حول كيفية عرض هذا الدليل باستخدام ظروف الإضاءة الصحيحة القائمة على D50 أو بديلها مثل TL84 في المتجر؟
- كيف تتأكد من عرض العملاء للنسخ التجريبية اللينة لملامسة الألوان على شاشات ذات نطاق واسع ومحددة ودقيقة الألوان مع إعدادات إدارة الألوان الصحيحة؟
- هل ترسلون صفحة غلاف مع هذه البراهين الإلكترونية تقدمون فيها تفاصيل حول كيفية عرض هذه الملفات والموافقة عليها، وغالبًا ما تكون ملفات PDF؟
- هل يتوفر لدى عملائك البرنامج الصحيح لعرض بروفات PDF والتعليق عليها؟
- هل سيتم فهم ما ورد أعلاه إذا تم الاطلاع على هذه البراهين أو عرضها من قبل الآخرين داخل مؤسسة عميلك؟
- الموافقة على المحتوى، سواء أكان برهاناً ناعمًا أم ثابتًا:
- هل يدرك عملاؤك أن هذه البراهين هي للمحتوى فقط وليس للموافقات الدقيقة على الألوان؟
- هل سيتم فهم ذلك إذا تم الاطلاع على هذه البراهين أو عرضها من قبل الآخرين داخل مؤسسة عميلك؟
- هل يتوفر لدى عملائك البرنامج الصحيح لعرض بروفات PDF والتعليق عليها؟
- البراهين المنقحة
- هل هي للألوان أم للمحتوى أم لكليهما معاً؟
- هل يجب فحص المناطق المصححة فقط أم جميع العناصر؟ سيعتمد ذلك على مدى التصحيح ومن قام به، وينبغي توضيح المتطلبات.
- هل توثق صفحة الغلاف المرفقة عملية الموافقة هذه والمرحلة التي وصلت إليها؟
عملية الموافقة
لنفترض الآن أنه قد تمت معالجة وتصحيح الجوانب الفنية في البراهين، الصلبة والناعمة على حد سواء، وذلك
- تحتوي جميع مطبوعات عقود الألوان الفعلية على ملصق التحقق من الصحة الذي يوضح الامتثال لمعيار ISO 12647-7 وسير عمل الألوان المدارة والملفات الشخصية المستخدمة ويتم تقديم المشورة بشأن ظروف العرض.
- نظام الموافقة على الإثبات المعمول به.
- يتم وضع علامة واضحة على البراهين اللينة حسب الغرض أو اللون بما في ذلك محاذير لون الشاشة أو المحتوى فقط.
- تحتوي البراهين المنقحة على تعليمات حول ما يجب على العميل التحقق منه.
إذن، ما الذي تبقى؟
إدارة مكانك أنت وعميلك في عملية الموافقة:
- هل هي الجولة الأولى أو الثانية أو الثالثة إلخ من الإثباتات؟ كيف يتم تسجيل ذلك وإدارته، على قسيمة إثبات في حقيبة العمل؟
- من الذي يقوم بإجراء التصحيحات، أنت، أم عميلك الذي يقوم بتزويدك بالملفات الجديدة المصححة؟
- إذا كان الأمر كذلك، فما هو نوع التوبيخ الذي يطلبونه، هل تبدأ عملية الموافقة مرة أخرى؟
- يجب إدارة الإصدارات الأقدم من ملفات العملاء لضمان عدم حدوث أي ارتباك، لذا يلزم التحكم في الإصدارات.
- يجب أن تكون الموافقة النهائية من العميل واضحة وموثقة
- إذا كانت هذه الموافقة النهائية خاضعة لإجراء المزيد من التصحيحات في حالة تقديمك للمزيد من التصحيحات، على الرغم من تعليمات العميل
- كيف يتم حساب تكاليف تصحيحات المؤلفين وتسجيلها؟
- هل يتم إخطار العملاء بهذه التكاليف قبل اتخاذ إجراء بشأنها؟
- هل يُطلب من العملاء الموافقة على تكاليف التصحيح كتابةً؟
تذكر تلك المقولة القديمة “هناك دائمًا وقت لإعادة الطبع!”.
بعض الإجراءات التي يجب مراعاتها:
قم بلصق ملصق D50 على ملصقات D50 على براهين الألوان الخاصة بالعقد الفعلي للإشارة إلى ظروف العرض غير الصحيحة، ويمكن إعادة استخدامها. تُظهر الملصقات، عند عرضها تحت إضاءة غير صحيحة، شرائط لونية كما هو موضح في الصورة أدناه. عند عرضها تحت إضاءة D50 الصحيحة، يجب أن تكون الشرائط بالكاد مرئية.
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
استخدام ملصقات الموافقة/ملصقات PDF/مستندات PDF/الكلمات التفاعلية للموافقة/التعليقات/التصحيحات والإجراءات الإضافية/إعادة الإثباتات وما إلى ذلك
هذا النموذج التفاعلي قابل للتنزيل لتخصيصه وتغييره حسب احتياجاتك. يمكن تضمينها كصفحة غلاف لإثباتات PDF، أو كنموذج ورقي للإثباتات المادية. ومع ذلك، فإن نظام الموافقة على الإثبات عبر الإنترنت سيكون أكثر شفافية وقابلية للتتبع، حتى بالنسبة للإثباتات المادية.
العديد من عارضات PDF المجانية لن تعرض ملف PDF لفنون الرسوم المعقدة بشكل صحيح للألوان أو المحتوى! Acrobat Professional هو “المعيار الذهبي”. لذا، انصح العملاء دائمًا بمشاكل العرض مع برامج PDF الأخرى.