تناقش نسان كليري كيف أصبحت برمجيات نظام المعلومات الإدارية عنصراً أساسياً في إدارة المطبعة الحديثة، ولكن تطبيقها هو الذي يحدد مدى نجاحها.
ربما يكون نظام المعلومات الإدارية، أو MIS، أحد أكثر البرامج تعقيدًا التي ستواجهها معظم شركات الطباعة. وكما يمكن أن يكون هناك اختلافات هائلة في الطريقة التي تعمل بها محلات الطباعة المختلفة والعملاء الذين تخدمهم، لذلك لا يوجد نظام معلومات إدارية واحد يناسب الجميع يعمل بشكل جيد للجميع. هذا يجعل من الصعب معرفة ما يمكن أن يقدمه نظام المعلومات الإدارية لك بالضبط، وما قد يكلفك. ولكن ربما تكون نقطة الانطلاق الأفضل هي أن تسأل ما الذي يمكن أن يوفره لك نظام المعلومات الإدارية المطبّق بشكل صحيح؟
يتمحور نظام المعلومات الإدارية حول شيئين منفصلين – معلومات الأعمال وأتمتة سير العمل – وينبغي أن يؤدي ربط هذين الشيئين معًا إلى تقليل الهدر وبالتالي زيادة الأرباح. وهذا ينطبق على الشركات الصغيرة كما ينطبق على الشركات الكبيرة.
التسمية التوضيحية: من الناحية المثالية، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الوصول إلى معظم ميزات نظام المعلومات الإدارية من الأجهزة المحمولة، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية، كما يوضح PrintIQ هنا.
كانت الفرضية الأصلية وراء برمجيات نظم المعلومات الإدارية هي إعطاء الإدارة فهماً شاملاً لجميع التكاليف والمشاكل في الشركة من أجل اتخاذ القرارات الصحيحة. فالطريقة الوحيدة لفهم جميع الإيرادات والمصروفات هي استخدام نظام مركزي متصل بكل شيء بدءاً من الطلبات الواردة إلى عدد القصاصات الورقية التي يتلقاها قسم الحسابات. وهذا يعني أن نقطة البيع الرئيسية وراء نظام المعلومات الإدارية لا تكمن في وظائف البرنامج نفسه بقدر ما تكمن في مهارة فريق العمل في التكامل مع برامج البائعين الآخرين.
وقد أدى ذلك منطقيًا إلى أن يقوم نظام المعلومات الإدارية بتشغيل بعض تلك الأنظمة الأخرى تلقائيًا وتحديد كيفية دفع المهام المختلفة من خلال أقسام الإنتاج المختلفة. وهذا يعني في الغالب سير عمل الإنتاج، ومن الناحية النظرية، فإن إعداد نظام يعتمد على المجلدات الساخنة يمكن أن يسمح أيضًا بتمرير المهام تلقائيًا من عملية إلى أخرى. ولكن نظام المعلومات الإدارية يقوم بأكثر من ذلك بكثير. فهو يطبق تلقائيًا جميع المعلومات من بطاقة المهمة عند الاقتضاء، للطباعة أو التشطيب أو الفوترة، دون أي أخطاء أو ازدواجية. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يجمع البيانات لإنتاج تقارير عن كيفية سير العمل، ويمكنه إطلاق إجراءات في أماكن أخرى، مثل طلب المزيد من الركائز عند الحاجة وكذلك الإشارة إلى مكان وجود مشاكل مثل إذا كانت هناك آلة معينة تحتاج إلى صيانة أكثر من المتوقع أو إذا كانت المهام معطلة في عملية أو أخرى.
التسمية التوضيحية: يجب أن يكون نظام المعلومات الإدارية قادرًا على عرض نظرة عامة على حالة جميع المهام قيد التنفيذ، كما في هذه الصورة من PrintIQ.
هندسة معمارية معيارية
تقدم معظم أنظمة المعلومات الإدارية مجموعة أساسية من الميزات بالإضافة إلى عدد من الوحدات الاختيارية بحيث يمكن لمحلات الطباعة تصميم نظام المعلومات الإدارية حسب احتياجاتها الخاصة. على الرغم من أن معظم نظم المعلومات الإدارية ستعمل عبر تخصصات الطباعة المختلفة، فإن معظم مستخدمي التنسيقات الكبيرة سيكون لديهم متطلبات محددة، وأكثر من ذلك إذا كنت تطبع أيضًا على المنسوجات. على أقل تقدير، يعني ذلك مراعاة أحجام الركائز الكبيرة المستخدمة، سواء بالنسبة إلى البكرات أو الوسائط الصلبة. يجب أن يدعم نظام المعلومات الإدارية أيضًا الأنواع المختلفة من التشطيبات الشائعة في الطباعة ذات التنسيقات الكبيرة، بما في ذلك القطع عبر طاولة القطع الرقمية أو جهاز التوجيه، بالإضافة إلى الحياكة واللحام والتثبيط وما إلى ذلك.
تتمثل إحدى السمات الأساسية لأي نظام معلومات إدارية في القدرة على تقدير الأعمال وإرسال عروض الأسعار للعمل. ويعني ذلك القدرة على مراعاة جميع التكاليف ذات الصلة، بما في ذلك المواد الخام وعمالة الموظفين وكذلك تكاليف التشغيل واستهلاك المعدات المستخدمة وتحديد هامش معقول لكل وظيفة. في بعض الحالات، قد يكون هناك في بعض الحالات خيار من الطرق لإنتاج العمل مع وجود آثار مختلفة للتقدير.
التسمية التوضيحية: يجب أن يدعم نظام المعلومات الإدارية التجميع، كما هو موضح هنا في نظام المعلومات الإدارية لـ Tharstern
يجب أن تكون وحدة التقدير مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بميزة التخطيط والجدولة لأنك تريد أن يكون نظام المعلومات الإدارية يختار طريقة الإنتاج الأكثر كفاءة عند جدولة الوظائف لتلك المناوبة، ولكنك ستخسر المال إذا افترض التقدير شكلاً أرخص من أشكال الإنتاج. من الناحية المثالية، يجب أن تكون الجدولة ديناميكية، وقادرة على التحديث تلقائيًا لمراعاة الوظائف الجديدة عند ورودها، استنادًا إلى تواريخ التسليم المطلوبة وأوجه التآزر مع الوظائف الأخرى.
وهذا بدوره يفترض أن نظام المعلومات الإدارية إما أن يتضمن وحدة الفرض والتجميع الخاصة به أو أنه مرتبط ارتباطًا وثيقًا بأي برنامج لديك لهذا الغرض. هذا الأمر مهم بشكل خاص لأعمال التنسيقات الكبيرة حيث من الشائع إلى حد ما أن يكون لديك عدة مهام مجمعة معًا على نفس اللوحات لتوفير التكاليف والعديد من هذه المهام سيكون لها أشكال غير منتظمة تحتاج إلى أن تكون متداخلة معًا. وغني عن القول أن النظام يجب أن يكون قادرًا على التمييز بين المهام للعملاء المختلفين. ومن المهم أيضًا أن تكون الوظائف لنفس العميل قادرة على تقسيم الوظائف لنفس العميل إلى أجزائها المختلفة، على سبيل المثال، قد يرغب بائع التجزئة في نفس نوع العرض ولكن مقسمة على وحدات بيع بالتجزئة مختلفة قد يكون لها متطلبات مختلفة في الحجم. سيؤدي خلط هذه المهام معًا إلى توفير الوقت وتكاليف المواد الخام، ولكن يجب أن يكون النظام قادرًا على فصلها من أجل التسليم والفوترة.
يجب أن تسمح وحدة إدارة علاقات العملاء لموظفي المبيعات بالاتصال بالعملاء، وتحويل عروض الأسعار إلى طلبات، وتتبع التقدم المحرز في تلك الطلبات. وينبغي أن يعني ذلك على الأقل متابعة الأعمال الفنية للتسليم والتأكد من أن كل شخص في حلقة الموافقات قد وقع على البراهين.
تتضمن معظم نظم المعلومات الإدارية وحدة للتجارة الإلكترونية على الرغم من وجود بعض الحجج التي تفيد بأن برنامج مخصص لتحويل الويب إلى طباعة قد يكون أكثر ملاءمة. يعتمد الأمر حقًا على حجم كل شركة على حدة ونوع العملاء الذين تلبي احتياجاتهم. ستكون بعض أقسام التنسيقات العريضة جزءًا من مجموعة طباعة تجارية أوسع، أو قد تعتمد على العملاء الذين يقدمون طلبات لمرة واحدة ويدفعون ببطاقات الائتمان، بينما قد يرغب البعض الآخر في تمكين العملاء المنتظمين من تقديم طلبات متكررة على الحساب. هناك العديد من الاختلافات التي تحتاج حقًا إلى مقالة منفصلة عن الطباعة عبر الإنترنت.
التسمية التوضيحية: برنامج MultiPress من داتالين هو برنامج MIS/ERP لشركات الإنتاج الجرافيكي. وهو يدمج جميع العمليات الإدارية والتجارية والمالية واللوجستية للأعمال، إلى جانب الإنتاج وإعداد التقارير في نظام واحد قوي لنظم المعلومات الإدارية/ERP.
يجب أن يشمل نظام المعلومات الإدارية نوعًا من إدارة المخزون لضمان عدم نفاد أي شيء مطلوب للوظائف القادمة، مثل ركيزة معينة وكذلك لشراء المواد العادية في الوقت المحدد، بما في ذلك قطع غيار المعدات، لتجنب أي ذعر في اللحظة الأخيرة. ومن الناحية المثالية يجب أن يمتد هذا أيضًا إلى إدارة سلسلة التوريد الخاصة بك بحيث تفهم تكاليف الركائز ويمكنك الاستفادة من الشراء بالجملة أو العروض الأخرى.
عندما يتعلق الأمر بالتسليم، على الأقل يجب أن يكون نظام المعلومات الإدارية قادرًا على إنشاء إشعار تسليم. وسيقوم البعض أيضاً بحجز عملية التسليم مع شركة بريدية أو شركة توصيل بريدية، وسيذهب البعض إلى أبعد من ذلك ويتصل مباشرة مع أنظمة شركات البريد المختلفة لتحديد أكثر أشكال التسليم فعالية من حيث التكلفة استناداً إلى متطلبات العميل، بما في ذلك عندما يتعين إرسال أجزاء مختلفة من المهمة إلى مواقع مختلفة.
وأخيراً، سيكون لدى معظم نظم المعلومات الإدارية وحدة حسابات، ولكن ربما يكون من الشائع أكثر أن تتكامل مع برامج محاسبة مخصصة، خاصة وأن معظم برامج المحاسبة راسخة تماماً.
في الختام، على الرغم من أن معظم بائعي نظم المعلومات الإدارية في الوقت الحاضر يسوقون برامجهم كجزء من سير عمل الإنتاج، إلا أن القيمة الحقيقية لنظم المعلومات الإدارية تكمن في القدرة على تحديد نقاط القوة والضعف في العمل. في نهاية المطاف، يجب أن يدفع نظام المعلومات الإدارية تكاليفه من خلال المساعدة في الحد من الهدر وإنتاج الأعمال بكفاءة أكبر.