فهو يحسن الكفاءة، ويقلل التكاليف، ويسرّع عملية تطوير المنتجات، ويسمح للشركات بالتركيز على “كفاءاتها الأساسية”.
بالنسبة للكثير من الناس، تعتبر الاستعانة بمصادر خارجية اقتراحاً مخيفاً. ومع ذلك، فإن هذا النموذج الجديد للأعمال، الذي تم اعتماده في جميع أنحاء العالم في القطاعين الخاص والعام على حد سواء، يوفر فوائد متعددة. فهو يمكّن المؤسسة من تحقيق أهداف العمل وإضافة القيمة والاستفادة من قاعدة الموارد وتخفيف المخاطر. وبعبارة أخرى، بدءاً من العناصر الفردية وصولاً إلى إدارة الأنظمة، فإن اختيار الاستعانة بمزودين خارجيين يتيح للشركة أو المؤسسة التي تستعين بمصادر خارجية (“العميل”) التركيز على ما تجيده على أفضل وجه.
تنشأ المشاكل من غياب ممارسات الحوكمة أو ضعفها.
في حين أن الصورة النمطية العامة الشائعة للاستعانة بمصادر خارجية قد تكون لتحقيق وفورات مالية من خلال الاستفادة من العمالة الأقل تكلفة في بلد آخر (المعروفة باسم “التعهيد”)، إلا أن الاستعانة بمصادر خارجية يمكن أن تكون محلية وأجنبية. كما يمكن أن يمنح العميل إمكانية الوصول إلى الخبرة ومستوى من الإنتاجية غير متوفر في الداخل. وعندما يكون هناك عجز في المهارات أو الإنتاج (غالباً في مجال تكنولوجيا المعلومات) ويمكن لمقدم الخدمة أن يوفر علاجاً لذلك، فإن حل الاستعانة بمصادر خارجية يمكن أن يلبي احتياجات الطرفين.
إن الإحصاءات المتعلقة بهذا الموضوع مثيرة للاهتمام. فقد نشرت شركة ديلويت للمحاسبة والاستشارات مؤخرًا استبيانها المجاني لعام 2014 حول الاستعانة بمصادر خارجية والاستعانة بمصادر داخلية في العالم، والذي يغطي الآثار السياسية واللوائح التنظيمية ووجهات الاستعانة بمصادر خارجية والتكنولوجيا وإدارة البائعين. على سبيل المثال، نشرت منصة udemy.com للدورات التدريبية عبر الإنترنت بعض الإحصاءات الكاشفة لعام 2013. ففي ذلك العام، تم تعهيد 43% من قطاع تكنولوجيا المعلومات في ذلك العام. وقفزت هذه النسبة إلى 60% في العام التالي.
كما تتوقع شركة Deloitte أيضًا أن يستمر التوسع في الاستعانة بمصادر خارجية بمعدلات تتراوح بين 12% و26% في جميع الوظائف التي تم تحليلها.
وفورات الحجم
على الرغم من أن “الأب الروحي” للاستعانة بمصادر خارجية قد يكون عالم الاقتصاد البريطاني ديفيد ريكاردو الذي عاش في أوائل القرن التاسع عشر بمبدأه الاقتصادي “الميزة النسبية”، إلا أن شركة إيستمان كوداك لحلول التصوير لم تتخذ الخطوة الثورية آنذاك المتمثلة في الاستعانة بمصادر خارجية لأنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها إلا في عام 1989.
وحتى ذلك الحين، كان النموذج المثالي للأعمال التجارية حتى ذلك الوقت هو شركة كبيرة ومتكاملة تمتلك أصولها وتديرها وتتحكم فيها مباشرة. لكن الشركات الكبيرة وجدت نفسها غير قادرة على المنافسة عالميًا لأن الهياكل الإدارية المتضخمة أعاقت المرونة. فأصبح التنويع صرخة حاشدة لتوسيع قواعد الشركات والاستفادة من وفورات الحجم. وبالنسبة للعديد من الشركات الكبيرة، أدى ذلك إلى استراتيجية التركيز على الأعمال والكفاءات الأساسية، وتحديد ما هو مهم لنمو الشركة في المستقبل وما ليس كذلك.
تقييم المخاطر والمكافآت
في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية قد تبدو حلاً مثالياً للكيانات الراغبة في الحفاظ على النفقات العامة عند أدنى مستوى ممكن وعلى “عدد الموظفين” الجهنمي منخفضاً، إلا أن هناك أيضاً مخاطر يجب تجنبها.
تم إجراء العديد من الدراسات لفحص إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية. وأصدرت شركة بوز ألن هاملتون، وهي شركة استشارية رائدة في مجال الإدارة والتكنولوجيا، تقريراً في عام 2014 يصف “تقريراً متبايناً عن الاستعانة التقليدية بمصادر خارجية”. ومع ذلك أشار التقرير إلى: “عادةً ما تتحقق الوفورات لأن المورد الذي يستعين بمصادر خارجية يمكنه الوصول إلى قوة عاملة أرخص وأكثر مرونة وأحدث التقنيات وأكثرها كفاءة. وتزعم المؤسسات أنها تحقق في المتوسط انخفاضاً في التكاليف بنسبة 15% من خلال الاستعانة بمصادر خارجية.”
وتؤيد شركة Datamark Incorporated، التي تقدم خدمات إدارة المحتوى المؤسسي للشركات المدرجة على قائمة Fortune 500، هذه الادعاءات. فقد أجرت الشركة في كتابها الأبيض لعام 2014 تحليلات للتكاليف على مدار عام واحد ومتعدد السنوات لقرارات الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية “للعناصر الفردية”. وباستخدام عينة تمثيلية من الشركات الخاضعة للدراسة، وجدت داتامارك وفورات في التكاليف بنسبة 31% في تحليل التكاليف لسنة واحدة، بينما أظهرت دراسة مدتها ثلاث سنوات لنفس العينة من الشركات وفورات بنسبة 33%. ومن الواضح أن هذا يمثل انخفاضًا كبيرًا جدًا في النفقات بالنسبة لبعض الشركات ويعطي حافزًا للآخرين لاتباع هذا النموذج التجاري الجذاب.
كيف يمكن للمنظمة الدولية لتوحيد المقاييس ISO المساعدة
تتناول المواصفة القياسية ISO 37500 قضايا المرونة في ترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية.
تحدث أدريان كويل، الرئيس المنتهية ولايته للجنة المشروع ISO/PC 259، الاستعانة بمصادر خارجية، والدكتور جارجي كيني من شركة تاتا للخدمات الاستشارية إلى ISOfocus. وأوضح كويل أنه أصبح من الواضح أن واضعي المعايير بحاجة إلى معالجة القضايا الناشئة الآن عن هذه الممارسة التجارية. تم إنشاء المواصفة القياسية ISO/PC 259 استجابةً لمجموعة واسعة من المنهجيات التي تطورت في بداية صناعة التعهيد. وقد أصبحت هذه المنهجيات مع مرور الوقت تغطي عمليات ومواضيع متشابهة. وفي أعقاب دراسة استقصائية لعموم أوروبا أجرتها هيئة المعايير الهولندية NEN، تم تقديم اقتراح بوضع معيار دولي للمنظمة الدولية لتوحيد المقاييس.
كان ممارسو الاستعانة بمصادر خارجية يبحثون عن مفردات مشتركة في جميع قطاعات الصناعة، بما في ذلك المفاهيم النموذجية للاستعانة بمصادر خارجية، لتحسين فهم جميع أصحاب المصلحة المشاركين في إدارة دورة حياة الاستعانة بمصادر خارجية.
وقد أدى ذلك في نهاية المطاف إلى صياغة ونشر المعيار ISO 37500:2014، الاستعانة بمصادر خارجية( ISO 37500:2014)، الذي كان واضعوه من ممارسي التعهيد/التعهيد الخارجي ذوي الخبرة المشاركين في الصفقات في جميع أنحاء العالم. وقد بُذلت جهود كبيرة لضمان أن يوفر المعيار أساسًا عامًا ومستقلًا عن الصناعة، بحيث يمكن استكماله وتكييفه في المستقبل ليتناسب مع الاحتياجات الخاصة بكل صناعة.
روح التعاون
ومن بين الخبراء الذين تم استدعاؤهم، كانت الدكتورة كيني أحد المساهمين الرئيسيين. وكما أخبرتنا، “كان من الصعب استيعاب وجهات نظر جميع أصحاب المصلحة، في القطاعين العام والخاص”. ومع ذلك، أشادت بالروح التعاونية التي تحلى بها الجميع، والتي كانت أساسية لحل وجهات النظر المتضاربة حول المتطلبات المعقدة، لا سيما فيما يتعلق بما إذا كان ينبغي أخذ الابتكار والتحسين المستمر في الاعتبار في دورة الحياة، أو ما إذا كانت أهمية عدم الإخلال بالمتطلبات التعاقدية يجب أن تكون لها الأسبقية.
وأوضح كويل من جانبه قائلاً: “بالإضافة إلى التركيز على العمليات المشتركة وأفضل الممارسات لتحقيق النجاح، وضع الفريق الحوكمة في صميم المعيار. فقد أظهرت التجربة أن العديد من المشاكل تنشأ من غياب ممارسات الحوكمة أو ضعفها.”
تعالج المواصفة القياسية ISO 37500 قضايا المرونة في ترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية واستيعاب متطلبات العمل المتغيرة. ويتم مواجهة المخاطر التي تنطوي عليها الاستعانة بمصادر خارجية لتمكين العلاقات التعاونية ذات المنفعة المتبادلة.
تمت دعوة جميع أطراف صناعة التعهيد للمشاركة في كتابة المعيار. وعلى الرغم من أن الوثيقة لا تعتمد إلى حد كبير على قطاع معين وتتناول الاستعانة بمصادر خارجية بغض النظر عن حجم المؤسسة، إلا أن الخبرات التي جمعها الخبراء من مجموعة من الصناعات، بما في ذلك التصنيع والخدمات الممكّنة لتكنولوجيا المعلومات، كانت ذات قيمة كبيرة عند وضع المعيار. ولا شك أنه مع اكتساب المواصفة القياسية ISO 37500 شعبية وازدهار، فإن المزيد من القطاعات ستشارك وتقدم خبراتها في المراجعة التالية للمعيار.
المستقبل يبدو مشرقًا
على مدى السنوات الـ 25 الماضية، نمت صناعة الاستعانة بمصادر خارجية من لا شيء إلى أعمال تجارية تبلغ قيمتها عدة تريليونات من الدولارات الأمريكية في جميع أنحاء العالم. ونتيجة لذلك، ستحتاج المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس إلى توسيع نطاق مشاركتها لتغطية الطرق العديدة التي يجري بها تنفيذ الاستعانة بمصادر خارجية.
ستظل وفورات الحجم والمكافآت المالية، فضلاً عن المرونة وزيادة الإنتاجية التي تعد بها الاستعانة بمصادر خارجية سلعة رائجة لسنوات قادمة، حيث تؤثر المعدلات المرتفعة لزيادة الاستعانة بمصادر خارجية على كل شريحة من شرائح المجتمع.
وبعد أن كانت الاستعانة بمصادر خارجية تركز في البداية على عمليات المكاتب الخلفية للمعاملات أو الخدمات غير الحرجة، أصبحت الآن تشمل الوظائف الاستراتيجية، حيث تقوم بعض الشركات بتفريغ قطاعات كاملة من سلسلة القيمة الخاصة بها.
فما الذي يحمله المستقبل إذن؟ مع انتشار الاستعانة بمصادر خارجية بشكل كبير في جميع أنحاء العالم، ستظهر حتمًا مشاكل لم تظهر بعد. ومن ثم ستكون مهمة المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس هي مراقبة التطورات والاتجاهات وإيجاد حلول موحدة لمساعدة جميع أصحاب المصلحة على إيجاد طريقة لتجاوز – أو تخطي – العقبات التي تعترض طريقهم.