يشدّد مارشال أتكينسون على أهمية بناء وفهم مؤشرات الأداء الرئيسية الفعّالة لأعمالك. كما يشرح بالتفصيل ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة لقياسها وكيفية تنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية هذه.
في مكان ما خلال مسيرتك المهنية، ربما تكون قد قرأت أو شاهدت أو استمعت إلى شخص ما يشرح بالتفصيل أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية أو “مؤشرات الأداء الرئيسية”. وبعد مرور حوالي عشر دقائق على ما كانوا يتحدثون عنه، بدأت تتفقد هاتفك أو بريدك الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو أي شيء آخر غير أنك لم تكن تستمع إلى ما كان الشخص يحاول إيصاله.
مؤشرات الأداء الرئيسية؟ أرقام؟ رياضيات؟
ممل! أعني … هيا. عملنا يسير بشكل رائع. لقد حققنا نجاحاً دون أي من هراء مؤشرات الأداء الرئيسية هذه. لماذا نبدأ الآن؟
لأن صوت الامتصاص الذي تسمعه هو صوت الأرباح التي تتطاير من النافذة. حتى لو حققت النجاح دون القلق بشأن مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، فهذا لا يضمن لك النجاح في المستقبل. ودعنا لا ننسى أنك قد تترك حقيبة من النقود غير الملتقطة في عملك لأنك لا تقوم بالعمل اللازم لالتقاطها.
إليك ما أعنيه. “مؤشر الأداء الرئيسي” هو أي شيء مهم في عملك. أنت تريد تتبع ذلك لأنه إذا كان هناك شيء مهم، فأنت تريد التأكد من حصولك دائمًا على أقصى مستوى من الفعالية. ومع ذلك، إذا لم يتم تحديد ذلك حتى الآن، فكيف تعرف أنك تعمل بكامل طاقتك وليس لديك أي إمكانات غير محققة؟
تدور هذه المقالة حول تحديد هذه الفرص، وتنفيذ نظام، والتأكد من نجاحه.
فهم أفضل المقاييس
ما هي أهم الأشياء التي تراقبها باستمرار في عملك؟ المبيعات؟ الإنتاج؟ رضا العملاء؟ دقة الطلبات؟ كم عدد الدقائق التي يقضيها ذلك الرجل في الإنتاج في الحمام كل يوم؟
هناك المئات، إن لم يكن الآلاف، من الأشياء التي يمكننا قياسها في أي عمل تجاري. ولكن القليل منها فقط هو الذي يُحدث فرقًا في المستوى التالي. عندما تفكر في شيء بهذه الأهمية، ما الذي يدفعه إلى النجاح أو الفشل؟
على سبيل المثال، لنأخذ على الأرجح الهدف الأكثر شيوعاً، المبيعات. بالتأكيد، يمكنك تحديد هدف أعلى الإيرادات. لكن ما الذي يدفعك إلى ذلك؟ هل يمكنك تقسيم ذلك إلى عمليات حسابية سهلة الفهم لمعرفة ما إذا كنت ستحقق هدف المبيعات هذا يومياً؟
لنفترض أنك تريد تحقيق هدف مبيعات بقيمة 1,000,000 دولار. إذا كان متوسط حجم طلبك 1500 دولار، يمكنك استخدام ذلك لتحديد مؤشر أداء رئيسي سهل القراءة.
1.000.000.000 دولار/ 1.500 دولار = 666.6 طلب في السنة. دعنا نقرب الرقم ونسميه 667.
667/12 شهرًا = 55.58 طلبًا شهريًا. دعنا نقرب الرقم ونسميه 56.
56/4 أسابيع = 14 طلبية في الأسبوع
14/5 = 2.8 طلب في اليوم. دعنا نقرب الرقم ونسميه 3.
ولذلك، إذا كان عملك يغلق 3 طلبات يومياً بمتوسط قيمة مبيعات يبلغ 1,500 دولار، فسوف تصل بسهولة إلى هدفك المتمثل في تحقيق إيرادات بقيمة 1,000,000 دولار.
انظر إلى جهودك في المبيعات بالأمس. هل قمت بإغلاق ثلاث طلبات على الأقل بقيمة 1500 دولار؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فما هي التغييرات التي تقوم بها لتحقيق هذا الهدف اليومي الصغير؟
أمثلة أخرى
بالطبع، هذا مثال واحد فقط. قد يكون مؤشر الأداء الرئيسي الأكثر أهمية بالنسبة لك هو وقت الإنتاج، أو تعليم الموظفين، أو معدلات العيوب، أو أي نقاط بيانات مهمة للإشارة إلى النجاح أو الفشل بسهولة.
أكثر من أي شيء آخر، أنت تريد أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية ذات صلة. لا معنى لتتبع البيانات وقياسها إذا لم تفعل شيئًا بالمعلومات. بمجرد حصولك على المعلومات، ابدأ باستخدامها كإشارة للتغيير. وكما يقول صديقي العزيز مارك كودراي: “هناك ثلاثة أشياء فقط يمكن أن تحدث، اثنان منها سيئان. الأمور ستتحسن. وستزداد الأمور سوءاً. أو ستبقى الأمور على حالها.”
عندما تبدأ في التعمق في أرقام مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن أن يشير لك ذلك إلى فرصة تحسين مجالات العمل الأخرى.
الفرص المتاحة أمامك
لنفترض أنك بدأت في قياس وقت تعطل الإنتاج. هذا هو الجزء من الوقت خلال يوم العمل الذي لا تقضيه في الطباعة. عندما تطبع، فأنت تجني المال. عندما لا تطبع، فأنت تنفق المال. يمكن أن يكون وقت التوقف عن العمل مكلفًا، لذا فهو مؤشر أداء رئيسي رائع يجب تتبعه.
نظرًا للاهتمام الجديد بمؤشر الأداء الرئيسي لوقت التعطل، بدأ فريقك في البحث عن السبب الجذري لوقت تعطل الإنتاج. إنه في الغالب انتظار الأشياء. انتظار خلط الحبر ليتم خلطه. انتظار الشاشات ليتم إعدادها. انتظار المخزون ليتم عده وتجهيزه. انتظار موافقة المدير لتشغيل مهمة ما.
وتثبت الرياضيات الكامنة وراء فرضيتهم أنهم على حق، حيث تُظهر أن أكثر من 60% من وقت تعطل المتجر هو انتظار شيء ما. ولتصحيح ذلك، يبدأ الفريق في “البحث عن كل ما يلزم لإنتاج الغد، اليوم”. يتطلب ذلك بعض عمليات إعادة التنظيم والتدريب وتغييرات في العمليات، لكنهم يفعلون ذلك.
وبسبب هذا الجهد، يزداد الإنتاج، وتنخفض التكاليف، ويحدث زيادة في رضا الموظفين والعملاء على حد سواء.
لأنه حدث أمران: تم قياس شيء ما، وأدى ذلك إلى التغيير. وتم التحقق من صحة التحسينات لأن مؤشرات الأداء الرئيسية أثبتت نجاح الفكرة.
ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب قياسها؟
هل ما زلت تعتقد أن مؤشرات الأداء الرئيسية مملة ومضيعة للوقت؟ إذا كنت تعتقد ذلك، فأنا متأكد من أن منافسيك سيكونون سعداء.
ولكن، إذا كنت تريد التعمق في هذا الأمر، دعنا نستكشف كيفية تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي قد ترغب في قياسها.
أولاً، دعنا ندرس هذا الأمر من منظورين. ما الذي تعطل أو يحتاج إلى تحسين؟ وما هو المهم والذي يحتاج إلى الاستمرار في العمل بنجاح؟ يمكنك بناء مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية حول أي من هاتين الفكرتين، ولكن ربما يكون كلاهما مهمًا.
إن أفضل طريقة للقيام بذلك هي جمع فريقك ومناقشته. لقد تعلمت على مر السنين أنه إذا كنت تريد معرفة الواقع الفعلي للعمل، فعليك الخروج من مكتبك وسؤال الأشخاص الذين يقومون بالعمل. صدقني، لديهم رأيهم.
بما أن هدفك هو تسهيل عملهم، وتحسين منتجك، وخفض التكاليف، وزيادة الأرباح، فهذا نشاط قيّم. استخدم سبورة بيضاء أو حامل كبير مع لوحة. قم بتبادل الأفكار مع فريقك حول المقاييس المهمة لقياسها وتحليلها وما يغذيها.
في نهاية التمرين، يجب عليك في نهاية التمرين سرد النقاط المهمة حول الأعمال التجارية التي تحافظ على صحة الشركة. “إذا لم تعمل هذه الأشياء بشكل صحيح، فسينتهي أمرنا.”
ولكل واحد منها، حدد كيف يمكن قياس النجاح. ما هو الشيء الذي ستقيسه وكيف ستقيسه، وما هو الرقم الناجح؟
تحديد الأشياء المهمة في صيغة OKR
تتمثل إحدى الطرق السهلة للمساعدة في تحديد النجاح في سرد كل نقطة حاسمة في تنسيق OKR. يرمز OKR إلى “الهدف، النتيجة الرئيسية”. بمعنى، “هذا ما نريده، وهذه هي النتيجة الإيجابية لحدوث ذلك.”
وباستخدام مثال المبيعات الذي ذكرناه سابقًا، إذا كان الهدف هو تحقيق معدل مبيعات يومي يبلغ ثلاثة مبيعات في اليوم، مع إجمالي مبيعات لا يقل عن 1500 دولار، فسيتم الوصول إلى هدف الإيرادات البالغ 1,000,000 دولار.
الخطوة التالية هي معرفة ما الذي يغذي هذا النجاح. كم عدد عروض الأسعار اليومية التي يجب عليك إرسالها لإتمام ثلاث عمليات بيع؟ إذا كان متوسط قيمة الطلب 1500 دولار، فما نوع العميل الذي ينفق هذا المبلغ؟ هل تغلق المزيد من المبيعات عن طريق الإحالات أم عن طريق الاتصال البارد؟
هنا يبدأ العمل الحقيقي. حدد أهدافك، وحدد ما هو مهم، وحدد رقمًا مستهدفًا لمؤشر الأداء الرئيسي، وقم بقياس النتائج واختبارها.
لا تنس أنك بحاجة إلى إشراك فريقك في جميع جوانب هذه الرحلة. ففي النهاية، هم من سيكسرون ظهورهم في محاولة تحقيق ذلك.
تنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية
لنفترض أنك اجتمعت أنت وفريقك وقمت بتحديد أول مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية لاستخدامها. الخطوة التالية هي التنفيذ الفعلي لخطوة جمع البيانات لقياس النجاح.
أنت تريد أن تجعل هذا الأمر سهلاً قدر الإمكان. إذا كان بإمكانك أتمتة عملية جمع البيانات دون الحاجة إلى شخص يقوم بالعمل، فهذا هو الأفضل. ومع ذلك، هذا ليس ممكناً دائماً. إذا كان أحد أعضاء الفريق سيقضي وقتًا وجهدًا في تتبع شيء ما، فاجعل من السهل عليه جمع البيانات. قم بتبسيط الأمور قدر الإمكان، وامنحهم الأدوات اللازمة لتحقيق النجاح.
يجب عليك المتابعة بشكل متكرر من خلال التدريب والدعم لضمان جمع البيانات بدقة وفي الوقت المناسب. لقد كانت تجربتي هي أنه إذا كان الجدول الزمني يحتوي على أرقام تنتهي في الغالب بـ 5 أو 0، فإن عضو الفريق يقوم باختلاقها.
خلق عادات جيدة هو كيفية جمع هذه البيانات. يجب أن يبدو الأمر وكأنه جزء طبيعي من العملية ويحدث في كل مرة دون إخفاق.
الخاتمة
سيخبرك جميع القادة المخضرمين في مجال الأعمال التجارية أنه“لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه”. وهذا دقيق 100%.
يعد تخصيص الوقت لجمع نقاط البيانات الرئيسية لأعمالك وفرزها ورسمها بيانيًا وتحليلها خطوة حاسمة في الحفاظ على صحة أعمالك ونموها.
تساعد بيانات الأداء القائد على اتخاذ قرارات مستنيرة. وإلا فأنت مجرد تخمين.